Bokföringsenheter samt statliga fonder utanför budgeten
Enligt 24 c § (1216/2003) i lagen om statsbudgeten (423/1988) kan Statskontoret göra upp föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen.
Enligt 53 § i förordningen om statsbudgeten (600/1997) ska statens centralbokföring ordnas så att på basis av den kan uppställas huvudboken för statens affärsbokföring samt huvudboken för statens budgetbokföring och uppgöras statsbokslut samt utredningar över budgetekonomin, fondekonomin och balansposterna. Huvudboken för statens affärsbokföring uppgörs på basis av data från bokföringsenheternas affärsbokföring. Huvudboken för statens budgetbokföring uppgörs på basis av data från bokföringsenheternas budgetbokföring. Ändringar i bokföringsenheternas kontouppgifter och registreringar i centralbokföringen ska dokumenteras på ett verifierbart sätt (1786/2009).
Enligt § 54 i förordningen om statsbudgeten (430/2018) ska bokföringsenheterna och statliga fonder utanför budgeten för centralbokföringen varje kalendermånad i den form och vid den tidpunkt som Statskontoret bestämmer sända Statskontoret sina kontouppgifter och övriga uppgifter som behövs för skötseln av centralbokföringen.
Enligt § 68 i förordningen om statsbudgeten (1786/2009) ska bokföringsenheten och statens fonder utanför budgeten före en av Statskontoret utsatt tidpunkt tillställa Statskontoret de redogörelser, baserade på bokföringsenheternas eller fondernas bokföring och bokslut, som Statskontoret bestämmer, för upprättandet av statsbokslutet och bilagorna till det.
Statskontoret har gett ut en skild föreskrift om anmälningen av fullmaktsuppgifter till Statskontoret.
Statskontoret har idag meddelat bifogade föreskrift om uppgifter som behövs för skötseln av statens centralbokföring.
Ikraftträdande
Denna föreskrift träder i kraft omedelbart. Genom denna föreskrift upphävs Statskontorets föreskrift 29.11.2017 VK/961/00.00.00.01/2017 Uppgifter som ska lämnas till centralbokföringen, Statskontorets föreskrift 1.4.2015 VK/296/00.01/2015 Kontouppgifter och kontobesked över statliga fonder utanför budgeten, Statskontorets föreskrift 19.12.1997 Bokföringssystemens utplockningsegenskaper (20/03/97) samt Statskontorets anvisning 23.11.2010 Anvisning för läsning av kontomeddelande (476/03/2010).
Ytterligare information
Ytterligare information i frågor som berör den här föreskriften fås från Centralbokföringen tfn 0295 50 2000 eller på adressen kkp (at) valtiokonttori.fi
Generaldirektör Timo Laitinen
Divisionschef Lasse Skog
För kännedom: Statens revisionsverk, Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning
Uppgifter som behövs för skötseln av statens centralbokföring
Enligt 12 a § (1096/2009) i lagen om statsbudgeten (423/1988) samlas bokföringsuppgifterna från bokföringsenheterna i statens centralbokföring för upprättande av statsbokslutet. Statskontoret samlar in bokföringsuppgifterna (härefter kontouppgifterna) och sköter centralbokföringen. Denna föreskrift innehåller en beskrivning av de uppgifter som krävs för skötseln av centralbokföringen. Ifall förfallodatumet för leveransen av uppgifterna inte är en arbetsdag, ska uppgifterna levereras på den sista arbetsdagen innan förfallodatumet.
Datasystem för statens centralbokföring är Kieku-datasystemet. Inom Kieku-datasystemet använder Centralbokföringen månatliga kontouppgifter från bokföringsenheten och statens fonder utanför budgeten (härefter fonder), uppgifter om budgeten och anslag i budgetens kontoindelning jämte ändringar, ingående saldon för budgetbokföringen med kontonummer som börjar med siffran 6, ingående saldon för affärsbokföringen samt tillstånd att överskrida förslagsanslag. I statens centralbokföring behandlas uppgifterna och skapas rapporter i enlighet med statens gemensamma uppföljningsobjektsmodell för uppföljningsobjekten. I statens centralbokföring är följande i bruk angående de gemensamma uppföljningsobjekten:
- femsiffriga konton enligt den av Statskontoret fastställda kontoplanen för affärsbokföring.
- budgetbokföringens konton enligt kontoindelningen i statens budget
- övriga budgetbokföringskonton som fastställs av Statskontoret
- bokföringsenheternas/fondernas sifferkoder (fyrsiffriga enligt Kieku-datasystemet, där den sista siffran är en nolla)
- partners.
Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning (härefter Palkeet) ansvarar för att upprätthålla uppföljningsobjekten i Kieku-datasystemet.
Månatliga kontouppgifter från bokföringsenheten och fonder
De månatliga kontouppgifterna från bokföringsenheterna och fonderna överförs till Kieku-datasystemet som en intern dataöverföring för bruk av centralbokföringen. Med månatliga kontouppgifter avses månadens debet- och kredit-saldo jämte registreringskombination, i vilken ingår bokföringsenhetens/fondens kod, affärsbokföringens konto, budgetbokföringens konto samt partnern.
Tidsfrister för de månatliga kontouppgifterna
Bokföringsenheternas och fondernas månatliga kontouppgifter ska vara registrerade i Kieku och tillgängliga för centralbokföringen (Palkeet inleder den interna dataöverföringen till centralbokföringen i Kieku) enligt följande tidtabell:
- kontouppgifterna för januari inom februari
- kontuppgifterna för februari-november ska lämnas in senast den 10:e i följande månad
- kontouppgifterna för december senast det datum som Statskontoret skilt meddelar
Med beaktande av tiden som krävs för Kiekus interna dataöverföring ska kontouppgifterna från bokföringsenheten/fonden vara klara (bokföringen för perioden avslutas) i Kieku innan de ovan nämnda förfallodatumen. Palkeet fastställer i sin årstidtabell de månatliga tidpunkterna för när bokföringen stängs. Tidtabellen som Palkeet fastställer gäller även bokföringsenheter/fonder utanför Kieku.
Månatliga kontouppgifter och ingående saldon för bokföringsenheter/fonder utanför Kieku
Bokföringsenheter och fonder som inte använder Kieku-datasystemet ska skicka kontouppgifterna som dataöverföring till Kieku i enlighet med verksamhetsmodellen för gränssnitt utanför Kieku och den tidtabell som fastställs i kapitel 1.1.1. Palkeet ansvarar för upprätthållandet av gränssnittet samt att kontouppgifterna som levererats genom gränssnittet läses in i Kieku-datasystemet. Om eventuella alternativa förfaranden ska skilt överenskommas med Palkeet.
För konton från affärsbokföringen ska en 8-siffrig specifikationsnoggrannhet användas.
I samband med leveransen av de månatliga kontouppgifterna ska också bokföringsenhetens/fondens rapporter över bokföringen inlämnas, vilka innehåller:
- affärsbokföringens konto – budgetbokföringens konto – partner – debet- och kreditsaldo på kombinationsnivå från både perioden som leveransen gäller samt kumulativt från årets början.
- ingående saldo för affärsbokföringens konton
- ingående saldo för budgetbokföringens konton
Med hjälp av dessa rapporter kontrolleras kontouppgifternas samstämmighet mellan bokföringsenhetens/fondens bokföring och centralbokföringen. Palkeet avstämmer uppgifterna och arkiverar elektroniskt avstämningsdokumentet.
Ändringar i budgetens kontoindelning
Finansårets kontoindelning görs upp enligt Statskontorets skilda anvisning.
Ändringar i kontoindelningen (inklusive tilläggsbudget och andra ändringar i kontoindelningen samt ändringar i överförda anslag) levereras till Statskontoret, som skickar dem vidare till Palkeet för upprätthållande i Kieku-datasystemet för att användas av bokföringsenheterna och centralbokföringen.
Ändringar skickas till Statskontoret enligt följande:
Ministeriet ska utan dröjsmål leverera:
- kontoindelningar av budgeten och ändringar i dessa i enlighet med 14 § i förordningen om statsbudgeten (254/2004)
- beslut om utdelning av överförda anslag i de fall där man genom beslutet om utdelning ger registreringsrätten till kontot som anslaget överförs till.
I samband med kontoindelningsändringar orsakade av en tilläggsbudget ska tillstånden att överskrida de budgeterade anslagen som täcks genom tilläggsbudgeten framställas. Ändringar i budgetens kontoindelning och täckning av tillstånd att överskrida budgeten ska framställas på den lägsta specifikationsnivån i budgetens kontoindelning.
Bokföringsenheten ska utan dröjsmål leverera:
- ändringar i kontoindelningen, som hänför sig till sådana överförda anslag där bokföringsenheten själv kan ändra på indelningen (indelningar med BFE-anteckning)
- fördelningsbeslut för överförda anslag i det fall att fördelningsbeslutet ger registreringtillstånd till kontot för överförda anslag.
- ändringar i kontoindelningen, som hänför sig till återställning av den andel av överförda anslag från en annan bokföringsenhet som förblivit oanvända.
Ändringar i budgetens kontoindelning ska framställas på den lägsta specifikationsnivån i budgetens kontoindelning.
Ändringar i kontoindelningen för en fastställd budget:
Till det undertecknade beslutet om ändringen av budgetens kontoindelning ska bifogas en blankett för ändring av budgetens kontoindelning. Blanketten för ändring av kontoindelningen jämte anvisningar för ifyllnad finns på Statskontorets webbplats.
Ändringar i ingående saldon för överförda anslag:
Ändringar i ingående saldon för överförda anslag meddelas med en blankett som finns på Statskontorets webbplats. Blanketten ska undertecknas eller så ska ett skilt undertecknat beslut bifogas den.
Blanketten för ändring av kontoindelningen jämte bilagor skickas per e-post till Statskontoret på adressen kkp (a) valtiokonttori.fi.
Tillstånd att överskrida förslagsanslag
Enligt förordningen om statsbudgeten 17 § ges tillstånd att överskrida ett förslagsanslag av respektive ministerium. När tillstånd har beviljats ska ministeriet utan dröjsmål underrätta Statskontoret om detta. Statskontoret vidarebefordrar uppgifterna till Palkeet för upprätthållande i Kieku-datasystemet.
Tillstånd att överskrida ett förslagsanslag som gäller det avslutade finansåret ska lämnas in till Statskontoret inom den tidsfrist som Statskontoret skilt meddelat.
Till tillståndet att överskrida förslagsanslaget ska blanketten om tillstånd att överskrida de budgeterade anslagen bifogas. Blanketten jämte anvisningar för ifyllnad finns på Statskontorets webbplats. Tillstånd för överskridning av förslagsanslag ska framställas på den lägsta specifikationsnivån i budgetens kontoindelning.
Tillståndet för överskridning av förslagsanslag och blanketten om tillstånd att överskrida de budgeterade anslagen ska skickas som en e-postbilaga till Statskontoret på adressen kkp (at) valtiokonttori.fi.
Kopior av vissa bilagor till bokföringsenhetens bokslut
För uppgörandet av statens bokslut ska till Statskontoret levereras en kopia av följande bilagor till bokföringsenhetens bokslut:
Bilaga 1: Principerna för upprättande av bokslutet samt bokslutets jämförbarhet
Bilaga 9: Lån som beviljats inom budgetekonomin
Bilaga 10: Värdepapper och andra placeringar som har eget kapital som kriterier
Bilaga 11: Balansräkningens finansieringsposter och skulder
Bilaga 12: Statsborgen och -garantier samt andra ansvar
Bilaga 16: Skuldens maturitetsfördelning och duration
Bilaga 17: Övriga kompletterande uppgifter som är nödvändiga för lämnande av riktiga och tillräckliga uppgifter.
Ett undertecknat följebrev ska levereras med bilagekopiorna. Ifall bokföringsenheten inte har något att anmäla genom något av ovan nämnda bilagor, ska detta nämnas i följebrevet.
Bilagekopiorna och följebrevet ska levereras till Statskontoret inom den tidsfrist som Statskontoret skilt meddelat. I försändelsen ska framgå vem som vid behov kan ge mer information om bilagornas innehåll. E-postadressen är kkp (at) valtiokonttori.fi.
Uppgifternas samstämmighet i bokföringsenhetens/fondens bokföring och centralbokföringen
Bokföringsenhetens/fondens bokföring och centralbokföringen ska alltid stämma överens vad gäller de uppgifter som krävs för skötseln av centralbokföringen.
Med samstämmighet avses att de uppgifter som nämns i kapitel 1.1 från varje period motsvarar varandra i centralbokföringen och i bokföringsenhetens/fondens bokföring efter att Kieku-datasystemets interna dataöverföring till centralbokföringen har genomförts. Ifall uppgifterna måste rättas efter detta, måste man se till att rättelsen utförs både i centralbokföringen och i bokföringsenheten/fondens bokföring för samma period. Genomförandet av rättelser behandlas i kapitel 2.1.
Uppgifternas samstämmighet kontrolleras genom avstämningsrapporter som Kieku-datasystemet producerar. En bokföringsenhet/fond som inte använder Kieku ska framställa avstämningsrapporter från sin egen bokföring i samband med de månatliga kontouppgifterna.
Palkeet sköter om Kieku-dataöverföringar angående skötseln av centralbokföringen samt om avstämningen av överföringarna. Avstämningarnas dokument arkiveras i det elektroniska arkivet över centralbokföringsdokument, som Statskontoret har skilda bruksanvisningar för.
Rättelse av fel i bokföringen
Ett fel som uppdagats i bokföringen ska omedelbart rättas. Ett fel i bokföringen ska i enlighet med förordningen om statens budget 45 § (600/1997) rättas så att det tydligt framgår vilket verifikat som ska rättas, vad som har rättats och hur rättelsen gjorts. Verifikat som verifierar rättelse- och överföringsregistreringar ska godkännas på behörigt sätt.
Rättelsen ska göras både i centralbokföringen och i bokföringsenhetens/fondens bokföring inom samma period.
Kontotransaktioner som har styrts till felkonton:
Felkonton 29900000 Bokföringsenhetens felkonto och 698 Felkontot för bokföringsenhetens budgetbokföring ska inte ha något saldo när kontouppgifterna överförs till centralbokföringen. De transaktioner som har styrts till felkonton ska rättas till rätt konton. Rättelser under den pågående eller följande perioden avtalas om från fall till fall, förutom vad gäller felbokningar i december, som måste rättas för bokföringen i december.
I samband med inmatningen av kontouppgifter från bokföringsenheter/fonder utanför Kieku-datasystemet registreras felaktiga händelser till felkontot 29990000 Centralbokföringens felkonto och/eller 699 Felkontot för centralbokföringens budgetbokföring. Palkeet meddelar den ifrågavarande bokföringsenheten/fonden om felkontoregistreringar. De transaktioner som har styrts till felkonton ska rättas till rätt konton. För december ska registreringar till felkonton alltid rättas i bokföringen för december. För övriga månader kommer man skilt överens om rättelsen.
Fel i kontouppgifter levererade från tidigare perioder:
Ifall fel uppdagas i bokföringsenheters/fonders kontouppgifter levererade från tidigare perioder, ska ett rättelseverifikat göras upp och felen rättas i bokföringen för den öppna perioden. Man får inte göra rättelser i äldre perioder.
Fel i kontouppgifter för perioden som behandlas:
Ifall man uppdagar fel i kontouppgifter från bokföringsenheten/fonden för perioden som behandlas efter att de levererats till centralbokföringen, ska man omedelbart kontakta Statskontoret och komma överens om det sätt på vilket de felaktiga uppgifterna rättas.
Felaktiga uppgifter rättas antingen genom
- felet rättas i bokföringsenhetens/fondens bokföring, och kontouppgifterna skickas på nytt till centralbokföringen eller
- bokföringsenheten/fonden fyller i en blankett för korrigeringsanmälan om felet som finns på Statskontorets webbplats, och skickar den omedelbart till centralbokföringen för lagring. Motsvarande rättelse ska också omedelbart göras i bokföringsenhetens/fondens bokföring. Korrigeringsanmälan undertecknas av en person som enligt bokföringsenhetens/fondens ekonomistadga eller motsvarande reglemente har utsetts till undertecknare. Blanketten för korrigeringsanmälan skannas och skickas som e-postbilaga till Statskontoret på adressen kkp (at) valtiokonttori.fi. Ifall rättelser görs i kontouppgifter som skickats till centralbokföringen i december efter att bokslutet för bokföringsenheten/fonden redan undertecknats, ska korrigeringsanmälan undertecknas som ett bokslut.
Oberoende av hur rättelsen görs, avstämmer Palkeet uppgifterna till nödvändiga delar på nytt.
Revision av bokföringen
Enligt förordningen om statens budget 41a § (600/1997) ska bokföringen skötas med användning av tillräckligt enhetliga, och säkra system som ger nödvändig information. Revision av bokföringen förutsätter att de datasystem som används i bokföringen uppfyller revisionskraven på ett enhetligt sätt för systemens centrala datalager.
Revisionen förutsätter att det är möjligt att plocka ut transaktioner ur systemet genom vilka man kan verifiera uppgifterna i bokslutet. I utplocken ska utöver transaktionens eurobelopp även finnas alla yttre och inre bokföringskoder som ges när transaktionen bokförs, genom vilka transaktionen kan riktas in, samt andra faktorer som individualiserar transaktionen.
Aktören som ansvarar för datasystemet som används i bokföringen ska sörja för att datasystemet är utrustat med de utplockningsegenskaper som förutsätts för revisionen av bokföringen. Närmare detaljer om leveransen av de uppgifter som behövs för revisionen ska vid behov överenskommas med Statens revisionsverk.