Som en del av förnyelsen av Statskontorets webbplats förnyar vi under våren även sidan med handböcker för statens ekonomi- och personalförvaltning. Den gamla sidan tas ner under hösten och ersätts med en ny bank för föreskrifter och anvisningar, som placeras i anslutning till vår webbplats under tjänsterna för offentlig förvaltning. Vi strävar efter att publicera en betaversion av den nya modellen före midsommar.
Dokument konverteras till webbsidor
Förnyelsen innebär ett stort framsteg, då föreskrifter, anvisningar och andra dokument som tidigare publicerats som pdf-filer automatiskt konverteras till webbsidor. Genom denna lösning förbättrar vi dokumentens tillgänglighet betydligt, även om en del av de äldre dokumenten även framöver måste tillhandahållas som pdf-filer. I samband med genomförandet byggs en versionshantering för dokumenten, så att man vid sökning av dokument enkelt kan förflytta sig från gällande till tidigare versioner och tvärtom. Basen för genomförandet är en söksida, där man kan söka dokument enligt bland annat typ, kategori och datum. Information och bilagor till dokumenten samt eventuella vanliga frågor placeras i anslutning till respektive dokument. Innehållsförteckningen gör det enklare att bläddra i långa dokument.
Ett enormt jobb ligger bakom
På sidan med handböcker finns hundratals dokument i olika språkversioner och innehållet har under våren gåtts igenom. Vi fick hjälp av en riktig guru på bestämmelser och anvisningar, då den redan pensionerade Statskontorsveteranen Merja Laitinen tillfälligt kom tillbaka för att hjälpa till bland annat med detta arbete. ”Utan Merja skulle vi inte ha kommit så här långt på så här kort tid. Hennes insats i rensningen bland dokument och granskningen av konverterade dokument var guld värd”, berättar Annu Tuominen, projektchef för webbplatsförnyelsen.
Ett kundråd deltar i planeringen
En grupp av utvalda ekonomiförvaltningsproffs från Försvarsmaktens servicecenter och Gränsbevakningsväsendet har deltagit i förnyelsearbetet. Kundrådets önskemål, behov och upplevelser i fråga om handbokssidan har styrt vårt planeringsarbete. Rådet granskade det pågående genomförandet i början av maj, och deras observationer hjälper oss att finslipa helheten så att den motsvarar kundernas behov och blir så användarvänlig som möjligt. ”Responsen från erfarna och nya yrkespersoner inom bokföringsenheternas ekonomiförvaltning har haft en central roll i planeringen och förverkligandet av den nya ”handbokssidan”. Genom att beakta kundrådets synpunkter har man strävat efter en användarvänligare tjänst. Utvecklingsarbetet fortsätter säkert även efter att webbplatsen tagits i bruk. Vi har varit mycket tacksamma och glada att vi fick med proffs från Försvarsmaktens servicecenter och Gränsbevakningsväsendet i utvecklingsarbetet”, säger projektchef Ari Kauhanen från T3.
En betaversion av webbplatsen lanseras före midsommar.
Målet är att konvertera och granska dokumenten inom maj och juni så att helheten kan publiceras före midsommar som en betaversion som kunderna kan testa. Nedan en illustration av den nya sidan: 
