Siirry alalukuun: 11.1 Taloudenpidon jatkuvat menetelmät | 11.2 Toiminnan tuottavuuden parantaminen | 11.3 Selkeä näkymä Valtiokonttorin hankintasopimuksiin
11.1 Taloudenpidon jatkuvat menetelmät
Ennustemenettelyllä pidetään talous hallinnassa
Valtiokonttorissa laaditaan vuosittain sisäinen budjetti viraston toimintamenoista. Budjetti perustuu maksullisen toiminnan tuloarvioon sekä viraston tehtävien hoitoon myönnettyihin määrärahoihin.
Valtiokonttorin menojen kehitys vuosina 2021-2023 (milj. EUR)
Valtiokonttorin toimintamenomäärärahat on sisäisellä budjetilla osoitettu viraston toimialojen käyttöön. Toimialat on esitelty raportin luvussa 2.1. Toimialat laativat yksityiskohtaset budjettinsa ja vastaavat osaltaan sisäisen budjetin toteutumisesta ja siitä, että sisäistä budjettia ei ylitetä.
Valtiokonttorissa ennustetaan viraston sisäisen budjetin toteutumista eli toimintamenomäärärahojen riittävyyttä neljä kertaa vuodessa: maaliskuussa, kesäkuussa, syyskuussa ja marraskuussa. Ennustemenettely toteutetaan Valtiokonttorin Talous-yksikön vetovastuulla. Nimetyt talousvastaavat tukevat toimialoja määrärahan ennustamisessa. Toimialan ennuste ja siihen liittyvä analyysi käsitellään toimialan johdon kanssa. Tämän jälkeen toimialojen ennusteista kootaan virastotason ennuste ja analyysi, joka käsitellään Valtiokonttorin johtoryhmässä.
Säännöllisen ennustamisen tavoitteena on varmistaa, ettei Valtiokonttori toiminnassaan ylitä sille osoitettua toimintamenomäärärahaa. Lisäksi ennustemenettelyssä voidaan kohdentaa vuoden sisällä määrärahaa sellaisiin tarpeelliseksi katsottuihin kohteisiin, joita ei sisäisessä budjetissa ole sen laatimishetkellä osattu huomioida. Ennustemenettelyssä on mahdollisuus tehdä talouteen korjaavia toimenpiteitä ja reagoida havaittuihin muutoksiin riittävän ajoissa. Yhtä kaikki, ennustemenettelyn tavoitteena on, että Valtiokonttorin johtaminen perustuu yhtenäiseen, analysoituun ja ajantasaiseen tilannekuvaan viraston taloudesta.
Investointien johtaminen
Valtiokonttorin investointibudjetointi on keskitetty. Investointien tekemiseen haetaan määrärahan irrotusta joko toimialajohtajalta tai Valtiokonttorin johtoryhmältä riippuen investoinnin arvosta. Irrotusmenettelyn tavoitteena on, että:
- investoinnit ovat suunnitelmallisia,
- investointien käsittely on yhdenmukainen koko virastossa, ja
- Valtiokonttorin määrärahojen käyttöä voidaan asettaa eri kohteiden välillä tärkeysjärjestykseen.
Vuonna 2023 investointibudjettiin oli varattu määrärahaa 10,3 M€ Valtiokonttorin toimintamenoista, josta investointeja toteutui 8,7 M€ edestä. Valtiokonttorin suurimmat investoinnit liittyivät Valtionavustuspalvelujen tietojärjestelmään, Suomen elpymis- ja palautumissuunnitelman (RRP) tietojärjestelmäkehitykseen, Kansalaispalvelujen digitaalisen palveluympäristön kehittämiseen sekä lainojenhallinnan tietojärjestelmän uudistamiseen.
Merkittävien investointien tekeminen organisoidaan Valtiokonttorissa projekteiksi. Projekteilla on ennalta suunnitellut tavoitteet, budjetti ja aikataulu. Valtiokonttorin johtoryhmä seuraa projektien edistymistä kolme kertaa vuodessa sille laadittavan raportin avulla: tammikuussa, huhtikuussa ja syyskuussa. Projektiseurannan tavoitteena on varmistaa, että irrotetuilla määrärahoilla saavutetaan niillä tavoiteltavat tulokset.
Monipuolinen raportointi tekee taloudenpidon näkyväksi
Vuoden 2023 aikana Valtiokonttorissa toteutettiin viraston yhteiseen käyttöön useita uudenlaisia, taloustilannetta kuvaavia PowerBI-raportteja. Niiden tarkoitus on tuoda taloustiedot laajasti ja moniulotteisesti näkyville ja valtiokonttorilaisten ulottuville päätöksentekoa tukemaan.
Keskeisiä talouden PowerBI-raportteja ovat esimerkiksi investointibudjetin ennusteraportti, virastotason sekä toimialojen ennusteraportit, sisäisen IT-palvelutuotannon ennusteraportti sekä www-sivustojen ylläpitomenojen ennusteraportti.
Vuoden 2024 investointibudjetin PowerBI-raportin yleisnäkymä (kuva otettu 26.4.2024).
11.2 Toiminnan tuottavuuden parantaminen
Pääministeri Petteri Orpon hallituksen ohjelma julkaistiin kesäkuussa 2023. Samassa kuussa valtiovarainministeriö pyysi hallinnonalansa virastoja arvioimaan hallitusohjelman kirjauksia muun muassa sen sisältämän tuottavuusohjelman näkökulmasta. Ministeriö pyysi kokoamaan näkemyksen siitä, mitä toimenpiteitä säästöjen aikaansaaminen edellyttäisi, jos virastoon kohdistuisi viiden prosentin (5 %) toimintamenojen säästövaatimus.
Marraskuussa 2023 valtiovarainministeriö pyysi hallinnonalansa virastoja laatimaan alustavan suunnitelman säästöjen toteuttamiseksi viraston toimintamenomomentilta 7 % suuruisena vuonna 2027.
Valtiokonttori laati vastauksen molempiin pyyntöihin. Viraston toiminnot käytiin huolellisesti läpi säästömahdollisuuksien näkökulmasta. Potentiaalisia tulevia säästökohteita löydettiin esimerkiksi toimitilakustannuksista sekä tietyistä tieto- ja viestintäteknologiaan liittyvistä kustannuksista. Vuoden 2024 aikana on tarkoitus edistää tuottavuutta käymällä menosuunnitelmat entistä tarkemmin läpi.
11.3 Selkeä näkymä Valtiokonttorin hankintasopimuksiin
Valtiokonttorissa panostettiin vuonna 2023 viraston sopimushallinnan kehittämiseen. Sopimushallinnan kehittämisprojektissa:
- Inventoitiin Valtiokonttorin voimassa olevat hankintasopimukset.
- Tunnistettiin sopimusten omistajat ja vastuuhenkilöt Valtiokonttorissa.
- Kuvattiin sopimushallinnan menettelyt ja käytiin ne läpi vastuuhenkilöiden kanssa.
- Vietiin puuttuvat sopimukset ja niihin liittyvät hankinta-asiakirjat asianhallintajärjestelmään.
- Valmisteltiin Handi-sopimushallintajärjestelmän käyttöönottoa.
- Valmisteltiin uusia sopimusten mallipohjia.
Sopimushallinnan kehittämisen tavoitteena on, että kaikki Valtiokonttorin hankintasopimukset hankintadokumentteineen ovat asianhallintajärjestelmässä, ne löytyvät helposti ja ovat kaikkien niitä tarvitsevien käytettävissä.
Tavoitteena on myös varmistaa, että:
- Valtiokonttorin hankinnat perustuvat voimassa oleviin sopimuksiin.
- Hankinnat vastaavat sopimusten sisältöä.
- Sopimuksia päivitetään tarpeen tullen, jos hankinnan tarpeet muuttuvat.
- Uusia kilpailutuksia ryhdytään tekemään hyvissä ajoin – sopimushallintajärjestelmä hälyttää sopimuksen voimassaolon päättymisestä sekä siitä, että sopimuksen enimmäisarvo on täyttymässä.
- Valtiokonttori tuntee tarkasti toimittajat, joiden kanssa virasto on sopimussuhteessa varmistaen, että ne ovat hoitaneet yhteiskunnalliset velvoitteensa.
Sopimustenhallinnan on tarkoitus tuoda suunnitelmallisuutta Valtiokonttorin taloudenpitoon ja näkyvyyttä viraston hankintatoimeen. Se luo myös mahdollisuuksia parantaa sopimuksiin liittyvää budjetointitarkkuutta.
Sopimushallinnan kehittäminen jatkuu vuonna 2024. Kehittämistyön tehtäväkokonaisuuksia ovat muun muassa:
- Handi-sopimushallintajärjestelmän viimeistely, joka sisältää esimerkiksi toteutuneiden laskujen kohdentamisen sopimuksiin niiden enimmäisarvon täyttymisen seuraamiseksi.
- Sopimushallinnan PowerBI-raportoinnin toteuttaminen ja siihen liittyvä koulutus.
- Hankinta- ja sopimusasiakirjoihin liittyvän asianhallinnan ja sähköisen säilyttämisen koulutus.
- Koulutukset sopimushallinnan menettelyistä ja tehtävärooleista.