Peppol-verkoston sähköinen tiedonhallinta tehostaa ja helpottaa liiketoimintaa. SOK odottaa, että pk-yritykset pystyvät tulevaisuudessa vastaanottamaan tilaukset Peppol-muodossa.
Sähköisen tiedonhallinnan selkeimmät hyödyt ovat työajan säästyminen ja manuaalisten virheiden välttäminen. Näin sanoo vähittäiskaupan integraatiotiimin vetäjä Jukka Muhonen SOK:lta.
−Kun ostajalla on tilaus tietojärjestelmässään, ja toimittaja kuitenkin käsittelee sen omassa järjestelmässään, vaivattominta on antaa tietojärjestelmien keskustella keskenään, Muhonen perustelee.
Muhonen suosittelee sähköiseen tiedonhallintaan siirtymistä myös pienille ja keskisuurille yrityksille.
−Yrittäjällä on varmasti tuottavampaakin tekemistä kuin kirjata dokumentteja manuaalisesti järjestelmiin.
Peppol sopii pk-yrityksille
Peppol-verkosto yhdistää yritysten tietojärjestelmät toisiinsa ilman kahdenvälisiä yhteyksiä ja saa ne keskustelemaan keskenään. Verkostossa välitetään esimerkiksi standardimuotoisia tilauksia, tilausvahvistuksia ja laskuja. Sen tavoitteena on helpottaa sähköistä liiketoimintaa parantamalla tehokkuutta ja vähentämällä kustannuksia.
SOK:n sähköinen tiedonvälitys nojautuu vielä EDIFACT-formaattiin. Sen rinnalle tuli Peppol loppuvuodesta 2023.
−Kun aloimme rakentaa uutta tilausjärjestelmää, Peppol oli luonteva valinta natiiviksi sanomaformaatiksi. Sen taustalla on vahva standardointityö ja kasvava käyttäjämäärä, perustelee Muhonen.
Muhosen mukaan erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille Peppol mahdollistaa tilaussanoman vastaanoton toiminnanohjausjärjestelmään ketterästi, kun taas uusien EDIFACT-yhteyksien rakentaminen on aikaa vievää.
− XML-pohjainen Peppol sopii paremmin etenkin pienemmille yrityksille, joilla ei ole omaa IT-osaamista. SOK vastaavasti pystyy sähköisten hankintasanomien avulla tehostamaan omaa toimintaansa vastaanottamalla tilausrivitasolle kohdistuvia toimitussanomia ja laskuja, Muhonen sanoo.
Vaatimuksena laadukas toimitussanoma
SOK:lle on tärkeää saada toimitussanoma ja lasku tavarantoimittajalta sähköisenä. Jotta toimittaja pystyy lähettämään SOK:lle tietosisällöltään laadukkaita hankintasanomia vaivattomasti, sen pitää vastaanottaa tilaussanoma omaan toiminnanohjausjärjestelmäänsä sähköisesti.
Muhosen mukaan myös muut ostavat yritykset tulevat vaatimaan yhä laadukkaampia toimitussanomia ja laskuja toimittajiltaan, jotta ostaja voi automatisoida omia toimintojaan. Esimerkiksi valtio on ottanut käyttöön Peppol-pohjaiset hankintasanomat ja vaatii tulevaisuudessa niiden käyttöä myös toimittajiltaan soveltuvien hankintojen tilauksissa.
−Se, kuinka paljon manuaalista työtä toimittaja aiheuttaa ostajalle, voi vaikuttaa siihen, minkä toimittajan ostaja valitsee.
−SOK odottaa, että pk-sektorin toimijat pystyvät tulevaisuudessa vastaanottamaan tilauksen Peppol-muodossa ja lähettämään toimitussanomansa sekä laskunsa sähköisesti SOK:lle.
Peppol-kasvua odotettavissa
Muhonen ennustaa Peppol-hankintasanomien lähtevän vastaavaan kasvuun kuin verkkolasku vuosituhannen alussa. Hänen mukaansa nykyisin sanoman selkokielisyydelle annetaan enemmän painoarvoa kuin esitystavan kompaktiudelle. Myös Peppolin kansainvälisyys on arvokas ominaisuus.
−Sopivien järjestelmämuutosten yhteydessä Peppol voi lähteä korvaamaan suurempivolyymisia EDIFACT-yhteyksiä, kun Peppol-välitysinfra on ensin toimivaksi todistettu, Muhonen arvioi.
Tähän mennessä SOK on ottanut Peppolin suhteen pieniä mutta määrätietoisia askeleita. Peppol-volyymi on vielä pieni mutta Muhosen mukaan kasvussa.
−Lähitulevaisuudessa tulemme sähköistämään valittuja toimittajayhteyksiä Peppolilla. Samalla saamme hiottua välitysinfraamme ja sanomille asetettavaa tietosisältöä. Olemme olleet mukana Valtiokonttorin vetämässä työryhmässä, joka laatii Peppol-soveltamisohjetta kaupan alalle. Uskon tämän soveltamisohjeen olevan hyödyllinen kaikille toimijoille, jotka tuottavat ja lukevat Peppol-hankintasanomia – erityisesti ohjelmistotaloille.
Valtio tukee Peppol-sanomaliikenteen edistämistä Peppol-sovelluspalveluiden käyttöönottokustannusten tukiohjelmalla. Tavoitteena on tuoda Peppol-verkon ja tilausten sähköistämisen hyödyt myös pk-yritysten ulottuville ja samalla lisätä Peppol-sanomien käyttöä Suomessa. Tutustu Peppol-tukiohjelmaan.
