Valtion virastojen ei tästä syksystä lähtien tarvitse enää ennustaa palkkakulujaan Rahakkaaseen. Valtiokonttori ottaa lokakuun alussa käyttöön palkkaennusteiden mallintamisen, mikä parantaa etenkin pitkien ennusteiden tarkkuutta ja säästää ennusteiden ylläpitoon käytettyä työaikaa.
Valtiokonttorin kassaennusteohjelmistoon (Rahakas) on hiljattain lisätty kassavirtojen mallintamisen mahdollistava työkalu. Mallinnustyökalun ensimmäinen ”tuotantotehtävä” tulee olemaan palkkojen ennustaminen. Kassaennusteiden automatisointi lähtee liikkeelle palkoista, sillä mallintaminen edellyttää kohteestaan hienojakoista historiatietoa. Palkoista tätä löytyy Palkeiden maksujärjestelmästä.
Mallinnuksen käyttöönotto tarkoittaa valtion virastoille sitä, että Valtiokonttori ottaa päävastuun palkkaennusteiden tuottamisesta. Jos muuta ei ole sovittu, palkkaennusteet tuotetaan jatkossa Valtiokonttorissa. Valtiokonttori viestii käyttöönotosta virastoille suoraan ja päivittää samalla Valtion maksuliikenne ja kassanhallinta -työtilasta löytyvän ohjeistuksen.
Tarkkuus kasvaa sadoilla miljoonilla euroilla
Valtiokonttorin Jukka Aaltion mukaan käsin tallennetuissa palkkaennusteissa on ajoittain ollut budjetointikausiin liittyviä katvealueita sekä muita, eri syistä johtuvia puutteita, varsinkin pitkillä jaksoilla.
Alla näkyvässä kuvassa on verrattu:
– palkkaennusteiden toteumia vuodelta 2024 (musta katkoviiva)
– järjestelmässä olevia ennusteita vuodelle 2025 (oranssi) sekä
– ennustemallin tuottamaa ennustetta vuodelle 2025 (vihreällä)
Kuvio 1: Mallinnetun ennusteen vertailua vertailujakson toteumaan ja saman jakson manuaaliennusteeseen
Järjestelmässä olevat vuoden 2025 ennusteet eroavat kumulatiivisesti edellisen vuoden toteumasta ja mallin tekemästä ennusteesta noin 250 miljoonaa euroa elokuun puoliväliin mennessä. Toisin sanoen, mallinnus toteuttaa selvästi tarkemman tuloksen jo kahdeksan kuukauden tarkastelukaudella.
”Tämä johtuu siitä, että jotkut virastot eivät ole vielä toimittaneet seuraavan vuoden palkkaennustetietoja. Mallinnus on siis tarkempi jo siksi, että yhdenkään viraston tiedot eivät jää puuttumaan”, Aaltio kertoo.
Valtion nettopalkkakulut ovat noin 280 miljoonaa euroa kuukaudessa eli reilut kolme miljardia euroa vuodessa. Pienestä tarkennuksesta ei siis ole kyse. Mitä tarkempi ennuste, sitä tehokkaampaa on valtion kassanhoito, kun esimerkiksi lainanoton operaatiot osataan mitoittaa ja ajoittaa oikein.
Valtiokonttorin ensihavaintojen perusteella suurten viraston palkkamenojen ennustettavuus on vahvempi ja pienten vähän heikompi. Aaltion mukaan kaikki virastot silti hyötyvät mallintamisesta, vaikka eri virastoilla eri malli voi valikoitua parhaaksi.
”Mallinnuksen heikkous on se, että kun ympäristö muuttuu, sen reagointiaika on pitkä. Mallit eivät tietenkään osaa ennustaa suuria muutoksia, jotka johtuvat esimerkiksi palkkasopimuksista tai organisaatiomuutoksista. Näitä koskevat tiedot on tallennettava irrallisina muuttujina”, Aaltio sanoo.
”Silti mallinnukseen siirtyminen antaa meille aiempaa tarkemman näkymän valtion palkkamenoihin.”
Miten mallinnus toimii?
Työ aloitetaan halutun mallinnuskohteen historiatiedoista, joita tarvitaan mieluiten usean vuoden ajalta. Tiedot jaetaan harjoitusjaksoon ja testausjaksoon. Mallin käyttäytyminen määräytyy harjoitusjakson tietojen perusteella, jonka jälkeen mallilla tuotettua tietoa verrataan testausjakson toteutuneisiin tietoihin. Erilaisten ennustemallien tuottamia ennusteita voidaan vertailla vierekkäin, ja valita sitten käyttöön kussakin tilanteessa parhaiten toiminut malli.
Kuva 2: Ennustemallien vertailua erään viraston palkkaennusteissa
Miten palkkaennusteet toimivat jatkossa?
Ennustetyökalulle annetaan kuukauden vaihtuessa edellisen kuluneen kuukauden tiedot. Näitä ja aiempia historiatietoja yhdistelemällä, valittu malli tuottaa väsymättä ja säntillisesti kassavirtaennusteen seuraavaksi 15 kuukaudeksi (tai 450 päiväksi).
Seuraavaksi kassaennustejärjestelmässä poistetaan edellisellä mallinnuskierroksella tehty ennuste ja korvataan se uudemmalla mallin tuottamalla versiolla. Mallien paremmuutta seurataan, kun tietoja kertyy järjestelmään lisää. Käytössä olevaa mallia voidaan myös vaihtaa, jos huomataan, että joku toinen malli tuottaa laadukkaampaa ennustetta.
Palkeiden maksujärjestelmä toimittaa palkkasummien tiedot kassaennustejärjestelmälle yleensä viisi päivää ennen maksupäivää. Tämä tieto luonnollisesti korvaa mallinnustyökalusta tulleen tiedon. Jos viraston palkkamaksuja ei käsitellä Palkeiden maksatusjärjestelmässä, pitää mallinnettua ennustetta tässä kohtaa tarkistaa ja päivittää manuaalisesti.
Usein palkkaennusteisiin ei siis tarvitsisi ihmisen koskea, joka osaltaan vähentää kassaennusteiden tallennustyötä. Ennusteita voi kuitenkin myös tarkentaa käsin käyttöliittymästä. Käyttöliittymän kautta tulleita summia ei poisteta tai muuteta kun mallinnustietoja päivitetään.
Kuvio 3: Palkkaennusteiden tietolähteet
