Ilmoituskanavan välityksellä Valtiokonttorin työntekijät, sidosryhmät ja yhteistyökumppanit voivat turvallisesti ilmoittaa väärinkäytösepäilystä tai muusta epäeettisestä toiminnasta.

Olemme sitoutuneet toimimaan vastuullisesti kaikissa tilanteissa ja noudatamme tarkkoja sisäisiä valvonta- ja toimintaperiaatteita. Jos kuitenkin havaitset toiminnassamme epäkohtia, kannustamme, että kerrot niistä meille. Konkreettisia todisteita ei ilmoitusvaiheessa tarvita. Riittää, että sinulla on perusteltu syy uskoa, että epäilyksesi pitää paikkansa.

Ilmoitukset voivat liittyä esimerkiksi julkisiin hankintoihin tai epäeettiseen tai lainvastaiseen toimintaan, kuten julkisten varojen väärinkäyttöön, ohjeiden tai määräysten vastaiseen toimintaan, esteellisyyteen, sidonnaisuuksiin, lahjontaan tai muihin rikoksiin.

Ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti

Käsittelemme kaikki ilmoitukset hyvän hallinnon periaatteita noudattaen, luottamuksellisesti ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Emme paljasta ilmoittajan henkilötietoja väärinkäytösilmoituksen kohteelle tai tutkinnan ulkopuolisille henkilöille. Ilmoituksia vastaanottaa ja tutkii Valtiokonttorissa suppea, nimetty ryhmä.

Ilmoittajansuojelulain (1171/2022) mukaista suojaa ilmoittaja saa silloin, kun väärinkäytös on havaittu työn yhteydessä ja kun ilmoitus koskee esimerkiksi julkisia hankintoja, rahoituspalveluja tai kuluttajansuojaa. Ilmoittajansuojelulaki kieltää vastatoimet ilmoittajaa kohtaan. Työnantaja ei voi esimerkiksi heikentää ilmoittajan palvelussuhteen ehtoja, päättää ilmoittajan palvelussuhdetta tai lomauttaa ilmoittajaa ilmoituksen johdosta. Muun tyyppiset väärinkäytösilmoitukset tutkitaan tapaukseen soveltuvien muiden  lakien sekä hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti ilmoittajaa parhain mahdollisin keinoin suojaten.

Näin teet väärinkäytösilmoituksen

Ennen ilmoituksen tekemistä lue ilmoituksen tekemiseen laadittu ohje. Ohjeessa kerrotaan tarkemmin, miten ilmoitus tehdään, miten sitä Valtiokonttorissa käsitellään ja tutkitaan, miten ilmoittajan kanssa kommunikoidaan ja mitä tutkinnan jälkeen tapahtuu. Tutustu myös  ilmoitusten käsittelyyn ja ilmoittajan suojaan vaikuttavaan lainsäädäntöön.

Tee ilmoitus aina ensisijaisesti Valtiokonttorin ilmoituskanavaan. Jos sinulla kuitenkin on perusteltu syy uskoa, että Valtiokonttorille osoitetun ilmoituksen perusteella toimenpiteisiin ei ole ryhdytty määräajassa tai rikkomiseen ei voida puuttua tehokkaasti tai koet, että voi joutua vastatoimien kohteeksi ilmoituksen johdosta, voit tehdä ilmoituksen ilmoittajansuojelulain mukaisesta työn yhteydessä havaitusta väärinkäytöksestä oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ilmoituskanavaan.

SIIRRY TEKEMÄÄN ILMOITUS

Saat ilmoituksen lähettämisen yhteydessä salasanan. Ota se talteen. Salasanan avulla voit anonyymisti seurata ilmoitustasi. Jos kadotat salasanan, et voi seurata ilmoitustasi.

Seuraa ilmoituksesi käsittelyä

Muut yhteydenotot ja palautteet

Muut kuin väärinkäytösilmoitukset, kuten asiakaspalautteet, oikaisuvaatimukset, kehittämisehdotukset ja niin edelleen tulee jättää niiden omissa kanavissaan.

  • Asiakaspalaute Valtiokonttorin palveluista tai sen henkilöstön toiminnasta tulee osoittaa kyseisen palvelun asiakaspalveluun. Yhteystiedot löytyvät Valtiokonttorin verkkosivuilta.
  • Julkisuuslain tai tietosuoja-asetuksen mukaiset tietopyynnöt Valtiokonttorin asiakirjoihin osoitetaan kirjaamon sähköpostiosoitteeseen: kirjaamo@valtiokonttori.fi.
  • Ohje väärinkäytösilmoituksen tekemiseen

    1. Väärinkäytösilmoitus tehdään kirjallisesti

    Ilmoituksen voi tehdä omalla nimellä tai anonyymisti. Järjestelmä ohjaa ilmoituksen tekemisessä ja sen kautta voidaan viestiä ilmoittajan kanssa, vaikka ilmoitus olisi tehty anonyymisti. Ilmoitukseen on pääsy vain ilmoituksen käsittelystä vastaavilla henkilöillä.

    Valtiokonttori suosittelee ensisijaisena kanavana teknistä ilmoituskanavaa, jonka kautta ilmoituksen lähettäminen, lisätietojen pyytäminen ja muu mahdollinen viestintä sujuu tietoturvallisesti.

    Jos teknisen ilmoituskanavan käyttö ei ole ilmoittajalle mahdollista, ilmoituksen voi tehdä myös lähettämällä sähköpostin osoitteeseen ilmoituskanava@valtiokonttori.fi tai kirjeen osoitteeseen Valtiokonttori/väärinkäytösilmoitus, PL 14, 00054 Valtiokonttori. Näihin osoitteisiin tehtynä ilmoitukseen on pääsy vain em. ilmoituksien käsittelystä vastaavilla henkilöillä.

    Ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvat ilmoitukset voidaan toissijaisesti tehdä Oikeuskanslerinviraston ylläpitämään keskitettyyn ilmoituskanavaan ilmoittajansuojelulain 8 §:n mukaisissa tilanteissa. Tällaisia ovat esimerkiksi tilanteet, joissa ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, ettei sisäisen ilmoituksen perusteella ole ryhdytty riittäviin (16 §) mukaisiin toimenpiteisiin säädetyssä määräajassa, ettei rikkomiseen voida puuttua tehokkaasti sisäisen ilmoituksen perusteella tai ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa olevansa vaarassa joutua ilmoittamisen johdosta vastatoimien kohteeksi.

    2. Ilmoituksen vastaanottaminen ja tilannearviointi

    Asiaa tutkii Valtiokonttorissa nimetty, tarpeellinen ja suppea ryhmä ilmoituksien käsittelystä vastaavia henkilöitä, jotka Valtiokonttorin työjärjestyksen mukaisesti ovat Hallinto- ja kehittäminen -toimialan johtaja, lakiasiainpäällikkö ja riskienhallintajohtaja.

    Käsittelytoimintoon nimetyt henkilöt voivat kutsua yksittäisen asian käsittelijäksi muita Valtiokonttorin työntekijöitä tai ulkopuolisia henkilöitä tapauskohtaisesti asiantuntijoiksi. Jos joku käsittelytoiminnon nimetyistä henkilöistä on esteellinen, hän ei osallistu asian käsittelyyn.

    Kaikkien käsittelytoimintoon nimettyjen henkilöiden ollessa esteellisiä Valtiokonttorin pääjohtaja nimeää asian käsittelyyn uudet riippumattomat käsittelystä vastaavat henkilöt. Jos pääjohtaja on asiassa esteellinen, asia siirretään valtiovarainministeriön määräämän prosessin mukaisesti valtiovarainministeriölle.

    Käsittelytoimintoon nimettyjen ilmoituksien käsittelystä vastaavien henkilöiden vastuulla on ilmoituksen esikäsittely ja tilannearviointi. Käsittelytoiminto tekee ensin päätöksen, onko kyseessä ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluva ilmoitus, muun voimassa olevan lainsäädännön mukaan käsiteltävä väärinkäytösilmoitus vai ilmoituskanavaan kuulumaton ilmoitus, joka ohjataan muuhun prosessiin, kuten esimerkiksi asiakaspalaute, oikaisuvaatimus, kehittämisehdotus tai muu palaute. Epäselvissä tapauksissa ilmoittajalta kysytään voidaanko ilmoitus käsitellä esimerkiksi asiakaspalautteena, koska tällaisissa tapauksissa ilmoittajansuojaa ei saa ja henkilötiedot eivät ole salassa pidettäviä niin tarkoin kuin väärinkäytösilmoitusten osalta.

    3. Vastaanottoilmoituksen tai muun ilmoituksen antaminen ilmoittajalle

    Valtiokonttori toimittaa ilmoittajalle vastaanottoilmoituksen seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta, helpoin ja tietoturvallisin tapa on teknisen ilmoituskanavan kautta.

    Jos ilmoitus on tehty muuten kirjallisesti, kuten sähköpostitse tai kirjeitse, ilmoitus annetaan ilmoittajalle annettujen yhteystietojen kautta mahdollisimman tietoturvallisella tavalla esim. turvasähköpostilla tai kirjeellä.

    Jos ilmoitus ei selkeästi kuulu ilmoituskanavaan väärinkäytösilmoituksena, ilmoittajalle annetaan ilmoitus asian siirtämisestä muuhun käsittelyprosessiin tai muulle vastuutaholle. Tällaisia voivat olla esimerkiksi asiakaspalautteiden tai oikaisuvaatimusten siirtäminen oikeaan prosessiin Valtiokonttorin sisällä tai kansalaiskirjeiden siirtäminen toiselle ko. asiassa toimivallan omaavalle viranomaiselle.

    Jos ilmoitusta ei ole tarpeen siirtää muuhun käsittelyprosessiin tai muulle vastuutaholle, ilmoittajalle annetaan ilmoitus, ettei jatkotoimia suoriteta. Tällainen ilmoitus voi olla esim. täysin puutteellinen tai selkeästi aiheeton ilmoitus.

    4. Tutkinnan jatkotoimenpiteiden arvioiminen

    Jos kyseessä on ilmoituskanavaan kuuluva väärinkäytösilmoitus, Valtiokonttorin asiaan nimeämät käsittelystä vastaavat henkilöt arvioivat tarvittavat tutkinnan jatkotoimenpiteet ja tarvittaessa kutsuvat Valtiokonttorin omia työntekijöitä tai Valtiokonttorin ulkopuolisia asiantuntijoita tutkimaan asiaa asiantuntijoiksi.

    5. Ilmoituksen tutkinta

    Käsittelytoimintoon nimetyt ilmoituksien käsittelystä vastaavat henkilöt ovat Valtiokonttorin omaa henkilökuntaa ja koordinoivat tutkintaa. Tutkintaa tekemään kutsutut asiantuntijat selvittävät ja tutkivat ilmoituksen sekä pyytävät ilmoittajalta tarvittaessa lisätietoja, joka onnistuu parhaiten teknisen ilmoituskanavan kautta, myös anonyymisti. Jos ilmoitus osoittautuu paikkansa pitäväksi, ilmoituksen käsittelystä vastaavat henkilöt raportoivat asiasta Valtiokonttorin työjärjestyksen mukaan viraston sisällä toimivaltaiselle taholle, jotta toimenpiteisiin rikkomiseen puuttumiseksi voidaan ryhtyä. Ilmoituksen käsittelystä vastaavat henkilöt ehdottavat tarvittavia jatkotoimia löydöstensä perusteella.

    6. Tiedonanto toimenpiteistä ilmoittajalle

    Väärinkäytösilmoituksen käsittelystä vastaavat henkilöt antavat ilmoittajalle tiedon jatkotoimenpiteistä kolmen kuukauden kuluessa väärinkäytösilmoituksen vastaanottoilmoituksen toimittamisesta.

    Toimenpiteiden ilmoittamisessa käytetään samaa tapaa kuin väärinkäytösilmoituksen vastaanottoilmoituksessa tai muuta soveltuvaa tietoturvallista tapaa riippuen siitä, onko ilmoitus tehty teknisessä ilmoituskanavassa, sähköpostilla tai kirjeellä ja millaiset yhteystiedot ilmoittaja on jättänyt. Tieto toimenpiteistä annetaan siinä laajuudessa kuin se kolmen kuukauden aikaraja, salassapito ja muut seikat huomioiden on mahdollista.

    7. Ilmoituksen tutkinnan tulokset, päätös jatkotoimenpiteistä, korjaavat toimenpiteet ja käsittelyn lopettaminen

    Tutkinnan tuloksena Valtiokonttori päättää työjärjestyksensä mukaisesti jatkotoimenpiteistä ja niiden toimeenpanosta tai toteaa, että ilmoitus ei johda toimenpiteisiin. Korjaavat toimenpiteet voivat sisältää esimerkiksi prosessien, kontrollien tai sisäisen valvonnan kehittämistä, sopimusasioita, henkilöstöhallinnollisia toimia, rikosilmoituksen tekemisen, oikeustoimia tms.

    Jos väärinkäytösilmoitus koskee pääjohtajaa, ilmoituksen tutkinta ja jatkotoimista päättäminen siirretään valtiovarainministeriöön. Mahdollisuuksien mukaan ilmoittajalle ilmoitetaan myöhemmin ilmoittaa myös tutkinnan lopullisista tuloksista.

     8. Ilmoitus sisäiselle tarkastukselle saapuneista väärinkäytösilmoituksista

    Ilmoituksen käsittelystä vastaavat henkilöt ilmoittavat myös Valtiokonttorin sisäiselle tarkastukselle saapuneista väärinkäytösilmoituksista. Sisäinen tarkastus voi ohjesääntönsä mukaisesti arvioida-, varmentaa tai tarkastaa toimintaa sisäisen tarkastuksen ammattistandardien mukaisesti.

    9. Ilmoitusta koskevan asian käsittelyn dokumentointi, kirjaaminen ja arkistointi

    Valtiokonttori vastaa ilmoituksen käsittelyssä syntyneen aineiston säilytyksestä voimassa olevan lainsäädännön ja organisaation arkistointisuunnitelman mukaisesti.

    Ilmoituksen käsittelystä vastaavat henkilöt luovat ilmoituskanavan dokumentaatiosta koostetiedoston, joka arkistoidaan asianhallintajärjestelmään yhdessä asiasta tehtyjen päätösten kanssa.

    Arkistoinnin jälkeen dokumentaatio poistetaan teknisestä ilmoituskanavasta, jos ilmoitus on tehty sen kautta. Aineiston julkisuus määräytyy voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

  • Ilmoitusten käsittelyyn ja ilmoittajan suojaan vaikuttava lainsäädäntö

    Ilmoittajansuojelulain mukaiset väärinkäytösilmoitukset

    Ilmoittajansuojelulaki (1171/2022) tuli Suomessa voimaan 1. tammikuuta 2023. Lailla implementoitiin EU:n ilmoittajansuojeludirektiivi (EU 2019/1937) eli nk. whistleblowing-direktiivi. Ilmoittajansuojelulailla annetaan suojaa eräiden väärinkäytösten ilmoittajille, jotka työnsä yhteydessä havaitsevat Euroopan unionin tai kansallisen oikeuden rikkomista. Kyseessä voi olla esimerkiksi entiset ja nykyiset työntekijät sekä itsenäiset ammatinharjoittajat.

    Ilmoittajansuojelulain soveltamisala on rajattu ja sen mukaista suojaa voi saada, jos havaitsee väärinkäytöksen koskien esimerkiksi julkisia hankintoja, rahoituspalveluja tai kuluttajansuojaa ja tekee siitä ilmoituksen. Ilmoittajansuojelulaki kieltää vastatoimet ilmoittajaa kohtaan. Työnantaja ei voi esimerkiksi heikentää ilmoittajan palvelussuhteen ehtoja, päättää ilmoittajan palvelussuhdetta tai lomauttaa ilmoittajaa ilmoituksen johdosta.

    Muut väärinkäytösilmoitukset

    Valtiokonttorilla on käytössään ilmoittajansuojelulakia laajempi eettinen ilmoituskanava, johon otetaan vastaan myös muita väärinkäytösilmoituksia kuin työn yhteydessä havaittuja tai ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvia. Kyse voi olla muusta epäillystä epäeettisestä tai lainvastaisesta toiminnasta, kuten julkisten varojen väärinkäytöstä, ohjeiden tai määräysten vastaisesta toiminnasta, esteellisyydestä, sidonnaisuuksista, lahjonnasta tai muista rikoksista.

    Ilmoittajansuojelulakia ei sovelleta näihin ilmoituksiin, vaan ne tutkitaan tapaukseen soveltuvien muiden voimassa olevien lakien sekä hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti ilmoittajaa parhain mahdollisin keinoin suojaten. Pääosin nämäkin ilmoitukset käsitellään kuten ilmoittajansuojelulainkin mukaiset ilmoituksen, vastaavia määräaikoja noudattaen.

  • Tietosuojaseloste, Valtiokonttorin ilmoituskanava

    Laadittu 16.1.2023

    1. Rekisterinpitäjä

    Valtiokonttori
    Sörnäisten rantatie 13, PL14, 00054 Valtiokonttori
    puh. 0295 50 2000
    kirjaamo@valtiokonttori.fi

    2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

    Tanja Stormbom
    puh. 0295 50 2000
    tanja.stormbom@valtiokonttori.fi

    3. Tietosuojavastaava

    Heikki Kangas
    puh. 0295 50 2000
    tietosuojavastaava@valtiokonttori.fi

    4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

    Käsittelyn tarkoitus
    Valtiokonttori ylläpitää eettistä ilmoituskanavaa, jonka kautta voidaan ilmoittaa epäeettisestä toiminnasta ja väärinkäytöksistä, jolla on liityntä Valtiokonttorin toimintaan. Ilmoituskanava toimii samalla nk. whistleblowing-ilmoituskanavana, jonka ylläpito perustuu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviin unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (EU 2019/1937) sekä sen kansalliseksi implementoimiseksi säädettyyn Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annettuun lakiin (1171/2022, nk. ilmoittajansuojelulaki). Ilmoittajansuojelulaki tuli voimaan 1.1.2023. Sen mukaisen ilmoituksen voi tehdä henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee yleisen edun vastaista toimintaa. Ilmoituksia voivat tehdä Valtiokonttorin nykyiset ja entiset työntekijät sekä sidosryhmät.

    Ilmoittajansuojelulaki on soveltamisalaltaan rajattu. Ilmoittajansuojelua sovelletaan ilmoituksiin, joissa ilmoitetaan rikoksista, rikkomuksista, väärinkäytöksistä tai muista teoista tai laiminlyönneistä liittyen julkisiin hankintoihin, rahoituspalveluihin, rahanpesu ja terrorismin rahoituksen ehkäisyyn, tuoteturvallisuuteen, liikenneturvallisuuteen, ympäristönsuojeluun, ydinturvallisuuteen, elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuuteen, eläinten terveyteen ja hyvinvointiin, kansanterveyteen, kuluttajansuojaan, yksityisyyden ja henkilötietojen suojaan sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuuteen.

    Muut kuin ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvat väärinkäytösilmoitukset Valtiokonttori käsittelee voimassa olevan Suomen muun lainsäädännön ja hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti. Niiden kohdetta tai ilmoittajia ei ole rajoitettu.

    Käsittelyn oikeusperuste
    Ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvien ilmoitusten osalta kyseessä on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukainen käsittelyperuste, koska tällöin henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

    Valtiokonttori käsittelee ilmoituskanavaan tulevat muut kuin ilmoittajasuojelulain mukaiset ilmoitukset voimassa olevan lainsäädännön ja hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti. Näiden muissa ilmoituksissa esitettyjen henkilötietojen osalta kyseessä on tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 1 momentin 2 kohdan mukainen henkilötietojen käsittely, sillä käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi.

    Ilmoituskanavaan tulevien kaikkien ilmoitusten sisältämiä henkilötietoja sekä ilmoitusten tutkinnassa esille tulevia henkilötietoja käytetään mahdollisen väärinkäytösten selvittämiseksi ja ehkäisemiseksi.

    5. Rekisterin tietosisältö

    Ilmoituksen voi tehdä anonyyminä tai omalla nimellä. Ilmoitus käsitellään valinnasta huolimatta aina luottamuksellisesti ja ilmoittajan henkilöllisyys on vain ilmoituksen käsittelyyn nimettyjen henkilöiden sekä asiaa asiantuntijoina tutkimaan kutsuttujen henkilöiden tiedossa.

    Tyypillisesti ilmoituksiin voi sisältyä henkilötietoja, esimerkiksi nimi ja yhteystiedot ilmoittajasta, ilmoituksen kohteena olevasta henkilöstä sekä muista asiaan liittyvistä henkilöistä, kuten todistajista.

    6. Säännönmukaiset tietolähteet

    Tiedot kerätään ilmoituskanavaan tehdyistä ilmoituksista sekä ilmoituksen kohteen selvittelyn yhteydessä Valtiokonttorin sisäisistä tietolähteistä, kuten asiaan mahdollisesti liittyviltä henkilöiltä ja tarvittaessa IT-järjestelmien tietoja hyödyntäen.

    7. Tietojen luovuttaminen

    Valtiokonttorissa ilmoituskanavan kautta vastaanotettujen kaikkien väärinköytösilmoitusten käsittelystä vastaa erikseen nimetty ilmoitusten käsittelytoiminto, joka koostuu Hallinto ja kehittäminen – toimialan johtajasta, lakiasiainpäälliköstä ja riskienhallintajohtajasta, joilla on pääsy salassa pidettävään tietoon. Jos joku on esteellinen, hän ei osallistu ilmoituksen käsittelyyn. Tarvittaessa Valtiokonttorin pääjohtaja nimeään ilmoitusta tutkimaan henkilöt, jotka eivät ole tapauksessa esteellisiä.

    Ilmoittajansuojelulain mukaan ilmoituksen käsittelyyn nimetty henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle muulle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi. Lisäksi hän saa antaa vastaavat tiedot, jos tiedon antaminen on tarpeen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten, esitutkintaviranomaiselle rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten, syyttäjälle syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuinkäsittelyssä, tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa menettelyssä tai hallinnollisessa menettelyssä. Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö Valtiokonttorissa ilmoittaa ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä. Muut väärinkäytösilmoitukset kuin ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvat käsitellään vastaavaa prosessia noudattaen.

    Valtiokonttorin sisäisen tarkastuksen päälliköllä on pääsy ilmoituskanavan kautta annettuihin tietoihin mahdollisen tarkastusprosessin yhteydessä, kun väärinkäytösilmoitukseen liittyvän asian käsittely ja salassapito on päättynyt.

    Kaikkien väärinkäytösilmoitusten pääasiallisena ilmoituskanavana käytetään Webropol Oy:n tarjoamaa ja ylläpitämää palvelua. Webropolin työntekijöillä ei ole pääsyä kanavassa oleviin ilmoituksiin ilman Valtiokonttorin nimenomaista suostumusta. Webropolin yleinen tietosuojaseloste osoitteessa https://webropol.fi/tietosuojaseloste/.

    8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolella

    Tietoja ei luovuteta eteenpäin eikä tietoja siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

    9. Rekisterin suojauksen periaatteet

    Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kirjeitse ja sähköpostitse saapuneita väärinkäytösilmoituksia suojataan vastaavalla tavalla kuin teknisen ilmoituskanavan kautta annettuja. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään em. tavalla luottamuksellisesti.

    Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän erikseen nimeämillä ja valtuuttamilla henkilöillä. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti. Tietoverkko ja päätelaitteet, joissa rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein.

    10. Tietojen säilytysaika/säilytysajan määräytymisen kriteerit

    Ilmoituskanavien kautta tulevat tiedot tulee poistaa viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, ellei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei selvästi olisi merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, on poistettava ilman aiheetonta viivytystä. Muiden kuin ilmoittajansuojelulain mukaisten ilmoitusten osalta noudatetaan vastaavia säilytysaikoja, ellei muusta sovellettavasta lainsäädännöstä muta johdu.

    Webropol Oy säilyttää varmistuksia kaksi viikkoa.

    11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta (esim. profilointi) sekä tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta ja sen vaikutuksista rekisteröidylle

    Tietojen pohjalta ei tehdä automaattisia päätöksiä eikä profilointeja.

    12. Oikeus tutustua tietoihin (GDPR 15 artikla)

    Rekisteröidyn yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaista oikeutta tutustua tietoihin voidaan rajoittaa ilmoittajansuojelulain nojalla ilmoitettujen henkilötietojen osalta, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa rekisteröityä koskevista tiedoista on sellaisia, että ne jäävät em. tarkoitetun oikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa em. rajoituksen syyt ja pyytää muiden tietojen pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.

    Myös muiden kuin ilmoittajasuojelulain soveltamisalaan kuuluvien väärinilmoitusten osalta rekisteröidyn oikeutta tutustua hänestä kerättyihin tietoihin voidaan rajoittaa vastaavin tietosuojalain 34 §:n perusteluin ja menettelyin. Pyyntö tietoihin tutustumiseksi osoitetaan Valtiokonttorin kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@valtiokonttori.fi.

    13. Tiedon oikaiseminen (GDPR 16 artikla) ja poistaminen (GDPR 17 artikla)

    Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa hänestä rekisteröityjä tietoja vain rajoitetusti (ks. tämän tietosuojaselosteen kohta 12) sekä ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvien että muiden väärinkäytösilmoitusten osalta. Jos rekisteröidylle voidaan luovuttaa tällaisia muita häntä koskevia tietoja ilmoituksen käsittelyä ja tutkintaa vaarantamatta, voi rekisteröity pyytää näiden tietojen oikaisua tai poistamista. Pyyntö osoitetaan Valtiokonttorin kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@valtiokonttori.fi.

    14. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä (GDPR 21 artikla)

    Ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvien ilmoitusten osalta Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi eikä rekisteröidyllä ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.

    Muiden väärinkäytösilmoitusten osalta tietoja käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja rekisteröity voi vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Tällöin tietojen käsittely on lopetettava, paitsi jos Valtiokonttori voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

    15. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (GDPR 18 artikla)Tietosuoja-asetuksen 18 artiklaa rekisteröidyn

    oikeudesta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojelulaissa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn.

    Rajoittamisoikeutta ei ole myöskään muiden kuin ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvien väärinkäytösilmoitusten osalta pääosin ole, koska henkilötietojen käsittely perustuu Valtiokonttorin lakisääteiseen tehtävään ja oikeutta yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaiseen tietoihin tutustumiseen, 17 artiklan mukaiseen tietojen poistamiseen tai 21 artiklan mukaiseen tietojen käsittelyn vastustamiseen ei ole. Jos rekisteröidylle voidaan kuitenkin luovuttaa muita häntä koskevia tietoja ilmoituksen käsittelyä ja tutkintaa vaarantamatta, voi rekisteröity pyytää näiden tietojen käsittelyn rajoittamista. Pyyntö osoitetaan Valtiokonttorin kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@valtiokonttori.fi.

    16. Oikeus tehdä valitus

    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on rekisterinpitäjän toimesta loukattu eikä rekisterinpitäjä ole reagoinut asiaan. Rekisteröidyn oikeudet voi tarkistaa https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

    17. Muut mahdolliset oikeudet

    Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi mihinkään täysin välttämättömän lakiin perustuvan viranomaistoiminnan ulkopuolelle. Asiakas voi ilmoittaa mahdollisesta havaitsemastaan tietosuojariskistä tai tietosuojaongelmasta Valtiokonttoriin sähköpostilla: tietosuojavastaava@valtiokonttori.fi.

    18. Evästeiden käyttö

    Webropol Oy käyttää vain palvelun käytön kannalta pakollisia evästeitä, eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen. Valtiokonttorin verkkosivujen evästeistä lisää valtiokonttori.fi tietosuojaseloste.