Valtio ryhtyy käyttämään hankinnoissaan Peppol-pohjaisia liiketoiminta-asiakirjoja 1.4.2024 ja edellyttää niiden käyttämistä myös sopimustoimittajiltaan. Muutos liittyy digitalisaation edistämiseen, mikä parantaa tehokkuutta, tuo säästöjä ja antaa reaaliaikaista tietoa päätöksentekoon.
Muutos tarkoittaa hankintayksiköissä työskenteleville uusien toimintatapojen omaksumista ja perehtymistä Handiin lisättäviin Peppol-ominaisuuksiin. Myös omille toimittajille on hyvä kertoa muutoksista.
Peppol mahdollistaa hankintojen ja toimitusketjun digitalisaation
Peppol on kansainvälinen, kaikille avoin verkosto, jonka kautta eri toimijat voivat välittää sähköisiä liiketoiminta-asiakirjoja toisilleen standardisoidulla, toimialariippumattomalla tavalla. Sähköisiä liiketoiminta-asiakirjoja ovat esimerkiksi katalogit, tilaukset ja tilausvahvistukset. Peppolissa tilausten tiedot siirtyvät tietojärjestelmien välillä koneluettavassa muodossa ”sanomina”, eivät sähköpostilla tai pdf-liitteinä.
Kun puhumme Peppolista ja hankintojen digitalisaatiosta, keskitymme tilauksesta-laskutukseen ja toimituksen prosesseihin. Emme siis puhu kilpailutuksista tai tarjouksista, tai niiden käsittelystä.
Muutaman vuoden kuluttua Peppol on mukana kaikissa valtion puitesopimuksissa
Hansel Oy toteuttaa hankintasopimuksia ja puitejärjestelyjä valtionhallinnon, kuntien ja hyvinvointialueiden toimijoille. Hanselin uusissa puitesopimuksissa Peppol-tilaaminen huomioidaan 1.4.2024 alkaen.
”Nyt on oikea aika ottaa Peppol-asiat mukaan hankintakeskusteluihin.”
Hannu Kivinen,
johtava asiantuntija, Suomen Peppol-viranomainen / Valtiokonttori
Varaa aikaa asiaan perehtymiseen ja osallistu koulutuksiin
Tilausten digitalisoiminen vaatii virastoissa toimintatapojen päivittämistä ja perehtymistä Handi-järjestelmään tuleviin uusiin ominaisuuksiin. Järjestelmää kehitetään parhaillaan siten, että Peppol-sanomien käsittely on mahdollista. Palkeet tiedottaa muutoksista virastoille ja järjestää aiheesta koulutuksia vuoden 2024 alussa.
Varmista, että toimittajat tietävät muutoksesta
Viraston kannattaa ottaa yhteyttä omiin suurimpiin toimittajiinsa ja kannustaa heitä ottamaan käyttöön laajennetun tilausprosessin Peppol-hankintasanomat. Hankintasanomien käsittelemiseen tarvitaan aina joku siihen sopiva palvelu. Sen vuoksi toimittajan ensimmäinen askel on varmistaa, että hankintasanomien käsittely on mahdollista. Tämä tapahtuu joko päivittämällä oma järjestelmä tai hankkimalla palvelu Peppol-palveluntarjoajalta.
Monissa tietojärjestelmissä on jo perusteet kunnossa Peppol-hankintasanomien käsittelylle. Toimittajan kannattaa olla yhteydessä omaan tilaustenhallinta- / ERP-järjestelmätoimittajaansa ja varmistaa, että heidän käyttämillään järjestelmillä on mahdollista käsitellä Peppol-sanomia.
Peppolin tuomat hyödyt ostajalle/hankintayksikölle
- Taloushallinnon resursseja säästyy, kun manuaaliset vaiheet ja virheet vähenevät.
- Sähköinen toimintamalli mahdollistaa paremman hankintojen seurannan ja hallinnan. Se tuo paremman näkymän kokonaisuuteen myös hajautettujen hankintojen tilanteessa, missä ostajia on useita.
- Hankinnoista kerääntyvä tieto antaa paremman kokonaiskuvan.
- Rakenteisessa muodossa olevasta tiedosta saadaan parempi näkyvyys hankintojen johtamiseen. Tietoa voidaan käyttää esimerkiksi toimittajavalintoihin, toimitusvarmuuden tarkasteluun ja varastonhallintaan.
- Tieto hankintasopimuksen tunnisteesta siirtyy tilaukselta laskulle.
- Kun hankkimiseen liittyvä tieto on standardoidussa muodossa tietojärjestelmissä, voidaan tulevaisuudessa paremmin seurata mm. hankintojen hiilijalanjälkeä.
Peppolin tuomat hyödyt toimittajalle
- Saapuvien tilausten automatisoitu käsittely säästää resursseja ja työaikaa ja vähentää virheitä.
- Yhdenmukaiset toimintatavat ja prosessit eri asiakkaiden kanssa sujuvoittaa tekemistä ja vähentää koulutuksen tarvetta, kun käytössä on yksi vakioitu tapa.
- Saatavat tulevat nopeammin tilille.
- Reaaliaikaisuus tuo paremman näkymän yrityksen tilanteeseen ja auttaa yritystä mm. varastonhallinnassa ja toimitusten hallinnassa.
Valtiokonttori ja Yrityksen digitalous -hanke tukevat muutoksen toteuttamista
Myös Valtiokonttori on Peppol-vaatimuksiin liittyen yhteydessä valtion suurimpiin toimittajiin hyvissä ajoin ennen huhtikuun alkua. Valtiokonttori on mukana Yrityksen digitalous -hankkeessa. Hankkeen yhtenä tavoitteena on varmistaa, että myös pienimmillä yrityksillä on mahdollisuus käsitellä hankintasanomia. Kerromme tästä tarkemmin alkuvuonna 2024. Yrityksen digitalous -hankkeen kokeilussa työstetään yrityksille suunnattua Peppol-koulutuskokonaisuutta yhdessä Tieken kanssa. Myös koulutuksesta kerrotaan lisää myöhemmin.
Tiesitkö!
Valtio käytti vuonna 2022 tuotteiden ja palveluiden hankintoihin 8,3 mrd. €.
Voit tutkia hankintoja tarkemmin osoitteessa tutkihallintoa.fi
Handi-palvelu ja Palkeet lyhyesti
Valtionhallinnon kirjanpitoyksiköissä on käytössä sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn järjestelmä, Handi-palvelu, jonka kautta kirjanpitoyksiköt tilaavat tavaroita ja palveluita sekä käsittelevät laskujaan. Handi-palvelu on käytössä valtion budjettitalouteen kuuluvissa kirjanpitoyksiköissä sekä neljässä valtion rahastossa. Handi-palvelun omistaa Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet. Palkeet tuottaa Handi-palvelun ylläpito- ja tukipalvelut kirjanpitoyksiköille sekä valtion toimittajille.
Valtiokonttori ja Peppol
Valtiokonttori on Suomen Peppol-viranomainen. Tässä roolissa Valtiokonttori muun muassa valvoo ja koordinoi Peppol-verkoston toimintaa sekä tukee ja kannustaa organisaatioita sähköisten Peppol-liiketoiminta-asiakirjojen ja Peppol-verkon käyttöön. Lue lisää Peppol-viranomaisen sivulta.
Lisätietoja asiasta antavat
Hannu Kivinen
johtava asiantuntija, Valtiokonttori
hannu.kivinen@valtiokonttori.fi
Noora Salonen
asiantuntija, Valtiokonttori
noora.salonen@valtiokonttori.fi
