Hankintatoimi ja menojen käsittely
Julkista hankintatoimea kehitetään yhdessä #julkisethankinnat
Julkisten hankintojen arvo on vuodessa noin 44 miljardia euroa. Yhteiset hyvät käytännöt takaavat sen, että hankintoja tehdään yhdenmukaisesti ja tehokkaasti. Suomi on avoimen hallinnon edelläkävijämaa myös hankinnoissa. Jokainen kansalainen voi seurata verorahojen käyttöä ja selvittää hankintojen taustoja avoimen datan myötä.
Valtiokonttori tarjoaa hankintatoimen muun muassa ohjaamiseen, kehittämiseen ja seurantaan liittyviä palveluita julkisen hallinnon käyttöön.
Mikäli työskentelet julkisten hankintojen parissa, tule mukaan julkishallinnon ja valtionhallinnon verkostoihin.
-
Hankinta-Suomi
Hankinta-Suomen avulla edistetään julkisiin hankintoihin käytettävien varojen yhteiskunnallista vaikuttavuutta sekä julkisen talouden kestävyyttä. Julkisten hankintojen strateginen foorumi kokoaa yhteen niin valtionhankintojen kuin kuntahankintojen edustajia. Osana kansallisen hankintastrategian valmistelua ja verkostomaisen yhteistyön puitteissa hankintojen ammattilaiset ovat kartoittaneet Suomen julkisten hankintojen nykytilaa, työstäneet keskeisiä kehittämiskohteita ja laatineet toimenpide-ehdotuksia, jotka on julkaistu kattavana tilannekuvana.
Julkiset hankinnat ovat merkittävä keino sekä hallitusohjelman että kuntien strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. Tavoitteet liittyvät muun muassa:
- ekologiseen, sosiaaliseen ja taloudelliseen vastuullisuuteen
- innovaatioiden edistämiseen
- strategisen johtamisen ja tietojohtamisen kehittämiseen
- hankintaosaamisen ja -kyvykkyyksien kehittämiseen
- markkinoiden toimivuuden parantamiseen
Lisää tietoa osoitteesta hankinta-suomi.fi.
-
Sujuvat hankinnat -verkosto
Yhteistyökanava
Valtionhallinnon hankintatoimen asiantuntijoilla on käytössään yhteinen Teams-kanava, joka on luotu Tarpeesta maksuun -prosessin ajankohtaisten asioiden käsittelyn tueksi. Sujuvat hankinnat -tiimin kanavilla käydään keskustelua Sujuvat hankinnat -työpajoista, tehdään yhteistyötä hankintatoimeen liittyvissä kysymyksissä ja tiedotetaan Valtiokonttorin vastuulle kuuluvista hankintatoimen teemoista.
Työpajat
Vuoden 2024 Sujuvat hankinnat -työpajat järjestetään alla olevan aikataulun mukaisesti. Työpajat järjestetään valtionhallinnon hankintatoimen asiantuntijoille ja työpajojen pituus on noin 2,5 tuntia.
Työpajoissa käsitellään hankintatoimen, menojen käsittelyn ja taloushallinnon ajankohtaisia asioita ulkopuolisten asiantuntijoiden ja Valtiokonttorin viestimänä. Lisäksi työpajoissa työskennellään vuorovaikutteisesti hankintayksiköiden näkemystä edellyttävien teemojen parissa.
Seuraavat työpajat
- 13.3.2024 klo 13-16
- 23.4.2024 klo 9-12
- 5.6.2024 klo 12-15
Jos haluat liittyä Sujuvat hankinnat -verkostoon, lähetä meille viestiä sähköpostitse osoitteeseen hankintatoimi(at)valtiokonttori.fi niin kutsumme sinut mukaan. Tervetuloa!
-
Hankintojen johtaminen tiedolla
Tutkihallintoa.fi-palvelussa julkaistaan visualisoitua tietoa ja analyysia julkisista hankinnoista.
Tutustu Tutkihallintoa.fi-palveluun
Tutkihankintoja.fi-palvelun avulla saa ostolaskudataan perustuvaa tietoa siitä, mitä valtio ja muut organisaatiot hankkivat ja mihin julkisia varoja käytetään.
Aineistoon kuuluvat kaikki valtion hankintoihin liittyvät ostolaskut vuoden 2016 alusta alkaen. Poikkeuksen muodostavat Suojelupoliisi, Rajavartiolaitos, Poliisihallitus sekä puolustusministeriön hallinnonala, joiden hankinnat eivät ole mukana aineistossa.
-
Hankintaneuvonta
Julkisten hankintojen neuvontayksikkö (JHNY) palvelee hankintayksiköitä julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissä. Neuvontayksikkö ylläpitää verkkosivuja hankinnat.fi ja upphandling.fi.
Toimittajille neuvontapalveluita tuottavat mm. Suomen yrittäjät. Hankintaneuvonnan tarkoituksena on
- saada hankintayksiköt pyytämään tarjouksia siten, että pk-yritykset voivat jättää tarjouksia,
- saada pk-yritykset aktivoitua jättämään tarjouksia julkisiin hankintoihin ja
- kehittää hankintayksiköiden ja tarjoajien välistä vuoropuhelua.
-
Menojen käsittely
Menojen käsittely on valtion taloushallinnossa työllistävin yksittäinen prosessi. Valtiolla käsitellään yli miljoona ostolaskua vuosittain. Menojen käsittely sisältää toimittajien perustietojen ylläpidon, menotositteiden käsittelyn, maksatuksen sekä menotiliotteiden käsittelyn.
Perustietojen ylläpito
Perustietojen ylläpidossa tavoitteena on, että perustiedot tallentuvat mahdollisimman automaattisesti ostolaskun sisäänluvun yhteydessä. Mahdolliset puuttuvat perustiedot tallennetaan Palkeissa.Menotositteiden käsittely
Menotositteita voidaan käsitellä automaattisesti Handi-palvelun tilaustenhallintaa hyödyntämällä. Jos Handia ei voida hyödyntää, käytetään ensisijaisesti sopimuskohdistusta ja vasta viimeisenä vaihtoehtona tiliöintikoodia. Lue lisää otsikon ”Menojen käsittelyn automatisointi” alta.Maksatus
Maksatuksen tavoitteena on maksuaineistojen lähetyksen automatisointi mahdollisimman pitkälle. Automatisointi toteutetaan hyödyntämällä maksuliikejärjestelmien ajastustoimintoja. Mikäli maksuaineistojen lähettämistä ei voida automatisoida, on kirjanpitoyksikön pyydettävä Valtiokonttorilta poikkeuslupa.Automatisoitaessa maksuaineistojen pankkiin lähetys, maksuaineistoa käsittelevien järjestelmien, tiedonsiirtoyhteyksien ja palvelinten osalta on varmistuttava suojausmenettelyistä ja siitä, että maksuaineistot säilyvät muuttumattomana maksuaineiston luonnista pankkiin toimittamiseen asti.
Menotiliotteiden käsittely
Kirjanpitoyksikön menotiliotteet tulee tiliöidä mahdollisimman automaattisesti hyödyntäen maksuliikejärjestelmien toiminnallisuuksia ja tiliöintisääntöjä. Tiliöintisääntö määritellään sellaisille veloitustapahtumille, jotka sisältävät jonkin maksuaineistoa yksilöivän tunnistetiedon (esim. palkat, ostoreskontran SEPA-aineisto). -
Menojen käsittelyn automatisointi
Valtiolla menojen käsittelyä kehitetään lisäämällä automaatiota ja keskittämällä taloushallinnon tehtäviä palvelukeskukseen. Myös verkkolaskujen määrän kasvattaminen on tärkeä osa menojen käsittelyn sujuvoittamista – valtio ei vastaanota paperilaskuja, vaan laskut tulee toimittaa sähköisessä muodossa.
Automatisointi tapahtuu keskittämällä tilaukset valtiolla yhteisesti käytössä olevan Handi-palvelun tilaustenhallinnan tehtäväksi.
Kirjanpitoyksiköissä menojen käsittelyn automatisointiastetta voidaan nostaa
- ottamalla käyttöön Handi-palvelun tilaustenhallinta
- lisäämällä sopimuskohdistus ja tiliöintikoodi -toiminnallisuuksien käyttöä.
Sopimuskohdistus
Sopimuskohdistuksen ansiosta säännöllisesti toistuvat suoritukset voidaan käsitellä automaattisesti silloin, kun lasku vastaa sopimusta. Esimerkkejä ovat kuukausittaiset vuokralaskut sekä sähkönsiirto- ja energialaskut vuositasolla.Sopimuskohdistuksen käyttö tehostaa merkittävästi ostolaskujen käsittelyä. Sitä käytettäessä sopimuksen tiedot ja ostolasku voidaan kohdentaa automaattisesti, jolloin ostolasku ei tule kirjanpitoyksikköön käsiteltäväksi.
Tiliöintikoodi
Tapauksissa, joissa ei voida hyödyntää Handi-palvelua tai sopimuskohdistusta, käytetään valtion laskutuksessa tiliöintikoodia manuaalisen työn minimoimiseksi.Tiliöintikoodi-toiminnallisuus on tarkoitettu käytettäväksi toistuvissa laskuissa, joiden tiliöinnit säilyvät samoina, mutta laskutettavat summat vaihtelevat. Esimerkkejä tällaisista laskuista ovat puhelinlaskut, käännöspalvelulaskut ja ateriatukilaskut.
Tiliöintikoodin käyttö tehostaa ostolaskujen käsittelyä, koska sitä käytettäessä ostolasku saa automaattisesti tiliöintikoodin mukaisen tiliöinnin.
Menojen käsittelylle asetetut tavoitteet
Mittari / tavoite
Tavoite 2024
Tavoite 2025
Tavoite 2026
Automaattisesti käsiteltyjen valtion ostolaskujen %-osuus *) 50 55 55 Tilauksellisten valtion ostolaskujen %-osuus **) 15 20 25 *) Laskentatapa: Automaattisella käsittelyllä tarkoitetaan 100% automaattisesti käsiteltyjä ostolaskuja. Aiemmin tunnuslukuun on sisällytetty myös ns. automaattista tiliöintiä tukevien tiliöintikoodien käyttö. Nimittäjänä käytetään valtion ostolaskujen kokonaismäärää.
**) Nimittäjänä käytetään valtion ostolaskujen kokonaismäärää.
-
Tilaaminen Handi-palvelussa
Handi-palvelun kautta pystyy tekemään tilauksia valitsemalla tuote/tuotteet katalogista, toimittajan PunchOutista, vapaatekstitilauksena tai tilaussuunnitelmaa hyödyntämällä. Handi-palvelussa valittavissa olevien eri tilaustapojen käyttöön on yksityiskohtaiset ohjeet Tiimerin työtilasta, Handi työtila kaikkien virastojen käyttöön.
-
Ohjevideoita
Asiatarkastajan tehtävät – Tärkeimmät poiminnat
Hyväksyjän tehtävät – Tärkeimmät poiminnat
