Julkisten hankintojen kokonaisarkkitehtuurikuvaus toimii pohjana julkishallinnon hankintatoimen nykytilan ymmärtämisessä, tavoitetilan asettamisessa ja kehittämisen suunnittelussa. Tavoitetilan asettamisessa painotetaan digitalisaation lisäämistä ja hankintojen tiedolla johtamisen mahdollisuuksien kasvattamista.
Arkkitehtuurityön yhteydessä selvitetään myös tietoaineistojen yhtenäistämisen tarve siihen, että olisi tarjolla edellytykset rakentaa tietokantoja. Näin luotaviin tietokantoihin voitaisiin kerätä tietoja eri lähteistä ja vertailla aineistoja keskenään. Kansallisen julkisten hankintojen strategian toimeenpanotehtävänä on suunnitella sellainen kokonaisarkkitehtuuri, jossa on tunnistettu hankintoja koskevat tiedot ja tietoanalyysejä koordinoidaan. Julkisten hankintojen kokonaisarkkitehtuurin kuvaamisen työ on alkanut yhteistyössä KPMG Oy:n kanssa.
Mikä on kokonaisarkkitehtuuri?
Arkkitehtuuri kuvaa kokonaisuutena sitä, miten toiminta, keskeiset käsitteet ja tiedot, sidosryhmät, roolit sekä tietojärjestelmäpalvelut muodostavat yhteen toimivan kokonaisuuden. Kokonaisarkkitehtuuri sisältää toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurin. Parempi ymmärrys kokonaisuudesta tukee tavoitteita hankintatoimen tehostamiseksi ja vaikuttavuuden lisäämiseksi erityisesti tietojohtamisen avulla. Tiedon hyödyntämisessä huomioidaan tarpeiden eri tasot ja käyttäjätahot, niin yksittäisen hankintayksikön johdon tarpeet kuin kansallisen tason hankintojen ohjauksen ja kehittämistoimien tarpeet, median ja veron maksajan tietotarpeita sivuuttamatta.
Mikä työllä tavoitellaan?
Arkkitehtuurin kuvaustyössä tunnistetaan tarvittavat keskitetyt tietojärjestelmät ja palvelut sekä niiden keskeiset tietosisällöt prosessin eri vaiheissa. Tämä on tärkeää tiedon yhteentoimivuuden saavuttamiseksi. Näiden tietojen avulla hankintayksikössä voidaan prosessin eri vaiheissa ohjata toimintaa ja tietojärjestelmien kehittämistä niin, että ne toimivat hyvin kansallisen tason järjestelmien ja palveluiden kanssa.
Työn lopputuloksena syntyy kuvaus julkishallinnon hankintojen nykytilasta, tavoitetilasta ja tarpeellisista toimenpiteistä. Tulevissa julkishallinnon hankintatoimen toimintamalleissa, erityisesti tietojärjestelmissä ja teknologiaratkaisuissa tulisi pyrkiä huomioimaan arkkitehtuurikuvaukseen määritellyt linjaukset ja sovittamaan ne nyt tuotettavaan tavoitearkkitehtuuriin.
Raportti julkaistaan osana Hankinta-Suomi-ohjelmaa vuoden 2023 aikana.
Miten arkkitehtuurityö etenee?
Arkkitehtuurityö koostuu neljästä eri vaiheesta: Tunnista, Luo, Testaa ja Kehitä. Työtä on aloitettu tunnistamalla julkishallinnon hankintatoimen nykytilannetta jo kootun aikaisemmin tuotetun dokumentaation perusteella prosessien, niihin liittyvien tietojen ja käytössä olevien tietojärjestelmien osalta. Samalla pyritään tunnistamaan myös mahdolliset kipupisteet.
Tulemme järjestämään sidosryhmien kanssa haastatteluita ja työpajoja, joiden avulla pyritään selvittämään hankintatoimen nykytilaa mahdollisimman laajasti, ymmärtämään asiakaspolkua sen eri vaiheissa ilmenevien kipupisteiden kautta ja eri toimijoiden/roolien ja toiminnan prosessien näkökulmasta. Kiinnostaako sinua arkkitehtuurityöhön osallistuminen joko haastateltavana tai aktiivisena osallistujana? Ilmoita kiinnostuksesi meille sähköpostitse hankintatoimi(at)valtiokonttori.fi.
Lisätietoja työn etenemisestä antaa:
Kehittämispäällikkö Lotta Degerholm, lotta.degerholm(at)valtiokonttori.fi
Julkisten hankintojen kokonaisarkkitehtuurin kuvaus lyhyesti
- Tavoitteena on kuvata julkishallinnon hankintatoimen nykytila-arkkitehtuuri hyödyntäen arkkitehtuurimenetelmää. Tähän liittyy myös kuvaus tavoitearkkitehtuurista ja tärkeimistä toimenpide-ehdotuksista tavoitearkkitehtuuriin pääsemiseksi. Arkkitehtuurissa tunnistetaan hankintoja koskevat tiedot ja niiden hyödynnettävyys.
- Julkisten hankintojen ilmoituskanavaa, Hilma-palvelua, ja muita valtakunnallisia järjestelmiä kehitetään siten, että kerättäviä tietoja hyödynnetään mahdollisimman kattavasti ja laajasti. Järjestelmien tallentamaa dataa yhdistetään ja analysoidaan (data-analyysipalvelut) julkisten hankintojen kehittämiseksi.
