Hur ska man beakta övergången till Peppol vid ämbetsverken?

Den 1 april 2024 börjar staten använda Peppol-baserade affärsdokument i sina upphandlingar och förutsätter även att avtalsleverantörerna använder dem. Förändringen är relaterad till främjandet av digitalisering, vilket förbättrar effektiviteten, leder till besparingar och ger realtidsinformation för beslutsfattande.

Ändringen innebär att de som arbetar vid upphandlingsenheterna tillägnar sig nya verksamhetssätt och bekantar sig med Peppol-egenskaperna som läggs till i Handi. Det är också bra att informera sina egna leverantörer om ändringarna.

Peppol möjliggör digitalisering av upphandlingar och leveranskedjor

Peppol är ett internationellt nätverk som är öppet för alla och via vilket olika aktörer kan förmedla elektroniska affärsdokument till varandra på ett standardiserat och branschoberoende sätt. Elektroniska affärsdokument är till exempel kataloger, beställningar och beställningsbekräftelser. I Peppol överförs beställningsuppgifterna mellan datasystemen i maskinläsbar form som “meddelanden”, inte per e-post eller som pdf-bilagor.

När vi talar om Peppol och digitalisering av upphandlingar fokuserar vi på beställning till fakturering och leveransprocesser. Vi talar alltså inte om konkurrensutsättningar eller anbud eller behandling av dem.

Om några år kommer Peppol att vara med i alla statliga ramavtal

Hansel Ab verkställer upphandlingsavtal och ramavtal för aktörer inom statsförvaltningen, kommunerna och välfärdsområdena. I Hansels nya och framtida ramavtal krävs att leverantörerna har Peppol-beredskap från och med den 1 april 2024.

”Nu är rätt tidpunkt att inkludera Peppol-frågor i upphandlingssamtalen.”
Hannu Kivinen,
ledande sakkunnig, Finlands Peppol-myndighet/Statskontoret

Ta dig tid att lära dig mer och delta i utbildningar

Digitaliseringen av beställningar kräver att ämbetsverken uppdaterar sina verksamhetssätt och bekantar sig med de nya funktionerna i Handi-systemet. Systemet utvecklas för närvarande så att behandlingen av Peppol-meddelanden blir möjlig. Palkeet informerar ämbetsverken om ändringarna och ordnar utbildningar i ämnet i början av år 2024.

Se till att leverantörerna är medvetna om ändringarna

Det lönar sig för ämbetsverket att kontakta sina egna största leverantörer och uppmuntra dem att ta i bruk Peppol-upphandlingsmeddelanden i den utvidgade beställningsprocessen. Det behövs alltid någon lämplig tjänst för behandlingen av upphandlingsmeddelanden. Därför är det första steget för leverantörerna att skapa stöd för behandlingen av upphandlingsmeddelanden i det egna datasystemet eller i Peppol-tjänsteleverantörens system, antingen genom att skaffa eller uppdatera systemet.

I många datasystem finns redan grunder för behandlingen av Peppol-upphandlingsmeddelanden. Det lönar sig för leverantören att kontakta sin egen leverantör av orderhanterings-/ERP-system och säkerställa att det är möjligt att behandla Peppol-meddelanden med systemen de använder.

Fördelarna med Peppol för köparen/den upphandlande enheten

Besparing av ekonomiförvaltningens resurser när de manuella faserna och felen minskar.
Den elektroniska verksamhetsmodellen möjliggör bättre uppföljning och hantering av upphandlingar. Den ger en bättre bild av helheten även i situationer med decentraliserade upphandlingar där det finns flera köpare.
Den insamlade informationen om upphandlingarna ger en bättre helhetsbild.
Informationen i strukturerad form ger bättre synlighet för ledningen av upphandlingar. Informationen kan användas till exempel för att välja leverantör, granskning av leveranssäkerheten och lagerhantering.
Informationen om koden för upphandlingsavtalet överförs från beställningen till fakturan.
När informationen om en upphandling finns i standardiserad form i datasystemen kan man i framtiden bättre följa upp bl.a. upphandlingarnas koldioxidavtryck.

Fördelarna med Peppol för leverantören

En automatiserad hantering av inkommande order sparar resurser och arbetstid och minskar fel.
Enhetliga verksamhetssätt och processer tillsammans med olika kunder gör arbetet smidigare och minskar behovet av utbildning när det finns en standardiserad metod.
Fordringar returneras snabbare till kontot.
Realtidsinformationen ger en bättre bild av företagets situation och hjälper företaget bl.a. i lager- och leveranshanteringen.

Statskontoret och projektet Företagets digitala ekonomi stöder genomförandet av ändringen

Även Statskontoret kontaktar de största statliga leverantörerna om Peppol-kraven i god tid före april. Statskontoret deltar i projektet Företagets digitala ekonomi. Ett av projektets mål är att säkerställa att även de minsta företagen får möjlighet att behandla upphandlingsmeddelanden. Vi kommer att ge mer information om detta i början av år 2024. I försöket med projektet Företagets digitala ekonomi utvecklas Peppol-utbildningshelheten för företag tillsammans med Tieke. Mer information om utbildningen kommer också att ges senare.

Visste du att?

År 2022 använde staten 8,3 miljarder euro för upphandling av produkter och tjänster. Du kan granska upphandlingarna närmare på adressen (på finska) tutkihallintoa.fi

Handi-tjänsten och Palkeet i korthet

Vid statsförvaltningens bokföringsenheter används ett system för elektronisk beställning och hantering av fakturor, kallat Handi-tjänsten, med vilken bokföringsenheterna beställer varor och tjänster samt behandlar sina fakturor. Bokföringsenheter som hör till den statliga budgetekonomin samt fyra statliga fonder använder Handi-tjänsten. Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet äger Handi-tjänsten. Palkeet producerar underhålls- och stödtjänster för bokföringsenheter och statliga leverantörer.

Statskontoret och Peppol

Statskontoret är Finlands Peppol-myndighet. I denna roll övervakar och koordinerar Statskontoret bland annat Peppol-nätverket samt stöder och uppmuntrar organisationerna att använda de elektroniska Peppol-affärsdokumenten och Peppol-nätverket. Läs mer på Peppol-myndighetens webbplats.