”*” anger obligatoriska fält 1Basuppgifter2Värde3Upphandlingsmodeller4Kostnader 1/25Kostnader 2/26Risker 1/27Risker 2/28Kalkyler 1/29Kalkyler 2/210Sammanfattning Mata in upphandlingens basuppgifter Se detaljerade instruktioner och exempel i den bruksanvisningen. Läs verktygets dataskyddbeskrivningen. I fältet Köparens kontaktuppgifter kan man ange antingen organisationens gemensamma e-postadress eller köparens egna e-postadress. När du klickar på Spara i verktyget, kommer du till fliken där du kan antingen kopiera eller skicka länken till den angivna e-postadressen. Länken behöver du för att återvända senare till verktygets onlineformulär. Via samma länk kan du återvända till samma onlineformulär och forstätta att fylla i den. Formulären i kostnadsvärderingsverktyget sparas i databasen i 30 dagar. Länken aktiveras på nytt och gäller återigen i 30 dagar efter att du har klickat på Spara en gång till.Upphandlingens namn* Kort beskrivning av föremålet för upphandlingenKöparorganisation* Enhet / underorganisation* Köparorganisationens FO-nummer Köparens kontaktuppgifterNamn E-postadress Fundera på upphandlingens värde Se detaljerade instruktioner och exempel i den bruksanvisningen. När man bedömer kostnaderna kan man fundera på om upphandlingen omfattar en startfas, varvid kostnaderna kan vara större under de första åren. Eller är kostnaderna jämnt fördelade på varje år? I verktyget finns färdiga fält för de fyra första åren. Om upphandlingens uppskattade värde inte fördelas på alla dessa fyra år kan de återstående årsfälten lämnas tomma. Om upphandlingens uppskattade värde fördelas på fler än fyra år kan du lägga till fält i verktyget genom att klicka på +Lägg till år nertill.Mata in de uppskattade kostnaderna för upphandlingen i tabellen fördelade på årsnivå1:a året, €*2:a året, €3:e året, €4:e året, €5:e året, €6:e året, €7:e året, €8:e året, €9:e året, €10:e året, €+ Lägg till år Skapa tre alternativa sätt att genomföra upphandlingenMata in uppgifterna om upphandlingsmodellerna och skillnaderna mellan dem i tabellen. Se detaljerade instruktioner och exempel i den bruksanvisningen. I steg tre bedömer man alternativa sätt att genomföra upphandlingen, det vill säga jämför olika upphandlingsmodeller. Olika upphandlingsmodeller kan skilja sig t.ex. i fråga om kontraktsperiodens längd antalet leverantörer som väljs uppdelning av upphandlingar upphandlingsförfarandet prissättningsmodellen kvalitetsjämförelsen optionerna avtalsvillkoren huruvida upphandlingen genomförs som organisationens egen eller som en gemensam upphandling. Hurdana väsentliga egneskaper finns det i upphandlingsmodellen? Slutligen väljer man det alternativ som bäst beskriver hur upphandlingsmodellen skiljer sig från de övriga alternativen. TIPS: Färdiga svar behövs inte vara med en gång, eftersom man kan spara uppgifterna som man redan lagt in och sedan återgå till verktyget senare när alternativa upphandlingsmodeller har diskuterats t.ex. i samarbete med organisationens olika intressentgrupper. Upphandlingsmodellens namn* Upphandlingsmodellens namn* Upphandlingsmodellens namn* BeskrivningBeskrivningBeskrivningHur skiljer sig upphandlingsmodellen från de övriga alternativen?* Upphandlingen är uppdelad på flera delar Helt ny konkurrensutsättningsmetod (t.ex. auktion) Exceptionellt lång kontraktsperiod Antalet leverantörer som väljs är stort Ny och speciell prissättningsmodell Kvaliteten har särskild betydelse Beteendeeffekterna har särskild betydelse Detta alternativ är mycket likt den nuvarande upphandlingsmodellen Hur skiljer sig upphandlingsmodellen från de övriga alternativen?* Upphandlingen är uppdelad på flera delar Helt ny konkurrensutsättningsmetod (t.ex. auktion) Exceptionellt lång kontraktsperiod Antalet leverantörer som väljs är stort Ny och speciell prissättningsmodell Kvaliteten har särskild betydelse Beteendeeffekterna har särskild betydelse Detta alternativ är mycket likt den nuvarande upphandlingsmodellen Hur skiljer sig upphandlingsmodellen från de övriga alternativen?* Upphandlingen är uppdelad på flera delar Helt ny konkurrensutsättningsmetod (t.ex. auktion) Exceptionellt lång kontraktsperiod Antalet leverantörer som väljs är stort Ny och speciell prissättningsmodell Kvaliteten har särskild betydelse Beteendeeffekterna har särskild betydelse Detta alternativ är mycket likt den nuvarande upphandlingsmodellen Administrativa kostnaderAnge din uppskattning av de administrativa kostnaderna i de olika alternativen. Se detaljerade instruktioner och exempel i den bruksanvisningen. Man börjar med att granska skillnaderna i de administrativa kostnaderna för de olika upphandlingsmodellerna under såväl beredningsfasen och konkurrensutsättningen som under kontrakts- och leverantörshanteringen. I anvisningen finns olika kalkylexempel. *Beredning och konkurrensutsättning, €*Beredning och konkurrensutsättning, €*Beredning och konkurrensutsättning, €Avtals- och leverantörshantering, €*Avtals- och leverantörshantering, €*Avtals- och leverantörshantering, €*Antal anbudUppskatta antalet inkomna anbud i de olika upphandlingsmodellerna. Antalet anbud påverkar priserna för anbuden. Om man får in många anbud är konkurrensen större, varvid priserna som erbjuds ofta är lägre. *Uppskattning av antalet anbudVälj12345 eller mer*Uppskattning av antalet anbudVälj12345 eller mer*Uppskattning av antalet anbudVälj12345 eller merHur säker är du på ditt svar?*Välj10% mycket osäker20%30%40%50%60%70%80%90%100% helt säkerHur säker är du på ditt svar?*Välj10% mycket osäker20%30%40%50%60%70%80%90%100% helt säkerHur säker är du på ditt svar?*Välj10% mycket osäker20%30%40%50%60%70%80%90%100% helt säkerPriser i anbudsförfarandetBedöm hur väl upphandlingens uppskattade värde kommer att motsvara de kommande anbudspriserna. När man har uppskattat antalet anbud uppskattar man prisnivån i de olika upphandlingsmodellerna i förhållande till upphandlingens uppskattade värde. Priserna som erbjuds kan antas öka (t.ex. +3 %) eller sjunka (t.ex. -5 %) i förhållande till uppskattningen. Om du uppskattar att upphandlingsmodellen inte påverkar priserna som erbjuds i förhållande till uppskattningen, ska du ange 0. *Uppskattad förändring i förhållande till upphandlingens uppskattade värde (skala: -12,0-12,0)*Uppskattad förändring i förhållande till upphandlingens uppskattade värde (skala: -12,0-12,0)*Uppskattad förändring i förhållande till upphandlingens uppskattade värde (skala: -12,0-12,0)Hur säker är du på ditt svar?*Välj10% mycket osäker20%30%40%50%60%70%80%90%100% helt säkerHur säker är du på ditt svar?*Välj10% mycket osäker20%30%40%50%60%70%80%90%100% helt säkerHur säker är du på ditt svar?*Välj10% mycket osäker20%30%40%50%60%70%80%90%100% helt säker Efterlevnad av budgeten under avtalsperiodenBedöm hur man lyckas hålla sig till budgeten i olika upphandlingsmodeller under avtalsperioden. Bedöma hur väl budgeten kommer att hålla under kontraktsperioden. Kalkylmässigt innebär detta en bedömning av hur väl upphandlingens uppskattade värde för kontraktsperioden håller; hur upphandlingens uppskattade värde möjligtvis ändras under kontraktsperioden. Kostnaderna kan öka (t.ex. +5 %) eller minska (t.ex. -9 %) i förhållande till uppskattningen. Dessutom ska man definiera hur säkert svaret anses vara (100 % helt säkert, 10 % mycket osäkert). *Bedöm alltså på skalan -12-12 hur den uppskattade upphandlingens värde kan förändras under avtalsperioden.*Bedöm alltså på skalan -12-12 hur den uppskattade upphandlingens värde kan förändras under avtalsperioden.*Bedöm alltså på skalan -12-12 hur den uppskattade upphandlingens värde kan förändras under avtalsperioden.Hur säker är du på ditt svar?*Välj10% mycket osäker20%30%40%50%60%70%80%90%100% helt säkerHur säker är du på ditt svar?*Välj10% mycket osäker20%30%40%50%60%70%80%90%100% helt säkerHur säker är du på ditt svar?*Välj10 % mycket osäker20%30%40%50%60%70%80%90%100 % helt säkerExterna effekterAnge en uppskattning av de besparingar som upphandlingen ger upphov till, om besparingar förväntas uppstå Sedan bedöms de eventuella positiva externa effekterna av upphandlingen, som kan medföra besparingar. Om externa effekter som ger besparingar identifieras, ska den viktigaste av dessa beskrivas i verktyget. Man ska också fundera på hur kostnadsbesparingen till följd av den externa effekten kan variera i olika upphandlingsmodeller. Dessutom definierar man hur säkert svaret anses vara (100 % helt säkert, 10 % mycket osäkert). Om du inte identifierar några externa effekter som ger besparingar kan du lämna denna punkt tom och gå vidare i verktyget. Den viktigaste externa effekten som ger besparingarUppskattad besparing €/årUppskattad besparing €/årUppskattad besparing €/årHur säker är du på ditt svar?Välj10% mycket osäker20%30%40%50%60%70%80%90%100% helt säkerHur säker är du på ditt svar?Välj10% mycket osäker20%30%40%50%60%70%80%90%100% helt säkerHur säker är du på ditt svar?Välj10% mycket osäker20%30%40%50%60%70%80%90%100% helt säker Se detaljerade instruktioner och exempel i den bruksanvisningen. Bedömning av kvalitetsrisken Se detaljerade instruktioner och exempel i den bruksanvisningen. Fastställ den viktigaste kvalitetsrisken i upphandlingen och hur allvarlig den är. Med kvalitetsrisk avses en kvalitetsfaktor som orsakar en risk om den inte realiseras. När man har fastställt den viktigaste kvalitetsrisken bedömer man sannolikheten för denna risk i varje upphandlingsmodell. Denna punkt kan också förbigås. Fundera på vilken den viktigaste kvalitetssrisken är som är förknippad med upphandlingen?Hur allvarlig är den här kvalitetsrisken?Välj1 inte allvarlig2345 mycket allvarligHur sannolikt är det att kvalitetsrisken realiseras?Välj1 osannolikt2345 mycket sannoliktHur sannolikt är det att kvalitetsrisken realiseras?Välj1 osannolikt2345 mycket sannoliktHur sannolikt är det att kvalitetsrisken realiseras?Välj1 osannolikt2345 mycket sannoliktBedömning av beredskapsrisken I det följande fastställs den viktigaste beredskapsrisken i upphandlingen och hur allvarlig den är. Är det t.ex. fråga om en nödvändiga funktioner inom samhällsviktig verksamhet (ks. Handboken för offentlig upphandling). Därefter bedömer man sannolikheten för risk i varje upphandlingsmodell. Denna punkt kan också förbigås. Fundera på vilken är den viktigaste beredskapsrisken är som är förknippad med upphandlingen?Hur allvarlig är den här beredskapsrisken?Välj1 inte allvarlig2345 mycket allvarligHur sannolikt är det att den här beredskapsrisken realiseras?Välj1 osannolikt2345 mycket sannoliktHur sannolikt är det att den här beredskapsrisken realiseras?Välj1 osannolikt2345 mycket sannoliktHur sannolikt är det att den här beredskapsrisken realiseras?Välj1 osannolikt2345 mycket sannolikt Bedömning av risken kopplad till samhällsansvaret Se detaljerade instruktioner och exempel i den bruksanvisningen. Fastställ den viktigaste ansvarsrisken i upphandlingen och hur allvarlig den är. Är det t.ex. fråga om en upphandling som har konsekvenser för klimatet eller naturresurserna? Bedöm också sannolikheten för risk i varje upphandlingsmodell. Denna punkt kan också förbigås. Till sist bedöms behovet av upphandlingskompetens i de olika upphandlingsmodellerna. Med tanke på resursfördelningen är det viktigt att bedöma upphandlingskompetensen även ur kostnadsperspektiv. Upphandlingskompetensen kan bedömas t.ex. genom det upphandlingsförfarande som används i upphandlingsmodellen. Behövs kompetens och kunskaper om upphandlingsförfarandet för att genomföra det valda upphandlingsförfarandet? Fundera på vilken är den viktigaste risken kopplad till samhällsansvaret är som är förknippad med upphandlingen?Hur allvarlig är denna risk kopplad till samhällsansvaret?Välj1 inte allvarlig2345 mycket allvarligHur sannolikt är det att ansvarsrisken realiseras?Välj1 osannolikt2345 mycket sannoliktHur sannolikt är det att ansvarsrisken realiseras?Välj1 osannolikt2345 mycket sannoliktHur sannolikt är det att ansvarsrisken realiseras?Välj1 osannolikt2345 mycket sannoliktUtvärdering av upphandlingskompetensHurdan upphandlingskompetens behövs i de olika upphandlingsmodellerna?Beskriv din bedömningBeskriv din bedömningBeskriv din bedömning Kalkyler 1/2 Se detaljerade instruktioner och exempel i den bruksanvisningen. Kostnadsdiagrammen nedan anger scenarierna för baskostnaderna i de olika upphandlingsmodellerna. Det första kostnadsdiagrammet visar den så kallade inköpsbudgeten i de olika upphandlingsmodellerna, som bildas när priset i anbudsfasen, hur antalet anbud påverkar priset samt prisutvecklingen under kontraktsperioden har räknats med i kostnaderna. Det andra kostnadsdiagrammet jämför också de grundläggande kostnadsscenarionerna för upphandlingsmodellerna. I det andra kostnadsdiagrammet har de administrativa kostnaderna och de förväntade besparingarna via externa effekter lagts till i de ovan nämnda kostnaderna. Diagrammens horisontella axel visar år, den vertikala axeln kostnaderna i euro. Kostnadskalkylen är ingen exakt prognos av upphandlingskostnaderna, utan en scenariokalkyl som grundar sig på sannolikheter och de uppgifter som användes som underlag för kalkylen. Kalkyler 2/2 Se detaljerade instruktioner och exempel i den bruksanvisningen. Kostnadsdiagrammen nedan anger scenarierna för baskostnaderna i de olika upphandlingsmodellerna. Det finns två kostnadsdiagrammen för varje upphandlingsmodell. De visas på sidan efter varandra. Det första kostnadsdiagrammet visar den så kallade inköpsbudgeten i de olika upphandlingsmodellerna, som bildas när priset i anbudsfasen, hur antalet anbud påverkar priset samt prisutvecklingen under kontraktsperioden har räknats med i kostnaderna. I det andra kostnadsdiagrammet har de administrativa kostnaderna och de förväntade besparingarna via externa effekter lagts till i de ovan nämnda kostnaderna. Diagrammens horisontella axel visar år, den vertikala axeln kostnaderna i euro. Varje diagram har tre linjer som visar maximi-, bas- och minimikostnaderna i förhållande till tiden. Kostnadskalkylen är ingen exakt prognos av upphandlingskostnaderna, utan en scenariokalkyl som grundar sig på sannolikheter och de uppgifter som användes som underlag för kalkylen. Du kan läsa hur beräkningarna görs i verktygets intruktioner. Rekommendation och val Se detaljerade instruktioner och exempel i den bruksanvisningen. Avslutningsvis väljer man den upphandlingsmodell som bäst lämpar sig för organisationen. Syftet är att det informationsunderlag som samlats in under användningen av verktyget ska hjälpa organisationen att förstå skillnaderna mellan de olika alternativen och välja den upphandlingsmodell som bäst lämpar sig för dess behov. Välj Välj Välj Verktyget skapar sammanfattningen när man klickar på Klar. Den innehåller kalkyler över olika kostnadsscenarier samt uppgifterna från riskbedömningen och bedömningen av upphandlingskompetensen. Sammanfattningen kan utnyttjas t.ex. i en förstudie för upphandlingen eller i annan dokumentation som stöder beslutsfattandet. Obs! När du har klickat på Klar kan du inte längre gå tillbaka och göra ändringar i blanketten. Uppgifterna i den färdiga upphandlingsvärderingen sparas i en databas som endast systemadministratörerna har behörigheter till. Dataskyddsbeskrivningen finns på Statskontorets webbplats.
