Allt fler organisationer inom den offentliga förvaltningen använder data som stöd för beslutsfattandet, men endast en liten del har en helt databaserad verksamhet. Även om tekniken redan finns tar det tid att förändra människors vanor. Närmare hälften (44 %) av dem som svarade på utredningen berättar att deras organisation inte har någon enskild eller synlig ledare inom informationsledning och analys. Utredningen kom fram till att ett datadrivet beslutsfattande starkt bidrar till att organisationer når upp till sina mål.
Affärsbeslut utifrån data
Informationsledning är något man länge talat om. Även inom den offentliga förvaltningen erkänner man allmänt vikten av ledning genom information. Med informationsledning avses beslutsfattande som grundar sig på data och åtgärder som handlar om att utveckla beslutsfattandet. Informationsledning handlar bland annat om att utnyttja dataanalys och artificiell intelligens, men också om att ha en verksamhetsmodell och strategi som stöder detta. Deloitte och Statskontoret har utrett hur informationsledning används i organisationer inom den offentliga förvaltningen. Upp till 80 procent av de organisationer som medverkade i utredningen använder sig av data som stöd för beslutsfattandet.
”Det finns en mängd data och information tillgängligt. Även tekniken är avancerad. Det räcker emellertid inte bara med det. För framgångsrik informationsledning krävs att organisationen har en tydlig verksamhetsmodell och kompetenta människor som förstår både dataanalys och organisationens egentliga verksamhet. Dessutom måste helheten ledas systematiskt”, säger ledande konsult på Deloitte Jaakko Mattila.
Avsaknaden av en gemensam vision och verksamhetsmodell leder lätt till att informationsledning och artificiell intelligens ses som en del som är separat från organisationens övriga verksamhet.
”Data och analys hjälper organisationer att förverkliga sin strategi. Detta innebär att organisationerna använder sig av data i sina beslut om verksamheten. Utmaningen är hur man kan applicera förändringarna i vardagen och kärnprocesserna. För att konsekvent producera kunskap och utnyttja den i beslutsfattandet måste även processerna utvecklas”, fortsätter Mattila.
Enligt Mattila utnyttjas data på bästa sätt när de olika delarna av organisationen hjälper varandra att utveckla informationsledningen och föra den framåt.
Utspritt ansvar innebär utmaningar
Ansvaret för analysen är ofta utspritt. 44 procent av respondenterna berättar att deras organisation inte har någon enskild eller synlig ledare inom informationsledning och analys. ”Detta kommer att förändras så småningom. Man börjar uppfatta informationsledningen mer genomgripande än förut och sätta upp tydliga mål för verksamheten. Detta betyder att någon i organisationen har en tydlig som ansvarig för informationsledningen”, konstaterar Mattila.
Något som också är viktigt är projektens upprepbarhet. Här har många organisationer fortfarande mycket kvar att göra.
40 procent av respondenterna berättar att man har fått upprepa några informationsledningsprojekt i stället för att bara genomföra dem en gång. Det som dock fortfarande saknas är ett konsekvent förhållningssätt. 29 procent av respondenterna rapporterade att informationsledningsprojekten alltid genomförs på olika sätt eller som engångsprojekt.
”I projektet Kunskapsspurten med fokus på informationsledning inom offentlig förvaltning vill man uttryckligen befästa olika informationsledningstjänster och informationshanteringen. Under projektet har man startat en analystjänst som stödjer beredningen och beslutsfattandet vid statsrådet, utvecklat en gemensam dataplattform och dataarkitektur samt lanserat tjänsten Granskaforvaltningen.fi som erbjuder ett mångsidigt perspektiv på information över den offentliga förvaltningen”, berättar ägaren av projektet Kunskapsspurten Olli Ahonen vid Statskontoret.
Förändring skapas av människor
Bilden av informationsledning och utnyttjande av artificiell intelligens är ofta onödigt teknisk. Det är vanligt att tro att dessa är något som endast angår organisationernas IT-avdelningar. Den centrala kompetensen i en informationsledd organisation begränsas emellertid inte bara till data och teknologi. Dessa skapar möjligheter – och existerar dessutom redan i hög grad – men i slutändan är det människorna som skapar förändring.
”En av de största utmaningarna är att få människorna att ändra sitt beteende och ta med information som en del av allt beslutsfattande”, påminner Mattila.
Även den högsta ledningen spelar en stor roll i att främja informationsledning. Ledningen behöver bidra till att ändra praxisen och kulturen i organisationen.
”Att få till en ändring av verksamhetskulturen identifierades som den främsta utmaningen redan alldeles i början av Kunskapsspurten. Man varken tänker alltid på att utnyttja all befintlig information på ett systematiskt sätt, hinner eller kan göra det, för att inte tala om att kombinera data och söka nya. Såväl den högsta ledningen som experterna borde uppmärksamma på ett mer aktivt och systematiskt sätt vilka datakällor som deras lösningar grundar sig på”, konstaterar Ahonen.
Informationsledning har blivit en del av beslutsfattarnas vardag. En framgångsrik datadriven verksamhet kräver en hel del samarbete av organisationer. Det är dock något som är värt att satsa på. Utredningen kom fram till att ett databaserat beslutsfattande starkt bidrar till att organisationer når upp till sina mål.
Deloitte och Statskontoret har utrett hur informationsledning används i organisationer inom den offentliga förvaltningen. Enkäten genomfördes under hösten 2020 och besvarades av sammanlagt 126 personer från 79 olika organisationer inom den offentliga förvaltningen.
Mer information
Utredning: Tiedolla johtamisen tila julkishallinnossa 2020
Webbinarium: Tiedolla johtamisen tila julkishallinnossa
Biträdande direktör Olli Ahonen, Statskontoret, olli.ahonen(at)valtiokonttori.fi, tfn 02 95 50 3310
Analyschef Jouni Alin, Deloitte, jouni.alin(at)deloitte.fi, tfn +358 50 9100 911
Informationsledning, Jaakko Mattila, Deloitte, jaakko.mattila(at)deloitte.fi, tfn +358 50 487 8543
