Laadittu 3.10.2017
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Valtiokonttori
Osoite: Sörnäisten rantatie 13, PL 14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot: puh. 0295 50 2000, kirjaamo@valtiokonttori.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Kansalaispalvelut / Rikosvahingot ja muut korvauslajit / Anne Matilainen
Osoite: Kansalaispalvelut, PL 14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot: kirjaamo@valtiokonttori.fi
3. Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@valtiokonttori.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittely perustuu valtion virantoimituksesta tai työtehtävästä aiheutuneiden eräiden vahinkojen korvaamisesta annettuun lakiin (794/1980).
Käsittelyn tarkoituksena on em. lakiin perustuvien korvausvaatimusten ratkaisu.
Rekisterin tietojen perusteella annetaan päätökset em. asioissa, lähetetään tiedustelukirjeet ja maksetaan korvaukset. Myös erilaiset tilastot ajetaan rekisterin tietojen perusteella. Yksittäinen hakija ei ole tunnistettavissa rekisteristä muodostettavissa tilastoista.
5. Rekisterin tietosisältö
Vahinkotiedot: vahinkonumero, hakemuspäivä, vahinkopäivä, vahingoittunut esine ja vahingon laatu.
Henkilö- ja yhteystiedot: nimi, henkilötunnus, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, kieli, kansalaisuus, pankkiyhteystiedot, tieto viran-/toimenhaltijuudesta sekä kuolinpäivä.
Työnantajien tiedot: virastokoodi, työnantajan nimi, henkilö-/yhteisötunnus sekä työnantajan osoitetiedot.
Manuaalinen asiakirja-aineisto sisältää hakemuslomakkeen mahdollisine liitteineen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Hakemuksen tiedot liitteineen saadaan hakijalta.
Henkilötiedot saadaan hakijalta itseltään, tarvittaessa osoitetieto ja henkilötunnus varmistetaan väestötietojärjestelmästä (laki väestötietojärjestelmästä 661/2009, 29 §).
Lisäksi tietoja voidaan pyytää ei tahoilta hakijan suostumuksella tai mikäli laissa on niin erikseen säädetty.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin sisältämiä tietoja luovutetaan asianosaisille.
Päätös lähetetään sekä hakijalle että työnantajalle.
Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa hakijan suostumuksella tai mikäli laissa on niin erikseen säädetty.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolella
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri saattaa sisältää salassa pidettävää aineistoa.
Rekisteriin saatava tai tulostettava manuaalinen tietoaineisto säilytetään lukitussa tilassa. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti.
Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti ja turhat oikeudet poistetaan. Tietoverkko ja päätelaitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein.
10. Tietojen säilytysaika/ säilytysajan määräytymisen kriteerit
Asiakirjojen säilyttämisessä noudatetaan mitä arkistolaissa 831/1994 on säädetty.
Jos arkistolaitos ei ole määrännyt asiakirjoja säilytettäväksi pysyvästi säilytetään
- esinevahinkoa koskevat asiakirjat 10 vuoden ajan
- muutoksenhakua koskevat asiakirjat vähintään 50 vuoden ajan.
Korvausasiaa koskevan asiakirjan säilytysaika lasketaan asian vireilletulosta.
Tietojen säilytysajat vastaavat sitä, mitä työtapaturma- ja ammattitautilaissa (459/2015) sekä liikennevakuutuslaissa (460/2016) on säädetty asiakirjojen säilyttämisestä.
11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta (esim. profilointi) sekä tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta ja sen vaikutuksista rekisteröidylle
Tietojen käsittelyyn ei sisälly automatisoitua päätöksentekoa.
12. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.
Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Valtiokonttori periä tietojen antamisesta aiheutuviin hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.
13. Tiedon oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.
14. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.
15. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen siten kuin yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädetään.
16. Oikeus tietojen poistamiseen
Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta saada tietojaan poistetuksi.
17. Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on rekisterinpitäjän toimesta loukattu.
18. Muut mahdolliset oikeudet
Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
19. Evästeiden käyttö
Tietojärjestelmässä ei käytetä evästeitä.