Upprättandet av bokslutet 2023

Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten

I detta meddelande har samlats länkar till de mest centrala bestämmelserna och anvisningarna angående upprättandet av bokslut.

Förberedelserna för bokslutet ska inledas i ett tillräckligt tidigt skede. Vid behov ska tidsschemana kommas överens om och säkerställas med olika samarbetspartner och intressentgrupper.

Bokföringsenheternas och fondernas bokslut upprättas enligt förordningen om statsbudgeten (1243/1992).

Finansministeriets föreskrifter för bokföringsenheternas och fondernas bokslut har publicerats på finansministeriets nätsida https://vm.fi/sv/berednings-och-tillampningsbestammelserna.

Handboken om statens bokföring innehåller vägledning till registreringar och uppgörandet av bokslutsbilagor. Se även Statskontorets föreskrift Konton i bokforingen och kontoplan (2023) och anvisning Granskningar som ska göras av kontouppgifterna. I anvisningen uppräknas sådana kontroller med vilka man kan gardera att kontouppgifterna är riktiga under räkenskapsperioden och i bokslutet. Det är bra att ställa upp balansspecifikationerna, bilagorna till bokslutet och bokslutskalkylerna innan uppgifterna om konton och fullmakter inlämnas till centralbokföringen. Detta säkrar för sin del att endast riktiga uppgifter inlämnas.

Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) ger anvisningar om behandling av transaktioner med resekonto- och betaltidskort samt tidtabeller och förfaranden angående M2-systemet vid årsskiftet.

Bokföringsenhetens och fondens bokslut skall godkännas senast 29.2.2024.

Bokföringsenhetens bokslut

Bokslutets struktur

Bokföringsenhetens bokslut skall upprättas på följande sätt:

1. Verksamhetsberättelse
2. Budgetens utfallskalkyl
3. Intäkts- och kostnadskalkyl
4. Balansräkning
5. Bilagor
6. Underskrift

Cheferna för de ämbetsverk och inrättningar som hör till bokföringsenheten ska alla för sin del godkänna och underteckna bokföringsenhetens bokslut. Om ämbetsverket eller inrättningen har en styrelse eller ett motsvarande kollegialt organ för den högsta ledningen och beslutsfattandet, godkänner och undertecknar också detta organ bokslutet för ämbetsverket eller inrättningen i fråga.

Den minister som är chef för ministeriet godkänner och undertecknar ministeriets bokslut på föredragning av den tjänsteman som sköter kanslichefens uppgifter vid ministeriet. Om också en annan minister har förordnats att behandla ärenden som hör till ministeriets ansvarsområde, godkänner och undertecknar denna minister bokslutet när det gäller det egna uppgiftsområdet.

Statens revisionsverk gör inte längre en separat undertecknad anteckning om genomförd revision i bokslutet för 2021 och framåt (revisionsanteckning). Följande omnämnande rekommenderas dock i bokslutet: “Statens revisionsverk ansvarar för bokföringsenhetens revision och ger en revisionsberättelse över revisionen”. Ett omnämnande med detta innehåll kan inkluderas i slutet av bokföringsenhetens bokslut till exempel på bokslutets underskriftsida. Detta gäller de bokföringsenheter som Statens revisionsverk har granskningsrätt till (inte riksdagens ämbetsverk).

Mindre förtydliganden har gjorts i Statskontorets riktlinjer för verksamhetsberättelsen.

Anvisningar för uppställning av bokföringsenhetens bokslut på Statskontorets webbplats Föreskrifter och instruktioner

• Upprättande av verksamhetsberättelsen
• Den räntekostnad som skall användas i kalkylerna år 2023
• Upprättande av en kostnadsmotsvarighetskalkyl för den samfinansierade verksamheten
• Upprättande av en kostnadsmotsvarighetskalkyl för den avgiftsbelagda verksamheten

• Statens gemensamma konstnadsredovisningsmodell (Valtion yhteinen kustannuslaskentamalli)
  • Dessutom har bokföringsenheter som använder statens gemensamma kostnadsberäkningsmetod tillgång till Tiimeriläget för kostnadsberäkning, inklusive mallar och instruktioner (åtkomst begränsad till åtkomsträttigheter)

• Bokslutskalkylerna och deras bilagor skall upprättas enligt anvisningarna i Handboken om statens bokföring:

  11 kapitlet: Uppgörande av bokföringsenhetens bokslut
  12 kapitlet: Bokföringsenheternas bokslutskalkyler och uppgifter som skall ges i bilagor till dem
  14 kapitlet: Specifikationer till bokslutet och andra bokslutsspecifikationer

• Bokslutsspecifikationer i samband med bokföringsenhetens bokslut
  • Förteckningar som skall uppgöras i samband med bokslutet
  • kapitel 14 Specifikationer till bokslutet och andra bokslutsspecifikationer i Handboken om statens bokföring
• Anvisningarna ”Fråga och svar” som kompletterar anvisningarna i handboken om statens bokföring:
  • Nya: Föreskrifter och instruktioner -webbplats välj ”Stat” och Dokumenttyp ”Fråga och svar”
  • Gamla (på finska): 2003-2018

Uppgifter som behövs för uppgörandet av statens bokslut

För beredning av statens bokslut bör bokföringsenheten lämna in följande information och utredningar i enlighet med Statskontorets föreskrifter:

• Kontroll av fullmakter
  • Föreskriften för Kontrol av fullmakter har uppdaterats den 5 december 2023. Uppdateringarna gäller namngivning av filer och tjänsten som används för att verifiera uppgifternas riktighet och för att arkivera dem.
• Uppgifter som behövs för skötseln av statens centralbokföring

Före den 31 januari:

• Tillstånd att överskrida de budgeterade anslagen för det avslutade finansåret och ändringar i kontouppställningen i budgeten.

  Om det efter detta ännu uppstår ett behov för tillstånd att överskrida de budgeterade anslagen ska tillstånden lämnas in till Statskontoret senast 13.2.2024. Information som inkommit efter detta datum kanske inte hinner inkluderas i statens bokslut vilket leder till att de överskridna anslagen förblir i bokslutet utan tillstånd. Förordning om statsbudgeten 17 §: Tillstånd att överskrida ett förslagsanslag skall om möjligt begäras före utgången av november under finansåret, dock i god tid innan bokslutet blir färdigt. När tillstånd har beviljats skall ministeriet utan dröjsmål underrätta statskontoren om detta.

• Kontouppgifterna för december 2023 klara i Kieku. Bokföringsenheter, som inte använder Kieku, ska komma överens om tidsschemat för tillhandahållande av kontouppgifterna med Rapporteringsgruppen vid Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet).

Före den 1 februari:

• Överföring av kontouppgifterna för december 2023 i Kieku till centralbokföringen (Rapporteringsgruppen vid Palkeet gör överföringen).

Före den 2 februari:

• Fullmaktsuppgifterna för det avslutade finansåret. Uppgifterna för det inledda finansåret: 13.2.2024.

Före den 15 februari:

undertecknat följebrev och kopia av bokslutsbilagorna:

1: Principerna för upprättande av bokslutet samt bokslutets jämförbarhet,
9: Lån som beviljats inom budgetekonomin,
10: Värdepapper och investeringar i form av eget kapital,
11: Finansiella poster i balansräkningen och skulder,
12: Statliga borgensförbindelser, statsgarantier och andra fleråriga ansvarsförbindelser,
16: Maturitetsfördelning och duration när det gäller skulden
17: Övriga kompletterande uppgifter som är nödvändiga för lämnande av riktiga och tillräckliga uppgifter.

Om bokföringsenheten inte har några uppgifter att meddela i någon av ovan nämnda bilagor räcker det med att i följebrevet nämna detta. En ”tom” bilagakopia behöver inte inlämnas.

Följebrev och bilagekopior lämnas in till Statskontoret via e-post, signerad och samlade i en pdf-fil. Dessutom lämnas in bilagor kompilerade med Excel också som Excel.filer. E-posten skickas till adresser kkp (at) valtiokonttori.fi och kirjaamo (at) valtiokonttori.fi. Av meddelandets rubrik ska framgå vilken bokföringsenhets bilageuppgifter det gäller. T.ex. Bokslutsbilagor bfe 301.

Man behöver inte skicka bokslutet tryckt på papper till Statskontoret.

Distribution av bokföringsenhetens bokslut

Då bokslutet är klart lämnar bokföringsenheten omedelbart in det till ministeriet och Statens revisionsverk. Bokslutet skall publiceras på bokföringsenhetens dokumentsidor för planering och uppföljning inom en vecka från bokslutets godkännande.

Bokslutet skall publiceras i enlighet med föreskriften ”Publicering av dokument gällande planering och uppföljning i tjänsten Granskaförvaltningen.fi (VK/114329/00.00.01.06.00/2021)”.

Bokslut för en statlig fond utanför budgeten

Innehållet i fondens bokslut

Om det inte föreskrivs någonting annat i lagen skall bokslutet för en statlig fond utanför budgeten ställas upp på följande sätt:

1. Verksamhetsberättelse
2. Intäkts- och kostnadskalkyl
3. Balansräkning
4. Finansieringskalkyl
5. Bilagor
6. Underskrift

Anvisning för uppställning av fondens bokslut

Samma uppställning och anvisningar skall tillämpas på bokslutet för en statlig fond utanför budgeten som på en bokföringsenhets bokslut. Följande anvisningar kan tillämpas vid uppställningen av bokslutet:

Verksamhetsberättelsen skall upprättas enligt Statskontorets anvisning utgiven 1.12.2023.

Bokslutskalkylerna och bilageuppgifterna skall upprättas enligt anvisningarna i Handboken om statens bokföring.

Anvisningar om hur kontoklasserna 175 Statens icke budgeterade fonders kortfristiga lånefordringar och 258 Avräkningar mellan bokföringsenheterna skall presenteras i fondens bokslut, se: Kysymyksiä ja vastauksia 2003-2018 (Frågor och svar, nummer 97 och 114). Vid behov ger Statskontoret råd om utformningen av finansieringskalkylen, som beskriver penningflödet, och utfallskalkylen för den planerade användningen av fondens medel.

Kontouppgifter för det avslutade finansåret

Statskontorets föreskrift Uppgifter som behövs vid skötseln av statens centralbokföring

• 31.1.2024: Kontouppgifterna för december 2023 klara i Kieku. Fonden, som inte använder Kieku, ska komma överens om tidsschemat för tillhandahållande av kontouppgifterna med Rapporteringsgruppen vid Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet).
• 1.2.2024: Överföring av kontouppgifterna för december 2023 i Kieku till centralbokföringen (Rapporteringsgruppen vid Palkeet gör överföringen).

Uppgifterna som presenteras i regeringens årsberättelse

Fondens resultaträkning/intäkts- och kostnadskalkyl och balansräkning i form av Excel-filer på finska och svenska samt bilaga 10 till bokslutet: Statliga borgensförbindelser, statsgarantier och andra mångåriga ansvarsförbindelser lämnas in till Statskontoret före den 23 februari.

Distribution av fondens bokslut

Då bokslutet är klart lämnar fonden omedelbart in det till ministeriet och Statens revisionsverk. Bokslutet skall publiceras på fondens dokumentsidor för planering och uppföljning inom en vecka från bokslutets godkännande.

Bokslutet skall publiceras i enlighet med föreskriften ”Publicering av dokument gällande planering och uppföljning i tjänsten Granskaförvaltningen.fi (VK/114329/00.00.01.06.00/2021)”.

Ställningstagande till bokslutet (ministerier)

Ministeriet skall komma med ett motiverat ställningstagande till bokslutet gällande bokslut för en bokföringsenhet eller en fond som hör till ministeriets förvaltningsområde senast den 15 juni. Ställningstagandet till bokslutet skall publiceras på ministeriets och bokföringsenhetens/fondens dokumentsidor för planering och uppföljning inom en vecka från givandet av ställningstagandet.

Bokslutet skall publiceras i enlighet med föreskriften ”Publicering av dokument gällande planering och uppföljning i tjänsten Granskaförvaltningen.fi (VK/114329/00.00.01.06.00/2021)”.

Ytterligare information

Bokslut:
E-post: laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi och kkp (at) valtiokonttori.fi

Behandling av kontouppgifter i Kieku:

E-post: raportointi (at) palkeet.fi

Rapportering av information om resultatet samt uppställning av dokumentsidor för planering och uppföljning:
E-post: analysointipalvelu (at) valtiokonttori.fi

Distribution Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten, Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet)

För kännedom

Statens revisionsverk
Finansministeriet, Budgetavdelningen