Haeavustuksia.fi -palvelussa voi asioida myös tietyillä kaupparekisteriin, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tai yhdistysrekisteriin merkityllä asiointiin oikeuttavilla rooleilla. Huomaathan että muihin rekistereihin ilmoitettujen tietojen tallentumisessa ja siten käytettävyydessä Haeavustuksia.fi-palveluun tunnistautumisessa voi olla viivettä.

Kaupparekisteriin merkitty

• yrityksen toimitusjohtaja (TJ)
• yrityksen toimitusjohtajan sijainen (TJS)
• yrityksen nimenkirjoittaja, jolla on oikeus edustaa yritystä yksin (NIMKO)
• elinkeinoharjoittaja (ELI)

Yhdistysrekisteriin merkitty

• puheenjohtaja (PJ)
• nimenkirjoittaja, jolla on oikeus edustaa yhdistystä yksin (NIMKO)

Kirjautumisen yhteydessä käytät tunnistautumiseen henkilökohtaisia pankkitunnuksiasi, mobiilivarmennettasi tai sähköistä henkilökorttiasi.

Suomalaisen yhteisön, jolla ei ole suomalaista yritys- ja yhteisötunnusta (Y-tunnus) puolesta asioidaan henkilöhakijana ja kirjautumiseen käytetään Suomi.fi tunnistautumista. Yhteisö, jolle avustusta haetaan, nimetään hakemuksella ja hakemukselle liitetään yhteisöltä saatu asiointivaltuuden todentava vapaamuotoinen liite.

Kirjautumisen yhteydessä käytät tunnistautumiseen henkilökohtaisia pankkitunnuksiasi, mobiilivarmennettasi tai sähköistä henkilökorttiasi.

Ulkomaisen yhteisön puolesta asioidaan aina henkilöhakijana. Yhteisö, jonka puolesta asiointi tapahtuu, nimetään hakemuksella ja hakemukselle liitetään yhteisöltä saatu asiointivaltuuden todentava liite. Avustushausta vastaava viranomainen ohjeistaa liitteen sisällöstä.

Tunnistautumiseen käytetään yleiseurooppalaisia (eIDAS) tunnistustapoja, jotka on hyväksytty Euroopassa rajat ylittävässä tunnistautumisessa käytettäviksi tai Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämää Finnish Authenticator -sovellusta.

eIDAS on vahva tunnistus, jonka käyttö on tällä hetkellä mahdollista seuraavien EU-maiden tunnistusvälineillä: Alankomaat, Belgia, Espanja, Italia, Itävalta, Kroatia, Latvia, Liechtenstein, Liettua, Luxemburg, Malta, Portugali, Puola, Ruotsi, Saksa, Slovakia, Slovenia, Tanska, Tšekin tasavalta, Viro.

Muussa tapauksessa tunnistus voidaan tehdä Finnish Authenticator -palvelun kautta.

Ulkomaalaiset tunnistustavat (Suomi.fi)

Ulkomaalaiset tunnistustavat en (Suomi.fi)

Ulkomaalaiset tunnistustavat sv (Suomi.fi)

Guide for foreign applicants (pdf)

Kun haet avustusta itsellesi, kirjaudu palveluun yksityishenkilönä käyttäen Suomi.fi tunnistautumista, yhteiseurooppalaisia tunnistustapoja (eIDAS) tai Finnish Authenticator -sovellusta.

Suomi.fi kirjautumisen yhteydessä käytät tunnistautumiseen henkilökohtaisia pankkitunnuksiasi, mobiilivarmennettasi tai sähköistä henkilökorttiasi.
https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tunnistus/mika-on-suomifi-tunnistus

eIDAS-tunnistusvälineet ovat toisten EU-maiden myöntämiä tunnistusvälineitä, joita voidaan käyttää tunnistauduttaessa suomalaisiin julkishallinnon asiointipalveluihin. eIDAS on vahva tunnistus, jonka käyttö on tällä hetkellä mahdollista seuraavien EU-maiden tunnistusvälineillä: Alankomaat, Belgia, Espanja, Italia, Itävalta, Kroatia, Latvia, Liechtenstein, Liettua, Luxemburg, Malta, Portugali, Puola, Ruotsi, Saksa, Slovakia, Slovenia, Tanska, Tšekin tasavalta, Viro.

https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tunnistus/nain-tunnistaudut-asiointipalveluun/ulkomaalaisen-tunnistustavat/muiden-maiden-tunnistusvalineet

Finnish Authenticator sovelluksen käyttöönoton yhteydessä sinulle rekisteröidään ulkomaalaisen UID-tunniste ja tallennat palveluun kuvan itsestäsi sekä passistasi tai kansallisesta henkilöllisyystodistuksestasi.

https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tunnistus/nain-tunnistaudut-asiointipalveluun/finnish-authenticator-tunnistuspalvelu

Avustuksen hakeminen toisen henkilön puolesta mahdollistuu Haeavustuksia.fi-palvelussa myöhemmin.

Kirjaudu Haeavustuksia.fi-palveluun yksityishenkilönä.

Valtionavustusten hakeminen sekä valtionavustuksiin liittyvä muu asiointi edellyttää Haeavustuksia.fi -palveluun tunnistautumista. Tunnistautumiseen käytetään

• fi -tunnistautumista (suomalaiset yhteisö- ja henkilöhakijat)
• yhteiseurooppalaisia tunnistustapoja (eIDAS)
• Finnish Authenticator -sovellusta.

Oikeus suomalaisen yhteisön, yrityksen tai henkilön puolesta asiointiin tarkistetaan Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi-palvelun valtuusrekisterissä ylläpidettyjen valtuutuksien avulla. Haeavustuksia.fi -palvelussa voi asioida myös tietyillä kaupparekisteriin, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tai yhdistysrekisteriin merkityllä asiointiin oikeuttavilla rooleilla.

Ulkomaisen yhteisön puolesta asioidaan aina henkilöhakijana.

Henkilöhakijana voit hakea avustusta itsellesi tai Y-tunnuksettomalle suomalaiselle yhteisölle. Henkilön puolesta asiointi mahdollistetaan palvelussa myöhemmin.

Katso tarkempi ohje palveluun tunnistautumisesta.

Haeavustuksia.fi -palvelussa voi asioida myös tietyillä asiointiin oikeuttavilla rooleilla, jotka on merkitty

• kaupparekisteriin
• Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tai
• yhdistysrekisteriin.

Katso tarkempi ohje Suomi.fi-tunnistautuminen välilehdeltä.

Hakuilmoitusten selailu ei edellytä palveluun kirjautumista. Asiakkuuteen liittyvät tiedot eli Omat tiedot ja Omat asiat näytetään vain palveluun kirjautuneille.

Lisätietoja Suomi.fi-valtuuksista

Kun olet kirjautunut palveluun,  pääset päävalikosta (vasemmasta yläkulmasta) Omat tiedot -näkymään, jossa voit katsella ja muokata tietojasi.

Suomalaisen yritys- ja yhteisötunnuksen (Y-tunnus) omaavaan yrityksen tai yhteisön Omat tiedot

Tietojen muokkaaminen on osin mahdollista vain ”Valtionavustusten hakeminen ja tietojen hallinnointi” valtuusroolin omaavalle henkilölle. Tällainen tieto on mm. pankkiyhteystieto. Valtionapuviranomainen ei voi omassa järjestelmässään ylläpitää em. tietoa.  Rajauksilla pyritään pienentämään valtionavustusten maksuun liittyvien väärinkäytösten riskiä.

Katso myös ohje Hakemuksella annettujen yhteys- ja pankkitietojen päivittäminen.

Käytämme hakijan omina tietoina myös muihin viranomaisrekistereihin tallennettua tietoa, tästä syystä kaikkien tietojen muokkaaminen ei ole palvelussa mahdollista. Tiedot tulee muuttaa lähteenä toimivaan rekisteriin, jonka jälkeen uusi Haeavustuksia.fi -palveluun kirjautuminen päivittää palvelussa näkyvät tiedot. Tällainen tieto on esimerkiksi hakijan nimi, osoite ja Y-tunnus.

Tallenna yhteisöhakijan asiakasprofiiliin vain ne yhteyshenkilöt, jotka liittyvät kaikkiin yhteisön puolesta tehtyihin hakemuksiin ja avustusasioihin. Asiakasprofiiliin tallennetut yhteyshenkilöiden tiedot kopioituvat automaattisesti uusille hakemuksille, joissa niitä voidaan vielä hakemuskohtaisesti hallita. Avustusasian käsittelyyn liittyvät tiedoksiannot, kuten täydennyspyynnöt ja tieto asian ratkaisusta, lähetetään sähköpostilla tiedoksi kaikille hakemuksella yhteyshenkilöiksi nimetyille.

Omat tiedot -näkymässä päivitetty yhteyshenkilön tieto ei tallennu takautuvasti jo olemassa oleville hakemuksille, vaan muuttunut tieto tulee päivittää niihin erikseen. Päivitetty tieto tulee käyttöön päivityksen jälkeen avattaville hakemuslomakkeille.

Suomalaisen Y-tunnuksettoman yhteisön Omat tiedot

Y-tunnuksettoman yhteisön puolesta asioidaan aina yksityishenkilönä Suomi.fi tunnistautuneena. Yhteisö, jolle avustusta haetaan, nimetään hakemuksella ja hakemukselle tallennetaan yhteisöä koskevat tiedot kuten pankkiyhteystiedot. Omat tiedot näkymä sisältää palveluun tunnistautuneen henkilön tiedot.

Ulkomaisen yhteisön omat tiedot

Ulkomaisen yhteisön puolesta asioidaan aina yksityishenkilönä. Yhteisö, jolle avustusta haetaan, nimetään hakemuksella ja hakemukselle tallennetaan yhteisöä koskevat tiedot kuten pankkiyhteystiedot. Omat tiedot näkymä sisältää palveluun tunnistautuneen henkilön tiedot.

Henkilöhakijan omat tiedot

Henkilöhakijan perustiedot tallentuvat ja päivittyvät tunnistautumisen yhteydessä muiden rekisterien (suomi.fi ja VTJ) tietojen perusteella. Kaikki asiakastietojen muutokset tehdään lähteenä käytettävissä rekistereissä. Avustusasioille on lisäksi mahdollista tallentaa muita yhteystietoja.

Henkilöhakijaa koskevassa turvakielto tilanteessa hakijan yhteystietoja ei tallenneta hakijan tietoihin. Näissä tilanteissa hakija tallentaa tarvittavat yhteystiedot avustusasian yhteyteen ja tieto näytetään viranomaisella vain sellaisille henkilöille, joille on tehtäviensä perusteella asian käsittelyyn liittyvä rooli.

Katso myös ohje Hakemuksella annettujen yhteys- ja pankkitietojen päivittäminen.

Palveluun kirjautuneena pääset päävalikon (vasen yläkulma) Omat asiat -näkymässä katselemaan ja muokkaamaan asiointiisi liittyviä tietoja. Asiointisi listautuu kolmeen osioon. Kussakin osiossa pääset hakemukselle napauttamalla hakemukselle antamaasi nimeä Hakemus-sarakkeessa ja voit järjestää rivejä otsikkorivin nuolipainikkeilla.

1. Keskeneräiset osio sisältää ne hakemukset, joiden täyttö on kesken. Hakemus jää tähän näkymään, mikäli sitä ei hakuajan puitteissa allekirjoiteta ja lähetetä hausta vastaavalle viranomaiselle. Keskeneräisen hakemuksen voi poistaa. Avaa poistettava hakemus napauttamalla sen nimeä ja Hakemuksen hallinnointi -näkymän oikeassa yläkulmassa napauta Toiminnot valikon Poista hakemus valintaa.
2. Avustusasiat osiossa näytetään kaikki lähetetyt ratkaisua odottavat sekä ratkaisun saaneet hakemukset. Voit seurata lähettämiesi hakemusten käsittelyn etenemistä Tila-sarakkeessa esitetyn tiedon perusteella.
3. Saadut avustukset osiossa näytetään kaikki myönteisen päätöksen saaneet hakemuksesi.

Avustusasiat ja Saadut avustukset osioiden kautta pääset tekemään hakemusten täydentämiseen, täydennyspyyntöön vastaamiseen, avustuksen maksatushakemukseen ja raportointiin liittyviä toimenpiteitä.

Suomalaisen yhteisön puolesta asioivalle Suomi.fi-valtuuksilla tunnistautuneelle hakijalle näytetään kaikki kyseisen yhteisön hakemukset ja niihin liittyvä muu asiointi.

Pääset tutustumaan valtionavustushaun tarkempiin tietoihin napauttamalla haun nimeä etusivun listauksessa.

Haku muodostuu

• hakuilmoituksesta
• avustuksen käyttöön liittyvistä vakioehdoista
• hakemuslomakkeesta.

Hakemuslomake näytetään toistaiseksi vain palveluun tunnistautuneelle asioijalle.

Hakuilmoitus voidaan joskus julkaista ennakkotietona ennen hakuajan alkamista, myös ilman täydellisiä tietoja. Hakuilmoituksen rakenne on sama kaikissa valtionavustushauissa.

Palvelussa on myös hakuilmoituksia, joissa julkaistaan vain hakuun liittyvät vähimmäistiedot. Näissä tapauksissa täysi hakuilmoitus löytyy valtionapuviranomaisen omasta palvelusta tai kotisivulta ja sinne on hakuilmoitukselta linkki. Näissä hauissa hakeminen ja siihen liittyvät seuraavat toimenpiteet tapahtuvat viranomaisen omassa palvelussa.

Avustuksen hakeminen edellyttää palveluun tunnistautumista. Voit kirjautua palveluun hakuilmoituksen välilehdeltä Avustuksen hakeminen tai palvelun oikeasta yläkulmasta.

Hakemuslomakkeen perusrakenne on sama kaikissa valtionavustushauissa, mutta haettava valtionavustus vaikuttaa lomakkeen osioissa pyydettyihin tietoihin. Lomakkeilla on valtionapuviranomaisen merkitsemiä pakollisia kysymyksiä, joihin on vastattava ennen kuin hakemuksen lähettäminen on mahdollista. Lomakkeen täyttämisen tilaa (valmiusastetta) voi tarkastella Hakemuksen hallinnointi -näkymässä.

Anna hakemukselle kuvaava ja yksilöivä nimi

Ennen hakemuslomakkeen avautumista sinun tulee antaa hakemukselle lyhyt, yksilöivä nimitunniste. Antamallasi nimellä hakemus on myös mahdollista tunnistaa, mikäli sinä tai organisaatiosi osallistuu yhteen hakuun useammalla hakemuksella. Hakemukselle annettua nimeä voit muuttaa siihen asti, kunnes hakemus on allekirjoitettu.

Hakemuslomakkeen osiot ja Hakemuksen hallinnointi -näkymä

Uuden hakemuksen täyttäminen alkaa Hakemuksen hallinnointi -näkymästä. Tässä näkymässä listataan linkit hakemuslomakkeen eri osioihin. Näkymässä voit seurata hakemuksen osioiden valmistumista sekä allekirjoittaa ja lähettää valmiin hakemuksen. Hakemuslomakkeen osiot ovat:

• Hakijan tiedot
• Tavoitteet ja vaikuttavuus
• Toiminnan toteutus
• Kustannusarvio ja rahoitus
• Yhteystiedot

Hakija vastaa yhteystietojensa ajantasaisuudesta koko valtionavustusprosessin ajan. Hakemuksella nimettyjen yhteyshenkilöiden sekä pankkitilitietojen päivittäminen hakemuksen lähettämisen jälkeen ja avustuksen käytön aikana on mahdollista aina kun näissä tiedoissa tapahtuu muutoksia.

Asiakasprofiiliin tallennetut yhteyshenkilöiden tiedot kopioituvat automaattisesti uuden hakemuksen Yhteystiedot osioon, jossa niitä voidaan vielä hallita. Avustusasian käsittelyyn liittyvät tiedoksiannot, kuten täydennyspyynnöt ja tieto asian ratkaisusta, lähetetään tiedoksi sähköpostilla kaikille hakemuksella yhteyshenkilöiksi nimetyille.

Suostumus sähköiseen tiedoksiantoon

Hakemuslomakkeen osiossa Yhteystiedot voit antaa suostumuksen sähköiseen tiedoksiantoon (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003 19 $). Suostumus on hakemuskohtainen ja sitä voi muuttaa tarvittaessa valtionavustusprosessin aikana.

Tietojen tallentaminen

Kaikki hakemuslomakkeen osiot näytetään oletuksena katselutilassa. Muokattavaksi avattu osio lukittuu muokkaajalle. Välitallennus tehdään Tallenna-painikkeella. Tällöin osio jää edelleen muokkaustilaan ja lukituksi. Tallenna -painike on aktiivinen, kun lomakkeen osiossa on tallentamattomia muutoksia.

Napauta Lopeta -painiketta, kun lopetat osion muokkaamisen tai haluat keskeyttää hakemuksen täyttämisen.

Hakemuslomakkeen samanaikainen täyttäminen

Suomalaisen yritys- ja yhteisötunnuksen (Y-tunnus) omaavaan yrityksen tai yhteisön puolesta asioivien on mahdollista täyttää hakemuslomaketta samanaikaisesti. Kun avaat osion muokattavaksi, lukitset sen samalla itsellesi. Jos hakemuksella on muita täyttäjiä, he voivat samaan aikaan muokata hakemuksen muita osioita. Osion itselleen muokattavaksi avanneen nimi näytetään lukitun osion oikeassa yläkulmassa. Lisäksi osion otsikkotiedon vieressä hakemuslomakkeen vasemmassa laidassa näkyy lukkokuvake.

Välitallennus tehdään Tallenna-painikkeella. Tällöin osio jää edelleen muokkaustilaan ja lukituksi. Napauta Lopeta -painiketta, kun lopetat osion muokkaamisen tai haluat keskeyttää hakemuksen täyttämisen. Näin mahdollistat muiden mahdollisten hakemuksen täyttäjien pääsyn sulkemallesi osiolle. Tietojen tallentamisesta annetaan vihreällä korostettu varmistus palvelun ylälaidassa.

Muokkaustilassa olevan osion lukitus poistuu automaattisesti kahden tunnin jälkeen. Lukitusta ei voi poistaa lukitsijan puolesta.

Tallenna -painike on aktiivinen, kun lomakkeen osiossa on tallentamattomia muutoksia.

Hakemukselle palaaminen

Voit halutessasi keskeyttää hakemuksen täyttämisen. Hakemukselle voit palata päävalikosta (vasen yläkulma) kohdasta Omat asiat. Omat asiat näkymässä hakemukset löytävät kolmeen osioon jaoteltuina. Kesken jääneen hakemuksen löydät Keskeneräiset-osiosta. Mikäli osallistut tai organisaatiosi on osallistunut yhteen hakuun useammalla hakemuksella, tunnistat oikean hakemuksen antamasi nimen perusteella sarakkeesta Hakemus. Sarakkeita voi järjestää otsikkorivin nuolipainikkeilla.

Merkkimäärät ja liitteet

Hakemuslomakkeen tekstikenttiin on määritelty merkkien maksimimäärä. Näet sallitun merkkimäärän tekstikenttien oikeassa alakulmassa muodossa 1500/1500. Luku pienenee, kun kenttään syöttää merkkejä. Mikäli kopioit lomakkeelle tekstiä toisaalta, muista tarkistaa mahtuiko kaikki kopioimasi teksti kenttään.

Voit laajentaa tekstialuekentän kokoa ruudullasi kentän oikean alakulman kuvakkeesta vetämällä.

Liitteet

Liitteiden maksimikoko on 25Mt. Valitse liite tiedostoistasi napauttamalla Valitse tiedosto -painiketta. Anna liitteelle tarvittaessa lyhyt kuvaus ja napauta painiketta Lataa liite. Liitteille antamaasi kuvausta et pääse muokkaamaan myöhemmin.

Sallitut tiedostomuodot ovat xlsx, docx, jpeg, jpg, pptx, png tai pdf.

Joissain hauissa valtionapuviranomainen perustellusta syystä pyytää hakemuksen liitteenä salassa pidettäviä tietoja. Salassapidon peruste kerrotaan liitteen tallentamisen yhteydessä. Tällaisten liitteiden avaaminen ei ole mahdollista Haeavustuksia.fi-palvelun näkymissä niiden hakemukselle tallentamisen jälkeen. Näin toimitaan siksi, että joissakin tapauksissa liitteiden sisältämä tieto on salassa pidettävää myös hakijaorganisaation sisäisesti. Saapuneen hakemuksen salassa pidettäväksi määritellyt liitteet näkyvät viranomaisella vain sellaisille henkilöille, joille on tehtäviensä perusteella asian käsittelyyn liittyvä rooli.

Hakemus allekirjoitetaan Hakemuksen hallinnointi -näkymässä. Allekirjoitus tapahtuu napauttamalla Allekirjoita-painiketta. Tämän jälkeen palvelu pyytää varmistusta ja kun se on annettu, näkyy Hakemuksen hallinnointi -näkymässä allekirjoittajan nimi ja aikaleima. On hyvä huomata, että allekirjoituksen jälkeen hakemus tulee vielä lähettää.

Mikäli allekirjoitetussa hakemuksessa huomataan vielä ennen lähettämistä jotain muokattavaa, tulee jokaisen allekirjoittajan poistaa oma allekirjoituksensa ennen kuin muokkauksia voidaan tehdä. Hakemukselle annettua nimeä voit muuttaa siihen asti, kunnes se on allekirjoitettu.

Suomalaisen yritys- ja yhteisötunnuksen (Y-tunnus) omaavaan yrityksen tai yhteisön allekirjoitus

Hakemuksen voi allekirjoittaa ja lähettää Suomi.fi valtuusroolin ”Valtionavustusten hakeminen” tai ”Valtionavustusten hakeminen ja tietojen hallinnointi” omaava henkilö. Lisäksi sama onnistuu ilman erillistä valtuuttamista eräillä toimielinrooleilla, jotka on tallennettu kaupparekisteriin, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tai yhdistysrekisteriin. Lue lisää Tunnistautuminen-välilehdeltä.

Ennen hakemuksen lähettämistä hakijan tulee varmistaa, että hakemuksella on allekirjoituksia hakijaorganisaation sääntöjen mukainen määrä.

Kaksi tai useampi hakemuksen allekirjoittajaa

Mikäli Suomalaisen yritys- ja yhteisötunnuksen (Y-tunnus) omaavaan yrityksen tai yhteisön sääntöjen mukaan hakemukselle tarvitaan allekirjoituksia useampi kuin yksi, toimivat allekirjoittajat vuorotellen Hakemuksen hallinnointi -näkymässä. Kukin allekirjoittaja tunnistautuu palveluun omilla Suomi.fi-valtuuksillaan ja viimeinen allekirjoittaja lähettää hakemuksen napauttamalla Lähetä hakemus -painiketta. Palvelu ei ohjaa tai lähetä hakemusta allekirjoitettavaksi seuraavalle allekirjoittajalle, sillä sellaista tietoa ei ole mistään lähteistä saatavilla niin, että sitä voitaisiin ohjaavana tietona käyttää.

Mikäli allekirjoitetussa hakemuksessa huomataan vielä ennen lähettämistä jotain muokattavaa, tulee jokaisen allekirjoittajan poistaa oma allekirjoituksensa ennen kuin muokkauksia voidaan tehdä. Hakemukselle annettua nimeä voit muuttaa siihen asti, kunnes se on allekirjoitettu.

Kaksi allekirjoitusta hakemukseen -ohjevideo

Suomalaisen Y-tunnuksettoman yhteisön ja ulkomaisen yhteisön allekirjoitus

Hakemuksen allekirjoittaa yksityishenkilönä palveluun tunnistautunut hakija, jolla on valtuutus asioida yhteisön puolesta. Yhteisön tulee olla nimettynä hakemuksella ja hakemukselle tulee olla liitettynä asianmukaisesti allekirjoitettu asiakirja, josta henkilön saama valtuutus ilmenee.

Henkilöhakijan allekirjoitus

Henkilöhakijana asioiva henkilö allekirjoittaa hakemuksensa Hakemuksen hallinnointi -näkymässä ennen samassa näkymässä tapahtuvaa hakemuksen lähettämistä.

Hakemuksen lähettäminen

Hakemus lähetetään napauttamalla Lähetä hakemus painiketta Hakemuksen hallinnointi -näkymässä. Hakemuksen lähettämisen jälkeen ruudulla näytetään järjestelmän viesti hakemuksen vastaanottamisesta ja sen lisäksi sama tieto lähetetään kaikille hakemuksen yhteyshenkilöiksi listatuille sekä yhteisön viralliseen sähköpostiosoitteeseen, mikäli sellainen on YTJ:n tiedoista hakijan tietoihin tallennettu. Hakemuslomake siirtyy näkymään Omat asiat -näkymässä Avustusasiat-osioon.

Lähetetyn hakemuksen voi ladata pdf-tiedostoksi. Löydät latauspainikkeen avustusasian Hakemus-välilehdeltä. Avustusasioiden listan löydät päävalikon (vasen yläkulma) Omat asiat -näkymän kautta.

Samalta välilehdeltä voit tulostaa myös mahdolliset täydennyspyynnöt sekä lähettämäsi täydennetyt hakemukset.

Hakemuksen täydentäminen vaatii palveluun tunnistautumista. Täydennetty hakemus allekirjoitetaan ja lähetään samaan tapaan kuin hakemusta lähetettäessä on tehty.

Hakija vastaa yhteystietojensa ajantasaisuudesta koko valtionavustusprosessin ajan. Hakemuksella nimettyjen yhteyshenkilöiden sekä pankkitilitietojen päivittäminen hakemuksen lähettämisen jälkeen ja avustuksen käytön aikana on mahdollista aina kun näissä tiedoissa tapahtuu muutoksia.

Täydentäminen hakuaikana

Hakuajan aikana voit täydentää lähetettyä hakemusta oma-aloitteisesti. Hakemus avataan täydennettäväksi Hakemus-välilehden Hakemuksen hallinnointi -näkymässä. Pääset muokkaamaan hakemuksen osioille tallennettuja tietoja ja liitteitä. Tallennettaessa hakemuksesta muodostuu täydennetyn version luonnos.

Täydennetty versio tulee allekirjoittaa kuten alkuperäinen ja lähettää hausta vastaavalle viranomaiselle ennen hakuajan päätymistä. Hakemuksesta on voimassa aina se versio, joka on viimeisimpänä allekirjoitettu ja lähetetty viranomaiselle.

Täydentäminen hakuajan jälkeen

Hakuajan päättymisen jälkeen voit pyytää hausta vastaavaa viranomaista avaamaan hakemuksen täydennettäväksi. Toistaiseksi tämä tehdään Haeavustuksia.fi -palvelun ulkopuolella ottamalla yhteys viranomaiseen esim. sähköpostilla. Löydät hakemukselle nimetyn yhteyshenkilön tiedot Omat asiat näkymän Avustusasiat listalta avatun asian Perustiedot-näkymästä.

Täydennyspyyntöön vastaaminen

Hausta vastaava viranomainen voi pyytää sinua täydentämään hakemustasi. Saat siitä tiedon hakemukselle tallennettuihin yhteishenkilöiden sähköpostiosoitteisiin sekä yhteisön viralliseen sähköpostiosoitteeseen, mikäli sellainen on YTJ:n tiedoista hakijan tietoihin tallennettu. Sähköposti sisältää linkin Haeavustuksia.fi-palveluun. Huomautus täydennyspyynnöstä löytyy myös palvelussa Omat asiat näkymän Avustusasiat listalta avatun asian Perustiedot näkymässä. Täydennyspyynnön tarkempi kuvaus löytyy Hakemus-välilehdeltä.

Täydennyspyyntö sisältää tiedon määräajasta, jonka puitteissa siihen on vastattava allekirjoittamalla ja lähettämällä täydennetty hakemus. Hakemuksesta on voimassa aina se versio, joka on viimeisimpänä allekirjoitettu ja lähetetty viranomaiselle.

Täydennyspyynnössä viranomainen yleensä avaa muokattavaksi vain ne hakemuksen osiot, joihin täydennystä tarvitaan. Muita hakemuksen osioita et silloin pääse muokkaamaan. Viranomaisen antama ohje koostuu viestistä ja mahdollisista hakemuksen osioita koskevista tarkemmista ohjeista. Nämä ohjeet näytetään myös kunkin täydennettävän osion yläreunassa niin kauan kun täydennyspyyntöön on vastattu tai kunnes täydennyspyynnölle annettu määräaika on ohitettu.

Täydennyspyyntöön vastaamisen voit aloittaa napauttamalla Täydennä painiketta Perustiedot näkymässä tai siirtymällä Hakemus-välilehdelle, ja sitä kautta niihin hakemuksen osioihin, jotka viranomainen on avannut muokattavaksi. Vastauksen voi jättää kesken, ja sille voi palata Omat asiat näkymän kautta.

Täydennetty hakemus allekirjoitetaan ja lähetetään Hakemuksen hallinnointi näkymässä samaan tapaan kuin hakemusta lähetettäessä on tehty.

Hakija vastaa yhteystietojensa ajantasaisuudesta koko valtionavustusprosessin ajan. Hakemuksella nimettyjen yhteyshenkilöiden sekä pankkitilitietojen päivittäminen hakemuksen lähettämisen jälkeen ja avustuksen käytön aikana on mahdollista aina, kun näissä tiedoissa tapahtuu muutoksia.

On hyvä huomata, että jos muutos pankkiyhteystietoihin tehdään lähempänä kuin kaksi arkipäivää ennen maksun eräpäivää, ei uusi tieto ehdi tallentua koskemaan seuraavaa maksua.

Uudet tiedot lisätään aina ensin Omat tiedot -näkymissä. Suomalaisen Y-tunnuksellisen yhteisöhakijan muuttuneen tiedon tallentaminen edellyttää valtuutta ”Valtionavustuksen hakeminen ja tietojen hallinnointi”.

Tämän jälkeen muutos tehdään Avustusasia -välilehdellä Yhteystiedot osiossa erikseen kaikille niille avustusasioille, joita muutos koskee. Valtionapuviranomainen ei voi omassa järjestelmässään ylläpitää em. tietoa.  Rajauksilla pyritään pienentämään valtionavustusten maksuun liittyvien väärinkäytösten riskiä.

Tilinumeron lisääminen hakemuksen lähettämisen jälkeen -ohjevideo

Haeavustuksia.fi-palvelu lähettää sähköpostilla viestin avustusasialle saapuneesta viranomaisen ratkaisusta. Sähköposti lähetetään hakemuksella nimetyille yhteyshenkilöille sekä yhteisön viralliseen sähköpostiosoitteeseen, mikäli sellainen on YTJ:n tiedoista hakijan tietoihin tallennettu. Sähköposti sisältää linkin Haeavustuksia.fi-palveluun.

Saapuneet ratkaisut löytyvät päävalikon (vasen yläkulma) Omat asiat -näkymästä. Kaikki ratkaisut näkyvät Avustusasiat-osiossa ja lisäksi myönteiset ratkaisut näkyvät myös Saadut avustukset -osiossa. Voit siirtyä tarkastelemaan päätöksen sisältöä napauttamalla hakemuksen nimeä Hakemus-sarakkeessa.

Valittu hakemus aukeaa Avustusasia-välilehden Perustiedot-näkymään. Näkymässä voit ladata päätöksen pdf-asiakirjaksi. Asiakirjassa on liitteenä ratkaisua koskeva oikaisuvaatimusohje sekä avustuksen käyttöä ohjaavat vakioehdot, mikäli avustusta myönnettiin. Tästä näkymästä löydät myös ratkaisun tehneen virkahenkilön yhteystiedot. Päätös-välilehti näyttää avustusasiasta annetun päätöksen sisällön. Se on sisällöltään sama kuin Hakemus-välilehdeltä ladattava tiedosto.

Avustusasia-välilehden toinen osio sisältää hakemukseen liittyvät yhteys- ja pankkitiedot, joiden ylläpitäminen avustuksen käytön ajan on avustuksen saajan vastuulla.

Hakemus-välilehdellä voit nähdä hakemuksesta sen version, jonka perusteella ratkaisu on tehty. Voit myös ladata lähetetystä hakemuksesta pdf-tiedoston omaan käyttöösi.

Päätöksen sisältöä koskeva oikaisuvaatimus tehdään toistaiseksi Haeavustuksia.fi-palvelun ulkopuolella lähettämällä se esimerkiksi sähköpostilla vaaditussa ajassa ratkaisun tehneelle viranomaiselle.

Myös kaikki päätöksen sisältöön kohdistuvat muutospyynnöt tehdään toistaiseksi Haeavustuksia.fi-palvelun ulkopuolella esimerkiksi sähköpostilla.

Saatujen avustusten maksamiseen ja raportointiin liittyvät tiedot näytetään vain Haeavustuksia.fi-palveluun kirjautuneille. Avaa palvelun päävalikon (vasen yläkulma) Omat asiat -näkymästä Saadut avustukset -listaus. Siirry avustusasialle napauttamalla hakemukselle antamaasi nimeä Hakemus-sarakkeessa. Avustuksen maksamiseen ja raportointiin liittyvät tiedot löytyvät Maksaminen ja raportointi välilehdeltä.

Valtionavustuksen myöntämistä koskevassa ratkaisussa on määritelty avustuksen maksatus- ja raportointiaikataulu. Avustus voidaan maksaa päätöksessä esitetyn aikataulun mukaisesti ilman maksatushakemuksia. Avustus voidaan myös maksaa toteutuneisiin kustannuksiin perustuen, jolloin avustusta haetaan maksuun raportointiaikataulun (väliraportti) mukaisessa järjestyksessä.

Raportointikausia voi olla useampia ja niitä voi edeltää yksi avustuksen maksatus, jota ei haeta maksuun. Tällaista maksua käsitellään myöhemmillä raporteilla maksettuna ennakkona.

Avustuksen käytön väliraportointi ja maksatushakemukset

Uusi väliraportti aloitetaan napauttamalla ajankohtaisen kauden linkkiä avustusasian Maksatus ja raportointi -välilehdellä. Napauta Luo uusi raportti -painiketta ja ota raportti muokattavaksi.

Uuden kauden raportointi ei onnistu, mikäli edellinen kausi on raportoimatta, tai siihen liittyvä avustuksen maksua koskeva ratkaisu on vielä viranomaisen valmistelussa.

Raporteilla annetaan raportointikaudelle kuuluvaa tietoa. Toimintaa koskevat tiedot annetaan toistaiseksi liitetiedostona. Kauden toteutuneet kustannukset annetaan raportointilomakkeen kenttiin, joiden vieressä esitetään avustusasiaa koskevalla päätöksellä hyväksytty kustannusarvio. Raportti on samanlainen kaikille raportoitaville kausille ja kustakin kaudesta hyväksytyt kustannukset kerryttävät lomakkeen Aiemmin hyväksytyt kustannukset kentässä näytettävää summaa.

Viranomainen ohjeistaa kustannusten ilmoittamista vakioehdoissa, jotka on annettu avustuspäätöksen liitteenä. Tarvittaessa löydät viranomaisen yhteyshenkilön tiedot Avustusasia välilehden Perustiedot näkymästä.

Raportointilomakkeella näytetään myös tieto muusta samaan tarkoitukseen saadusta rahoituksesta. Muussa rahoituksessa tapahtuneet muutokset ilmoitetaan avustusasian Maksatus ja raportointi välilehden Muu haettu/saatu rahoitus näkymässä. Tässä näkymässä tallennettu tieto päivittyy välittömästi valtionapuviranomaiselle ja väli- ja loppuraporttien lomakkeille.

Raportointilomakkeella näytetään myös tieto muusta samaan tarkoitukseen saadusta rahoituksesta.

Raporttia ei voi lähettää ennen kuin raportoitava kausi on päättynyt. Raportin jättämiseen on aikaa kuukausi raportointikauden päättymisestä.

Raportti eli valtionavustuksen maksamista koskeva hakemus allekirjoitetaan ja lähetetään raportin näkymän alareunassa. Mikäli yhteisön sääntöjen mukaan tarvitaan allekirjoituksia useampi kuin yksi, toimivat myös seuraavat allekirjoittajat vuorotellen tässä näkymässä. Kukin allekirjoittaja tunnistautuu palveluun omilla Suomi.fi-valtuuksillaan ja viimeinen allekirjoittaja lähettää hakemuksen napauttamalla Lähetä hakemus -painiketta. Palvelu ei ohjaa raporttia allekirjoitettavaksi seuraavalle allekirjoittajalle, sillä sellaista tietoa ei ole mistään lähteistä saatavilla niin, että sitä voitaisiin ohjaavana tietona käyttää.

Avustuspäätöksellä mainittu loppuraportti sisältää koko avustuskauden toimintaa koskevat tiedot sekä viimeisen raportointikauden kustannusten maksatushakemuksen.

Maksatusta koskeva päätös on ladattavissa avustusasian Maksatus ja raportointi -välilehdellä ratkaistuksi merkityn raportointikauden näkymässä.

Avustuspäätöksellä mainittu loppuraportti sisältää koko avustuskauden toimintaa koskevat tiedot. Lisäksi se voi sisältää viimeisen raportointikauden kustannusten maksatushakemuksen.

Loppuraportin voi lähettää, kun raportoitava kausi (avustuksen käyttöaika) on päättynyt. Viranomainen on määritellyt loppuraportin määräpäivän osana avustusasiasta annettua ratkaisua.

Loppuraportointi ei onnistu, mikäli sitä edeltävä väliraportti on antamatta, tai siihen liittyvä avustuksen maksua koskeva ratkaisu on vielä viranomaisen valmistelussa.

Avaa Loppuraportti napauttamalla sen linkkiä avustusasian Maksatus ja raportointi välilehdellä.

Loppuraportti koostuu neljästä osiosta, jotka vastaavat hakemuksen osioita. Toistaiseksi kaikki loppuraportit ovat sisällöltään samanlaisia ja siksi valtionapuviranomaisella voi olla käytössä muita ratkaisuja kaikkien loppuraportille kuuluvien tietojen keräämiseen.

Loppuraportin lomakkeella pyydettyjen liitteiden pakollisuudesta saat ohjeen viranomaiselta. Tarvittaessa löydät viranomaisen yhteyshenkilön tiedot Avustusasia välilehden Perustiedot näkymästä.

Loppuraportti allekirjoitetaan ja lähetetään Yhteenveto ja lähetys -osiossa. Mikäli yhteisön sääntöjen mukaan tarvitaan allekirjoituksia useampi kuin yksi, toimivat myös seuraavat allekirjoittajat vuorotellen tässä osiossa. Kukin allekirjoittaja tunnistautuu palveluun omilla Suomi.fi -valtuuksillaan ja viimeinen allekirjoittaja lähettää Loppuraportin napauttamalla Lähetä raportti -painiketta. Palvelu ei ohjaa raporttia allekirjoitettavaksi seuraavalle allekirjoittajalle, sillä sellaista tietoa ei ole mistään lähteistä saatavilla niin, että sitä voitaisiin ohjaavana tietona käyttää.

Lausunnon antajaksi luvittuu henkilö, joka ensimmäisenä kirjautuu palveluun lausuntopyyntö-sähköpostin linkistä. Palveluun tunnistautuminen muodostaa sinulle henkilökohtaisen asiakasprofiilin (Omat tiedot). Muu sinusta tallennettava tieto haetaan tunnistautumisen yhteydessä väestötietojärjestelmästä. Lausunnon antajan nimi näkyy lausuntoa pyytäneelle viranomaiselle, myös silloin, kun lausuntopyyntö on alun perin lähetty esimerkiksi kirjaamon sähköpostiosoitteeseen.

Mikäli lausunto annetaan organisaation nimissä, tallennetaan tieto siitä osaksi lausuntoa. Annettavaa lausuntoa ei allekirjoiteta, eikä sitä voi esimerkiksi ohjata omassa organisaatiossa toiselle käsittelijälle kommentoitavaksi tai allekirjoitettavaksi.

Sinulle lausuttavaksi lähetetyt valtionavustusasiat ovat Lausuntopyynnöt-näkymässä, joka on Omat tiedot -osiossa.

Kirjaudu palveluun yksityishenkilöinä käyttäen

• Suomi.fi-tunnistautumista
• yhteiseurooppalaisia tunnistustapoja (eIDAS)
• Finnish Authenticator -sovellusta.

Suomi.fi kirjautumisen yhteydessä käytät tunnistautumiseen henkilökohtaisia pankkitunnuksiasi, mobiilivarmennettasi tai sähköistä henkilökorttiasi.

eIDAS-tunnistusvälineet ovat toisten EU-maiden myöntämiä tunnistusvälineitä, joita voidaan käyttää tunnistauduttaessa suomalaisiin julkishallinnon asiointipalveluihin.

Finnish Authenticator sovelluksen käyttöönoton yhteydessä sinulle rekisteröidään ulkomaalaisen UID-tunniste ja tallennat palveluun kuvan itsestäsi sekä passistasi tai kansallisesta henkilöllisyystodistuksestasi.

Kirjautumisen jälkeen voit avata palvelun päävalikosta (vasen yläkulma) Omat tiedot -osion. Lausuntopyynnöt-välilehti listaa sinulle saapuneet lausuntopyynnöt. Pyynnöt näytetään listalla myös sen jälkeen, kun pääsysi niiden sisältämiin avustusasioihin päättyy. Listan sisältämistä tiedoista näet muun muassa lausuntojen määräaikaa koskevan tiedon.

Napauttamalla Lausuntopyyntö-sarakkeen linkkiä pääset lukemaan viranomaisen antaman lausuntopyynnön ja lausumista koskevan ohjeistuksen.

Lausuntopyynnön päänäkymässä näet myös listauksena lausuttavaksi saapuneet avustusasiat ja arvioinnin tilannetiedon.

Napauttamalla avustusasian linkkiä pääset lukemaan hakemuksen tietoja. Tällä hetkellä hakemuksen kaikki tiedot annetaan lausujan nähtäväksi, huomioithan viranomaisen mahdollisen ohjeistuksen salassa pidettävien tietojen osalta.

Hakemus koostuu neljästä osiosta:

1. Hakijan tiedot
2. Tavoitteet ja vaikuttavuus
3. Toiminnan toteutus
4. Kustannusarvio ja rahoitus

Voit liikkua näiden osioiden välillä napauttamalla otsikkoa näkymän vasemmassa reunassa.

Kussakin osiossa näytetään viranomaisen tallentamana osion arviointiperusteet. Viranomainen ohjeistaa pyynnössään, miten osio arvioidaan ja mahdollisesti pisteytetään. Arviointiperusteet on kuvattu hakijalle osana hakuilmoitusta.

Osioille tallentamasi arviointitieto kertyy Yhteenveto-osioon, josta voit vielä katsoa arvioinnin kokonaisuuden ja joissain tapauksissa tallentaa lausunnon perustelun.

Tarvittaessa voit palata lausuntopyynnön pääsivulle ja tarkastella antamiasi arvioita kaikkien lausunnolle tulleiden asioiden tasolla.

Tietojen tallentaminen

Napauta Muokkaa-painiketta, kun haluat tallentaa arviosi lomakkeen osiolle. Napauta Tallenna, kun arvio on annettu. Napauta Lopeta-painiketta, mikäli olet siirtymässä toiselle hakemukselle tai pidät arvioinnissa taukoa. Muussa tapauksessa voit napauttaa saman hakemuksen muun osion otsikkoa ja siirtyä arvioimaan sitä.

Voit keskeyttää arvioinnin tarvittaessa. Muista tallentaa antamasi tiedot ennen keskeytystä. Voit palata arvioimaan avaamalla kirjautumisen jälkeen palvelun päävalikosta (vasen yläkulma) Omat tiedot -näkymän.

Arvioinnin sisällöt

Valtionapuviranomainen voi pyytää lausuntoa kolmen erilaisen sisältötyypin mukaisesti. Lausuntopyynnössään viranomainen voi tarkentaa, miten valittuja arvioinnin sisältöjä käytetään

Pisteytys

Viranomainen voi pyytää pisteyttämään hakemukset hakuilmoituksella ilmoitettujen arviointiperusteiden mukaisesti. Pisteet tallennetaan arvoina 0-5.

Sanallinen arviointi

Viranomainen voi pyytää arvioimaan hakemuksen osioita sanallisesti.

Näkemys avustuksen myöntämisestä ja perustelu
Viranomainen voi pyytää näkemystä ja sen perustelua siitä, tulisiko avustus myöntää vai ei.

Lausunnon lähettämisen painike näytetään kaikilla hakemuksen osioilla. Painikkeella ei lähetetä osiota vaan koko lausunto. Lausunnon lähettämisen jälkeen arviointia ei voi jatkaa, muokata tai lähettää uudelleen. Varmista, että olet antanut kaikki viranomaisen pyytämät tiedot ennen lausunnon lähettämistä.

Toistaiseksi lausunnot lähetetään yksi kerrallaan.
Mikäli lausunto annetaan taustaorganisaatiosi nimissä, tallennetaan siitä toistaiseksi tieto osaksi lausuntoa. Annettavaa lausuntoa ei allekirjoiteta, eikä sitä voi esim. ohjata taustaorganisaatiossa toiselle käsittelijälle kommentoitavaksi tai allekirjoitettavaksi. Palvelu kehittyy ja tulee myöhemmin huomioimaan muita lausunnonantamisen menettelyjä.

Hakemuksen tiedot ja pääsy antamallesi lausunnolle on nähtävissäsi niin kauan kunnes pääsysi lausuntopyynnön hakemuksille päättyy. Voit ladata antamasi lausunnon hakemuksen Yhteenveto osiosta. Ladattava tiedosto sisältää arvioidusta hakemuksesta hakijan nimen, hakemuksen nimen ja asianumeron.