Hoppa innehåll

Upphandlingsverksamhet och behandling av uppgifter

Den offentliga upphandlingsverksamheten utvecklas tillsammans #offentligaupphandlingar

  • Statliga organisationer upphandlar produkter och tjänster för cirka sex miljarder euro. Gemensamma goda praxis garanterar att upphandlingarna genomförs på ett enhetligt och effektivt sätt. Finland är en föregångare inom öppen förvaltning även i fråga om upphandling: Varje medborgare kan följa användningen av skattemedlen och utreda de fakta som upphandlingarna bygger på med hjälp av öppna data.

    Statskontoret tillhandahåller tjänster som hänför sig till bland annat styrning, utveckling och uppföljning av upphandlingsverksamheten främst för statens ämbetsverk. Särskilt viktigt är samarbetet med andra producenter av statens gemensamma tjänster, såsom Hansel och Palkeet. Arbetar du med offentliga upphandlingar inom statsförvaltningen, ta modigt reda på de nätverk som arbetar med statens upphandlingar och kom med. I servicebeskrivningen och på flikarna hittar du intressanta nätverk som du också kan ha hjälp av.

  • Workshoppar Sujuvat hankinnat

    Statskontoret ordnar finsksspråkiga workshoppar Sujuvat hankinnat för statens förvaltnings inköpsverksamhets experter varje månad. I workshopparna behandlas aktuella frågor om inköpsverksamhet, utgiftshantering och ekonomiförvaltning både av externa experter och av Statskontoret. Dessutom arbetar man interaktivt med teman som kräver inköpsenheternas synpunkter.

    Om du arbetar inom statsförvaltningen och vill delta i workshopparna kan du kontakta oss för närmare information: hankintatoimi(at)valtiokonttori.fi.

  • Nätverkssamarbete

    Statens upphandlingar leds i ett nätverkssamarbete, i vilket ingår bland annat ämbetsverkens sakkunniga, koncernaktörer och tjänsteleverantörer.

    De största leverantörerna med tanke på upphandlingsbeloppet är statens interna tjänsteproducenter. Statens gemensamma tjänster produceras av bland annat

    • Senatfastigheter
    • Valtori
    • Hansel
    • Palkeet
    • HAUS
    • Statskontoret

    Koncernaktörer driver olika nätverk enligt ämnesområde gällande bland annat upphandlingsverksamhet, informationsledning, kompetensutveckling eller kommunikation.

    Dessutom ingår finländska upphandlingsexperter i flera internationella nätverk gällande digitalisering av statens upphandlingar, elektroniska upphandlingsmeddelanden och utveckling av upphandlingsverksamheten.

  • Samarbetsforumet för offentlig upphandling

    Samarbetsforumet för offentlig upphandling (Hankinta-Suomi) främjar den samhälleliga genomslagskraften hos de medel som används för offentliga upphandlingar samt den offentliga ekonomins hållbarhet. Det strategiska forumet för offentliga upphandlingar består av representanter av såväl statliga som kommunala upphandlingar. Som en del av beredningen av den nationella upphandlingsstrategin och inom ramen för nätverkssamarbetet har upphandlingsspecialister kartlagt nuläget för Finlands offentliga upphandlingar, behandlat centrala utvecklingsobjekt och upprättat åtgärdsförslag som har publicerats som en omfattande lägesbild.

    Offentliga upphandlingar är ett betydelsefullt sätt att uppnå de strategiska målen för såväl regeringsprogrammet som kommunerna. Målen gäller bland annat:

    • ekologiskt, socialt och ekonomiskt ansvar
    • främjande av innovationer
    • utveckling av strategisk ledning och informationsledning
    • upphandlingskompetens och -förmågor
    • förbättring av marknadens funktion.

    Mer information på adressen hankinta-suomi.fi.

  • Öppna data om inköpsfakturor

    Materialet består av data om inköpsfakturor på webbplatsen Tutkihankintoja.fi. Materialet omfattar alla inköpsfakturor som gäller statens upphandlingar från början av 2016. Ett undantag utgörs av Skyddspolisen, Gränsbevakningsväsendet, Polisstyrelsen samt försvarsministeriets förvaltningsområde, vars upphandlingar inte ingår i materialet.

    Informationen i tjänsten kommer för statens del från statens system för inköpsfakturor (Handi), varifrån de kopieras till tjänsten varje vecka. Detta innebär att fakturorna har redan hunnit kontrolleras och godkännas. Om fakturorna har korrigerats efter detta i bokföringssystemet eller om de strukits ur bokföringen uppdateras denna uppgift inte längre i denna tjänst.

  • Leverantörshantering

    Staten är en attraktiv avtalspartner, eftersom staten är en öppen, rättvis och professionell samarbetspartner. Onödig byråkrati har avlägsnats från statens upphandlingar och upphandlingsprocessen kan genomföras på ett smidigt sätt.

    Hänvisande av ämbetsverk till leverantörssamarbete

    Staten erbjuder sina leverantörer utbildnings-, kommunikations- och evenemangstjänster som en del av ett långsiktigt samarbete. Som samarbetspartner är staten intresserad av leverantörernas åsikter och utvecklingsbehov i fråga om statens upphandlingsverksamhet. Särskild uppmärksamhet fästs vid att upphandlingarna genomförs på ett ansvarsfullt sätt samt i tillräckligt små delar, så att även små och medelstora företag har bättre möjligheter att delta i anbudsförfaranden.

    Statskontoret har i uppgift att ge ämbetsverken anvisningar och handledning i ett smidigt leverantörssamarbete och att utveckla det. Leverantörssamarbetet omfattar bland annat följande frågor:

    • Hur anvisas ämbetsverken i leverantörshantering?
    • Vad allt ska ämbetsverken ta i beaktande i leverantörsuppföljningen?
    • Hur till exempel följs avtalsvillkoren upp?
    • Hur tar leverantörer i bruk leverantörsportalen i statens gemensamma tjänst Handi?

  • Upphandlingsrådgivning

    Rådgivningsenheten för offentlig upphandling (JHNY) betjänar upphandlande enheter i frågor gällande offentliga upphandlingar. Rådgivningsenheten upprätthåller webbplatserna hankinnat.fi och upphandling.fi.

    Rådgivningstjänster för leverantörer tillhandahålls av bland annat Företagarna i Finland. syftet med upphandlingsrådgivningen är att

    • få de upphandlade enheterna att begära anbud så att små och medelstora företag kan lämna in anbud
    • små och medelstora företag aktiveras och lämnar in anbud gällande offentliga upphandlingar
    • utveckla dialogen mellan de upphandlande enheterna och anbudsgivarna.

  • Beställning i tjänsten Handi

    Via Handi kan du göra beställningar genom att välja en produkt/produkter i katalogen, i leverantörens PunchOut, som fritextbeställning eller genom att använda beställningsplanen. Detaljerade anvisningar om hur du använder de olika beställningsmetoderna i Handi finns i Tiimeri-arbetsrummet i tjänsten Handi för alla ämbetsverk.

  • Hantering av utgifter
    • Hanteringen av utgifter är den enskilt mest sysselsättande processen inom statens ekonomiförvaltning. Staten hanterar över en miljon inköpsfakturor årligen. Hanteringen av utgifter omfattar administration av leverantörernas grundläggande uppgifter, hantering av utgiftsverifikat, utbetalning samt hantering av utgiftskontoutdrag.
    • Administration av grundläggande uppgifter
      Målet med administrationen av grundläggande uppgifter är att uppgifterna ska lagras så automatiskt som möjligt vid inläsningen av inköpsfakturor. Eventuella grundläggande uppgifter som saknas ska lagras i Palkeet.Hantering av utgiftsverifikat
      Utgiftsverifikat kan hanteras automatiskt genom att använda orderhanteringen i tjänsten Handi. Om Handi inte kan användas används i första hand avtalsinställning och först som ett sista alternativ konteringskoden. Läs mer under rubriken ”Automatisering av hanteringen av utgifter”.Utbetalning
      Målet med utbetalning är automatisera utskick av betalningsmaterial så långt det är möjligt. Automatiseringen genomförs genom att använda betalningssystemens timerfunktioner. Om det inte går att skicka betalningsmaterialen automatiskt ska bokföringsenheten begära undantagslov av Statskontoret.

      När utskicken av betalningsmaterial till banken automatiseras måste man se till att systemen som hanterar betalningsmaterialet, dataöverföringsförbindelserna och servrarna är tillräckligt skyddade och att betalningsmaterialet bevaras oförändrat från att det skapas till att det sänds till banken.

      Hantering av utgiftskontoutdrag
      Bokföringsenhetens utgiftskontoutdrag ska konteras så automatiskt som möjligt med hjälp av betalningssystemens funktionalitet och konteringsregler.

      Konteringsregeln definieras för sådana debiteringstransaktioner som innehåller någon identifieringsuppgift som identifierar betalningsmaterialet (till exempel löner och leverantörsreskontrans SEPA-material).

  • Automatisering av hanteringen av utgifter

    Hos staten utvecklas hanteringen av utgifter genom att graden av automatisering ökas och ekonomiförvaltningens uppgifter koncentreras till servicecentret. En viktig faktor i att göra utgiftshanteringen smidigare är även att öka antalet nätfakturor – staten tar inte emot pappersfakturor, utan fakturorna ska skickas elektroniskt.

    Automatiseringen sker genom att beställningarna koncentreras till att utföras av orderhanteringen i tjänsten Handi, som används gemensamt inom staten.

    I bokföringsenheterna kan graden av automatisering av hanteringen av utgifter höjas

    • genom att man börjar använda orderhanteringen i tjänsten Handi
    • genom att man ökar användningen av funktionerna för avtalsinställning och konteringskod.

    Avtalsinställning
    Med avtalsinställning kan transaktioner som upprepas regelbundet hanteras automatiskt när fakturan motsvarar avtalet. Exempel på detta är månatliga hyresfakturor samt elöverförings- och energifakturor på årsnivå.

    Användningen av avtalsinställning effektiviserar märkbart hanteringen av leverantörsfakturor. När avtalsinställning används kan avtalets uppgifter och inköpsfaktura riktas automatiskt, varvid inköpsfakturan inte kommer till bokföringsenheten för behandling.

    Konteringskod
    I sådana fall där Handi-tjänsten eller avtalsinställning inte kan användas används konteringskod vid statlig fakturering för att minimera andelen manuellt arbete.

    Funktionen för konteringskod är avsedd att användas för återkommande fakturor, vars konteringar förblir oförändrade men vars faktureringsbelopp varierar. Exempel på sådana fakturor är telefonfakturor, fakturor för översättningstjänster och fakturor för måltidsstöd.

    Användningen av en konteringskod effektiviserar hanteringen av inköpsfakturorna, eftersom en inköpsfaktura automatiskt får en kontering enligt konteringskoden när den används.

    Mål som ställts upp för automatiseringen av hanteringen av utgifter

    Indikator Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023 Mål 2024
    Procentandel av statens inköpsfakturor som hanteras automatiskt *) 30 40 50 60
    Procentandel av statens inköpsfakturor med beställningsnummer, nytt mål **) 10 15 20 25

    *) Beräkningssättet har ändrats: med automatisk hantering avses fullständigt (100 %) automatiskt hanterade inköpsfakturor. Tidigare inkluderades även konteringsreferenser som stöder s.k. automatisk kontering i nyckeltalet. Som nämnare används det totala antalet statliga inköpsfakturor.

    **) Som nämnare används det totala antalet statliga inköpsfakturor.