Projekten för ibruktagningskundspecifika gränssnitt för fakturor och inköpsfakturor startar i början av februari 2020. Projekten genomför relevanta ändringar i gränssnitten för ibruktagningskunders fakturor (Invoice Sending) och inköpsfakturor (Invoice Receiving) så att gränssnitten följer det nya avtalet om statens tjänster för förmedling av fakturor.
Det finns tiotals projekt för fakturagränssnitt, medan projekt för inköpsfakturagränssnitt genomförs hos tre ibruktagningskunder. Det inrättas ett separat ibruktagningsprojekt för respektive ibruktagningskund som inleds med ett inledande diskussionsmöte. Inledandet av projektet kräver att kundens utgångssystem har uppdaterats med datainnehållet enligt Europanormen. I regel pågår ett ibruktagningsprojekt i cirka 11 veckor, beroende på den tekniska omfattningen av respektive faktureringssystem.
Tillräckliga resurser garanterar smidigheten
För att säkerställa genomförandet av projektet är det viktigt att ibruktagningskunderna i ett så tidigt skede som möjligt reserverar relevanta resurser för sina projekt. Det behövs mest resurser för övergripande testning av fakturamaterialet. Palkeet ansvarar för ibruktagningsprojekt hos sina egna kunder. Projekten för fakturagränssnitt (delprojekt 3) upphör helt och hållet 24.9.2020 och projekten för inköpsfakturor (delprojekt 2) 9.6.2020.
SI-meddelanden uppdateras år 2020
Statens distributionsbank byts ut i december 2020 och därför kommer projektet för statens tjänst för fakturaförmedling att uppdatera SI-meddelanden avseende fakturor till konsumenter. Detta ska genomföras inom ett separat inrättat projekt. Tidsschemat för och uppgifter visavi projektet meddelas senare till ibruktagningskunder.
Förutsättningar för rapportering i realtid
Volymdata inom fakturaförmedlingen används idag exempelvis i halvårsrapporter för uppföljning av produktiviteten hos ekonomi- och personalförvaltningen. Projektet för statens tjänst för fakturaförmedling ska också skapa förutsättningar för rapportering i realtid, vilket möjliggör omfattande utnyttjande av innehållet i fakturor. Detta kunde för inköpsfakturor innebära att produktdata kontrolleras på substansnivå och jämförs med data för hela förvaltningen. Nu när vi skapar en plattform för rapportering i realtid vill vi be er att ni i februari berättar för oss om vilka potentiella objekt ni kan identifiera för utnyttjande av innehåll i fakturor. Önskemål och förslag kan skickas till VK-LVP2020@valtiokonttori.fi.
Aktuellt om Palkeets process Från beställning till indrivning
Statskontoret har 28.1.2020 utfärdat föreskriften Krav på innehållet i fakturor – personbeteckningen ska förmedlas till kundregistret, enligt vilket data med personbeteckningen för nya konsumentkunder ska registreras i kundregistret från och med 1.4.2020. Föreskriften bygger på Dataskyddslagens 1050/2018 29 § 1 och 2 moment. Personbeteckningen ska kompletteras senast den 30.9.2020 i de kunddata i kundregistret som registrerats före 1.4.2020, om kunden i fråga faktureras. Instruktioner för registrering av personbeteckningar i kundregistret ges för närvarande i God praxis inom processen Från beställning till indrivning. I Kiekus kundregister finns det också ett separat fält för personbeteckning som följer bestämmelserna om dataskydd. Under vårens lopp kommer Palkeet att skicka en förteckning med de konsumentkunder som saknar personbeteckning. Det ligger på bokföringsenhetens ansvar att komplettera förteckningen med de personbeteckningar som saknas, om man vill använda kunduppgifterna i fråga efter 30.9.2020. Onsdagen den 5 februari kommer Palkeet att hålla två informationstillfällen med samma innehåll, om Statskontorets föreskrift om förmedling av personbeteckning i försäljningsfakturor och registrering av den i kundregister. Innehållet för tillfället i fråga kan senare ses som upptagning. Palkeet tar separat kontakt med de bokföringsenheter som har ett gränssnitt för säljorder eller reskontra med Kieku.
Ytterligare information:
VK-LVP2020@valtiokonttori.fi
Kirsi Launomaa, projektchef, tfn 0295 502 031, kirsi.launomaa@valtiokonttori.fi
Tidsschema för projekten för ibruktagning av statens tjänst för fakturaförmedling.