Hantering av utgifter

Hanteringen av utgifter omfattar administration av leverantörernas grundläggande uppgifter, hantering av utgiftsverifikat, utbetalning samt hantering av utgiftskontoutdrag.

Administration av grundläggande uppgifter
Målet med administrationen av grundläggande uppgifter är att uppgifterna ska lagras så automatiskt som möjligt vid inläsningen av inköpsfakturor. Eventuella grundläggande uppgifter som saknas ska lagras i Palkeet.

Hantering av utgiftsverifikat
Utgiftsverifikat kan hanteras automatiskt genom att använda orderhanteringen i tjänsten Handi. Om Handi inte kan användas används i första hand avtalsinställning och först som ett sista alternativ konteringskoden. Läs mer under rubriken ”Automatisering av hanteringen av utgifter”.

Utbetalning
Målet med utbetalning är automatisera utskick av betalningsmaterial så långt det är möjligt. Automatiseringen genomförs genom att använda betalningssystemens timerfunktioner. Om det inte går att skicka betalningsmaterialen automatiskt ska bokföringsenheten begära undantagslov av Statskontoret.

När utskicken av betalningsmaterial till banken automatiseras måste man se till att systemen som hanterar betalningsmaterialet, dataöverföringsförbindelserna och servrarna är tillräckligt skyddade och att betalningsmaterialet bevaras oförändrat från att det skapas till att det sänds till banken.

Hantering av utgiftskontoutdrag
Bokföringsenhetens utgiftskontoutdrag ska konteras så automatiskt som möjligt med hjälp av betalningssystemens funktionalitet och konteringsregler.

Konteringsregeln definieras för sådana debiteringstransaktioner som innehåller någon identifieringsuppgift som identifierar betalningsmaterialet (till exempel löner och leverantörsreskontrans SEPA-material).

Hos staten utvecklas hanteringen av utgifter genom att graden av automatisering ökas och ekonomiförvaltningens uppgifter koncentreras till servicecentret. En viktig faktor i att göra utgiftshanteringen smidigare är även att öka antalet nätfakturor – staten tar inte emot pappersfakturor, utan fakturorna ska skickas elektroniskt.

Automatiseringen sker genom att beställningarna koncentreras till att utföras av orderhanteringen i tjänsten Handi, som används gemensamt inom staten.

I bokföringsenheterna kan graden av automatisering av hanteringen av utgifter höjas

• • genom att man börjar använda orderhanteringen i tjänsten Handi
  • genom att man ökar användningen av funktionerna för avtalsinställning och konteringskod.

Avtalsinställning
Med avtalsinställning kan transaktioner som upprepas regelbundet hanteras automatiskt när fakturan motsvarar avtalet. Exempel på detta är månatliga hyresfakturor samt elöverförings- och energifakturor på årsnivå.

Användningen av avtalsinställning effektiviserar märkbart hanteringen av leverantörsfakturor. När avtalsinställning används kan avtalets uppgifter och inköpsfaktura riktas automatiskt, varvid inköpsfakturan inte kommer till bokföringsenheten för behandling.

Konteringskod
I sådana fall där Handi-tjänsten eller avtalsinställning inte kan användas används konteringskod vid statlig fakturering för att minimera andelen manuellt arbete.

Funktionen för konteringskod är avsedd att användas för återkommande fakturor, vars konteringar förblir oförändrade men vars faktureringsbelopp varierar. Exempel på sådana fakturor är telefonfakturor, fakturor för översättningstjänster och fakturor för måltidsstöd.

Användningen av en konteringskod effektiviserar hanteringen av inköpsfakturorna, eftersom en inköpsfaktura automatiskt får en kontering enligt konteringskoden när den används.

*) Beräkningssättet har ändrats: med automatisk hantering avses fullständigt (100 %) automatiskt hanterade inköpsfakturor. Tidigare inkluderades även konteringsreferenser som stöder s.k. automatisk kontering i nyckeltalet. Som nämnare används det totala antalet statliga inköpsfakturor.

**) Som nämnare används det totala antalet statliga inköpsfakturor.