1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Valtiokonttori
Osoite: Sörnäisten rantatie 13, PL 14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot: puh. 0295 50 2000, kirjaamo@valtiokonttori.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: KP / Rikosvahingot ja muut korvauslajit / Anne Matilainen
Osoite: Kansalaispalvelut, PL14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot: kirjaamo@valtiokonttori.fi
3. Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@valtiokonttori.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittely perustuu rikosvahinkolakiin (935/1973 ja 1204/2005).
Käsittelyn tarkoituksena on rikosvahinkolakiin perustuvien korvausvaatimusten ratkaisu.
Rekisterin tietojen perusteella annetaan päätökset em. asioissa, lähetetään tiedustelukirjeet, maksetaan korvaukset ja asiamiesten palkkiot sekä siirretään päätökset Oikeusrekisterikeskukselle perintätoimia varten. Rekisterin tietojen perusteella ajetaan erilaisia tilastoja. Muodostetut tilastot eivät sisällä tietoja, joista yksittäinen hakija olisi tunnistettavissa.
Rekisterin tietoja voidaan käyttää toiminnan kehittämiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Tietojärjestelmään tallennetaan hakemusnumero, hakemuksen saapumispäivämäärä, rikosnimike, rikoksen tekoaika ja -paikkakunta, tuomioistuin, rikosilmoituksen tekoaika ja -paikka, tuomioistuimen päätös, esitutkinnan päätös, syyttäjän ratkaisu, korvauksen hakijan tiedot (nimi, henkilötunnus/y-tunnus, kansalaisuus, kieli, kuolinpäivä, osoitetiedot sekä pankkiyhteystiedot ja IP-osoite sähköistä asiointia käytettäessä). Tarvittaessa tallennetaan henkilön veroprosentti ja tulorajat, sekä tiedot muualta maksettavista korvauksista (tiedot sairauspäivärahasta, eläkkeistä, työnantajan maksamasta palkasta, jatkuvana maksettavan korvauksen vuotuismäärä ja siihen mahdollisesti kohdistuvat vähennykset ajanjaksoittain).
Valtion takautumisoikeuden turvaamiseksi tallennetaan tiedot vahingon aiheuttajasta (nimi, henkilötunnus, osoite). Tarvittaessa tehdään ja tallennetaan selvitys vahingonaiheuttajan laitoshoidosta (rikosvahinkolaki 13 §).
Valtiokonttorin rekisterin tietojen perusteella laatimista asiakirjoista ilmenee edellä mainittuja tietoja sekä Valtiokonttorin päätös perusteluineen. Perustelut saattavat sisältää tietoja korvauksenhakijan terveydentilasta, taloudellisesta asemasta ja/tai aiheutuneesta esinevahingosta. Henkilötunnusta ei lähtökohtaisesti merkitä rekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.
Asiakirjoina arkistoidaan korvaushakemus liitteineen (tuomio, syyttämättäjättämispäätös, esitutkintapöytäkirja, lääkärinlausunnot, sairauskertomukset, selvitykset muualta saaduista korvauksista, selvitykset kuluista, selvitykset ansiomenetyksestä, selvitys vahingon kärsineen avuttomuudesta ja taloudellisista olosuhteista, selvitys myönnetystä oikeusavusta tai määrätystä oikeusavustajasta, perukirja, valtakirja) sekä muutoksenhakuasiakirjat.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Hakemukset saapuvat Valtiokonttoriin hakijoiden tai näiden asiamiesten toimittamina.
Henkilötiedot saadaan hakijalta itseltään tai hakijan asiamieheltä, tarvittaessa osoitetieto ja henkilötunnus varmistetaan väestötietojärjestelmästä (laki väestötietojärjestelmästä 661/2009, 29 §). Henkilötietojen muutoksia jatkuvien korvausten saajiin saadaan Väestörekisterikeskukselta ja ne rekisteröidään kerran viikossa. Väestörekisterikeskus ilmoittaa henkilötietojen muutokset (nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, siviilisääty, kuolinpäivä, avioliittotiedot, puolison henkilötunnus, lapsen syntymä, lapsen henkilötunnus, puolison kuolema ja puolison henkilötunnus).
Rikosvahinkolain 47 §:n nojalla Valtiokonttorilla on oikeus saada tuomioistuimelta sen hallussa olevat korvausasian selvittämiseksi välttämättömät asiakirjat, poliisi-, kriminaalihuolto-, vankeinhoito- sekä sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisilta ja laitoksilta, säilöön otettujen ulkomaalaisten kohtelusta ja säilöönottoyksiköstä annetussa laissa (116/2002) tarkoitetulta säilöönottoyksiköltä, Eläketurvakeskukselta, eläke- ja vakuutuslaitoksilta sekä korvauksen hakijan työnantajalta, työttömyyskassalta tai muulta etuuden myöntäjältä korvausasian selvittämiseksi välttämättömät tiedot.
Korvaustensaajien ennakonpidätystiedot saadaan verottajalta.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin sisältämiä tietoja luovutetaan asianosaisille.
Väestörekisterikeskukselle ilmoitetaan kerran kuukaudessa jatkuvaa korvausta saavat uudet henkilöt (henkilötunnus).
Verottajalle ilmoitetaan kuukausittain edellisen kuukauden ennakonpidätystiedot sekä vuosittain tammikuussa edellisen vuoden ennakonpidätykset henkilöittäin ja suoritelajeittain. Verottajalle lähetetään vuosittain tiedot jatkuvien korvausten saajien seuraavan vuoden korvausmäärästä uuden ennakonpidätystiedon saamiseksi. Tietojen luovutus verottajalle perustuu lakiin verotusmenettelystä 1558/1995.
Kansaneläkelaitokselle ilmoitetaan tieto jatkuvan korvauksen saajasta ja korvauksen määrästä.
Maistraattiin ilmoitetaan alaikäisille maksettavista huomattavista korvaussummista.
Oikeusrekisterikeskukselle lähetetään jäljennökset Valtiokonttorin antamista päätöksistä sekä muut tarpeelliset asiakirjat perintätoimien suorittamista varten rikosvahinkolain 47 a §:n nojalla.
Toisessa EU- jäsenvaltiossa tehdyllä rikoksella aiheutettu hakemus liitteineen voidaan siirtää asianomaisen jäsenvaltion toimivaltaiselle viranomaiselle (rikosvahinkolaki 33 – 34 §, VNa 1207/2005)
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolella
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri sisältää salassa pidettävää aineistoa.
Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti ja turhat oikeudet poistetaan. Tietoverkko ja päätelaitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein. Sovelluspalvelimet sijaitsevat käyttöpalvelutoimittajan suojatuissa tiloissa. Tietojärjestelmän käyttäjien toimia ja tietojen käytön luvallisuutta seurataan keräämällä lokitietoja, joissa on henkilötietoja.
Rekisteriin saatava tai tulostettava manuaalinen tietoaineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsy on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti.
10. Tietojen säilytysaika/ säilytysajan määräytymisen kriteerit
Asiakirjojen säilyttämisessä noudatetaan mitä arkistolaissa 831/1994 on säädetty.
Jos arkistolaitos ei ole määrännyt asiakirjoja säilytettäväksi pysyvästi säilytetään
- henkilövahinkoa ja kärsimystä koskevat asiakirjat 100 vuoden ajan;
- esinevahinkoa koskevat asiakirjat 10 vuoden ajan
- muutoksenhakua koskevat asiakirjat vähintään 50 vuoden ajan, jollei kysymyksessä ole henkilövahinko, jolloin niitä säilytetään 100 vuoden ajan.
Korvausasiaa koskevan asiakirjan säilytysaika lasketaan asian vireilletulosta.
Tietojen säilytysajat vastaavat sitä, mitä työtapaturma- ja ammattitautilaissa (459/2015) sekä liikennevakuutuslaissa (460/2016) on säädetty asiakirjojen säilyttämisestä.
11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta (esim. profilointi) sekä tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta ja sen vaikutuksista rekisteröidylle
Tietojen käsittelyyn ei sisälly automatisoitua päätöksentekoa.
12. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.
Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Valtiokonttori periä tietojen antamisesta aiheutuviin hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.
13. Tiedon oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.
14. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.
15. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen siten kuin yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädetään.
16. Oikeus tietojen poistamiseen
Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta saada tietojaan poistetuksi.
17. Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on rekisterinpitäjän toimesta loukattu.
Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto.
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
18. Muut mahdolliset oikeudet
Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
19. Evästeiden käyttö
Tietojärjestelmässä ei sähköistä asiointipalvelua lukuun ottamatta käytetä evästeitä. Valtiokonttori.fi -verkkosivustolla käytetään evästeitä. Lisätietoa evästeiden käytöstä löydät valtiokonttori.fi -verkkosivuston tietosuojaselosteen kohdista 5 ja 19.