Utgiftsdisciplin med hjälp av data – Analystjänster och Datakontoret som stöd för statsförvaltningens besparingar och produktivitet

Statskontoret främjar informationsbaserad ledning inom statsförvaltningen. Analystjänsterna som erbjuds till statsrådet och Statskontorets projekt Datakontoret stöder effektiveringen av förvaltningens verksamhet, eftersom det inte går att förbättra produktiviteten eller allokera besparingar utan ett informationsunderlag.

Datakontoret – kostnadsbesparingarna på spåren

I början av 2024 tillsatte Statskontoret projektet Datakontoret för att utveckla Statskontorets informationsbaserade ledning, med målet att göra Statskontoret till ett datastyrt ämbetsverk. I och med de sparmål som satts upp för statsförvaltningen och ämbetsverken i regeringsprogrammet bestämde man sig i Datakontoret att under det innevarande året koncentrera sig på ett av projektets fem delmål: kostnadsoptimering baserat på data.

Svångremmen är redan i dagsläget hårt åtdragen när skattebetalarnas pengar används. Bara tanken om att hitta ytterligare kostnadsbesparingar känns utmanande – att sluta med kaffe till besökare känns inte som en lösning. I stället för att gå på magkänslan, ”vi har ju inga pengar nu heller”, är det klokare att börja med att skapa sig en bild av ämbetsverkets faktiska kostnader.

Vid statens ämbetsverk finns det visserligen mycket information om kostnaderna, men denna information används inte nödvändigtvis effektivt. Nästan varje upphandling konkurrensutsätts och varje anställd registrerar sin arbetstid under noggrant definierade rubriker, men dessa uppgifter aggregeras inte till projekt-, service- eller enhetsnivå. Verksamhetsenheterna har visserligen egna budgetar, men ofta saknas direkt insyn i de faktiska kostnaderna för genomförandet av en tjänst, ett informationssystem eller en lagstadgad uppgift. För detta ändamål utvecklar Datakontoret Statskontorets kostnads- och resursuppföljningsrapport, också kallad Kuri.

Utgiftsdisciplin – administrativ transparens till kostnaderna

Med lätt tillgängliga kostnadsdata blir jämförelser av tjänsterna mer meningsfulla.

Kuri-rapporten sammanslår Statskontorets kostnadsdata, alltså arbetstidsregistreringar, investeringar och anskaffningsutgifter för varje process, tjänst, datasystem och verkställande av det lagstadgade uppdraget vid Statskontoret. På så sätt kan man definiera ett pris för alla funktioner vid Statskontoret. Bättre utgiftsdisciplin ger möjlighet att granska kostnadseffektiviteten i vår verksamhet effektivare än tidigare. Med lätt tillgängliga kostnadsdata blir jämförelser av tjänsterna mer meningsfulla och lärdomarna om kostnadseffektiva tjänster sprids inom arbetsgemenskapen. Disciplin hjälper oss att direkt rikta blicken till de funktioner där en stor andel av årsverkena utförs med köpta tjänster eller där serviceinfrastrukturen är särskilt dyr – ett exempel är kostnaderna för molntjänster som ökat nästan som i smyg. Med hjälp av molnkostnadsrapporten som Datakontoret genomförde för Statskontoret har de sammanlagda kostnaderna för molntjänster kunnat minskas med tio procent.

Kostnadsprognoser är nyckeln till effektivare användning av pengar

Att optimera kostnaderna är dock inte det enda sättet att uppnå besparingar. När man granskar ämbetsverkens bokslut är det mycket vanligt att ämbetsverken har kvar anslag som överförs, ofta till och med betydande belopp. Det är klart att man hellre underskrider budgeten. Detta kan dock leda till en problematisk kultur med alltför stora budgetramar till följd av att man inte kan förutse kostnaderna. Risken med detta är att ett ämbetsverk som saknar förmåga att adekvat förutse sina kostnader, sänker sin prestationsförmåga i onödan när budgetarna avrundas nedåt. Datakontoret strävar efter att förbättra möjligheterna att förutse kostnaderna genom att utifrån Kuri-rapporten ta fram databaserade kostnadsprognoser. Det mer långsiktiga målet är att göra Kuri till en del av budgeteringen genom att utifrån den ta fram en databaserad kostnadsram för verksamhetsenheterna, som korrigeras efter behov. Databaserad budgetering effektiviserar allokeringen av finansieringen och minskar det huvudbry som är förknippat med budgeteringen.

Analystjänster – ett stöd för statsrådet vid lösning av informationsbaserade problem

Medan Datakontoret betjänar Statskontorets informationsledning finns samma behov överallt inom förvaltningen. Statsrådet har därför till sin hjälp ett dataanalytikerteam som koncentrerats till Statskontoret och som bistår ministerierna i att lösa informationsbaserade problem. Analystjänsten är avsedd som stöd för beredningen och beslutsfattandet för statsrådets experter och ledning.

Centraliserad analys- och rapporteringskompetens till statsrådet

Som stöd för styrningen av spar- och produktivitetsåtgärderna, statskoncernens och ministeriernas egen verksamhetsstyrning samt lagberedningen och verkställandet av regeringsprogrammet behövs analyser av omfattande och varierande informationsmaterial. Mitt i spartrycket har organisationerna emellertid begränsade möjligheter att öka sina analytikerresurser.

Analystjänsterna har utfört över 200 uppdrag.

Statskontorets Analystjänster är tillgängliga för alla ministerier. Ministerierna kan utnyttja teamets verktygskompetens (t.ex. PowerBI, R, Adobe Creative Cloud och QGis), matematisk-statistiska kompetens samt kännedom om de informationsområden som används. Analystjänsterna har gett ministerierna omfattande stöd. Åren 2018–2024 har teamet utfört över 200 uppdrag och medelvärdet för kundresponsen är 4,7/5.

Stöd för uppföljning av ekonomin och verksamheten

Som stöd för styrningen av verksamheten och ekonomin behövs varierande informationskällor. Analystjänsterna använder kundens egna data, statens, kommunernas och välfärdsområdenas ekonomiska information, information om offentliga upphandlingar och statsunderstöd och även statens gemensamma information.

Från dessa informationskällor har bland annat följande uppdrag genomförts:

Ledningens skrivbord för arbets- och näringsministeriet

Ministeriernas ledningar behöver en aktuell lägesbild av organisationens och förvaltningsområdets centrala indikatorer: ekonomi, personal och projekt. Det är också en gynnsam tid att öka ministeriernas verktygskompetens, då statsrådet samtidigt började använda PowerBI i stor utsträckning. Microsoft PowerBI är en samling av applikationer och tjänster som gör det möjligt att sammanställa visuella rapporter av olika informationskällor och distribuera slutresultat till slutanvändarna.

Analystjänsterna genomförde tillsammans med ANM:s enhet Styrning samt Personal- och förvaltningsenhet en samlad överblick över ministeriets och förvaltningsområdets ekonomi, personal och projekt. Analystjänsterna tog fram den första versionen av ledningens skrivbord, som sedan vidareutvecklades i ett nära samarbete med ministeriet så att ANM blir självförsörjande när det gäller att utveckla rapporten. Uppdraget gav fart åt ökningen av ministeriets PowerBI-kompetens.
Lägesbild av räddningsväsendets ekonomi och verksamhet

Inrikesministeriet tar årligen i sin utredning fram en riksomfattande lägesbild av räddningsväsendets tjänster och ekonomi. För lägesbilden används såväl uppgifter från operativa system som enkäter som genomförts i välfärdsområdena och andra informationskällor.

Analystjänsterna hjälpte till att göra materialet som omfattade hundratals mätare tillgängligt för välfärdsområdenas ledning och statsrådet i form av en gemensam jämförelserapport. Rapporten ger en lägesbild av räddningsväsendets ekonomi och verksamhet som kan användas för att utveckla servicen och förbättra effektiviteten.
Kommunernas kostnader för främjande av hälsa och välfärd

Kommunernas ekonomiska information som rapporteras till Statskontoret visar hur mycket pengar kommunerna använder på att främja hälsa och välfärd och hur siffrorna förhåller sig till kommunernas invånarantal. Vilken kommun spenderar flest euro per invånare på motions- och friluftstjänster, hur ser kostnaderna för bibliotekstjänsterna i Tavastehus ut jämfört med motsvarande kostnader i andra kommuner?

Rapporten som utarbetats på uppdrag av SHM och THL ger ledande tjänsteinnehavare, HÄVÄ-koordinatorer, ansvariga instanser i kommunerna och välfärdsområdena – men också allmänheten – möjlighet att jämföra kostnaderna.

Läs rapporten här! (på finska)

Produktivitet och besparingar med hjälp av information och delning av information

Statskontorets mål är att bana väg för den informationsbaserade ledningen inom den offentliga förvaltningen. Samtidigt som vi i projektet Datakontoret utvecklar Statskontorets informationshanteringsberedskap och förmåga att nyttja information vill vi dela med oss av våra erfarenheter. Vi hoppas att våra praktiska exempel också hjälper andra organisationer inom den offentliga förvaltningen när de brottas med utgiftsdisciplinen.

Att förädla data till slutsatser, tydliga kommunikationsmaterial och rapportering som kan nyttjas i linjearbetet eller ledningen är ett kompetensområde för sig. Om exemplen kittlade din fantasi eller om du har andra analysbehov, kontakta oss så kan vi prata mer om hur vi kan hjälpa dig!

Kontakta oss: analysointipalvelut@valtiokonttori.fi

Bekanta dig med teamet vid Analystjänsterna

Läs mer om Datakontoret (på finska)