Datalla kulut kuriin – Analysointipalvelut ja Datakonttori valtionhallinnon säästöjen ja tuottavuuden tukena

Valtiokonttori edistää valtionhallinnon tiedolla johtamista. Valtioneuvostolle tarjotut analysointipalvelut ja Valtiokonttorin Datakonttori-hanke tukevat osaltaan hallinnon toiminnan tehostamista, sillä tuottavuuden parantaminen ja säästöjen kohdentaminen ei onnistu ilman tietopohjaa.

Datakonttori kustannussäästöjen jäljillä

Valtiokonttori asetti vuoden 2024 alussa Datakonttori-hankkeen kehittämään Valtiokonttorin tiedolla johtamista, tavoitteena luoda Valtiokonttorista dataohjautuva virasto. Hallitusohjelman valtiohallinnolle ja virastoille asettamien säästötavoitteiden myötä Datakonttorissa päätettiin keskittyä kuluvan vuoden aikana yhteen hankkeen viidestä osatavoitteesta: kustannusten optimointiin datan pohjalta.

Veronmaksajien rahaa käytettäessä nyörit ovat jo valmiiksi tiukalla. Kustannussäästöjen löytäminen tuntuu ensi ajatuksella haasteelliselta, ellei sitten lopeteta jo viimeisiäkin vierailijoiden kahvituksia. ”Eihän meillä ole rahaa nytkään” -mututiedon sijaan onkin järkevämpää ensiksi muodostaa käsitys viraston todellisista kustannuksista.

Valtion virastossa kustannuksista on kyllä paljon tietoa, mutta tätä tietoa ei välttämättä käytetä tehokkaasti. Lähes jokainen hankinta käy läpi kilpailutuksen ja jokainen työntekijä kirjaa työaikansa tarkkaan määritetyille kirjauskohteille, mutta näitä tietoja ei aggregoida projektien, palveluiden tai yksiköiden tasolle. Toimintayksiköillä on kyllä omat budjettinsa, mutta usein suora näkyvyys palvelun, tietojärjestelmän tai lakisääteisen tehtävän toteuttamisen todellisiin kustannuksiin puuttuu. Tähän tarpeeseen Datakonttori kehittääkin Valtiokonttorin kustannus- ja resurssiseurantaraporttia eli tuttavallisemmin Kuria.

Kulut Kuriin – hallinnollista läpinäkyvyyttä kustannuksiin

Kun kustannustiedot ovat helposti saatavilla, palveluiden välinen vertailu on mielekkäämpää.

Kuri-raportti yhdistää Valtiokonttorin kustannusdatan, eli työaikakirjaukset, investoinnit ja hankintamenot jokaiseen Valtiokonttorin prosessiin, palveluun, tietojärjestelmään ja lakisääteisen tehtävän toimeenpanoon. Näin kaikille Valtiokonttorin toiminnoille voidaan antaa hinta. Kurin myötä voimmekin tarkastella toimintamme kustannustehokkuutta aiempaa tehokkaammin. Kun kustannustiedot ovat helposti saatavilla, on palveluiden välinen vertailu aiempaa mielekkäämpää ja kustannustehokkaiden palveluiden opit leviävät työyhteisön sisällä. Kurin myötä katse kohdistuu heti sinne missä ostopalveluiden osuus henkilötyövoimasta on suuri tai palveluinfrastruktuuri on erityisen kallista – esimerkiksi pilvipalveluiden salakavalasti kasvaneisiin kustannuksiin. Datakonttori toteuttikin Valtiokonttorin pilvikustannusraportin, jonka myötä pilvisäästöjä on löydetty 10 prosentin verran kokonaiskustannuksista.

Kustannusten ennustaminen on avain tehokkaampaan rahankäyttöön

Kustannusten optimointi ei ole kuitenkaan ainoa keino säästöjen saavuttamiseksi. Kun tarkastellaan virastojen tilinpäätöksiä, on varsin yleistä, että virastoilta jää siirtyvää määrärahaa, usein merkittäviäkin määriä. On selvää, että mieluummin budjetti alitetaan. Tämä voi kuitenkin johtaa ongelmalliseen kulttuuriin, jossa budjettikehyksiä paisutellaan kun kustannuksia ei pystytä ennustamaan. Vaarana onkin, että kun budjetteja pyöristetään alaspäin, kustannuksia huonosti ennustava virasto karsii turhaan suorituskyvystään. Datakonttori pyrkiikin parantamaan kustannusten ennustettavuutta tuottamalla Kuri-raportista dataan perustuvat kustannusennusteet. Pidemmän aikavälin tavoitteena on tehdä Kurista osa budjetointia: Kurin pohjalta toimintayksiköille muodostetaan dataan perustuva kustannuskehys, jota korjataan tarpeen mukaan. Dataan perustuva budjetointi tehostaa rahoituksen kohdentumista ja vähentää sitä päänvaivaa, joka budjetointiin liittyy.

Analysointipalvelut valtioneuvoston tukena tietopohjaisten ongelmien ratkaisussa

Siinä missä Datakonttori palvelee Valtiokonttorin tiedolla johtamista, samoja tarpeita on kaikkialla hallinnossa. Valtioneuvoston apuna toimiikin Valtiokonttoriin keskitetty data-analyytikkotiimi, joka palvelee ministeriöitä tietopohjaisten ongelmien ratkaisemisessa. Analysointipalvelu on suunnattu valtioneuvoston asiantuntijoille ja johdolle valmistelun ja päätöksenteon tueksi.

Keskitettyä analysointi- ja raportointiosaamista valtioneuvostolle

Analysointipalvelut on toteuttanut ministeriöille yli 200 toimeksiantoa.

Säästö- ja tuottavuustoimien ohjaaminen, valtiokonsernin ja ministeriöiden oman toiminnan ohjaus sekä lainvalmistelu ja hallitusohjelman toimeenpano tarvitsevat tuekseen laajojen ja vaihtelevien tietoaineistojen analysointia. Samalla organisaatioiden mahdollisuudet lisätä analyytikkoresurssejaan ovat säästöpaineiden keskellä rajalliset.

Valtiokonttorin Analysointipalvelut ovat kaikkien ministeriöiden käytettävissä. Ministeriöt voivat hyödyntää tiimin työkaluosaamista (kuten PowerBI, R, Adobe Creative Cloud ja QGis), matemaattis-tilastollista osaamista sekä käytettyjen tietoalueiden tuntemusta. Analysointipalvelut on tukenut ministeriöitä laajasti. Vuosina 2018–2024 tiimi on toteuttanut yli 200 toimeksiantoa, joista saatujen asiakaspalautteiden keskiarvo on 4,7/5.

Tukea talouden ja toiminnan seurantaan

Toiminnan ja talouden ohjaamisen tueksi tarvitaan vaihtelevia tietolähteitä. Analysointipalvelut palvelee niin asiakkaan oman datan, valtion, kuntien ja hyvinvointialueiden taloustietojen, julkisten hankintojen ja valtionavustusten tietojen kuin myös valtion yhteisten tietojen kanssa.

Näistä tietolähteistä on toteutettu muun muassa seuraavia toimeksiantoja:

Johdon työpöytä työ- ja elinkeinoministeriölle

Ministeriöiden johto tarvitsee ajantasaista tilannekuvaa organisaationsa ja hallinnonalansa keskeisistä mittareista: taloudesta, henkilöstöstä ja hankkeista. Samaan aikaan ministeriöissä on otollinen aika työkaluosaamisen kasvattamiselle, kun PowerBI otettiin laajasti käyttöön valtioneuvostossa. Microsoft PowerBI on yhdistelmä sovelluksia ja palveluja, jotka mahdollistavat tietolähteiden yhdistelyn visuaalisiksi raporteiksi ja lopputulosten jakelun loppukäyttäjille.

Analysointipalvelut toteutti yhteistyössä TEM:n Ohjausyksikön sekä Henkilöstö- ja hallintoyksikön kanssa koostenäkymän ministeriön ja hallinnonalan talouteen, henkilöstöön ja hankkeisiin. Analysointipalvelut rakensi johdon työpöydästä ensimmäisen version, jota jatkokehitettiin tiiviissä yhteistyössä siten, että TEM:stä tulee raportin kehittämisen suhteen omavarainen. Toimeksiannossa vauhditettiin ministeriön PowerBI-osaamisen kasvattamista.
Tilannekuvaa pelastustoimen taloudesta ja toiminnasta

Sisäministeriö muodostaa vuosittain selvityksessään valtakunnallisen tilannekuvan pelastustoimen palveluiden ja talouden tilasta. Tilannekuvan muodostamiseen käytetään sekä operatiivisten järjestelmien tietoja, hyvinvointialueille toteutettuja kyselyitä, että muita tietolähteitä.

Analysointipalvelut auttoi saattamaan aineistot satoine mittareineen hyvinvointialueiden johdon ja valtioneuvoston käyttöön, kaikille yhteisen vertailuraportin muodossa. Raportti tarjoaa pelastustoimen palveluiden talouden ja toiminnan tilannekuvaa, jota voidaan käyttää palveluiden kehittämiseen ja tehokkuuden parantamiseen.
Kuntien hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen kustannukset

Kuntien Valtiokonttorille raportoimat taloustiedot kertovat, paljonko kunnissa käytetään rahaa hyvinvoinnin ja terveyden edistämiseen ja miltä luvut näyttävät suhteessa kuntien asukasmääriin. Mikä kunta käyttää eniten euroja liikunta- ja ulkoilupalveluihin per asukas, ja miten Hämeenlinnan kirjastopalveluiden kustannus vertautuu muiden kuntien vastaavaan kustannukseen?

STM:n ja THL:n toimeksiannosta toteutettu raportti mahdollistaa kustannusten vertailemisen johtaville viranhaltijoille, HYTE-koordinaattoreille, HYTE-työstä kunnissa ja hyvinvointialueilla vastaaville – mutta myös julkiselle yleisölle.

Tutustu raporttiin tästä!

Tuottavuutta ja säästöjä tiedon avulla ja tietoa jakamalla

Valtiokonttorin tavoitteena on toimia tietojohtamisen suunnannäyttäjänä julkishallinnossa. Samalla, kun kehitämme Datakonttorissa Valtiokonttorin tiedonhallinnan valmiuksia ja kyvykkyyttä hyödyntää tietoa, haluamme jakaa kokemuksiamme kanssanne. Toivomme, että käytännön esimerkkimme auttavat myös muita julkishallinnon organisaatioita kulukurin kanssa painiskeltaessa.

Datan jalostaminen johtopäätöksiksi, selkeiksi viestintämateriaaleiksi ja raportoinniksi, jota voidaan hyödyntää linjatyössä tai johdossa, on oma osaamisalansa. Jos yllä kuvatut esimerkit kutkuttivat mielikuvitustasi tai mielessäsi on muu analyysitarve, ole meihin yhteydessä – keskustellaan kuinka voimme auttaa!

Ota yhteyttä: analysointipalvelut@valtiokonttori.fi

Tutustu Analysointipalveluiden tiimiin >

Lue lisää Datakonttorista >