Skicka en faktura till staten
Staten tar endast emot nätfakturor. Nätfakturering är en förutsättning för en automatisering av ekonomiförvaltningen.
Från och med 1.4.2021 tar staten endast emot fakturor enligt Europanormen.
Staten tar endast emot nätfakturor enligt Europanormen. Den strukturella kvaliteten på fakturor enligt Europanormen är bättre och hanteringen av dem snabbare, vilket gynnar både fakturans sändare och mottagare. Läs mer om kraven på fakturans innehåll och förmedlingen av den på mellanbladenDen offentliga förvaltningens tillämpningsanvisning och EN16931-anvisningar samt Fakturans nödvändiga uppgifter.
Staten tar inte emot en faktura som skickas som e-postbilaga, eftersom den inte är en nätfaktura.
Obs!
I ärenden som gäller en enskild faktura får du anvisningar från den organisation som du vill fakturera.
Gällande nätfakturaadresser för statliga ämbetsverk hittar du i Nätfakturaadresserna.
Fick du en faktura från staten?
Läs mer om betalning av en faktura som skickats av staten >-
Vad är en nätfaktura?
En nätfaktura är en faktura i maskinläsbart format som skickas direkt till nätbanken eller faktureringsprogrammet. För att behandla en nätfaktura behöver du alltså alltid en lämplig tjänst.
Nätfakturan är ett snabbt, enkelt och säkert sätt att förmedla en faktura till kunden. Den möjliggör en aktuell och automatisk ekonomiförvaltning. Automatiseringen av ekonomiförvaltningen bidrar till att effektivisera företagets ekonomiska processer, förbättrar kvaliteten på informationen, minskar antalet fel och avlägsnar belastande manuellt arbete.
Staten tar endast emot nätfakturor. Du kan även skicka bilagor med nätfakturorna. Fakturan ska ha tillräckliga och korrekta uppgifter för att hanteringen av fakturan ska kunna automatiseras. Närmare information om kraven på fakturans innehåll finns på mellanbladet Fakturans nödvändiga uppgifter.
Obs! Fakturor i PDF- eller bildformat som skickas som bilagor i ett e-postmeddelande är inte nätfakturor.
-
Företagare, gör så här när du vill skicka nätfakturor
Om företaget redan har ett ekonomiförvaltningsprogram, såsom
- ett affärssystem (ERP)
- en bokföringsbyrås program
- faktureringsprogram
Fråga din tjänsteleverantör om ditt program kan behandla nätfakturor. Följ tjänsteleverantörens anvisningar om hur du tar tjänsten i bruk.
Om företaget inte har ett lämpligt program för nätfakturering
Du kan ta i bruk ett eget faktureringsprogram eller använda en tjänst som tillhandahålls av köparen.
Metod 1. Ta i bruk ett program som lämpar sig för ditt företags behov. Det finns flera alternativ:
- Ta reda på om det finns ett affärssystem (ERP) som lämpar sig för företagets verksamhet och den bransch som företaget är verksamt i och där du också kan hantera nätfakturor
- Ta reda på om din eventuella bokföringsbyrå erbjuder ett faktureringsprogram som lämpar sig för ditt företags behov
- Annat faktureringsprogram som lämpar sig för dina behov
Närmare information finns i kontrollistan för nätfakturering längre ner på denna sida.
Metod 2. Använd den nätfaktureringsportal som köparen tillhandahåller för att skicka nätfakturor
- Vissa organisationer erbjuder sina egna leverantörer en nätfaktureringsportal där du kan logga in och skicka en nätfaktura direkt till organisationen i fråga. Det är främst stora organisationer som erbjuder sina leverantörer sådana portaler.
- Till exempel staten tillhandahåller en portal för sina egna leverantörer: lösningar för upprättande av nätfaktura och länkar till faktureringsportaler
-
Lösningar för upprättande av nätfaktura och länkar till faktureringsportaler
Staten tar endast emot nätfakturor. Staten tar inte emot fakturor som skickas som e-postbilagor. Om du fakturerar ett statligt ämbetsverk och inte har ett system för att skicka nätfakturor, kan du sammanställa
fakturan via Handi Supplier Portal eller Basware Portal.Obs! Försvarsmaktens leverantörer använder faktureringsportalen Apix Messaging Oy. I frågor som gäller Försvarsmaktens faktureringsportal kan ni kontakta Försvarsmaktens servicecentral ostolaskut.pvpalvk(at)mil.fi
Handi Supplier Portal
Om ni inte har något system som genererar e-fakturor, kan ni använda leverantörsportalen Handi som staten tillhandahåller för att skapa och skicka en e-fakturor. För att kunna ta portalen i bruk ska ni först ta kontakt med ämbetsverkets kontaktperson eller köpare och uppge e-postadressen till vilken inbjudan till portalen ska skickas till ämbetsverkens kontaktperson eller köpare. E-postadressen fungerar därefter som er administratörskod och kan användas för att skapa nya användarkoder till portalen. Det ämbetsverk till vilket ni ska skicka en faktura skapar en leverantörsinbjudan i Handi som Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (nedan Palkeet) granskar tekniskt innan den skickas ut. Ni får en inloggningslänk och mer information om leverantörsportalen per e-post. Om ni är en helt ny leverantör för staten frågar vi efter företagets uppgifter i samband med registreringen i portalen. Fyll i uppgifterna och returnera dem till Palkeet. Ni får en slutgiltig inloggningslänk till portalen efter att Palkeet har lagrat era leverantörsuppgifter i ekonomistyrningssystemet.
Användarstöd för Handi-leverantörsportalen
Palkeets Handi-servicegrupp ger stöd i frågor som gäller ibruktagningen och användningen av Handi-leverantörsportalen:- telefon: +358 2955 64060 (tjänstetid mån–fre kl. 9.00–15, finsk tid)
- e-post: handitoimittajapalvelu(at)palkeet.fi
- Mer information om Handi-leverantörsportalen hittar ni också på Palkeets webbplats för Handi-tjänstens leverantörerhttps://www.palkeet.fi/asioi/handi-palvelun-toimittajille.html
Obs! De leverantörer som redan registrerat sig i Handi-leverantörsportalen kan logga in på Handi via länken nedan. Nya leverantörer ska kontakta kundämbetsverkets kontaktperson eller köparen för att få tillgång till leverantörsportalen.
Till Handi-leverantörsportalen (registrerade leverantörer)
Basware Portal
Den avgiftsfria tjänsten Basware Portal kan användas för at sammanställa nätfakturor. Du måste registrera dig för att ta tjänsten i bruk. Om ni är en helt ny leverantör för staten, måste du först ta kontakt med ämbetsverkets kontaktperson eller köpare.
Information som förutsätts i fakturan
Om ämbetsverket har givit er upphandlingsavtalets identifierare, beställningsnummer med V1, avtalsnummer med VSK1 och/eller konteringsreferens med TK1, måste ni ange information i portalen på följande sätt.1. Upphandlingsavtalets identifierare anges i Kontraktsnummer
2. Beställningsnummer med V1 anges i Inköpsordernummer
3. Avtalsnummer med VSK1 eller konteringsreferens med TK1 anges i Köparens referens
Rådgivning från Basware
Basware Abp ger leverantörer anvisningar för användningen av portalen. Kontaktuppgifterna till telefonstödet (finns också på portalens Stöd-sida):Area Phone numbers Opening hours Asia Pacific +61 2 6610 9066 Customer support team is available 24*7 Europe Belgium +32 3 300 22 66 French and English speaking customer support team is available from 9:00 – 17:00 (local time) excluding public holidays listed here. Denmark +45 89 87 70 50 English speaking customer support team is available 24*7 Finland +358 75 3251337 Customer support team is available from 8:00 – 17:00 (local time) Germany +49 32 221855111 English speaking customer support team is available 9:00 – 17:00 (local time)
Unser englischsprachiger Kundensupport ist von 9:00 – 17:00 Uhr (Ortszeit) für Sie erreichbar.The Netherlands +31 85 107 2555 English speaking customer support team is available from 9:00 – 17:00 (local time) excluding public holidays listed here. Norway +4737715000 English speaking customer support team is available 24*7 Sweden +46 10 762 29 71 English speaking customer support team is available 24*7 United Kingdom +44 330 822 5428 Customer support team is available 24*7 North America +1 980 224 4494 Customer support team is available 24*7 Till Basware faktureringsportalEN (registrerade leverantörer)
-
Nätfakturaadresser
Gällande nätfakturaadresser för ämbetsverk hittar du i förteckningen över nätfakturaadresser.
Uppbyggnaden av statens nätfaktureringsadresser*:
Nätfakturaadress: Ämbetsverkets EDI-kod
EDI-kod: Ämbetsverkets EDI-kod
Förmedlarkod: FI28768767 (Posti Messaging Oy)Statens nätfakturaoperatör är Posti Messaging Oy.
* Till skillnad från andra statliga ämbetsverk är Apix Messaging Oy nätfakturaoperatör för Försvarsmakten och Försörjningsberedskapscentralen, förmedlarkoden är 003723327487.
-
Fakturans nödvändiga uppgifter
Fakturan ska ha tillräckliga och korrekta uppgifter för att kunna hanteras automatiserat. Fakturan ska uppfylla Faktureringskraven vid mervärdesbeskattningen enligt Skatteförvaltningens anvisning. Dessutom ska fakturan innehålla ordernummer, avtalsnummer, konteringsreferens eller arbetsplatsuppgift, om kunden har meddelat uppgiften i fråga.
Bristfälliga fakturor returneras obetalda.
Fakturan ska dessutom innehålla de kontaktperson- och tilläggsuppgifter som kunden meddelat separat för att göra fakturahanteringen smidigare för mottagaren.
-
Ordernummer
Med ordernumret kan fakturan automatiskt riktas mot ordern i fakturahanteringssystemet. Därför är det viktigt att det ordernummer som det mottagande ämbetsverket meddelar förmedlas med fakturan. Utöver ordernumret ska fakturan innehålla namn på kunden och fakturerarens kontaktperson.
De första tecknen i ordernumret är V1. Ordernumret är en uppgift på fakturanivå och fakturan får innehålla uppgifter endast om en order. Inga andra uppgifter ska anges tillsammans med ordernumret.
Ordernumret ska i första hand förmedlas i fakturans fält “ordernummer” (i Finvoice XML OrderIdentifier). Undantagsvis kan man komma överens med kunden om att informationen förmedlas i fältet “köparens referens/er referens” (i Finvoice XML BuyerReferenceIdentifier).
Ordernumret ska framgå av både fakturans visuella format och XML-filen som genereras av fakturan. Fakturan riktas automatiskt mot ordern utifrån ordernumret i fakturans XML. Riktningen kan inte göras utgående från det visuella formatet.
-
Avtalsnummer
En faktura med avtalsnummer kan automatiskt riktas in mot ett på förhand sparat avtal i fakturahanteringssystemet. Det är viktigt att det avtalsnummer som det mottagande ämbetsverket meddelar förmedlas med fakturan. Utöver avtalsnummer ska fakturan innehålla namnet på kunden och fakturerarens kontaktperson.
De första tecknen i avtalsnumret är alltid VSK1. Ordernumret är fakturaspecifikt och fakturan får innehålla uppgifter om endast en order. Inga andra uppgifter får anges tillsammans med avtalsnumret.
Avtalsnumret ska förmedlas i fältet ”köparens referens/er referens” (i Finvoice XML BuyerReferenceIdentifier).
Avtalsnumret ska framgå av både fakturans visuella format och XML-filen som genereras av fakturan. Fakturan riktas automatiskt mot avtalet utifrån avtalsnumret i fakturans XML. Riktningen kan inte göras utgående från det visuella formatet.
-
Konteringsreferens
Konteringsreferensen är en funktion som automatiskt konterar fakturan enligt de uppgifter som finns i fakturahanteringssystemet.
De första tecknen i konteringsreferensen är alltid TK1. Konteringsreferensen är fakturaspecifik och fakturan får ha endast en konteringsreferens. Inga andra uppgifter ska anges tillsammans med konteringsreferensen.
Konteringsreferensen ska i första hand förmedlas i fältet “konteringsreferens” (i Finvoice XML AccountDimensionText). Om fältet i fråga saknas i faktureringssystemet kan konteringsreferensen undantagsvis förmedlas i fältet ”köparens referens/er referens” (i Finvoice XML BuyerReferenceIdentifier). Utöver konteringsreferensen ska fakturan innehålla namnet på kunden och fakturerarens kontaktperson.
Konteringsreferensen ska framgå av både fakturans visuella format och XML-filen som genereras av fakturan.
-
Arbetsplatsuppgift
Med arbetsplatsuppgifter identifieras fakturor som omfattas av Skatteförvaltningens skyldighet att lämna uppgifter om byggande. Med fakturan faktureras endast ifrågavarande arbetsplats fakturor.
Arbetsplatsuppgiften ska i första hand förmedlas i Finvoice XML:s fält DeliverySiteCode eller motsvarande fält i annat format som faktureringssystemet genererar.
Arbetsplatsuppgiftens tecken är TA-FI-ST eller TA-FI. I fältet för arbetsplatsuppgift får inga andra uppgifter förekomma.
- Av de fakturor som staten tar emotuppfyller kraven i Europanormen73%
-
Lag om elektronisk fakturering hos upphandlande enheter och näringsidkare (241/2019)
Europeiska unionen har utfärdat direktiv 2014/55/EU gällande elektronisk fakturering enligt Europastandarden och meddelandeformat fastställda av kommissionen för offentliga upphandlingar som överskrider vissa tröskelvärden. Europastandarden är tillgänglig avgiftsfritt på Finlands standardiseringsförbund SFS rf:s webbplats.
Genom lagen om elektronisk fakturering hos upphandlande enheter och näringsidkare verkställdes Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/55/EU om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling.
Lagen trädde i kraft för statens del 1.4.2019. Enligt lagen ska staten då ha beredskap att ta emot nätfakturor enligt Europastandarden även i de meddelandeformer som kommissionen fastställt (ULB 2.1 och Cross Industry Invoice D16B).
Utöver UBL och CII har staten beredskap att ta emot nätfakturor även i allmänt kända andra meddelandeformer.
-
Den offentliga förvaltningens tillämpningsanvisning
Den offentliga förvaltningen har gett en preciserande anvisning om datainnehållet i nätfakturor enligt Europastandarden som beskrivs i direktiv 2014/55 EU och lagen om elektronisk fakturering hos upphandlande enheter och näringsidkare (241/2019). I anvisningen ingår den information som den offentliga förvaltningen kräver på en nätfaktura. Dessutom har kravet på momsbeteckning uppdaterats i anvisningen, om fakturan innehåller momsförsäljning.
Den offentliga förvaltningens preciserande anvisning BT-17 korrigering 3-2020 >
Koder för skattebehandling som används för nätfakturor enligt Europanormen >
Den offentliga förvaltningens anvisning på engelska >
Nätfakturamodeller med skattekoder som används i Europanormen >
EN-16931 Koppling av semantisk modell Finvoice3 och PEPPOL BIS3
Krav på datainnehåll för den offentliga förvaltningens nätfakturor Den europeiska nätfakturamodellens innehåll har uppdaterats i versionerna Finvoice 3.0 och TEAPPSXML 3.0, av vilka en motsvarighetstabell har publicerats på Finans Finlands och Tietos sidor, länkar har bifogats
Länk till Finans Finlands webbplats
Samlingsfaktura
Traditionellt är en samlingsfaktura en faktura med vilken flera avtal eller beställningar debiteras på fakturaraderna. En sådan faktura lämpar sig inte för fakturering enligt Europanormen, eftersom det på en faktura enligt Europanormen inte är möjligt att per fakturarad ange numret på varje order eller avtal (uppgift på radnivå).
Med en faktura enligt Europanormen kan flera leveranser faktureras, om leveranserna i fråga har beställts med samma inköpsordernummer eller avtalsnummer per faktura (uppgift på rubriknivå). Om fakturan inte har ett avtals- eller ordernummer på rubriknivå ska alla olika beställningar faktureras med en egen separat faktura.
Mer information om den offentliga förvaltningens tillämpningsanvisning och nätfakturering enligt Europanormen: verkkolaskutus@valtiokonttori.fi
-
Vanliga frågor om Europanormen för nätfakturor
Från och med april 2021 tar staten endast emot nätfakturor enligt Europanormen. Målet med ändringen är att styra företagen och den offentliga förvaltningen att börja använda elektroniska fakturor.
Vad händer med nätfakturor enligt Europanormen efter 1.4.2021?
Fakturor enligt Europanormen granskas enligt gemensamma regler. Om fakturans datainnehåll inte uppfyller kraven i Europanormen förkastas nätfakturan. Fakturans avsändare ska korrigera felaktigheterna/bristerna i fakturan och dessutom kontrollera att fakturans förfallodag motsvarar den avtalade betalningstiden när fakturan skickas på nytt. Om du inte kan skicka fakturor enligt Europanormen ska du kontakta mottagaren och komma överens om en övergångstid.
Hur tar jag i bruk Europanormen vid nätfakturering?
Fråga leverantören av det faktureringsprogram du använder om programversionen stöder nätfakturor som uppfyller kraven i nätfakturalagen. Uppdatera vid behov ditt program så att du kan skicka och ta emot nätfakturor enligt Europanormen.
Var finns en förteckning över kraven på innehåll i en nätfaktura enligt Europanormen?
Kraven gällande datainnehåll för den offentliga förvaltningens nätfakturor beskrivs på Statskontorets webbplats. Om du vill bekanta dig med Europanormen hittar du standarden i SFS webbutik med sökordet SFS-EN 16931-1:2017 + A1:2019:en. Standarden kan laddas ner gratis i webbutiken.
Varför ska jag be om en nätfaktura enligt Europanormen?
Fakturans slutsumma och mervärdesskattebeloppet har kontrollerats med ett gemensamt regelverk, varvid fakturan förkastas redan av nätfakturaförmedlaren om fakturan innehåller bristfälliga uppgifter. Ett bättre datainnehåll i fakturan möjliggör databehandling av fakturan även i andra ekonomiförvaltningsprocesser.
Vilka uppgifter om säljaren och köparen ska finnas på fakturan?
Obligatoriska anteckningar på fakturan (MomsL 209 e §) är säljarens och köparens mervärdesskattenummer (FI+FO-nummer utan bindestreck), säljarens och köparens namn samt säljarens och köparens adress. Nätfakturor till staten ska förutom mervärdesskattenumret även innehålla säljarens FO-nummer.
Vilka uppgifter om produkten eller tjänsten ska finnas på fakturan?
Kraven på fakturans datainnehåll beskrivs på Skatteförvaltningens webbplats. I gamla nätfakturor saknades ofta produktens namn och skattefria enhetspris på fakturaraden. Fakturor enligt Europanormen ska också innehålla en skattekod som finns på CEFs webbplats.
Varför bör Europanormen införas?
Fakturans mottagare har rätt att be avsändaren om en nätfaktura enligt Europanormen. Detta gäller både den offentliga förvaltningen och företag. Nätfakturor enligt Europanormen kan också skickas till Europa, eftersom alla offentliga förvaltningar måste ta emot nätfakturor enligt normen. När fakturan skickas till Europa ska den ha ett internationellt format för nätfakturor, såsom UBL-format som stöds av PEPPOL-nätverket.
Varför bör Europanormen införas?
4 § i den nationella Nätfakturalagen ger fakturamottagaren möjlighet att be avsändaren om en nätfaktura. Då ska nätfakturan följa Europanormen. Rätten att begära en faktura enligt Europanormen gäller både den offentliga förvaltningen och företag.
Du kan också skicka nätfakturor enligt Europanormen till Europa, eftersom alla offentliga förvaltningar måste ta emot nätfakturor enligt normen. När fakturan skickas till Europa ska fakturaformatet ha ett internationellt format för nätfakturor, såsom UBL som stöds av PEPPOL-nätverket.
Kan jag skicka en samlingsfaktura enligt Europanormen?
En faktura som innehåller flera beställningar eller avtal kan inte skickas enligt Europanormen. Om köparen kräver en samlingsfaktura ska ni avtala separat om innehållet i nätfakturan. Dessa fakturor anses inte vara fakturor enligt Europanormen.
Var finns kraven för uppgifterna på faktura enligt momslagen?
Kraven för uppgifterna på en faktura hittas i Skatteförvaltningens detaljerade anvisningar.
Faktureringskrav vid mervärdesbeskattning
Vilka särskilda krav ska beaktas vid fakturering av staten?
Om köparen, det vill säga mottagaren av fakturan, har uppgett antingen order- eller avtalsnumret, ska detta anges på fakturan. Uppgifterna på fakturan ska också motsvara det datainnehållet för fakturor som fastställts i mervärdesskattelagen.
Mer information finns i den offentliga förvaltningens preciserande anvisning om nätfakturans datainnehåll samt på Skatteförvaltningens webbplats.