I denna anvisning ingår granskningar genom vilka man kan kontrollera att kontouppgifterna är korrekta såväl under räkenskapsperioden som i bokslutet.
Vid sidan av de granskningar av kontouppgifter som beskrivs i anvisningen är det bra att kontrollera att:
- löneutgifter, i synnerhet för tjänstemän som utnämnts för tjänster, inte har betalats på ett sätt som strider mot budgeten
- överföringsutgifter inte har betalats på ett sätt som strider mot budgeten från anslag för verksamhetsutgifter eller andra verksamhetsutgiftsmoment och att konsumtionsutgifter inte har betalats från överföringsutgiftsmoment
- intäkter inte har bokförts för det bruttobudgeterade utgiftsmomentet i strid med budgeten
Mer information finns i Statskontorets föreskrifter, anvisningar och bokföringshandbok (på Statskontorets webbplats).
Denna anvisning ersätter Statskontorets anvisning av den 27 september 2018 (enbart på finska).
Ytterligare information
Mer information om frågor som rör denna anvisning fås från Statskontoret, tfn 0295 50 2000, eller på e-post på adressen kkp (at) valtiokonttori.fi
Granskningar som ska göras innan månadens bokföring slutförs
Konton som ska ha gemensam tidtabell med motbokföringsenheten
19910 Remisskonto
20830 Överföringar av besittningar
20840 Utgiftsöverföringar med anledning av gemensamma anskaffningar
Kontona ska vara jämna på centralbokföringens nivå, så man måste se till att bokföringsposterna på dessa konton görs i samma månads bokföring inom bokföringsenheten och motbokföringsenheten.
Felkonton
På felkontona 29900 och 29990 samt 698 och 699 ska nettoutfallet vara noll. Om saldon återstår ska de utredas och korrigeras så snabbt som möjligt.
Även alla andra upptäckta fel ska korrigeras innan månaden slutförs.
Övriga granskningar
Delbokföringarna överensstämmer med huvudbokföringen.
Avstämningsberäkningen avviker inte.
Kontonas saldon är ”på rätt sida”, det vill säga konton för utgifter och aktiva har
huvudsakligen debet-saldon, medan konton för intäkter och passiva har kredit-saldon.
Penningkontonas saldon överensstämmer med kontoutdragen i bokföringen.
Avskrivningar har bokförts löpande per månad.
Övriga granskningar under räkenskapsperioden
Återbetalningar enligt sjukförsäkrings- och andra lagar
Återbetalningar enligt sjukförsäkrings- och andra lagar (ABF-konton 41020 och 41130) har bokförts antingen på samma moment från vilket lönen har betalats (huvudregel), eller, om ovan nämnda moment inte är i kraft, antingen på förvaltningsområdets BBF-konto för övriga inkomster som börjar på 12 eller på BBF-kontot ”12.39.10 Övriga inkomster av blandad natur”.
Återtagande av överförda anslag
De återtaganden av överförda anslag som trätt i kraft genom tilläggsbudgeten ska göras i samband med ikraftträdandet av tilläggsbudgeten i bokföringsenhetens bokföring.
De återtaganden av anslag som nämns i revisionsberättelsen ska göras i bokföringsenhetens bokföring så fort som möjligt.
ABF-kontot ”99100 Återtagning av överförda reservationsanslag” finns endast i konteringskombinationer där BBF-kontot är ett konto för överförda anslag som börjar på 4 eller BBF-kontot ”12.39.04 Återtagande av överförda anslag”.
BBF-kontot ”12.39.04 Återtagande av överförda anslag” har redovisningar endast på ABF-kontot ”99100 Återtagning av överförda reservationsanslag”.
Utdelningsinkomster, kapitalåterbäringar och inkomster av försäljning av aktier
Intäkter från försäljning av aktier har bokförts på budgetkontot ”13.03.01 Utdelningsinkomster, kapitalåterbäringar och inkomster av försäljning av aktier” samt på intäktskonton som börjar på 3.
För betalning av övriga utgifter som beror på ägande- och företagsarrangemang samt statens aktieförsäljning och ägarstyrning, som inte hör till verksamhetsutgiftsmomentet, kan det i budgeten finnas ett separat moment, exempelvis ”23.10.88 Aktieförvärv”. Ska alltid kontrolleras i budgeten.
Kapitalåterbetalningar har bokförts på budgetkonto 13.03.01. samt de ABF-konton på vilka kapitalet ursprungligen bokfördes per kontogrupp/på ABF-kontona:
- 130 Värdepapper ingående anläggningstillgångarna
- 131 Placeringar i statens affärsverk
- 13620 Kapitallånefordringar och övriga motsvarande placeringar i form av eget kapital
- 13630 Universitet
Dividender som fåtts som pengar har bokförts som inkomster i konteringskombinationen ABF-kontot ”50900 Dividender” och BBF-kontot ”13.03.01 Utdelningsinkomster, kapitalåterbäringar och inkomster av försäljning av aktier”.
Dividender som fåtts i annan form än pengar (t.ex. som värdepapper) har bokförts som intäkter på ABF-kontot ”50900 Dividender” och som tillägg till egendomen/förmögenheten på ABF-kontot för värdepapper, inte som budgetinkomst.
Mervärdesskatteintäkter och -kostnader för gemenskapsinterna förvärv och import
På kontona i ABF-kontoslaget ”921 Mervärdesskatteintäkter från gemenskapsinterna förvärv” är nettoutfallen vanligen lika stora som på ABF-kontot ”93100 Mervärdesskattekostnader för gemenskapsinterna förvärv”.
På kontona i ABF-kontoslaget ”924 Mervärdesskatteintäkter från import” är nettoutfallen vanligen lika stora som på ABF-kontot ”93300 Mervärdesskattekostnader för import”.
Tillsammans med kontona i ABF-kontoslagen ”921 Mervärdesskatteintäkter från gemenskapsinterna förvärv” och ”924 Mervärdesskatteintäkter från import” förekommer endast BBF-kontot ”11.04.01 Mervärdesskatt”. Tillsammans med ABF-kontot ”93100 Mervärdesskattekostnader för gemenskapsinterna förvärv” och ABF-kontot ”93300 Mervärdesskattekostnader för import” förekommer endast det berörda förvaltningsområdets allmänna mervärdesskattemoment eller det moment för vilket mervärdesskatt har budgeterats. Undantag: överföringsekonomins kostnader inom gemenskapsinterna förvärv.
Momsbokföringsposter på konsumtionsutgiftsmomenten
Konsumtionsutgiftsmomenten 01–28 har inga momsbokföringsposter om inte detta nämns i motiveringarna till momentet.
Mervärdesskattekostnader
I samma konteringskombination som kontona i ABF-kontogruppen ”93 Betalda mervärdeskatter” förekommer endast
- momsutgiftsmoment 29,
- som beskattningsbart budgeterat objekt (30-69 och 80-99),
- konsumtionsutgiftsmoment i vars motiveringar det nämns att mervärdesskatt ska betalas från momentet i fråga (budgeterat med mervärdesskatt) eller
- BBF-kontot ”630 Budgetutgifter som skall överföras till en annan bokföringsenhet”
På momsutgiftsmoment 29 för BBF finns endast
- utgifter som hör till kontogruppen ”93 Betalda mervärdesskatter”
- överföringsekonomins kostnader som hör till kontogrupp 82–83 (förutsatt att utgiften i fråga har budgeterats på konsumtionsutgiftsmomentet)
- bokföringsposter enligt kapitel 5.3–5.9 i handboken (ABF-konton 49070 och 49080)
- betalda förskott (budgeterade enligt betalningsgrund)
- övriga långsiktiga fordringar
Mervärdesskatteintäkter
I samma konteringskombination som konton i ABF-kontoslagen ”920 Intäkter från uppburen mervärdesskatt”, ”921 Mervärdesskattintäkter från gemenskapsinterna förvärv” och ”924 Mervärdesskatteintäkter från import” förekommer endast
- BBF-kontot ”11.04.01 Mervärdesskatt”
- BBF-kontot ”600 Budgetinkomster som skall bokföras på budgetkontot” (momsintäkter som anknyter till förskott)
Budgetbokföringens konton som börjar på 6
Budgetintäkter som inväntar bokföring på ett budgetkonto eller som överförs till en annan bokföringsenhet är inte utgifter (konton 600 och 610).
Budgetutgifter som inväntar bokföring på ett budgetkonto eller som överförs till en annan bokföringsenhet är inte intäkter (konton 620 och 630).
Samlingskonto för fond utanför budgeten
Saldot på ett samlingskonto för en statlig fond utanför budgeten är lika stort som saldot på fondens samlingskonto i bokföringen inom den bokföringsenhet som ”sköter” det.
Anslag
De anslag som beviljats i budgeten får inte överskridas. Ett undantag utgörs av förslagsanslag, som får överskridas.
De nettobudgeterade momentet kan överskridas under finansförvaltningsåret, men inte längre i bokslutet.
Användningen av ofördelade anslag ska kontrolleras månadsvis.
Anslag som fåtts genom fördelningsbrev ska löpande föras in i bokföringen under finansförvaltningsåret. Ämbetsverket ska genom interna anvisningar och övervakning säkerställa att dokument om fördelningsbeslut även kommer ekonomiförvaltningen och Palkeet till kännedom.
Blanketter för ändring av kontoplaner och ingångssaldon samt tillstånd för överskridande av förslagsanslag ska skickas till Statskontoret och övriga berörda parter så snabbt som möjligt.
Övriga granskningar
Tillverkning för eget bruk har bokförts i balansräkningen kvartalsvis som aktiva på kontot för pågående upphandlingar.
Nettoutfallet för varje konto i ABF-kontogruppen ”99 Tekniska konton” är noll.
ABF-kontona ”20000 Statens kapital 1.1.1998”, ”20700 Ändringar av kapitalet från tidigare räkenskapsperioder” och ”20900 Räkenskapsperiodens intäkter och kostnader” har inga utfallsuppgifter. Undantag: bokföringsposter orsakade av avslutande av en bokföringsenhet.
Granskningar i bokslutet
Konton vars slutsaldon ska vara noll
ABF-kontoslagens 134, 135, 136, 137, 138, 139, 160, 171, 172, 175, 181, 183, 188 och 189 konton som slutar på 10 (för placeringar) samt ABF-konto 17130
ABF-kontoslagets ”199 Konton för den interna penningrörelsen” konton förutom kontot ”19980 Utredningskonto för penningrörelse (T)”
Låneavkortningskontona 25320, 25340, 25360, 25410, 25430 och 25450
ABF-kontot ”25830 Inkomster som skall överföras vidare till en annan bokföringsenhet”
ABF-kontot ”26200 Oklara poster (T)”
Felkonton (29900, 29990, 698 och 699) per konto och konteringskombination
BBF-kontot ”610 Budgetinkomster som skall överföras till en annan bokföringsenhet”
BBF-kontot ”630 Budgetutgifter som skall överföras till en annan bokföringsenhet”
Affärsbokföringens konton som ska ha saldon
Konton för ”arbetsgivarprestationer”, åtminstone kontona 25800, 25810, 25820, 25920, 25930 och 25960.
De sammanlagda utfallsuppgifterna (nettoutfallet) för ABF-kontona ”15090 Övrigt material och tillbehör”, ”15210 Färdiga produkter”, ”15280 Markområden” och ”15290 Övriga färdiga omsättningstillgångar” är lika stora som nettoutfallet för kontot ”40900 Ökning (-) eller minskning (+) av material-, tillbehörs- och varulager”. Undantag: överföringar av egendom från en grupp till en annan.
De sammanlagda utfallsuppgifterna (nettoutfallet) för ABF-kontona ”15100 Halvfärdiga vägprojekt”, ”15190 Övriga halvfärdiga produkter” och ”15200 Färdiga produkter” är lika stora som nettoutfallet för kontot ”46000 Produktionslagerökning (-) eller minskning (+)”. Undantag: överföringar av egendom från en grupp till en annan eller när man bokför överföring av utgifter som betraktas som statsunderstöd som överföringsekonomins utgifter.
De sammanlagda utfallsuppgifterna (nettoutfallet) för ABF-kontona ”41080 Förändringar i semesterlöneskulden” och ”41180 Förändringar av lönebikostnadsskulder för semesterlöner” är lika stora som nettoutfallet för kontot ”26110 Semesterlöneskuld” eller kontot ”26140 Semesterlöneskuld (T)”. Undantag: förändringar i bokföringsenheterna.
Annat att beakta i bokslutet
ABF-kontot ”39900 Intäkter utanför budgeten” har endast utfall utan BBF-konto.
”Överflödiga” överförda anslag och överförda anslag som blir föråldrade i bokslutet har återtagits, redovisning på budgetkontot ”12.39.04 Återtagande av överförda anslag”. Se även punkten Återtagande av överförda anslag.
För nettobudgeterade moment får en överföring av anslag till nästa finansförvaltningsår högst uppgå till anslagets belopp.
Överföring är användning av anslag (utfallsberäkning för budgeten).
Överföringen av anslag gör med samma exakthet som kontoplanen för budgeten, det vill säga med kontoplanens lägsta specifikationsnivå.
Överföringen av anslaget görs alltid från budgetbokföringens konto till det konto för överförda anslag som börjar på 4 som skapats. Kontrollera att det på det nya kontot för överförda anslag inte finna andra bokföringsposter än överföringen av anslaget.
Om innevarande års överförda anslag inte används och inte överförs vidtas inga åtgärder (ingen redovisning).