Vilken förändring?
Inom statsförvaltningen övergår man till att följa allmän praxis vid förmedling av avtalskoder med nätfakturor.
- I fältet för avtalsnummer i e-fakturameddelandet (AgreementIdentifier) ska man i fortsättningen ange koden för det egentliga upphandlingskontraktet i stället för den nuvarande koden som börjar med VSK1.
- VSK1-koden som används i fakturaautomatiseringen ska överföras genom att man meddelar till fältet köparens referens (BuyerReferenceIdentifier).
Efter ändringen förmedlar statsförvaltningens nätfakturor information om vilket upphandlingskontrakt utgiften gäller. Koden för upphandlingskontraktet läses från fakturameddelandet till inköpsfakturan i samband med inläsningen av fakturorna. Om koden inte kommer automatiskt till inköpsfakturan ska sakgranskaren lägga till uppgiften manuellt på fakturan.
Ändringen påverkar fakturornas innehåll. Därför ska leverantörerna göra den beskrivna ändringen i de nätfakturor som de skickar. Den målsatta tidtabellen för det tekniska ibruktagandet av upphandlingsavtalens koder för nätfakturor är från och med 17.4.2023.
Varför förändringen?
Med hjälp av koden för upphandlingskontraktet är det möjligt att i enlighet med skyldigheten att använda gemensamma upphandlingar rapportera om inköp på ABF-kontonivå enligt ämbetsverk, avtal och leverantörer. Ändringen är samtidigt också en förutsättning för ibruktagandet av avtalshanteringsmodulen i tjänsten Handi.
Vad innebär det i praktiken?
De tekniska ändringarna genomförs av tjänsteleverantören (Posti Messaging och Handi). Ändringen påverkar inte inköpsfakturaautomationen.
Bokföringsenheten ansvarar för att styra de egna leverantörerna under förändringen. Detta innebär i praktiken:
- leverans av upphandlingskontraktskoder till leverantörerna för att läggas till i fältet kontraktsnummer
- styra leverantören att flytta VSK1-koden till fältet köparens referens.
Leverantörerna förväntas inte genomföra ändringar i de nätfakturor som de skickar enligt den målsatta tidtabellen för det tekniska genomförandet före 17.4.2023. Ändringen kan genomföras till exempel när avtalet förnyas eller avtalshanteringsmodulen tas i bruk.
På grund av ändringen uppdateras anvisningarna för bokföringsenheter och leverantörer. De nya versionerna av anvisningarna publiceras 11.4.2023. Den nya versionen publiceras i följande anvisningar:
- Bilagorna 2a och 2b till anvisningen God praxis för processen Från beställning till betalning (påfinska)
- Anvisningar för den offentliga förvaltningen: Skicka en faktura till staten, minimiinformationsinnehåll för fakturan och Den offentliga förvaltningens tillämpningsanvisning (på finska)
- Handi-Tiimeris kundanvisningar (Statsförvaltningens interna arbetsyta, dit man har tillgång med separata användarnamn).
Mer information:
hankintatoimi(at)valtiokonttori.fi
