Statskontoret erbjuder avgiftsfritt bokföringsenheter för utveckling av kostnadsredovisningen
Statens bokföring regleras av bl.a. 7 kap. i Finlands grundlag, Lagen om statsbudgeten, Förordningen om statsbudgeten, statsrådets beslut, finansministeriets föreskrifter samt Statskontorets föreskrifter. Om kostnadsredovisningen föreskrivs särskilt i 12 § i lagen om statsbudgeten och 55 § i förordningen om statsbudgeten:
Lag om statsbudgeten 12 § (19.12.2003/1216)
Verksamhets- och ekonomiplanering Ministerierna ska planera de samhälleliga verkningarna inom sitt ansvarsområde samt ekonomin och resultatet av verksamheten inom sitt förvaltningsområde på flera års sikt. Ämbetsverken och inrättningarna ska planera sin verksamhet och ekonomi samt sina resultat på flera års sikt. Planeringen ska producera de uppgifter som behövs vid beredningen av statsbudgeten och vid den övriga planeringen av statsfinanserna under statsrådets ledning.
Förordning om statsbudgeten 55 § (7.4.2004/254)
Ämbetsverken och inrättningarna skall ordna sin bokföring enligt 41 § och därtill uppföljning av resultatet av verksamheten (resultatredovisning) så att de på ett ekonomiskt och tillförlitligt sätt producerar
1) sådana väsentliga uppgifter som behövs i den externa styrningen av ämbetsverket eller inrättningen och
2) de bokslutsuppgifter och uppgifter i verksamhetsberättelsen som anges i 63 och 65 §.
Vid ordnandet av resultatredovisningen och övriga uppföljningssystem beaktas verksamhetens kontinuitet så att de viktigaste uppgifterna om ekonomi och resultat som skall rapporteras i bokslutet och verksamhetsberättelsen kan jämföras med uppgifterna för innevarande år och dessutom med uppgifterna för de två föregående åren.
Ämbetsverken och inrättningarna skall ordna ledningens redovisning och utnyttjandet av den på det sätt som en resultatrik ledning av ämbetsverket eller inrättningen och förfarandena inom den interna kontrollen enligt 69 § förutsätter.
Vid genomförandet av kostnadsredovisningen fastställs kostnadernas orsaksprincip och redovisningsteknik för uppföljningsobjektet.
Uppföljningsobjektets särkostnader behandlas som direkta kostnader, om det är ändamålsenligt. Det är inte ändamålsenligt att behandla en del av särkostnaderna som direkta kostnader, t.ex. på grund av arbetsmängden riktandet orsakar. I detta fall behandlas de som indirekta kostnader (t.ex. stödfunktioner, avlönade frånvaron, kontorsmaterial).
Alla samkostnader ska behandlas som indirekta kostnader, eftersom det inte finns en faktisk allokeringsgrund som påvisar orsaken (t.ex. allmän ledning, lokaler). Indirekta kostnader riktas enligt orsaksprincipen till de slutliga redovisningsobjekten (t.ex. arbetstid). Bokföringsenheten ansvarar för att iaktta orsaksprincipen.
Inom bokföringsenheten redovisas kostnaderna på samma sätt som vid myndighetsverksamhet samt som vid avgiftsbelagd och samfinansierad verksamhet. Detta framhävs särskilt vid riktandet av bokföringsenhetens gemensamma indirekta kostnader till de slutliga uppföljningsobjekten.
Särskilt för relativt små kostnader och kostnader som är arbetsdryga att specificera i bokföringen lönar det sig att ifrågasätta behandlingen av dem som särkostnader och reflektera över huruvida behandlingen som samkostnader skulle medföra ett lika bra slutresultat med en mindre administrativ börda. Läs mer om Strålsäkerhetscentralens erfarenheter:
Grunden för statens kostnadsredovisning utgörs av uppföljningsobjektsmodellen (se bilden nedan). Funktioner är en av de centralaste uppföljningsobjekten i statens kostnadsredovisning. Alla utgifter som ämbetsverkets verksamhet orsakar bokförs på funktionerna. Användning av funktioner begränsas inte till användningen av ämbetsverkets omkostnadsanslag. Också till exempel upphandlingen eller användningen av en produktionsfaktor som finansierats via anslag som anvisats ett annat ämbetsverk ska riktas till funktionerna. Bokföringen kan preciseras med en prestation, ett projekt eller till exempel en kund (uppföljningsobjekt 1 eller 2).
Kärnfunktioner är bokföringsenhetens kärnuppgifter och hierarkin bygger på de uppgifter som hör till ministeriernas verksamhetsområden, vilka fastställts i reglementet för statsrådet. Biträdande uppgifter för kärnfunktioner stöder bara vissa kärnfunktioner/helheter av kärnfunktioner. I kostnadsredovisningen riktas de till vissa kärnfunktioner på ett sätt som avgörs av bokföringsenheten.
Styrfunktioner används huvudsakligen för uppföljning av ministeriernas gemensamma uppgifter (se kontoplansanvisningen för funktioner gällande andra bokföringsenheter).
Stödfunktioner är gemensamma uppgifter för alla bokföringsenheter som stöder kärnfunktionerna (t.ex. ekonomi- och personalförvaltningen). I fråga om stödfunktioner ska man alltid då det är möjligt använda statens gemensamma stödfunktioner för att undvika uppkomsten av för invecklade redovisningskodförteckningar.
Med kostnadsredovisningen produceras information för såväl externa som interna rapporteringsbehov.
Kostnadsredovisning behövs exempelvis för prissättning och rapportering av kostnadsmotsvarigheten för avgiftsbelagd och samfinansierad verksamhet som en del av bokföringsenhetens verksamhetsberättelse.
I och med att kulturen med informationsledning stärks används kostnadsredovisningen i allt högre grad även vid det interna beslutsfattandet, verksamhetsutvecklingen och säkerställandet av att vi använder de resurser som ansvisas oss på ett ekonomiskt och effektivt sätt.
Utveckling av kostnadsredovisningen är en utmaning för hela statsförvaltningen. Fördelarna gynnar såväl enskilda ämbetsverk direkt som hela statsförvaltningen indirekt.
Statens intäkts- och kostnadskalkyl berättar om hur kostnaderna fördelas enligt kostnadspost. Den visar dock inte till vad resurserna har använts och vad man fått till stånd med dem.
Med hjälp av statens gemensamma kostnadsredovisningsmodell kan man rapportera de totala kostnaderna för de slutliga redovisningsobjekten (kärn- och styrfunktioner, prestation, projekt, kund).
En del av bokföringsenhetens totala kostnader kan behandlas som direkta kostnader och riktas på basis av konteringen av fakturor eller arbetstidsrapporteringen direkt till det slutliga redovisningsobjektet, t.ex. en kärnfunktion eller ett projekt.
Personalomkostnader är en betydande kostnadspost inom staten. På grund av detta är arbetstidsrapporteringen ett centralt verktyg för genomförande av kostnadsredovisningen. Faktiska löneutgifter (personens faktiska lön) riktas till en funktion eller ett annat uppföljningsobjekt enligt den rapporterade arbetstiden månatligen i efterhand (s.k. redovisning av fördelningslöner).
Med hjälp av statens gemensamma kostnadsredovisningsmodell kan man också rikta indirekta kostnader (t.ex. avlönad frånvaro, fastighetsförvaltning, informationsförvaltningens och andra stödfunktioner) till det slutliga redovisningsobjektet, t.ex. en kärnfunktion eller ett projekt.
Redovisningens slutresultat kan rapporteras med Kiekus rapporter för intern redovisning. De indirekta kostnaderna som riktas i redovisningen visas på rapporten i affärsbokföringskonton för övervältringar.
Hur projektet för ibruktagande av statens gemensamma kostnadsredovisningsmodell och dess roller beskrivs i figuren nedan.
Redovisningsmodellen definieras i cirka 4-6 definitionsworkshoppar med stöd av sakkunniga vid Statskontoret. Efter definitionsarbetet är redovisningsmodellen färdig att tas i bruk direkt. Ibruktagandet kräver inte nya programvaror. Projektet för ibruktagandet och användning av kostnadsredovisningsmodellen avgiftsfritt för ämbetsverk.
Finansieringen för samfinansierad verksamhet erhålls antingen icke-statlig finansiering eller finansiering från ett annat ämbetsverk eller en annan inrättning utan skyldighet att överlåta någon direkt motprestation till finansiären. Samfinansierad verksamhet är inte lagstadgad myndighetsverksamhet, utan baserar sig på frivillighet.
Avgiftsbelagd verksamhet styrs däremot av lagstiftning om avgiftsbelagd verksamhet och verksamheten kännetecknas av att en motprestation överlåts till finansiären.
Statliga ämbetsverks och inrättningarnas avgiftsbelagda verksamhet föreskrivs i lagen om grunderna för avgifter till staten (150/1992) och speciallagarna om avgiftsbelagd verksamhet.
För att följa upp den avgiftsbelagda verksamhetens lönsamhet och utveckling ska en kostnadsmotsvarighetskalkyl göras upp för varje finansår. Kostnadsmotsvarighetskalkylen uppgörs separat för följande delområden inom den avgiftsbelagda verksamheten:
1. Offentligrättsliga prestationer enligt lagen om grunderna för avgifter till staten
2. Övriga prestationer enligt lagen om grunderna för avgifter till staten
3. Avgifter eller prissatta prestationer som bestäms på basis av speciallagar. Varje sådan verksamhet som enligt någon speciallag har definierats såsom avgiftsbelagd ska anses vara ett separat delområde.
4. Den avgiftsbelagda verksamhet som bedrivs mellan ämbetsverk och inrättningar och som står utanför det egentliga tillämpningsområdet för avgiftslagstiftningen.
Om bokföringsenheten bedriver sådan ekonomisk verksamhet ekonomisk verksamhet i ett konkurrensläge på marknaden som avses i 30 d § i konkurrenslagen (721/2019), ska man över denna verksamhet dessutom upprätta en separat resultaträkning. Resultaträkningen upprättas enligt samma redovisningsprinciper som för en kostnadsmotsvarighetskalkyl. Som tilläggsuppgift för kalkylen ges en klar beskrivning av de ovan nämnda principerna för kostnadsredovisning.
Bokföringsenheten ska upprätta en kostnadsmotsvarighetskalkyl för ett enskilt delområde i verksamhetsberättelsen om delområdets intäkter är minst 1 milj. euro. Resultaträkningen ska ges i verksamhetsberättelsen, om verksamhetsintäkterna är minst 40 000 euro.
Bekanta dig närmare med avgiftsbelagd verksamhet med hjälp av det bifogade utbildningsmaterialet:
Samfinansierad verksamhet är sådan verksamhet för vilken erhålls antingen icke-statlig finansiering eller finansiering från ett annat ämbetsverk eller en annan inrättning utan skyldighet att överlåta någon direkt motprestation till finansiären.
Om verksamheten på grund av verksamhetens natur eller en annan orsak kan anses omfatta drag av både samfinansiering och myndighetsverksamhet, ska intäkterna och kostnaderna för verksamheten rapporteras genom en kostnadsmotsvarighetskalkyl för den samfinansierade verksamheten i syfte att fullgöra redovisningsskyldigheten.
Bokföringsenheten ska framlägga kostnadsmotsvarighetskalkylen när den finansiering som bokföringsenheten mottagit och som periodiserats över finansåret uppgår till minst 1 milj. euro.
Bekanta dig närmare med samfinansierad verksamhet med hjälp av det bifogade utbildningsmaterialet:
Du kan kontakta oss via
