Kutsuimme valtionapuviranomaisia kertomaan, millaisia kokemuksia heillä on keskitetystä valtionavustusten tietojärjestelmästä ja siihen liittyvistä verkkopalveluista. Millaisia vaikutuksia uusilla palveluilla on ollut valtionavustuksia myöntävien viranomaisten toimintaan?
Valtiokonttorin kehittää ja ylläpitää kolmen verkkopalvelun kokonaisuutta: Haeavustuksia.fi on palvelu valtionavustusten hakijoille ja saajille. Hallinnoiavustuksia.fi on palvelu viranomaisille valtionavustusten hallinnointia, käsittelyä ja perustamista varten. Tutkiavustuksia.fi on palvelu, jossa julkaistaan tietoja haetuista ja myönnetyistä valtionavustuksista.
Paneeliin Valtio Expossa 7.5.2024 osallistuivat maa- ja metsätalousministeriöstä erityisasiantuntija Tuija Laukkanen, taiteen tukemisen päällikkö Henri Terho Taiteen edistämiskeskuksesta sekä Valtiokonttorista erityisasiantuntijat Ulla Suomela ja Satu Lindberg ja keskustelua vetänyt kehittämispäällikkö Antti Seppänen.
Iso toiminnallinen muutos vaatii sitoutumista
Ulla Suomela Valtiokonttorista ja Tuija Laukkanen maa- ja metsätalousministeriöstä paneelissa Valtio Expossa 7.5.2024.
Tuija Laukkanen kertoi, että maa- ja metsätalousministeriössä ei aiemmin ole ollut yhtä yhteistä valtionavustusjärjestelmää, joten he kokevat mukana olon suurena mahdollisuutena.
”Pidämme yhden luukun periaatetta eri asiakasryhmien näkökulmasta hyvänä. Rahoituksen hakijoiden on helppo löytää hakuilmoitukset yhdestä paikasta, mikä vähentää meidän tekemää neuvontatyötä.”
Yhtenäinen tietorakenne ja mietityt prosessit hakemiseen, päätöksentekoon, maksatukseen ja raportointiin, helpottavat ministeriön toimintaa.
”Toiminnallinen muutos on iso ja edellyttää, että johto on sitoutunut, ja että henkilöstö otetaan mukaan työhön”, Tuija Laukkanen kuvailee.
Yhdessä tekemistä ja vertaisoppimista
Kuvassa Ulla Suomela (vas.), Tuija Laukkanen, Satu Lindberg ja Henri Terho.
”Ensimmäisiä havaintoja on se, että me olemme ehkä vähän huomaamattakin tehneet paljon enemmän yhteistyötä valtionapuviranomaisten välillä kuin koskaan aikaisemmin”, totesi Taiteen edistämiskeskuksen eli Taiken Henri Terho.
Samantyyppisiä tehtäviä tekevät valtionapuviranomaiset vaihtavat nyt ajatuksia aktiivisemmin. Ja esimerkiksi Taikessa on hankkeen myötä ryhdytty koettelemaan positiivisesti omia vakiintuneita prosesseja.
”Tuntuukin hieman käsittämättömältä, miten erillään olemme tehneet näitä tehtäviä aikaisemmin. Tilaisuudet esimerkiksi vertaisoppimisille ovat aiemmin olleet aika satunnaisia”, Henri Terho jatkaa.
Taike käsittelee vuodessa noin 15 000 valtionavustushakemusta, joista valtaosa, 12 000, on yksityishenkilöitä.
Taiken asiakasvastaava Satu Lindberg toteaakin, että juuri suuren henkilöhakijoiden määrän vuoksi Taike on erilainen kuin jokin muu valtionapuviranomainen. ”Jokainen asiakkuus on uniikki”, Lindberg toteaa.
Toistaiseksi Taiken hauista yksi on toteutettu kokonaisuudessaan uudessa palvelussa. Päätöksiä Taike on vienyt keskitettyyn järjestelmään noin 5000 kappaletta.
Kaikkein tärkeimpänä uudistuksena Henri Terho pitää sitä, että nyt toimitaan yhden järjestelmän sisällä, eikä työ ole enää jatkuvaa järjestelmästä toiseen siirtymistä.
”Tämä on päivän selvä etu verrattuna vanhaan. Käsityön määrä tuntuu vähänevän lähes nollille.”
Vähemmän ”kliksuttelua”, enemmän asiantuntijatyötä
Paneelissa keskusteltiin myös tehokkuudesta ja säästöistä. Tuija Laukkanen maa- ja metsätalousministeriöstä uskoo, että selkeydellä, yksinkertaisuudella, suoraviivaisella tiedon jakamisella ja sillä, että kaikki toimivat yhdessä digipalvelussa tarjoaa mahdollisuuden saada aikaan myös säästöjä.
Paneelia luotsasi Antti Seppänen Valtiokonttorista.
Konkreettisina erimerkkeinä mainittiin muun muassa, että olemassa olevaa tietoa ja erilaisia pohjia voidaan paremmin uudelleen hyödyntää. Myös yksittäisiä toimenpiteitä voidaan tehdä massoina suuria määrä kerrallaan.
”Tällä hetkellä suunnittelija joutuu käsityönä yksitellen kliksuttelemaan tuhatkin hakemusta. Se on täysin teknistä työtä. Oletuksena on, että uusi järjestelmä vähentää tätä mekaanista työtä”, toteaa Henri Terho Taikesta.
Tehokkuutta saadaan mahdollisesti aikaiseksi, kun keskitytään asiantuntijatyöhön ja huolehditaan viranomaisten välisestä selkeästä työnjaosta.
Satu Lindberg nosti esille myös hakijan työtä vähentävän näkökulma: ”Hakijoista muodostuu asiakasprofiili, johon asiakastiedot tallentuvat, jolloin niitä ei tarvitse kysyä hakijalta aina uudelleen”.
Myös erilaisten työtä helpottavien rajapintojen, integraatioiden ja talouden raportoinnin helpottamisen suhteen oltiin paneelikeskustelussa toiveikkaita.
Mitä tulevaisuus tuo tullessaan?
”Valtiokonttorin valtionavustustiimi on pieni, mutta toivottavasti saamme pian kaksi uutta työkaveria, jotta voimme entistä paremmin tukea valtionapuviranomaisia uusien palveluiden käyttöönotoissa”, kertoi Satu Lindberg. Hän kertoi myös, että yhdessä valtionapuviranomaisten kanssa on kehitetty vaikuttavuuden raportointia. Se on tarkoitus tuoda myös osaksi tietojärjestelmää.
Antti Seppänen totesi lopuksi, että nyt ensimmäistä kertaa Suomen historiassa kaikki valtionavustushaut tullaan julkaisemaan avoimesti ja läpinäkyvästi yhdessä palvelussa.
***
Valtionavustuspäätöksiä, sekä myönteisiä että kielteisiä, on julkaistu Tutkiavustuksia.fi-palvelussa reilu 17 000. Haeavustuksia.fi-palvelun kautta saapuneita hakemuksia on vajaa 900, mikä kertoo siitä, että iso osa hakemuksista tehdään edelleen muissa järjestelmissä. Työ on siis vasta hyvällä alulla. Hakuilmoituksia Haeavustuksia.fi:ssä on julkaistu noin 650 ja niihin liittyviä päätöksiä tehty noin 500. Valtionapuviranomaisista 76 on toimittanut hakujen tiedot keskitettyyn järjestelmään. 36 valtionapuviranomaista on mukana uusien palveluiden käyttöönotossa.
***
Tilaa Valtionavustuspalvelut-uutiskirje. Se tarjoaa ajankohtaista tietoa valtionapuviranomaisille sekä muille valtionavustustoiminnasta kiinnostuneille. Kokoamme ja lähetämme uutiskirjeen noin neljä kertaa vuodessa.
