Marko Pollari, Imatran kaupunki
Imatran kaupungilla huomattiin, että digitaalinen eKuitti helpottaa sekä ostajan että kirjanpidon työtä. Samalla tieto lisääntyy ja virheiden riski pienenee.
Imatran kaupunki otti rakenteisen eKuitin käyttöön kolme vuotta sitten, kun kaupunki siirtyi käyttämään S-Business-maksuaikakorttia. Kortissa oli valmiina eKuitti-mahdollisuus, mikä tarkoittaa, että kortti yhdistää myyvän yrityksen eKuitti-tiedot asiakkaan maksutapahtumiin.
−Laskut lähtevät automaattisesti kaupungin kirjanpitoon kerran kuukaudessa. Kaikki ostotapahtumaa koskevat tiedot löytyvät laskulta hyvin eriteltyinä, kiittelee Imatran kaupungin konsernitalouspäällikkö Marko Pollari.
Pollarin mukaan perinteinen ostoprosessi kuittien ja muiden tositteiden käsittelyineen oli työlästä ja virhealtista. Maksuaikakortin ja siihen sisältyvän eKuitin myötä prosessi helpottui ja tehostui olennaisesti.
−S-Business-korttia käyttävät esimerkiksi koulujen kotitalousopettajat, jotka ostavat tarvikkeita oppitunneille. Nyt tiedot ostoista menevät kirjanpitoon suoraan oikeilla arvonlisäverokannoilla, Pollari tuumaa.
eKuitti pysyy tallessa
Hankintoja tekevien henkilöiden piti aiemmin täyttää kuluvalvontalomake ja liittää ostoihin liittyvät kuitit niihin. eKuitti on helpottanut ja selkiyttänyt prosessia huomattavasti.
−Maksuaikakortin käyttäjän ei tarvitse skannata paperikuitteja ja täytellä lomakkeita. Myös kuittien arkistointi ja säilyttäminen on helpottunut, sanoo Pollari.
Digitaalisen kuitit pysyvät sähköisessä säilössä ja niihin on helppo palata myöhemmin. Pollarin mukaan eKuitti tekee kirjanpidosta kaikkineen aiempaa täsmällisempää ja sujuvampaa. Samalla tieto lisääntyy.
−Tieto hankinnoista on helpommin saatavilla, jos sitä haluaa käyttää esimerkiksi sen tarkasteluun, kuinka paljon ja millaisiin hankintoihin korttia käytetään.
eKuitti laajemmin käyttöön
Maksuaikakortin käyttöönotto sujui Pollarin mukaan jopa yllättävän helposti.
−Kortti on ollut hyvin vaivaton. Pienten alkuselvitysten jälkeen tilasimme kortit, ja siitä se lähti. Epäselvyyksiä on ollut todella vähän.
Imatran kaupungilla on esimerkiksi työmatkoihin liittyvissä ostoissa vielä käytössä muita maksutapoja. Ostoihin liittyvät tositteet skannataan tai valokuvataan ja tallennettaan matka- ja kululaskujärjestelmään. Kaupunki kartoittaa parasta aikaa erilaisia vaihtoehtoja digitaaliseen kuittiin siirtymiseksi myös muissa hankinnoissa.
−Tavoitteena on laajentaa eKuitin hyödyntämistä, sillä se on tolkuttoman paljon perinteistä kuittia vaivattomampi ja tehokkaampi, Pollari kiteyttää.