Beskrivningen av den övergripande arkitekturen för offentliga upphandlingar fungerar som grund för att förstå nuläget för den offentliga förvaltningens upphandlingsverksamhet, för att ställa upp mål och planera utvecklingen. Vid fastställandet av målläget betonas ökad digitalisering och ökade möjligheter till kunskapsbaserad ledning av upphandlingar.
I samband med arkitekturarbetet utreds också behovet av att förenhetliga datamaterialet så att det finns förutsättningar att bygga upp databaser. På så sätt skulle man kunna samla in uppgifter från olika källor och jämföra material sinsemellan. Verkställighetsuppgiften i den nationella strategin för offentlig upphandling är att planera en sådan övergripande arkitektur där man har identifierat uppgifter om upphandlingar och koordinera dataanalyser. Arbetet med att beskriva den övergripande arkitekturen för offentliga upphandlingar har inletts i samarbete med KPMG Oy.
Vad är övergripande arkitektur?
Arkitekturen beskriver som helhet hur verksamheten, de centrala begreppen och uppgifterna, intressentgrupperna, rollerna och informationssystemtjänsterna bildar en fungerande helhet. Den övergripande arkitekturen omfattar verksamhets-, informations-, informationssystem- och teknikarkitektur. En bättre förståelse för helheten stöder målen för att effektivisera upphandlingsverksamheten och öka effektiviteten i synnerhet med hjälp av kunskapsbaserad ledning. Vid utnyttjandet av informationen beaktas behovens olika nivåer och användarinstanser – såväl det enskilda behovet för upphandlingsenhetens ledning som behoven av styrning och utveckling av upphandlingar på nationell nivå, utan att förbise informationsbehoven hos medierna och skattebetalaren.
Vad är målet med arbetet?
I arbetet med att beskriva arkitekturen identifieras nödvändiga och centraliserade informationssystem och tjänster samt deras centrala informationsinnehåll i processens olika skeden. Detta är viktigt för att informationen ska fungera kompatibelt. Vid den upphandlande enheten kan man med hjälp av information om processens olika skeden styra verksamheten och utvecklingen av informationssystemen så att de fungerar tillsammans med system och tjänster på nationell nivå.
Slutresultatet av arbetet är en beskrivning av nuläget, målbilden och nödvändiga åtgärder för den offentliga förvaltningens upphandlingar. I kommande verksamhetsmodeller för upphandlingsverksamheten inom den offentliga förvaltningen, särskilt inom informationssystem och tekniska lösningar, bör man sträva efter att beakta de riktlinjer som fastställts i arkitekturbeskrivningen och anpassa dem till den målarkitektur som nu framställs.
Denna rapport publiceras som en del av programmet Hankinta-Suomi under år 2023.
Hur framskrider arkitekturarbetet?
Arkitekturarbetet består av fyra olika skeden: Identifiera, Skapa, Testa och Utveckla. Arbetet har inletts genom att identifiera nuläget inom den offentliga förvaltningens upphandlingsverksamhet utifrån tidigare producerad dokumentation i fråga om processer, till dem tillhörande uppgifter och datasystem som används. Samtidigt försöker man också identifiera eventuella smärtpunkter.
Tillsammans med intressentgrupperna kommer vi att ordna intervjuer och workshoppar som syftar till att utreda upphandlingsverksamhetens nuläge i så stor utsträckning som möjligt, förstå kundstigen via smärtpunkter som förekommer i dess olika skeden och med tanke på olika aktörer/roller och verksamhetsprocesser. Är du intresserad av att delta i arkitekturarbetet antingen som intervjuad eller som aktiv deltagare? Anmäl ditt intresse till oss per e-post hankintatoimi(at)valtiokonttori.fi.
Mer information om hur arbetet framskrider ger:
Utvecklingschef Lotta Degerholm, lotta.degerholm(at)valtiokonttori.fi
Kort beskrivning av den övergripande arkitekturen för offentliga upphandlingar
- Målet är att beskriva den offentliga förvaltningens upphandlingsverksamhets arkitektur i nuläget med hjälp av arkitektanförandet, målarkitekturen och de viktigaste åtgärdsförslagen för att åstadkomma målarkitekturen. I arkitekturen identifieras uppgifter om upphandlingar och deras användbarhet.
- Aviseringskanal för offentliga upphandlingar (Hilma) och andra nationella system utvecklas så att insamlade data utnyttjas på så heltäckande och på så bred basis som möjligt. Data som sparas i systemen kombineras och analyseras (dataanalystjänster) för att utveckla offentliga upphandlingar.
