Peppol-verkosto mahdollistaa sähköisen tiedonvälityksen ketterästi ja kansainvälisesti. SOK:lle Peppol oli luonteva valinta natiiviksi sanomaformaatiksi.
Sähköisen tiedonhallinnan selkeimmät hyödyt ovat työajan säästyminen ja manuaalisten virheiden välttäminen. Näin sanoo vähittäiskaupan integraatiotiimin vetäjä Jukka Muhonen SOK:lta. SOK:lla sähköinen tiedonvälitys on ollut arkipäivää jo pitkään.
−Kun ostajalla on tilaus tietojärjestelmässään, ja toimittaja kuitenkin käsittelee sen omassa järjestelmässään, vaivattominta on antaa tietojärjestelmien keskustella keskenään.
−Kun ostajalla on tilaus tietojärjestelmässään, ja toimittaja kuitenkin käsittelee sen omassa järjestelmässään, vaivattominta on antaa tietojärjestelmien keskustella keskenään. Yrittäjällä on varmasti tuottavampaakin tekemistä kuin kirjata dokumentteja manuaalisesti järjestelmiin, toteaa Muhonen.
SOK:lla on monta tilausjärjestelmää, ja yksi näistä tuottaa ostotilauksia Peppol-muodossa. Peppol-verkosto yhdistää yritysten tietojärjestelmät toisiinsa ilman kahdenvälisiä yhteyksiä ja saa ne keskustelemaan keskenään. Verkostossa välitetään esimerkiksi standardimuotoisia tilauksia, tilausvahvistuksia ja laskuja. Sen tavoitteena on helpottaa sähköistä liiketoimintaa parantamalla tehokkuutta ja vähentämällä kustannuksia.
−Kun aloimme rakentaa uutta tilausjärjestelmää, Peppol oli luonteva valinta natiiviksi sanomaformaatiksi. Sen taustalla on vahva standardointityö ja kasvava käyttäjämäärä, perustelee Muhonen.
Peppol on kansainvälinen ja selkokielinen
SOK:n sähköinen tiedonvälitys nojautuu vielä EDIFACT-formaattiin. Sen rinnalle tuli Peppol loppuvuodesta 2023.
Muhosen mukaan Peppolissa helposti tulkittava XML-formaatti yhdistyy EDIFACTin hyviin puoliin, kuten kansainväliseen standardiin ja asynkronisuuteen, mikä mahdollistaa operaattoreiden välisten yhdyskäytävien hyödyntämisen. Peppol-verkostossa sanomien reitittyminen lähettäjältä vastaanottajalle on automaattisempaa.
−Se, kuinka paljon manuaalista työtä toimittaja aiheuttaa ostajalle, voi vaikuttaa siihen, minkä toimittajan ostaja valitsee.
−Nykyisin sanoman selkokielisyydelle annetaan enemmän painoarvoa kuin esitystavan kompaktiudelle. Peppolin kansainvälisyys on myös ehdottomasti arvokas ominaisuus SOK:lle. Ensimmäisten Peppol-toimittajiemme joukossa on jo monikansallisia yrityksiä, Muhonen sanoo.
Muhosen mukaan ostavat yritykset tulevat vaatimaan yhä laadukkaampia toimitussanomia ja laskuja toimittajiltaan, jotta ostaja voi automatisoida omia toimintojaan. Esimerkiksi valtio on ottanut käyttöön Peppol-pohjaiset hankintasanomat ja vaatii tulevaisuudessa niiden käyttöä myös toimittajiltaan soveltuvien hankintojen tilauksissa.
−Se, kuinka paljon manuaalista työtä toimittaja aiheuttaa ostajalle, voi vaikuttaa siihen, minkä toimittajan ostaja valitsee, Muhonen tuumaa.
Peppol sopii pk-yrityksille
SOK:lle on tärkeää saada toimitussanoma ja lasku tavarantoimittajalta sähköisenä. Jotta toimittaja pystyy lähettämään SOK:lle tietosisällöltään laadukkaita hankintasanomia vaivattomasti, sen pitää vastaanottaa tilaussanoma omaan toiminnanohjausjärjestelmäänsä sähköisesti.
Muhosen mukaan erityisesti pienille ja keskisuurille tavarantoimittajille Peppol mahdollistaa tilaussanoman vastaanoton toiminnanohjausjärjestelmään ketterästi, kun taas uusien EDIFACT-yhteyksien rakentaminen on aikaa vievää.
− XML-pohjainen Peppol sopii paremmin etenkin pienemmille toimittajille, joilla ei ole omaa IT-osaamista. SOK vastaavasti pystyy Peppolin avulla tehostamaan omaa toimintaansa vastaanottamalla tilausrivitasolle kohdistuvia toimitussanomia ja laskuja, Muhonen sanoo.
Tietosisältö mietittävä huolella
Muhosen mukaan moderneilla ohjelmistotyökaluilla Peppolin XML-datan tuottaminen ja lukeminen on ollut vaivatonta EDIFACT-formaattiin verrattuna.
−Sanomille asetettava tietosisältö ja tietojen kohdistaminen oikeisiin kenttiin on puolestaan pitänyt pohtia huolella, Muhonen kertoo.
Tähän mennessä SOK on ottanut Peppolin suhteen pieniä mutta määrätietoisia askeleita. Peppol-volyymi on vielä pieni mutta Muhosen mukaan kasvussa.
−Lähitulevaisuudessa tulemme sähköistämään valittuja toimittajayhteyksiä Peppolilla. Samalla saamme hiottua välitysinfraamme ja sanomille asetettavaa tietosisältöä.
Peppol-kasvua odotettavissa
Pidemmällä aikavälillä SOK odottaa, että pk-sektorin toimijat pystyvät vastaanottamaan tilauksen Peppol-muodossa ja lähettämään toimitussanomansa sekä laskunsa sähköisesti SOK:lle. Muhonen ennustaa Peppol-hankintasanomien lähtevän vastaavaan kasvuun kuin verkkolasku vuosituhannen alussa.
−Kun Suomen suurimmat tilaajat tulevat vaatimaan sähköisiä yhteyksiä, kannattaa ohjelmistoissa olla sähköisten hankintasanomien kyvykkyys.
−Sopivien järjestelmämuutosten yhteydessä Peppol voi lähteä korvaamaan suurempivolyymisia EDIFACT-yhteyksiä, kun Peppol-välitysinfra on ensin toimivaksi todistettu, Muhonen arvioi.
Ohjelmistotoimittajilta SOK toivoo Peppol-kyvykkyyden rakentamista. Muhonen uskoo, että ohjelmistosuunnittelijoille on mielekkäämpää rakentaa Peppol-rajapintoja kuin EDIFACT-rajapintoja.
−Kun Suomen suurimmat tilaajat tulevat vaatimaan sähköisiä yhteyksiä, kannattaa ohjelmistoissa olla sähköisten hankintasanomien kyvykkyys, toteaa Muhonen.
