 |
Toiminto 9999900100 ”Kohdentamaton työ” tulee korvata henkilöiden sopimusten oletusseurantakohdetiedoissa henkilön pääasiallista toimintaa kuvaavalla toiminnolla. Kohdentamaton työ -toiminnon korvaaminen sopimuksissa muulla tarkoituksenmukaisella toiminnolla vähentää ylimääräistä työtä virastoissa ja parantaa raportoinnin laatua. Palkeet aikatauluttaa kevään 2018 aikana yhdessä kirjanpitoyksiköiden kanssa suunnitelman Kohdentamaton työ -toiminnon korvaamiseksi.
Kieku-käyttöönottojen alkuvaiheessa virastoja ohjeistettiin käyttämään henkilöiden sopimusten (Kieku SAP HCM) seurantakohteissa oletustoimintona toimintoa 9999900100 Kohdentamaton työ. Tälle toimintatavalle oli tuolloin omat perusteensa, vaikka siihen liittyvät haitat ovatkin olleet tiedossa. Sittemmin esimerkiksi jakopalkkalaskennan perusteita on muutettu ja palvelussuhteen hallinnan prosessia kehitetty mm. lomakkeiden avulla. Nämä muutokset ovat varsinaisen tarkoituksensa ohella tehneet Kohdentamaton työ -toiminnon käytön tarpeettomaksi. Sellaisia merkittäviä näkökohtia, miksi Kohdentamaton työ -toimintoa pitäisi pitää mukana sopimuksilla, ei ole tunnistettu.
Siltä osin kuin Kohdentamaton työ -toiminto on vielä virastoilla käytössä sopimusten oletustoimintona, nämä korvataan jatkossa henkilön pääasiallista toimintaa kuvaavalla toiminnolla. Muutoksella katsotaan olevan hyötyjä etenkin ylimääräisen työn vähentymisenä ja raportoinnin laadun paranemisena.
Viraston henkilöstön sopimuksille tallennettavat seurantakohdetiedot siirtyvät sopimuksen pohjatiedoiksi myös muihin järjestelmiin. Esimerkiksi matkanhallintajärjestelmässä tulisi muistaa aina muuttaa Kohdentamaton työ -toiminto tarkoituksenmukaiseen toimintoon. Henkilön työtehtäviä paremmin kuvaavan toiminnon käyttö vähentää tätä ylläpitotehtävää. Jatkossakin on huolehdittava siitä, että kulut tulevat kirjatuksi oikealle toiminnolle; matkustus saattaa liittyä johonkin muuhun kuin henkilön oletustoimintoon – tällöin toiminto on korjattava oikeaksi matkasuunnitelmaa/laskua tehtäessä.
Kohdentamaton työ -toiminnon toteuma vuonna 2017
Kohdentamaton työ -toiminnolle on vuonna 2017 muodostunut valtiotasolla henkilöstökuluja yli 187 milj. euroa ja matkakuluja noin 5 milj. euroa. Myös muun muassa ostolaskuja on kirjattu kyseiselle toiminnolle. Valtaosa henkilöstökulujen kirjauksista johtuu puutteista työajan seurannassa.
Raportoinnin laadun ja työpanoksen sekä työaika- ja haittakorvausten tarkoituksenmukaisen kohdentumisen parantamiseksi toiminto tulee korvata henkilön työtehtäviä paremmin kuvaavalla toiminnolla.
Palkeet aikatauluttaa kevään 2018 aikana yhdessä kirjanpitoyksiköiden kanssa suunnitelman Kohdentamaton työ – toiminnon korvaamiseksi.
Lisätietoja:
Taloushallintoasiantuntija Tytti Huopainen, Valtiokonttori, puh. 0295 50 2958,
tytti.huopainen(at)valtiokonttori.fi
Prosessikoordinaattori Anna-Kaisa Kylämaa, Palkeet, puh. 0295 56 3829,
anna-kaisa.kylamaa(at)palkeet.fi
Prosessipäällikkö Minna Korpela, Palkeet, puh. 0295 56 2603,
minna.korpela(at)palkeet.fi