Ett gamla afrikansk ordspråk säger ”Om du vill gå snabbt, gå ensam. Om du vill gå långt, gå tillsammans.” Detta håller särskilt väl streck i fråga om projektet Företagets digitala ekonomi som avslutas i slutet av året och där man i över tre år har samarbetat omfattande mellan olika organisationer. Alla projektmål som ställdes upp för Statskontoret uppnåddes och arbetet med digitaliseringen av ekonomiförvaltningen fortsätter även nästa år.
Samarbete A och O
Sommaren 2021 tillsatte arbets- och näringsministeriet ett projekt vars vision är att skapa ett kompatibelt ekonomiskt ekosystem där beställningar, nätfakturor, elektroniska kvitton och företagets ekonomiska uppgifter rör sig smidigt, i realtid och säkert mellan olika parter.
Projektet har grundat sig på ett omfattande samarbete mellan den offentliga och den privata sektorn. I försöken och den gemensamma utvecklingen har såväl programvaruföretag, bokföringsbyråer som företag av många storlekar från olika branscher deltagit. Dessutom har man haft ett nära samarbete med ansvariga myndigheter, kommuner och föreningar inom flera branscher.
Kundförståelsen har utökats och man har samarbetat på många sätt: genom workshoppar, intervjuer, webbinarier, pilotprojekt och genom att pröva genomförandesätt i praktiken tillsammans med riktiga företag. Man har hela tiden velat arbeta så öppet som möjligt och så att man förstår olika företags och myndigheters behov.
Utifrån responsen anser företagen att utvecklingsverksamheten mellan den offentliga förvaltningen och företagen är mycket nyttig
– Inom projektet har man genomfört många försök som har innehållit nya tekniska lösningar. Vi skulle inte ha lyckats uppnå målen utan ett omfattande samarbete mellan organisationer och människor, berättar projektledare Keijo Kettunen vid Statskontoret.
Keijo Kettunen leder ett team vid Statskontoret som ansvarar för utvecklingen av upphandlingsmeddelanden, nätfakturor och eKvitton samt förankringen av den internationella Peppol-standarden. Statskontorets arbete med dessa teman fortsätter även nästa år.
“Vi har lärt oss mycket under dessa tre år.”
– Vår förståelse för företagens vardag och utmaningar har ökat. Ett nära och omfattande samarbete har också varit mycket inspirerande för våra egna experter. Det känns genuint att vi gör saker som är betydelsefulla för olika aktörer i samhället och löser utmaningar som många företag och myndigheter kämpar med.
– Även om projektet i sin nuvarande form upphör är världen långt ifrån färdig. Vi har utarbetat planer som sträcker sig fram till 2030 för hur resultaten från projektet ska vidareutvecklas och förankras. Det lönar sig alltså absolut att fortsätta det goda samarbetet även efter projektet, betonar Kettunen.
Projektets ansvariga myndigheter: |
Företrädda i projektets ledningsgrupp: |
|
|
Stora förväntningar på den digitala ekonomiförvaltningen
Statskontoret ansvarar för att främja utnyttjandet av e-fakturor, upphandlingsmeddelanden och eKvitton mellan organisationer i hela samhället.
Företagens verksamhet underlättas när företaget också kan producera handelsverifikat – beställningar, fakturor och kvitton – elektroniskt och i maskinläsbar form. Uppgifterna överförs automatiskt mellan systemen och i bästa fall får man konteringsuppgifterna direkt till företagets bokföring.
Även handeln med företag inom EU blir smidigare när internationella standarder för verifikat och tekniskt interoperabla lösningar tas i bruk.
Målet är också att myndighetsrapporteringen i och med digitaliseringen i framtiden ska skötas automatiskt och att olika myndigheter sinsemellan ska kunna utnyttja information som redan skickats en gång.
Digitaliseringen av ekonomiförvaltningen medför stora fördelar även för den offentliga förvaltningen. Information i realtid hjälper till att förutspå den ekonomiska situationen och strukturerad information gör det möjligt att öka automatiseringen. Man har beräknat att endast statsförvaltningen kan spara cirka 22 miljoner euro per år om man i samhället övergår till elektroniska kvitton och inköpsfakturor. Dessutom kan man till exempel genom ett omfattande ibruktagande av Peppol-nätet, det vill säga digitalisering av orderhanteringen, på årsnivå frigöra upp till 2,7 miljarder euro för mer produktiva uppgifter i Finland.
I framtiden kommer alltså hela Finland att ha nytta av ett nära samarbete. Vi ser fram emot de kommande åren och de gemensamma kliven mot en digital ekonomiförvaltning!
