Laadittu 28.1.2019, viimeksi päivitetty 18.8.2022

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Valtiokonttori
Osoite: Sörnäisten rantatie 13, PL14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): puh. 0295 50 2000, kirjaamo(at)valtiokonttori.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Sami Moksunen, Hallinto ja kehittäminen -toimiala, Viestintä-yksikkö
Osoite: Sörnäisten rantatie 13, PL14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): 0295 50 3206, sami.moksunen(at)valtiokonttori.fi

3. Tietosuojavastaava

Heikki Kangas, tietosuojavastaava(at)valtiokonttori.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

  1. Asiakaspalautteisiin vastaaminen (palautelomake): Asiakkaan antamia yhteystietoja käytetään vain palautteeseen vastaamiseen. Yhteystietojen antaminen on vapaaehtoista. Asiakas antaa suostumuksensa kirjoittamalla yhteystietonsa palautelomakkeelle.
  2. Julkaisutilausten toimittaminen (Valtiokonttorin erilaiset julkaisut, tiedotteet ja uutiskirjeet, tilauslomakkeet): Asiakkaan antamia yhteystietoja käytetään vain tilausten toimittamiseksi. Valtiokonttori ylläpitää julkaisujen jakelua varten erillistä asiakasrekisteriä eMailerissa (ei kotisivujen yhteydessä). Asiakas antaa suostumuksensa kirjoittamalla yhteystietonsa tilauslomakkeelle.
  3. Yhteystietomuutosten ilmoittaminen Valtiokonttoriin: Valtiokonttori tuottaa julkishallinnolle palveluita (maksuliikepalvelut, verkkomaksaminen, talouspalvelut, kuntapalvelut ja analysointipalvelut), joihin liittyen ylläpidämme listoja julkishallinnon organisaatioiden yhteyshenkilöistä. Organisaatiot ilmoittavat omat yhteyshenkilönsä Valtiokonttorille sähköpostilla. Yhteyshenkilöiden tietoja käytetään vain ao. palveluihin liittyvien kohdennettujen tiedotteiden ja muiden asiakasviestien toimittamiseen. Viestit liittyvät kyseisten henkilöiden virkatyöhön. Valtiokonttori ylläpitää palveluidensa asiakasrekisterejä eMailerissa (ei kotisivujen yhteydessä). Henkilöt antavat suostumuksensa toimittamalla yhteystietonsa Valtiokonttorille.
  4. Kävijäseuranta: Sivuston kehittämisen tueksi keräämme evästeillä tilastotietoa sivuston käytöstä. Kerättävien tietojen perusteella ei kuitenkaan yksilöidä käyttäjää. Käytössä on Siteimprove Analytics -kävijäseuranta.
  5. Puhelunauhoitteet: Valtiokonttorin Kansalaispalvelut-toimialan asiakaspalveluun tulevat ja asiakaspalvelijan soittamat puhelut nauhoitetaan. Asiakaspalvelija ilmoittaa nauhoittamisesta puhelun alussa. Kansalaispalvelut-toimialalla henkilötietoja käsitellään lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi. Nauhoitukset auttavat todentamaan puhelimitse tapahtuneen asioinnin sekä parantamaan palvelun laatua. Valtiokonttorin Rahoitus-toimialalla osa soitetuista ja vastaanotetuista puheluista nauhoitetaan. Puheluiden tallennuksessa ja niiden kuuntelussa Valtiokonttori noudattaa rahoitusalan yleistä käytäntöä. Nauhoitusten avulla voidaan jälkeenpäin todentaa puhelimitse käydyt keskustelut ja varmentaa tehtyjen kauppojen ja sopimusten ehdot, mikäli niistä on syntynyt toisen osapuolen kanssa erimielisyyksiä. Puheluiden nauhoittaminen perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(b;c;e) artiklaan. Puheluiden nauhoittaminen on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, lakisääteisen tehtävän noudattamiseksi ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
  6. Siteimproven palautetoiminto: Valtiokonttori kerää sivustollaan Siteimproven palautekyselyllä tietoa sivuston käyttäjien käyttökokemuksista. Palvelussa käytetään evästeitä. Evästeiden avulla ei voida tunnistaa käyttäjiä.
  7. Chatbot-palvelu: Valtiokonttori.fissä on käytössä chatbot-palvelu, joka auttaa sivuston käyttäjiä löytämään tietoa sivustolta. Palvelu tallentaa tietokantaan asiakkaan ja chatbotin käymät keskustelut, mutta anonymisoi asiakkaan syöttämän sisällön ennen tallentamista. Asiakkaan IP-osoitetta ei tallenneta. Chatbot-palvelun ylläpitäjä noudattaa menettelytapoja ja prosesseja, joilla suojataan henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
  8. Käyttäjän IP-osoite: Sivuston ja niihin liittyvien ohjelmointirajapintojen käytöstä kerätään teknisiä lokitietoja, joita käytetään sivuston toiminnan varmentamiseen ja mahdollisten häiriötilanteiden selvittämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

  1. Palaute: palautteenantajan antamat tiedot (ei pakollinen), yleensä s-postiosoite ja nimi, mahdollisesti puhelinnumero. Tietojen avulla Valtiokonttori vastaa palautteeseen.
  2. Julkaisutilaukset/-peruutukset (* = pakollinen tieto):
    1. Uutiskirjeet ja muut sähköiset julkaisut: etunimi*, sukunimi*, sähköposti*, organisaatio, tilattavat julkaisut*.
    2. Julkaisut valtion velanhallinnasta: etunimi*, sukunimi*, sähköposti*, organisaatio, katuosoite, postinumero ja -toimipaikka, maa sekä tilattavat julkaisut*.
  3. Yhteystietomuutokset: etunimi, sukunimi, sähköposti, organisaatio
  4. Kävijäseuranta (Siteimprove): Käyttäjän IP-osoite ilman yksilöiviä tietoja (=anonymisoitu IP), jolloin Siteimprove käyttää vain osaa kerätystä IP-osoitteesta koko osoitteen sijaan. Käyttäjän on mahdollista määrittää selaimesta do not track -asetus, jolloin Siteimprove ei kirjaa edes em. tietoa. IP-osoitteen perusteella kävijäseurantaan kootaan tietoa käyttäjän toiminnoista sivustolla. Tällaisia tietoja ovat esim. navigointi sivustolla, linkkien klikkaaminen, vierailun kesto ja tieto siitä, mistä ja miten palveluun tullaan ja mihin palvelusta siirrytään. Lisätietoa IP-osoitteen anonymisoinnista osoitteessa https://help.siteimprove.com/support/solutions/articles/80000863889
  5. Puhelunauhoitteet: Nauhoitettaviin puhelinnumeroihin soitetut puhelut sekä virkailijan asiakkaille soittamat puhelut tallennetaan kokonaisuudessaan. Puheluista tallentuvat lisäksi seuraavat tunnistetiedot: puhelun aloitus- ja lopetusaika, soittajan numero, numero, johon on soitettu, virkailijan nimi ja puhelinnumero
  6. Siteimproven palautetoiminto: Siteimprove tallentaa selaimeen satunnaisgeneroidun merkkijonon, jolla tunnistetaan samasta selaimesta tapahtuneet tapahtumat. Evästeeseen voidaan yhdistää seuraavat tiedot: päivämäärä ja kellonaika, sivu, jolta palaute on annettu sekä mitä reaktioita ja palautetta asiakas on kullakin sivulla antanut. Evästeiden avulla ei voida tunnistaa käyttäjiä.
  7. Chatbot-palvelu: Palvelu tallentaa tietokantaan asiakkaan ja chatbotin käymät keskustelut, mutta anonymisoi asiakkaan syöttämän sisällön ennen tallentamista. Asiakkaan IP-osoitetta ei tallenneta.
  8. Käyttäjän IP-osoite: Teknisiin lokitietoihin tallennetaan käyttäjän IP-osoite.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Kohdat 1, 2, 3 ja 5: Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään
Kohdat 4, 6 ja 7: Tiedot kerätään evästein.
Kohta 8: Tekniset lokit säilötään järjestelmän lokipalvelimelle, jossa ne ovat saatavilla häiriötapausten selvittämistä varten.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kohdat 1, 2, 3 ja 5: Tietoja ei luovuteta eteenpäin.
Kohdat 4 ja 6–8: Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolella

Tietoja ei luovuteta eteenpäin.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kohdat 1-4 ja 6: Rekisteri ei sisällä salassa pidettävää aineistoa.
Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti ja turhat oikeudet poistetaan. Tietoverkko ja päätelaitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein.

Kohta 5 (puhelunauhoitteet): Rekisteri sisältää salassa pidettävää aineistoa.
Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti ja turhat oikeudet poistetaan. Tietoverkko ja päätelaitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein.

10. Tietojen säilytysaika/ säilytysajan määräytymisen kriteerit

Kohta 1 (palaute): Tietoja säilytetään vain sen aikaa, kun asiakkaan asian käsittely edellyttää, tietoja ei tallenneta rekisteriksi.

Kohta 2 (tilaukset): Tiedot tallennetaan Valtiokonttorin julkaisutilausten asiakasrekisteriin Emailerissa ja säilytetään palvelun elinkaaren ajan tai kunnes asiakas ilmoittaa peruvansa julkaisutilauksen. Linkki peruuttamiseen löytyy jokaisesta lähetetystä sähköpostiviestistä.

Kohta 3 (yhteystietomuutokset): Tiedot tallennetaan Valtiokonttorin asiakasrekisteriin Emailerissa ja säilytetään tuotettavien palveluiden (maksuliikepalvelut, verkkomaksaminen, talouspalvelut, kuntapalvelut ja analysointipalvelut) elinkaaren ajan tai kunnes asiakas ilmoittaa, ettei kyseinen asia liity enää hänen virkatyöhönsä.

Kohta 4 (kävijäseuranta): Evästeillä kerättävät tiedot tallennetaan Siteimprove-kävijäseurantapalveluun, jossa tietoja säilytetään 1000 päivää. Kun evästeiden säilytysjakso päättyy, ne poistetaan automaattisesti.

Kohta 5 (puhelunauhoitteet): Puhelutallenteita säilytetään korkeintaan 2 kuukautta, minkä jälkeen ne tuhoutuvat automaattisesti. Laadun kehittämishankkeissa ja reklamaatiotilanteissa tallenteita säilytetään pidempään, kuitenkin enintään 12 kuukautta.

Kohta 6 (Siteimproven palautetoiminto): Evästeillä kerättävät tiedot tallennetaan Siteimprove-kävijäseurantapalveluun, jossa tietoja säilytetään 1000 päivää. Kun evästeiden säilytysjakso päättyy, ne poistetaan automaattisesti.

Kohta 8 (Käyttäjän IP-osoite): Tietoja säilytetään eri järjestelmissä eri pituisen ajan riippuen lokitusjärjestelmän teknisestä toteutuksesta. Säilytysajat vaihtelevat 6 kuukaudesta kahteen vuoteen.

11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta (esim. profilointi) sekä tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta ja sen vaikutuksista rekisteröidylle

Tietojen pohjalta ei tehdä automaattisia päätöksiä eikä profilointeja.

12. Tarkastusoikeus

Kohdat 1-7: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.
Kohta 8 (Käyttäjän IP-osoite): Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon. Tarkastusoikeus perustuu tietokohteen tarkastuspyynnön mukana toimitettuun, varmennettuun IP-osoitteeseen.

13. Tiedon oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.

14. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Kohdat 1-4 ja 6: Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, kuten profilointia.

Kohta 5 (puhelunauhoitteet): Valtiokonttorin Kansalaispalvelut-toimiala käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä. Kustakin asiaryhmästä on laadittu oma tietosuojaselosteensa, josta ilmenevät henkilötietojen käsittelyn perusteet. Valtiokonttorin Rahoitus-toimiala käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.

15. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen siten kuin yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädetään.

16. Oikeus tietojen poistamiseen

Kohdat 1-4 ja 6: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä henkilötietojensa poistamista henkilörekisteristä. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.

Kohta 5 (puhelunauhoitteet): Valtiokonttorin Kansalaispalvelut-toimiala käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta saada tietojaan poistetuksi. Valtiokonttorin Rahoitus-toimiala käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada tietojaan poistetuksi.

Kohta 8 (Käyttäjän IP-osoite): Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä henkilötietojensa poistamista henkilörekisteristä. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon. Oikeus tietojen poistamiseen perustuu tietokohteen poistopyynnön mukana toimitettuun, varmennettuun IP-osoitteeseen.

17. Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on rekisterinpitäjän toimesta loukattu.

18. Muut mahdolliset oikeudet

Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Asiakas voi ilmoittaa mahdollisesta havaitsemastaan tietosuojariskistä tai tietosuojaongelmasta Valtiokonttoriin sähköpostilla: viestinta(at)valtiokonttori.fi tai kotisivuston palautteiden kautta.

19. Evästeiden käyttö

Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Evästeiden ainoana tarkoituksena on teknisesti helpottaa palvelun käyttöä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät ja siten helpottamaan sivuston käyttöä.

Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu esim. Chrome-selainohjelman ”Asetukset” -valikosta löytyvän ”Tietosuoja ja turvallisuus” -valikon kautta kohdasta ”Sivuston asetukset” > ”Evästeet ja sivustotiedot”.

On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Lisätietoa Siteimproven evästeistä on sivulla Siteimprove Analytics cookies >