Siirry alalukuun: 5.1 Sähköisen asioinnin lisääminen | 5.2 Valtionavustuspalvelut edistävät hallinnon tehokkuutta ja avoimuutta | 5.3 Digitaalisen talouden infrastruktuuria rakennetaan yhteistyöllä
5.1 Sähköisen asioinnin lisääminen
Tuuli Karjalainen, kehityspäällikkö, Kansalaispalvelut
Vuonna 2023 Kansalaispalveluissa otettiin lisää askelia kohti kestäviä ja vastuullisia palveluita lisäämällä entisestään sähköisen asioinnin mahdollisuuksia eri käyttäjäryhmille. Vuoden aikana mahdollistettiin sota- ja sotilasinvalidien kuntoutuksen sähköinen hakeminen. Lisäksi Suomi.fi-valtuudet otettiin käyttöön kaikissa sähköisen asioinnin palveluissa, joissa on tarvetta puolesta-asioinnille.
Suomi.fi-valtuuksien avulla asiakas voi valtuuttaa toisen henkilön asioimaan puolestaan sähköisesti. Yrityksen työntekijä voi saada sähköisen Suomi.fi-valtuuden, jolla hän voi varmennetusti edustaa työnantajaansa sähköisissä asiointipalveluissa. Alaikäisen lapsen huoltaja voi asioida huollettavansa puolesta.
Siirtyminen sähköiseen asiointiin tukee kestävää kehitystä vähentämällä paperinkulutusta ja siten pienentämällä ympäristökuormitusta. Lisäksi sähköinen asiointi säästää aikaa ja resursseja sekä vähentää tarvetta fyysiselle liikkumiselle, mikä puolestaan vähentää päästöjä ja liikenteen aiheuttamaa ympäristökuormitusta.
Sähköisellä asioinnilla ja laajoilla puolesta-asioinnin valtuuksilla on myös kytkös YK-tavoitteeseen 16 – Rauha, oikeudenmukaisuus ja hyvä hallinto. Sen mukaan jokaisella on oikeus sada asiansa käsitellyksi asianmukaisesti ja ilman aiheetonta viivytystä. Sähköisen asioinnin laaja saavutettavuus puolesta asioinnin kautta, sekä palveluiden tehokkuuden parantaminen lisää yhdenvertaisuutta ja mahdollisuuksia kaikille kansalaisille saada tarvitsemansa korvaus- ja muut palvelut. Asiakkaiden kannalta sähköisten palveluiden käyttöönotto helpottaa arkea ja vähentää byrokratiaa.
Kansalaispalveluiden sähköinen asiointipalvelu täyttää myös EU:n saavutettavuusdirektiivin vaatimukset ja on käytettävissä esimerkiksi ruudunlukulaitteilla.
Mittareina seuraamme muun muassa sähköisen asioinnin käyttöastetta, asiointiin ja prosessiin liittyvää asiakaspalautetta, sekä prosessien tehokkuutta. Näiden mittareiden avulla voimme arvioida palveluiden vaikuttavuutta ja tunnistaa kehitystarpeita jatkuvasti. Sähköisen asioinnin jatkokehityskohteina korostuu edelleen käyttäjäystävällisyyden ja prosessitehokkuuden parantaminen.
5.2 Valtionavustuspalvelut edistävät hallinnon tehokkuutta ja avoimuutta
Antti-Pekka Seppänen, kehittämispäällikkö, Valtionavustuspalvelut
Suomessa on noin 90 valtionapuviranomaista, jotka myöntävät valtionavustuksia harkinnanvaraisesti järjestöille, kunnille, tutkimusorganisaatioille, yrityksille sekä yksityishenkilöille.
Valtiokonttori tuottaa keskitettyjä verkkoasioinnin palveluja valtionavustusten hakijoille sekä niiden myöntäjille. Tavoitteena on, että avustusten hakeminen ja myöntäminen on entistä sujuvampaa kaikille osapuolille. Tavoitteena on myös lisätä valtionavustuksiin liittyvän tiedon avoimuutta. Palvelujen käyttöliittymät ovat haeavustuksia.fi, hallinnoiavustuksia.fi sekä tutkiavustuksia.fi.
Valtiokonttorin palvelut perustuvat valtionavustustoiminnan yhteiseen toimintamalliin, joka määriteltiin valtiovarainministeriön vetovastuulla vuoden 2023 loppuun kestäneessä valtionavustustoiminnan kehittämishankkeessa. Toimintamallin toteuttamista tukee yhteinen tietojärjestelmä. Tavoitteena on, että keskitetty järjestelmä parantaa valtionhallinnon taloudellista tehokkuutta, kun yksittäisten viranomaisten ei tarvitse ylläpitää erillisiä tietojärjestelmiä. Tavoitteena on myös, että sujuva toimintamalli ja sitä tukeva järjestelmä sitoo vähemmän ihmistyötä itse hakumenettelyyn, jolloin työpanos voidaan ohjata esimerkiksi valtionavustusten vaikutusten arviointiin sekä niiden tehokkaaseen kohdentamiseen. Vuonna 2023 järjestelmään valmistuneita sujuvan työn välineitä olivat muun muassa suora maksuliittymä sekä hakulomakkeen käyttäjäystävällinen laadintaväline.
Keskitetty tietojärjestelmä ohjaa käyttäjiä syöttämään tiedot niin, että valtionavustuksista muodostuu yhdenmukaista ja kattavaa raportointitietoa. Valtiokonttori ohjaa ja avustaa valtionapuviranomaisia yhteisen toimintamallin ja keskitetyn tietojärjestelmän käyttöönotossa. Käyttöönotto on meneillään ja vuoden 2023 lopussa 13 virastoa oli käyttöönottovaiheessa.
Valtionavustuksia koskevan tiedon avoimuutta lisää myös tietojentoimitusvelvoite, joka käynnistyi Valtioneuvoston asetuksella 1.10.2023. Sen mukaan valtionapuviranomaiset toimittavat Valtiokonttorille vähimmäistiedot avautuvista hauista sekä niihin liittyvistä hakemuksista ja päätöksistä. Tämän seurauksena kaikki käynnissä olevat valtionavustushaut voi nyt nähdä yhdestä paikasta haeavustuksia.fi-sivustolta. Vastaavasti, tutkiavustuksia.fi-sivustolla voi läpinäkyvästi tarkastella tietoja hakemuksista ja päätöksistä.
5.3 Digitaalisen talouden infrastruktuuria rakennetaan yhteistyöllä
Noora Salonen, asiantuntija, T3 – Talous, tieto ja työelämä
Valtiokonttori edistää digitaalisen talouden infrastruktuuria Yrityksen digitalous -hankkeessa. Hankkeen visiona on talouden toimijoiden yhteentoimiva ekosysteemi, jossa sähköiset laskut, kuitit ja tilaamiseen liittyvät asiakirjat liikkuvat eri osapuolten välillä saumattomasti, reaaliaikaisesti ja turvallisesti. Kun yritysten ja organisaatioiden liiketoiminnan asiakirjat liikkuvat sähköisesti standardoidussa muodossa, voidaan myös automatisoida yritysten ja organisaatioiden raportointia esim. viranomaisille. Yrityksen digitalous -hankkeen tavoitteiden saavuttaminen mahdollistaa taloushallinnon keventymisen ja työn uudelleen ohjaamisen manuaalisesta työstä kohti paremmin tuottavaa työtä. Tämä parantaa suomalaisten yritysten kilpailukykyä ja julkisen sektorin organisaatioiden tuottavuutta.
Yrityksen digitalous -hanke kestää vuoden 2024 loppuun saakka. Valtiokonttorin vastuulla hankkeessa on laskujen, kuittien ja tilaamiseen liittyvien asiakirjojen sähköistäminen. Näistä jokainen on eri sähköistymisen vaiheessa ja sähköistämisen edistäminen vaatii yhteistyötä eri toimijoiden välillä. Vuonna 2023 Valtiokonttorin keskeisiä tuotoksia hankkeessa ovat olleet 90 prosentin verkkolaskuastetavoitteen saavuttaminen Suomessa, sähköisen kuluttajalaskutuksen edistäminen, eKuitin edistäminen sekä sen välittämiseen tarvittavan QR-koodin kehittäminen avoimessa työryhmässä, eKuitin hyötyjen osoittaminen matka- ja kulunhallinnan yhteydessä, tilaamiseen liittyvien asiakirjojen käytön vahva edistäminen, sekä tätä tukevan vakituisen Peppol-viranomaistoiminnon käynnistäminen Valtiokonttorissa.
Peppol on kaikille avoin verkosto, jonka kautta eri toimijat voivat välittää sähköisiä liiketoiminta-asiakirjoja toisilleen standardisoidulla, toimialariippumattomalla tavalla. Sähköisiä liiketoiminta-asiakirjoja ovat esimerkiksi katalogit, tilaukset ja tilausvahvistukset. Valtaosa Suomen merkittävimmistä kauppakumppanimaista edistää Peppolin käyttöä alueellaan.
Vakituisen Peppol-viranomaistoiminnon perustamisen myötä Valtiokonttori valvoo ja tukee Suomessa toimivia Peppol-palveluntarjoajia sähköisten liiketoiminnan asiakirjojen välittämiseen liittyvissä asioissa. Lisäksi Peppol-viranomainen osallistuu ja vaikuttaa kansainvälisen Peppol-verkoston kehitykseen ja standardointiin. Kehitystyötä tehdään avoimesti ja tiiviisti sidosryhmien kanssa. Esimerkkinä aktiivisesta yhteistyöstä on Peppol-viranomaisen järjestämä Peppol-logistiikan avoin työryhmä, jossa edistettiin kansainvälisesti yhteentoimivien ja standardoitujen sähköisten logistiikan asiakirjojen syntymistä. Lisäksi Peppol-viranomainen järjesti avoimen työpajan lokakuussa 2023, jossa hahmotettiin konkreettisia askelia kestävän kehityksen edistämiseksi kansainvälisessä Peppol-verkostossa.
