I den nationella strategin för offentlig upphandling som publicerades hösten 2020 betonas hållbarhetsmål och kunskapsbaserat ledarskap. Enligt uppskattning används årligen cirka 35 miljarder euro, dvs. cirka 16 procent av bruttonationalprodukten, för offentlig upphandling. Eftersom volymen av offentliga upphandlingar är enorm, ska upphandlingar i den offentliga förvaltningens alla organisationer ledas som en strategisk funktion och upphandlingarna inriktas på att uppfylla organisationens strategiska mål.
Med hållbara upphandlingar avses miljöansvariga samt ekonomiskt och socialt ansvariga upphandlingar. För att främja upphandlingarnas effektivitet behövs samarbete mellan ministerierna samt med den kommunala sektorn och anbudsgivarna. Med upphandlingar är det möjligt att påverka hela samhällets välbefinnande och den ekonomiska balansen. Varje bokföringsenhet bör bedöma upphandlingarna i förhållande till de strategiska mål som organisationen ställt upp.
Kunskapsledning en förutsättning för effektivitet
Det är viktigt att den strategiska ledningen av upphandlingarna inkluderas i ledningssystemet. När upphandlingarnas effekter bedöms på förhand är det möjligt att identifiera de upphandlingar med vars hjälp man kan uppnå de långsiktiga mål som ställts upp för organisationens verksamhet.
En förutsättning för att man med hjälp av upphandlingar ska kunna uppnå betydande effektivitet inom organisationens verksamhet och samhället är att upphandlingarna leds utgående från kunskap och att kunskapen utnyttjas bland annat för att främja ansvarsfullhet. Effekten av upphandlingar bör bedömas enligt den offentliga tjänsteproduktionens kvalitet, tillförlitlighet, hållbarhet och effektivitet. Genom krav som gäller offentlig upphandling, avtalsvillkor, tillsyn och andra förfaranden kan man utöver ekonomiska besparingar till exempel minska utsläpp, främja arbetstagarnas rättigheter och minska korruption.
Upphandlingarnas strategiska dimension
Offentliga upphandlingar har stora möjligheter att påverka uppnåendet av målen för hållbar utveckling. När man granskar offentliga upphandlingar med tanke på ansvarsfullhet och hållbar utveckling öppnar sig stora möjligheter för de upphandlande enheterna att genomföra gärningar som gör upphandlingar effektivare även i praktiken. Statskontoret stöder uppnåendet av ansvarsmålen genom att för ministeriernas, ämbetsverkens och inrättningarnas bruk utveckla en rapporteringsram för ansvarsfullhet som grundar sig på FN:s mål för hållbar utveckling.
Verkställandet av den nationella strategin för offentlig upphandling är den viktigaste tyngdpunkten i upphandlingsutvecklingen under innevarande år. I workshopparna för smidig upphandling våren 2021 kommer man att informera om hur man går vidare i verkställandet av upphandlingsstrategin.
Strategiska riktlinjer för verksamheten
Palkeet har i samarbete med Statskontoret och finansministeriet berett tyngdpunkterna för utveckling av statens gemensamma ekonomi- och personalförvaltningslösningar åren 2021–2026. I vägkartan beaktas statens ekonomi- och personalförvaltnings samt upphandlingsorganisationens strategiska riktlinjer. Genomförandet av vägkartan sker via Palkeets godkända utvecklingsportfölj och de projekt som Statskontoret och finansministeriet äger.
I genomförandet används statens gemensamma projektportföljlösning. Prioriteringarna för arbetets framskridande preciseras årligen när innehållet i olika temaområden fastställs i utvecklingsportföljerna. Vid tillämpningen av vägkartans mål i praktiken utnyttjas också separata slutrapporter som färdigställts i olika projekt.
Utveckling av Handi-tjänsten och verksamhetsmodellerna
Till utvecklingen av upphandlingsverksamheten hör också etableringen av Handi-tjänsten och verksamhetsmodellen inom statsförvaltningen. Fokus i utvecklingen av Handi-tjänsten ligger på att utöka användarupplevelsen och användningen vid beställningar. Användarupplevelsen i beställningar utvecklas utifrån användarnas behov i införandeskedet och deras prioritering.
Statskontoret och Palkeet tillhandahåller anvisningar och stöd för användning av Handi-tjänsten och etableringen av verksamhetsmodellen. Palkeet ansvarar för produktionen av tjänsten och utvecklingen av systemet.
Avtalshanteringen blir ett kritiskt delområde särskilt i långvariga och strategiskt betydelsefulla partnerskap. Begreppet avtalshantering omfattar hela avtalets livscykel, det vill säga all den verksamhet och det arbete som genomförs mellan beredningen av avtalsutkastet samt avslutandet av avtalsperioden och utvärderingen i efterhand. Förenhetligandet av avtalshanteringen möjliggör en smidigare och effektiv helhet av upphandlingsverksamheten för beställning och betalning av avtalet samt skapar en grund för vidareutveckling av avtalshanteringen.
Avtalets livscykel är kopplad till både organisationens ekonomi och leverantörshanteringen. Under våren utvecklas en ny samarbetsmodell för leverantörshanteringen. Målet är att modellen i framtiden ska kunna utvidgas inte bara till strategiska, dvs. betydande leverantörer, utan också till andra leverantörer.
Faktaruta
- Upphandlingarnas strategiska dimension: förutsätter att tankesättet ändras inom offentlig upphandling så att den sporrar till att främja ansvarsfullhet.
- Workshopparna om smidiga upphandlingar fortsätter 2021 – föreslå teman för gemensam behandling
- Palkeets kliniker för Handi-tjänsten en gång i månaden
- Samarbetet mellan koncernaktörerna gör det möjligt att skapa en gemensam lägesbild av upphandlingsverksamheten
