Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten
Enligt förordningen om statsbudgeten (1243/1992) 69 b § 5 mom (1786/2009), nedan kallad budgetförordningen, kan Statskontoret meddela närmare föreskrifter om innehållet i och upprättande av ekonomistadgorna. Statskontoret har idag meddelat den bifogade föreskriften om upprättandet och uppdateringen av bokföringsenheternas ekonomistadgor.
Ekonomistadgans innehåll och syfte
Enligt budgetförordningen 69 b § skall bokföringsenheten ha en ekonomistadga som bokföringsenheten själv fastställer. I ekonomistadgan skall de ärenden föreskrivas om vilka stadgats i budgetförordningen 69 b § såsom de presenteras i denna föreskrift.
Tillsammans med de bestämmelser och de på basis av dessa givna arbetsordningar för de ämbetsverk och inrättningar som hör till bokföringsenheten skall ekonomistadgan skapa ändamålsenliga och tillräckliga grunder för förfaranden vid den interna kontrollen. Om ämbetsverkets och inrättningens arbetsordning innehåller föreskrifter om ett visst förfarande behöver ärendet inte tas upp i ekonomistadgan.
Ekonomistadgans syfte är att fungera som ett kontinuerligt uppdaterat reglemente med vars hjälp bokföringsenheten kan effektivera och utveckla sin ekonomiförvaltning samt säkerställa att gällande bestämmelser följs inom bokföringsenhetens ekonomiförvaltning. Vid uppgörandet och uppdateringen av ekonomistadgan skall bokföringsenheten utvärdera innehållet i sin ekonomi och verksamhet samt därtill anslutna risker. På basis av utvärderingen meddelas i ekonomistadgan sådana detaljerade bestämmelser om bokföringsenhetens ekonomiförvaltning och interna kontroll som för sin del säkerställer följande punkter såsom det stadgats i budgetförordningen 69 §
- lagligheten i och resultatet av ekonomin och verksamheten
- tryggandet av tillgångar som är i ämbetsverkets besittning
- riktiga och tillräckliga uppgifter om ämbetsverkets eller inrättningens ekonomi och verksamhet som ledningen och den externa styrningen förutsätter.
Ekonomistadgans inverkan skall, för uppnåendet av de mål som stadgas i budgetförordningen, regelbundet följas upp. Ekonomistadgan skall alltid vara uppdaterad. Bokföringsenheten skall uppdatera ekonomistadgan alltid då detta föranleds av innehållet i och kvaliteten av verksamheten och ekonomin samt de därtill anslutna riskerna på grund av ändringar i ekonomin och verksamheten, till exempel vid övergång till elektronisk ekonomiförvaltning eller vid övergång av aktiviteter till servicecentral.
Bokföringsenheten meddelar bestämmelser i ekonomistadgan endast om sådana ärenden som bokföringsenheten själv kan besluta om. Således behöver inga separata bestämmelser om verksamhet som är förenlig med lagar och förordningar upprepas i ekonomistadgan utan bestämmelserna skall befinna sig på en mer detaljerad ämbetsverks-/inrättningsspecifik nivå. Ur ekonomistadgan bör framgå hur de allmänna kraven och målen i budgetförordningen och övriga bestämmelser skall uppnås i ekonomins verksamhetsprocesser och förfaranden.
De förfaranden vid intern kontroll om vilka föreskrifter skall meddelas i ekonomistadgan omfattar alla de åtgärder genom vilka ledningen för bokföringsenheten och de därtill hörande ämbetsverken och inrättningarna strävar efter att hålla de risker som ansluter till ekonomiförvaltningen på en kontrollerbar nivå. Hit hör åtgärder som syftar till att hålla uppgifter tillräckligt skilda från varandra och att införa tydliga ansvarsområden, att eliminera riskfyllda arbetskedjor samt att införa olika kontroll- och avstämningsåtgärder.
Vid uppgörandet och uppdateringen av ekonomistadgan skall den på bokföringsenhetens ekonomiförvaltning tillämpade centrala nationella lagstiftningen och Europeiska gemenskapens lagstiftning, de administrativa föreskrifterna samt uppförandekoderna och standarderna kartläggas. Det rekommenderas att dessa samlas i en förteckning, som uppdateras alltid då behov därav föreligger och som kan bifogas till ekonomistadgan. I ekonomistadgan kan också andra åtgärder föreskrivas med vilka man säkerställer att personalen som deltar i de olika uppgifterna har en tillräcklig kännedom om de tillämpade bestämmelserna och föreskrifterna.
Ekonomistadgans kapitelindelning
När bokföringsenheten fastställer sin ekonomistadga skall kapitelindelningen i bilagan 1 till denna föreskrift följas. För varje kapitel och varje punkt skall klart och tillräckligt detaljerat bestämmas om de ämbetsverks- eller inrättningsspecifika förfaranden, som anknyter till ifrågavarande verksamhet eller ärende, genom vilka man säkerställer att bokföringsenheten verkar lagenligt och lönsamt.
I bilagan 1 har för varje kapitel föreskrivits de ärenden om vilka bokföringsenhetens ekonomistadga skall innehålla bestämmelser. I ekonomistadgans kapitel kan också inkluderas bestämmelser om andra ärenden som anknyter till bokföringsenhetens ekonomiförvaltning. Om bokföringsenheten i ett annat reglemente har föreskrivit ärenden som borde ingå i ekonomistadgan skall det i ekonomistadgan vid vederbörande ställe finnas en hänvisning till ifrågavarande reglemente.
Tillkännagivande av ekonomistadgan
De uppdaterade och godkända ekonomistadgarna samt övriga reglementen som reglerar ärenden i ekonomistadgan skall tillställas Statskontoret, statens revisionsverk och vederbörande ministerium. Ekonomistadgan och övriga ovan nämnda reglementen sänds till Statskontoret som bilaga till ett e-postmeddelande. E-postadressen är kirjaamo (at) valtiokonttori.fi. Till meddelandets ämnesrad antecknas text Ekonomistadgan och bokföringsenhetens namn.
Ikraftträdande
Denna föreskrift träder i kraft omedelbart. Samtidigt upphävs den 20.10.2004 givna föreskriften 313/03/2004 Uppdatering av ekonomistadgan.
Närmare uppgifter
Närmare uppgifter i ärenden som anknyter till denna föreskrift ges vid Statskontorets Förvaltningens styrning tfn (09) 77 251 eller e-post
ho.laskentatoimi (at)valtiokonttori.fi
Generaldirektör Timo Laitinen
Divisionschef Mikko Kangaspunta
Bilaga 1: Föreskriften Upprättande och uppdatering av ekonomistadgan
För kännedom: Statens revisionsverk
Bilaga 1
Allmänt
Ekonomistadgans tillämpningsområde
I denna punkt av ekonomistadgan skall beskrivas de delområden inom ekonomiförvaltningen som bokföringsenhetens ekonomistadga tillämpas på.. Om bokföringsenheten ansvarar för en statlig fond utanför budgeten skall här bestämmas huruvida bokföringsenhetens ekonomistadga tillämpas på ekonomiförvaltningen av ifrågavarande fond eller om en separat ekonomistadga uppgörs för fonden.
Vid uppgörandet och uppdateringen av ekonomistadgan skall bokföringsenheten utreda vilka medel och medelöverföringar (förvaltade medel av olika slag, genomgångsposter, fonder etc.) bokföringsenheten och dithörande ämbetsverk och inrättningar förvaltar. Dessutom skall bokföringsenheten utreda de till dess ansvarsområde hörande uppgifter i anslutning till ekonomiförvaltningen som bokföringsenheten har externaliserat och vilka uppgifter kan överföras till Ekonomi- och personalförvaltningens servicecentret. Ytterligare skall utredas vilka till andra samfund hörande uppgifter i anslutning till ekonomiförvaltningen har bokföringsenheten åtagit sig att sköta.
Över de medel och uppgifter inom ekonomiförvaltningen som hör till tillämpningsområdet för bokföringsenhetens ekonomistadga skall uppgöras en förteckning, och i ekonomistadgan skall på ifrågavarande ställen införlivas nödvändiga bestämmelser om skötseln av dessa medel och uppgifter som är förenliga med lagenlig och god förvaltning. Dessa bestämmelser skall precisera bokföringsenhetens interna ansvar till exempel i så fall, att ämbetsverk eller inrättning som hör till bokföringsenheten tar hand om betalning av anslag eller andra medel av en annan bokföringsenhet.
Andra reglementen som bokföringsenheten fattat beslut om
I denna punkt skall samtliga andra reglementen som bokföringsenheten beslutar om och där ärenden som hör till ekonomistadgans område räknas upp. Hit hör bl.a. arbetsordning samt reglementen i anslutning till upphandling, materialförvaltning, förvaltning och arkivering av EU-projekt och EU-finansiering samt serviceantal av Ekonomi- och personalförvaltningens servicecenter och dess bilagor.
Allmänna bestämmelser om intern kontroll
I denna punkt beskrivs i stora drag den referensram för intern kontroll som anpassats till bokföringsenhetens organisation. Dessutom skall bestämmelser meddelas om de förfaranden genom vilka man strävar efter att uppnå allmänt accepterade och standardenliga kriterier för intern kontroll, INTOSAI [1]. Till de ärenden som skall föreskrivas hör således allmänna förfaranden genom vilka man säkerställer att:
- den interna kontrollen riktas på rätt sätt och så att kontrollåtgärderna är rätt dimensionerade i förhållande till riskerna och att det inte förekommer överskott eller underskott i kontrollen av ekonomins olika delområden
- en positiv omgivning för den interna kontrollen skapas och upprätthålls
- personalen som deltar i ekonomiskötselns olika uppgifter besitter ett tillräckligt yrkeskunnande
- målsättningarna för den interna kontrollen integreras med organisationens allmänna mål och värderingar, samt med informationen om dessa målsättningar
- resultaten av den interna kontrollen leder till ändamålsenliga åtgärder.
För att stödja dessa standarder har flera internationellt accepterade referensramar för intern kontroll skapats med vars hjälp förfarandenas verkan kan bedömas. Vid organisationer inom offentlig förvaltning kan t.ex. den amerikanska Coso-föreningens [2] dokument ”Intern kontroll – en gemensam referensram” användas. Enligt denna modell styrs organisationen så att den granskar sin övervakningsmiljö, riskbedömning, information och kommunikation, övervakningsåtgärder samt uppföljning av övervakningen.
I denna punkt skall bokföringsenheten dessutom meddela föreskrifter om behörighet och andra förfaranden då ett annat ämbetsverk eller en annan inrättning ber ett ämbetsverk eller en inrättning vid bokföringsenheten att utföra finansiella övervakningsuppgifter eller administrativa kontroller i anslutning till dess förvaltningsområde i enlighet med budgetförordningen 69 c §.
Bestämmelser om förfaranden i anslutning till intern granskning och dess ställning i enlighet med budgetpropositionen 70 § meddelas inte i ekonomistadgan utan i ett separat reglemente för intern granskning.
Ekonomiförvaltningsorganisation
I detta kapitel meddelas föreskrifter om bokföringsenhetens ekonomiförvaltningsorganisation och dess uppgifter, förfaranden och ansvarsområden inom ekonomiförvaltningen samt andra faktorer som väsentligt påverkar den interna granskningen och riskhanteringen.
Om bokföringsenheten består av flera sådana ämbetsverk och inrättningar vars separata förvaltning och uppgifter baserar sig på en lag eller förordning skall i detta kapitel föreskrifter meddelas om behörigheten för det ämbetsverk eller den inrättning som verkar som en bokföringsenhet och dess ledning inom ekonomiförvaltningen.
Organisering av bokföringsenhetsuppgifterna vid bokföringsenheten
I denna punkt skall bestämmas om de ekonomiförvaltningsuppgifter som bokföringsenheten ansvarar för. Hit hör ordnandet av bokföringsenhetsuppgifterna samt ekonomiförvaltningens allmänna ansvarsprinciper och förfaranden vid bokföringsenheten.
Övriga uppgifter inom ekonomiförvaltningen som bokföringsenheten ansvarar för
I denna punkt skall bestämmelser meddelas om ordnandet av sådana ekonomiförvaltningsuppgifter som bokföringsenheten sköter på andra samfunds vägnar. Bestämmelserna gäller ansvaret för skötandet av uppgifterna samt de kriterier, ersättningsgrunder och förfaranden vid godkännande på vars grund bokföringsenheten överhuvudtaget åtar sig att sköta till exempel genomgångsposter samt ekonomiförvaltning av fonder och andra samfunds medel.
Uppgifter i anslutning till ekonomiförvaltningen som bokföringsenheten har externaliserat
I denna punkt skall bestämmelser meddelas om ordnandet av sådana ekonomiförvaltningsuppgifter som bokföringsenheten har externaliserat till andra organisationer.
Beslut om att insätta redovisare
I denna punkt skall bestämmas om förfaranden vid och kriterier för insättande av redovisare. Vid insättande av redovisare skall noteras att redovisare endast kan ges sådana uppgifter i anslutning till indrivning av betalningar som enligt lagen hör till staten (t.ex. utsökningslagen).
Ledningens befogenheter inom ekonomiförvaltningsuppgifter
Beträffande skötseln av ekonomiförvaltningsuppgifter vid ämbetsverk och inrättningar vid bokföringsenheten meddelas i denna punkt föreskrifter om ledningens befogenheter vid ett ämbetsverk som verkar som en bokföringsenhet i den mån som bestämmelser om dessa befogenheter inte ingår i de punkter i ekonomistadgan där dessa uppgifter behandlas.
Planering och uppföljning av verksamheten och ekonomin
I de punkter som ingår i detta kapitel skall bokföringsenheten meddela detaljerade föreskrifter om organiseringen av verksamhets- och ekonomiplaneringen, uppgörandet och godkännandet av budgetförslag och resultatmål samt verkställandet av budgeten och de fastställda resultatmålen vid bokföringsenheten och därtill hörande ämbetsverk och inrättningar. Dessutom skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om uppgörande och godkännande av de planer, budgeter och resultatmål som gäller för ämbetsverkens och inrättningarnas interna ekonomi och verksamhet.
Om flera ämbetsverk och inrättningar hör till bokföringsenheten skall ekonomistadgan också innehålla bestämmelser om sammanställning av ämbetsverkens och inrättningarnas planeringsdokument till handlingar som omfattar hela bokföringsenheten.
I följande punkter presenteras separat de ärenden som varje bokföringsenhet föreskriver för egen del respektive de ärenden som ministerierna i sina ekonomistadgor föreskriver sina förvaltningsområden.
Organisering av verksamhets- och ekonomiplanering
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om de förfaranden genom vilka det planerar sin verksamhet och ekonomi i enlighet med budgetförordningen 10 §.
Bokföringsenheten skall dessutom meddela föreskrifter om uppgörande och godkännande av verksamhets- och ekonomiplaner samt om inlämnande av dem till ministeriet. Bokföringsenheten skall dessutom meddela föreskrifter om de förfaranden enligt vilka det tillställer verksamhets- och ekonomiplanen det av statskontoret upprätthållna informationstjänsten Netra som är tillgängligt via det allmänna datanätet. Ministerierna skall meddela föreskrifter om uppgörande och godkännande av en verksamhets- och ekonomiplaner inom deras förvaltningsområden samt om inlämnande av dem till finansministeriet.
Uppgörande av ramförslag
I denna punkt skall ministeriet meddela föreskrifter om uppgörande av ett ramförslag inom sitt förvaltningsområde och om inlämnande av det till finansministeriet.
Uppgörande och godkännande av budgetförslag och resultatmålsförslag
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om uppgörande av sina budget- och resultatmålsförslag i enlighet med budgetförordningen 1 b § och finansministeriets verksamhets- och ekonomiplaner samt föreskrifterna om uppgörande av budgetförslag, samt om hur dessa skall inlämnas till finansministeriet. Ministerierna skall dessutom meddela föreskrifter om uppgörande av budgetförslag inom sina förvaltningsområden och om deras inlämnande till finansministeriet i enlighet med budgetförordningen1 a §.
Uppgörande och godkännande av tilläggsbudgetförslag
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om uppgörande och godkännande av tilläggsbudgetförslag. Ministerierna skall dessutom meddela föreskrifter om uppgörande och godkännande av de tilläggs- och ändringsförslag som hänför sig till en godkänd budget inom deras förvaltningsområden.
Resultatmål
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om avtalande om resultatmål med ifrågavarande ministerium och de ämbetsverk och inrättningar som hör till bokföringsenheten samt om undertecknande av resultatavtal eller annat dokument om resultatmål.
Ministerierna skall dessutom meddela föreskrifter om avtalande av resultatmål med ifrågavarande bokföringsenhet samt om godkännande och offentliggörande av överenskomna resultatmål. Ministerierna skall också meddela föreskrifter om de förfaranden genom vilka de fastställda resultatmålen samt ändringarna till dessa vidarebefordras i enlighet med skyldigheten i budgetförordningen 14 §.
Ministerierna skall dessutom meddela föreskrifter om de förfaranden genom vilka de enligt budgetförordningen 11 § 2 momentet fastställer målen för utvecklingen av de samhälleliga verkningarna inom ministeriets ansvarsområde samt för resultaten av verksamheten inom verksamhetsområdet och ämbetsverken och inrättningarna inom förvaltningsområdet.
Budgetens kontoindelning
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om de förfaranden enligt vilka kontoindelningsförslagen uppgörs samt om de förfaranden enligt vilka ändringarna i kontoindelningen godkänns. Ministerierna skall också meddela föreskrifter om uppgörande och fastställande av kontoindelningen inom sina förvaltningsområden. Dessutom skall de meddela föreskrifter om hur de fastställda kontoindelningarna och ändringarna till dessa skall vidare befordras i enlighet med den skyldighet om vilken stadgas i budgetförordningen § 14.
Tillstånd att överskrida ett förslagsanslag
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om de förfaranden enligt vilka bokföringsenheten gör förslag till att överskrida ett förslagsanslag. Ministerierna skall meddela föreskrifter om de förfaranden genom vilka de säkrar att begäran om att överskrida ett förslagsanslag behandlas enligt budgetförordningen 17 § 3 momentet. Ministerierna skall dessutom meddela föreskrifter om att anmäla beviljade tillstånd att överskrida förslagsanslag till Statskontoret.
Bokföringsenhetens interna budgeter och resultatmål
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om uppgörande och godkännande av de interna användningsplanerna för de anslag som bokföringsenheten beviljats och dess övriga disponibla anslag samt om de interna resultatmålens innehåll och avtalsförfarande.
Kassaflödesplanering
I denna punkt skall bestämmas om förfaranden vid kassaflödesplaneringen. Bestämmelser skall meddelas om uppgörande av bokföringsenhetens kassaflödeskalkyler, om sändande av kalkylerna till statens centraliserade uppföljningssystem för kassaförvaltningen (Rahakas) samt om kontrollen av den tekniska limiten i anknytning till bokföringsenhetens utgiftskonton .
Kalkyler och utredningar som rör statsekonomin
I denna punkt skall ministerierna bestämma om de förfaranden, om vilka stadgas i budgetförordningen 21 §, genom vilka de för sina förvaltningsområden uppgör kalkyler samt övriga utredningar som finansministeriet anser nödvändiga.
Uppföljningen av budgetens iakttagande
I denna punkt skall finansministeriet och de övriga ministerierna utfärda bestämmelser om förfaranden genom vilka de genomför sina plikter om hur budgeten iakttas i enlighet med förordningen om statsbudgeten 21 §.
Betalningsrörelse
Utgiftskontona och inkomstkontona skall öppnas via Statskontoret. För öppnande av valutakonton och andra bankkonton med saldo skall bokföringsenheten ha tillstånd av Statskontoret.
Inkomst och utgiftskonton i en betalningsrörelsebank
I denna punkt skall föreskrifter meddelas om öppnande, avslutande, bestämmande av kontoanvändningsfullmakter och om godkännande av ändringar i dessa samt om skötseln och övervakningen av dessa inklusive täcknings- och tömningsregistreringarna beträffande inkomst- och utgiftskonton samt bokföringsenhetens allmänna inkomst- och utgiftskonton i enlighet med budgetförordningen 28 §. Dessutom skall föreskrifter meddelas om godkännande av de avtal som ansluter till utgifts- och inkomstkonton och som ingås med betalningsrörelsebanken, om uppgörande av förteckningar över betalningsrörelsekonton samt avsändare av maskinläsbart betalningsmaterial.
Användarna av betalningsrörelsekontona skall enligt budgetförordningen 29 § bestämmas så att kontot alltid används av två personer tillsammans, om inte Statskontoret av särskilda skäl beviljat tillstånd till att betalningsrörelsekontot endast används av en person. I denna punkt i ekonomistadgan skall föreskrifter om de befogenheter och förfaranden genom vilka ifrågavarande tillstånd söks hos Statskontoret meddelas.
I denna punkt bestäms också om öppnande av statens betalningsrörelsekonton avsedda för redovisarnas bruk och om förvaltningen av dessa konton inklusive täckningsöverföringar och redovisningar.
Övriga bankkonton
I denna punkt skall bestämmas om ansökan av nödvändiga tillstånd för öppnande av valutakonton och övriga konton med saldo samt om ansökan av utlåtande av vederbörande ministerium som skall bifogas till ansökan om tillstånd. Om bokföringsenheten har beviljats dylika tillstånd skall bestämmelser om nödvändiga förfaranden genom vilka tillståndsvillkoren uppfylls och efterföljningen övervakas meddelas i ekonomistadgan.
Direktdebitering
I denna punkt skall bestämmas om direktdebiteringspraxis för bokföringsenhetens utgiftskonton beträffande de funktioner på vilka direktdebitering kan tillämpas. Ärenden som skall bestämmas är förfaranden vid direktdebiteringsavtal samt förfaranden genom vilka direktdebiteringen övervakas.
Kassafunktioner
I denna punkt skall bestämmas om det syfte för och de grunder på vilka kassor kan öppnas, vem som beslutar om öppnandet och vem som sköter och övervakar kassafunktionerna som t.ex. kassabokföring och redovisningar. Bestämmelser skall också meddelas om beslutande av maximi- och minimibelopp för medel som hålls i kassan, verifikat för kassaprestationer, förvaring av kassamedel och kassanycklar, upprättande av förteckningar över bokföringsenhetens kassor, beslut om kassornas öppettider, om användningen av kassaterminalsystem samt granskning av kassorna.
Betalkort och kundkort
I denna punkt skall bestämmas om förfaranden vid hanteringen av betal- och kundkort som anskaffats i bokföringsenhetens namn. Ärenden om vilka bestämmelser skall utfärdas är ansökningsförfarande för och godkännande av korten, uppgörande av användningsregler för korten och tillkännagivande av dessa för kortinnehavaren, förfaranden genom vilka kortinnehavaren förbinds att följa användningsreglerna, övervakning av kortanvändningen och förteckningar över korten. Beträffande företagens kundkort skall bestämmelser också utfärdas om förfarande vid utnyttjande av eventuella kundförmåner.
Fondmedel
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om hanteringen av medlen i de fonder som staten förvaltar och om förfaranden för betalningsrörelsen i anslutning till fonder i enlighet med budgetförordningen 35 §.
Godkännande av betalningsmedel
I denna punkt skall bestämmas om godkännande av betalkort och övriga betalningsmedel vid uppbörden av inbetalningar till bokföringsenheten.
Betalningssätt inom näthandeln
I denna punkt skall mer detaljerade bestämmelser meddelas om de betalningssätt som bokföringsenheten använder när det köper eller säljer produkter och tjänster inom näthandeln. Bestämmelserna gäller detaljerade förfaranden och övervakningsåtgärder som bokföringsenheten följer när det köper varor eller tjänster över internet antingen i Finland eller utomlands, och med vilka man säkerställer att betalningen av nätinköpen sker enligt de bestämmelser, föreskrifter och anvisningar som gäller statens betalningsrörelse.
När en bokföringsenhet utövar avgiftsbelagd verksamhet i form av näthandel skall det i denna punkt meddela bestämmelser om de betalningssätt som det godkänner. Beträffande de godkända betalningssätten skall bokföringsenheten föreskriva de förfaranden med vilka man säkerställer att inkomsterna från näthandeln behandlas lagenligt och ändamålsenligt, och med vilka man håller de till betalningssätten anknutna riskerna på en acceptabel nivå inom statens betalningsrörelse.
Säkring av rätt betalningsmottagare
I denna punkt skall bestämmas om regler för förfarandet vid säkerställande av att en av bokföringsenheten utbetald utgift hamnar hos rätt betalningsmottagare. Bestämmelserna gäller förfaranden genom vilka betalningsmottagarens bankkontouppgifter tas emot och förvaras. Beträffande förvaringen av betalningsrörelseuppgifter skall bestämmelser också meddelas om de förfaranden genom vilka betalningsmottagarregistrens datasäkerhet säkerställs.
Behandling av utgifter
Allmänna anskaffningsprinciper
I denna punkt skall allmänna bestämmelser meddelas om de förfaranden som bokföringsenheten följer i sin anskaffningsverksamhet. Anskaffningsverksamheten innefattar köp och hyrning av varor och tjänster eller därmed jämförbar verksamhet samt upplåtande på entreprenad. Bestämmelser skall meddelas åtminstone om anskaffningsfullmakter, anskaffningsförfaranden, principer för förfarandet vid anbudstävlan, motiveringar för anskaffningsbeslutet, avtalsvillkor samt förfaranden genom vilka man säkerställer att anskaffningarna görs enligt bestämmelser och föreskrifter. Beträffande dessa ärenden kan också ett separat reglemente för bokföringsenhetens upphandlingsfunktioner meddelas varvid en föreskrift om ansvaret för uppgörandet av ifrågavarande reglemente meddelas i ekonomistadgan.
Bestämmelserna skall säkra att kraven som den nationella lagstiftningen och EG-lagstiftningen ställer samt att principerna för allmänna avtalsvillkor vid offentliga anskaffningar liksom också de övriga anvisningarna för offentliga anskaffningar följs.
Förbindelse om en utgift samt granskning, godkännande och debitering av utgifter
I detta stycke skall föreskrifter om rätten till att ingå en förbindelse om en utgift samt om förfarandet vid godkännande och debitering av utgifter meddelas. Föreskrifterna skall säkra att bokföringsenhetens utgifter godkänns i enlighet med budgetförordningen 38 §. Föreskrifter skall i synnerhet beakta de risker som anknyter till farliga arbetskombinationer.
Om rätten att ingå en förbindelse om en utgift samt om andra ärenden i anslutning till ledningens befogenheter vid ämbetsverket och inrättningen stadgas i allmänhet och i huvuddrag i ämbetsverkets och inrättningens reglemente. Föreskrifter om hantering av utgifter som kompletterar bestämmelserna i reglementet upptas i ekonomistadgan i den mån det är nödvändigt.
Bokföringsenheten skall genom tillräckligt detaljerade förfaranden för intern kontroll säkra att endast godkända utgifter betalas ändamålsenligt och till rätt belopp.
I följande punkter meddelas föreskrifter om hanteringen av olika slags utgifter i den mån som föreskrifterna avviker från föreskrifterna om hanteringen av utgifter i detta stycke.
Allmänna bestämmelser om förfarandet vid förhandsbetalningar
I denna punkt skall bestämmas om allmänna förfaranden vid förhandsbetalningar då förhandsbetalningar överhuvudtaget kommer i fråga enligt lagstiftningen. Beträffande förhandsbetalningar skall bestämmelser meddelas om nödvändiga/obligatoriska anteckningar för granskning och godkännande, kriterier på vars grund det är möjligt att erlägga förhandsbetalningar i den mån bokföringsenheten själv kan besluta om saken, förhandsbetalningarnas belopp och beslut om betalningstid samt övervakningen av förhandsbetalningarna. I den grad som särskilda förfaranden anknyter till förhandsbetalningarna skall närmare bestämmelser om förfarandena för ifrågavarande utgiftsslag meddelas.
Utlandsbetalningar
I denna punkt skall bestämmas om allmänna förfaranden vid utlandsbetalningar som t.ex. behandling, granskning och godkännande av betalningarna samt meddelande om utanordning av betalningen i den mån förfarandet avviker från de allmänna bestämmelserna och föreskrifterna om betalning av utgifter.
Reseutgifter
Bestämmelserna i denna punkt gäller reseförordnanden, reseförskott, resefakturor inklusive bilagor till dessa, förande av kördagbok, tillämpning av resereglementet samt granskning och godkännande av resefakturor. Framför allt skall här bestämmas om godkännande av reseförordnanden och resefakturor för ämbetsverkets högsta ledning. Dessutom skall här bestämmas om förfaranden vid utbetalning av reseersättningar för annan än egen personal samt om tjänsteresor som finansierats av utomstående. Om förutsättningarna för att använda taxi på tjänsteresa och om kostnadsersättningar för användning av egen bil på tjänsteresa skall också meddelas bestämmelser. Dessutom skall de förfaranden genom vilka rese- och inkvarteringstjänster anskaffas till staten på möjligast billigaste sätt bestämmas.
Representationsutgifter och utgifter föranledda av personaltillställningar
De allmänna bestämmelserna om representationsutgifter och utgifter föranledda av personaltillställningar har meddelats i de allmänna tillämpningsföreskrifterna för statsbudgeten . Ekonomistadgans bestämmelser skall specificera de kriterier enligt vilka bokföringsenheten beträffande representationsutgifterna definierar sedvanlig gästfrihet och artighet samt beträffande personaltillställningarna utgifterna för de utbildnings-, rekreations- och festtillfällen, servering och ihågkomst av bemärkelsedagar som kan betalas med ämbetsverkets medel. Dessutom skall här bestämmas om förfarande vid granskning och godkännande av ifrågavarande utgifter samt om förfarande vid uppföljning av bokföringsenhetens medelanvändning för representation och personaltillställningar.
Kostnadsersättningar
I denna punkt skall bestämmas om förfarandet vid sådan utbetalning av kostnadsersättningar till personalen som anknyter till användning av en persons privata egendom (till exempel egen telefon eller dator) i uppgifter som bokföringsenheten ansvarar för. Här skall bestämmas om förutsättningarna för utbetalning av ersättning, betalningsförfarande vid ersättning samt granskning och godkännande av utgiften. Om kostnadsersättningar för användning av egen bil eller annat fortskaffningsmedel bestäms i punkten Reseutgifter.
Löneutgifter
I denna punkt skall bestämmas om de regler som anknyter till löneutgifternas särdrag. Bestämmelser skall meddelas om betalningsrörelsen för löner och arvoden (1118/1996; L om förskottsuppbörd 13 §), granskning och godkännande av lönelistor och meddelande om utanordning, katalogisering av utbetalda löner, arvoden och pensioner, anmälan till myndigheter i löneärenden och redovisningar för löner. Dessutom skall här bestämmas om regler för förfarandet i de fall då löneutbetalningen inte sker via bokföringsenhetens betalningsrörelsekonto.
I denna punkt skall även bestämmas om regler för förfarandet vid behandling och utbetalning av arbets- och bruksersättningsutgifter (L om förskottsuppbörd 25 §).
Dessutom skall föreskrifter om lönebokföring vid bokföringsenheten meddelas i enlighet med förordningen om förskottsuppbörd (1124/1996) 5 kapitlet.
Utgifter för arbetsplatshälsovården
I denna punkt skall bestämmas om de regler som gäller arbetsplatshälsovårdsutgifternas särdrag. Bestämmelser skall meddelas om granskning och godkännande av räkningar samt behandling av fakturor jämte bilagor till dessa framför allt med tanke på dokumentens datasäkerhet.
Beviljande av användningsrätt till en annan bokföringsenhet
Bokföringsenheten kan bevilja till en annan bokföringsenhet användningsrätt till sina egna anslag eller s.k. odelat anslag, som bokföringsenheten bär ansvar för.. I denna punkt i ekonomistadgan skall bestämmas om meddelande av användningsrätten till anslag och andra instruktioner av användningsrätt till en anslag.
Då användningsrätt för odelat anslag beviljas som registreringsrätt och inte genom fakturering, skall i denna punkt bestämmas av förfarande vid anmälan om registreringsrätt till Statskontoret samt förfarande vid uppföljning av registreringar på momentet.
Statsandelar och övrigt lagstadgat statsunderstöd
I denna punkt skall en bokföringsenhet som verkar som statsundersstödsmyndighet bestämma de kompletterade förfaranden av arbetsordning som skall följas vid behandlingen av statsandelsutgifter och lagstadgade statsunderstödsutgifter. De kompletterade förfaranden bestämmas till de delar som beaktas nödvändiga gällande riskhantering. I förfaranden skall beaktas att statsunderstödsmyndigheterna inte har större prövningsrätt vid beviljande av lagstadgat statsunderstöd och dess belopp än vad tolkningen av det tillämpade momentet i lagen ger för handen.
Statsunderstöd
I denna punkt skall en bokföringsenhet som verkar som statsundersstödsmyndighet utfärda bestämmelser om detaljerade förfaranden vid behandlingen av statsunderstödsutgifter. Dessa gäller beviljande och utbetalning av statsunderstöd, övervakning av användningen av statsunderstöd samt förfarande vid återbetalning och återkrav av statsunderstöd. De i ekonomistadgan föreskrivna bokföringsenhetspecifika förfarandena skall precisera de i statsunderstödslagen (688/2001) stadgade bestämmelserna.
Övriga överföringsutgifter
I denna punkt skall bestämmas om de detaljerade förfaranden som följs vid behandlingen av övriga överföringsutgifter och som gäller överföringsutgifter till statliga fonder utanför budgeten och till folkpensionsanstalten, överföringsutgifter till utlandet samt överföringsutgifter som betalas med EU-medel i den mån behandlingen av dessa inbegriper särskilda förfaranden som avviker från de allmänna principerna för betalning av utgifter.
Behandling av placeringsutgifter
I denna punkt skall bestämmas om detaljerade förfaranden vid betalning av utgifter för placeringsverksamheten i den mån de avviker från de allmänna principerna för betalning av utgifter.
Behandling av inkomster
Allmänna förfaranden vid indrivning och mottagande av inkomster
I denna punkt skall bestämmas om de allmänna förfaranden genom vilka bokföringsenheten indriver sina fordringar och tar emot medel som hör till den. Bestämmelser skall meddelas om ordnandet av fakturering, faktureringsvalutor, förvaltningen av fordringsreskontra och betalningstider. Dessutom skall här bestämmas om förfarande vid granskning och godkännande av inkomster samt om övriga förfaranden genom vilka man säkerställer att bokföringsenheten fakturerar och indriver alla sina fordringar till rätt belopp och vid rätt tidpunkt.
I denna punkt meddelas också bestämmelser om de förfaranden genom vilka bokföringsenheten säkerställer att inkomster och medel av olika slag indrivs, mottas och behandlas på ett ändamålsenligt sätt bland annat med tanke på mervärdesskatt på inkomster och övriga medel och så att bestämmelser, föreskrifter och god bokföringssed följs.
I följande punkter meddelas föreskrifter om behandlingen av olika slags inkomster i den mån som föreskrifterna avviker från de allmänna bestämmelserna om hantering av inkomster i detta stycke.
Inkomster från avgiftsbelagd verksamhet
I denna punkt skall bestämmas om behandling av inkomster från avgiftsbelagda prestationer enligt lagen om grunderna för avgifter till staten (150/1992). Bestämmelserna gäller detaljerade förfaranden för prissättningsgrunder som är förenliga med lagstiftningen om grunderna för avgifter till staten, avtalsförfarande vid avgiftsbelagd verksamhet och förfarande vid godkännande av inkomster till de delen som de undviker från allmänna handlingar gällande bärände av inkomster .
Finansiering av samarbete utanför statsekonomin
I denna punkt skall bestämmelser meddelas om de förfaranden som tillämpas vid behandlingen av sådan finansiering av samarbete som kommer från utomstående parter. Bestämmelserna gäller avtalsförfarande förfarande vid godkännande av beviljad finansiering samt förfarande vid uppföljning, övervakning och rapportering i anknytning till finansieringen av samarbete.
Finansiering av samarbete från andra statliga ämbetsverk och inrättningar
I denna punkt skall bestämmelser meddelas om de förfaranden som tillämpas vid behandlingen av finansiering av samarbete som kommer från andra statliga ämbetsverk eller inrättningar. Bestämmelserna gäller förfaranden som följs då bokföringsenheten erhåller användningsrätt till ett anslag som beviljats en annan bokföringsenhet. Med sina bestämmelser skall bokföringsenheten säkerställa att användningsrätten med tanke på mervärdesskatt och andra budgeteringsprinciper används på ett sätt som är förenligt med bestämmelser, föreskrifter och god bokföringssed.
EU-finansiering
I denna punkt skall bestämmelser meddelas om förfaranden vid mottagande av EU-finansiering. Bestämmelserna gäller förfaranden vid ansökan och godkännande av medel som anknyter till EU:s olika finansieringskällor och program samt förfaranden vid övervakning av och rapportering om medelanvändningen. Bestämmelserna skall täcka de förfaranden som följs såväl vid finansiering direkt från EU likaväl som vid EU-finansiering via statsbudgeten. I de meddelade föreskrifterna skall EG-rättens inverkan på behandlingen av olika slags medel beaktas.
Sponsorering
I denna punkt skall bestämmas om sådana kriterier, förfaranden och villkor som anknyter till mottagande av sponsorerad finansiering genom vilka sponsoreringsavtal fattas samt om förfaranden genom vilka bokföringsenheten säkerställer att finansieringen från sponsorer inte försvagar tillförlitligheten i bokföringsenhetens verksamhet, inte fördunklar den offentliga bilden av ämbetsverket och inte heller styr ämbetsverkets verksamhet.
Mottagande av donerade medel
I denna punkt skall bestämmas om förfarande vid mottagande och förvaltning av donerade och till ämbetsverket eller inrättningen testamenterade medel samt om eventuell fondering av medlen.
Indrivning av förfallna fordringar
I denna punkt skall bestämmas om de förfaranden genom vilka ämbetsverket indriver till betalning förfallna fordringar. Bestämmelserna innefattar övervakningsåtgärder för fordringar, anordningen av betalningspåminnelser, indrivningsåtgärder samt fakturering av dröjsmålsränta.
Avförande från konton
I denna punkt skall bestämmas om uppgörande av fakturor för gottgörelse samt om förutsättningar för och förfaranden vid avförande från konton.
Gemenskapsintern försäljning
Beträffande den gemenskapsinterna försäljningen skall bestämmelser utfärdas om ansvarsområden för granskning av mervärdeskattenumret och uppgörande av sammandragsdeklaration till skatteförvaltningen.
Bokföring och resultatredovisning
Ordnandet av bokföringsenhetens bokföring regleras noggrant av bestämmelserna i budgetförordningen samt av Statskontorets anvisningar och föreskrifter. Om de på den resultatredovisningen ställda kraven stadgas i budgetförordningen 55 §, och dess genomförande regleras av Statskontorets föreskrifter. De föreskrifter som meddelas i detta kapitel av ekonomistadgan gäller de förfaranden genom vilka bokföringsenheten säkerställer att bokföringen, den resultatredovisningen och de andra uppföljningssystemen sköts och ordnas enligt bestämmelser och föreskrifter och att de ger riktiga och tillräckliga uppgifter om bokföringsenhetens ekonomi och verksamhet.
I de föreskrifter som meddelas i detta kapitel skall de särskilda kriterier som ställs på granskningen av och tillförlitligheten för ordnandet av pappersfri bokföring beaktas om bokföringsenheten har övergått till elektronisk bokföring centralt eller lokalt.
Bokföringsenhetens bokföringshelhet
I denna punkt skall bestämmas om hur bokföringsenhetens bokföringshelhet bildas. Här skall också bestämmas huruvida bokföringen för statliga fonder utanför budgeten och övriga fonderade medel som förvaltas av bokföringsenheten skall ingå i bokföringsenhetens bokföringshelhet. Dessutom skall här stadgas om den till huvudbokföringen omedelbart anslutna delbokföringen med vilket avses alla de datasystem från vilka uppgifter maskinellt eller genom omregistrering överförs till huvudbokföringen eller till annan delbokföring inom bokföringsenheten eller mellan bokföringsenheten och andra organisationer.
I denna punkt skall bestämmelser meddelas vidare om de förfaranden genom vilka bokföringsenheten övervakar bokföringens tillförlitlighet och riktighet. Bestämmelserna gäller granskningar och avstämningar av bokföringen samt övriga förfaranden av intern granskning genom vilka man säkrar att bokföringen producerar riktiga och tillräckliga uppgifter.
Övervakning av delbokföringen
I denna punkt skall bestämmas om ansvarsområden och förfaranden genom vilka delbokföringarna övervakas och avstäms med huvudbokföringen. Bestämmelser skall också meddelas om övervakningen av delbokföringarnas innehåll och avstämning samt om övriga förfaranden genom vilka man säkerställer att registreringskedjorna (audit trail) för informationsöverföringarna mellan delbokföringarna och huvudbokföringen kan konstateras utan svårigheter och att delbokföringarnas innehåll är tillförlitligt. De tekniska skedena vid avstämningsförfarandena av delbokföringarna med elektroniska datasystem beskrivs i systembeskrivningarna för ifrågavarande datasystem.
Bokföringens konton
I denna punkt skall bestämmas om uppgörande, upprätthållande och förvaring av kontoförteckningar.
Bokföringsböcker
I denna punkt skall bestämmas om de i budgetförordningen 49 § stadgade bokföringsböckernas form, förvaring och arkivering samt om ansvaret att överföra bokföringsböckerna till bokform.
Om bokföringsenheten förvarar bokföringsböckerna i elektronisk form skall ekonomistadgan innehålla föreskrifter om de förfaranden och ansvarsområden, som bokföringsenheten följer vid produktionen av bokföringsböcker, och om överföringen av dem i ett system för elektronisk arkivering.
Dessutom skall här bestämmas om de förfaranden genom vilka man säkerställer att man utan svårigheter kan konstatera att bokföringsböckerna i sin helhet finns bevarade efter bokslutet.
Elektroniskt förfarande
I denna punkt i ekonomistadgan skall föreskrifter meddelas om de förfaranden genom vilka det visar att de elektroniskt behandlade verifikaten, bokföringshändelserna och bokföringsanteckningarna är fullständiga i huvudbokföringen.
Verifikat
I denna punkt skall bestämmas om uppgörande av verifikat, gruppering och numrering enligt verifikatslag, anteckningar om de konton som skall belastas eller gottskrivas, anteckningar om granskning och godkännande, verifikatens form och förvaring samt uppgörande av rättelseverifikat.
Bestämmelserna om verifikat gäller fakturor, kalkyler, utskrifter och övriga dokument som verifierar registreringen av inkomst-, utgifts- och finansieringshändelser i affärsbokföringen, registreringen av budgetinkomster och –utgifter eller registreringar i den interna bokföringen. Bestämmelser skall meddelas både om de verifikat på vilkas grund registreringar görs manuellt och om de verifikat som verifierar de automatiska registreringarna i bokföringen eller den interna redovisningen.
Om bokföringsenheten hanterar och förvarar verifikaten i elektronisk form skall föreskrifter även meddelas om de förfaranden och ansvarsområden enligt vilka uppgifterna i verifikatmaterialet avstäms i huvudboken.
Dessutom skall detaljerade bestämmelser utfärdas om förvaringssätt, -platser och –tider för verifikat som verifierar användningen av EU-medel på ett sätt som uppfyller EG-lagstiftningens krav.
Centralbokföring
I denna punkt skall bestämmelser meddelas om ansvar för överföringen av uppgifter till centralbokföringen samt om granskning, undertecknande, förvaring och avstämning mot bokföringsenhetens bokföring av de bokföringenhetsspecifika rapporter som sänts från centralbokföringen. Dessutom skall här bestämmas om uppgörande av en avstämningskalkyl i enlighet med budgetförordningen 42 e §.
Bestämmelser om redovisarens bokföring
I denna punkt skall bestämmelser meddelas om redovisarens bokföring, redovisningarnas form samt övervakning av redovisarens bokföring.
Kontroll av fullmakter
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om uppföljning av de i budgeten beviljade fullmakterna, användningen av dem och utgifterna för användningen av dem samt om anmälan av uppgifterna om fullmakter till Statskontoret i enlighet med budgetförordningen 54 a §.
Räntekostnad
I denna punkt skall bestämmas om det förfarande som följs vid beslut om annan räntekostnad, om bokföringsenheten använder vid beräkning av capitaldisposition en annan räntekostnad än den som nämns i budgetförordningen 56 §.
Ordnande av resultatredovisning och ledningens redovisning
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om ordnandet av resultatredovisning och ledningens redovisning i enlighet med budgetförordningen 55 § och med beaktande av de mål som ställts i budgetförordningen. Föreskrifter meddelas om upprätthållandet av de datasystem som anknyter till resultatredovisningen och ledningens redovisning och om ansvaret att producera information för ovan nämnda system samt om datasystemens innehåll i den mån som bestämmelser om dessa inte ingår i interna anvisningar eller beskrivningar av datasystemen.
Lagerbokföring
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om ordnandet av lagerbokföring över de omsättningstillgångar som är i bokföringsenhetens besittning samt om inventering av omsättningstillgångarna i enlighet med budgetförordningen 58 §.
Bokföring av anläggningstillgångar
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om ordnandet av bokföringen av anläggningstillgångar beträffande nationalförmögenheten och anläggningstillgångarna i enlighet med budgetförordningen 59 §.
Avskrivningsplan
I denna punkt skall bestämmas om uppgörande, upprätthållande och godkännande av en avskrivningsplan.
Bokslut
Om innehållet i bokföringsenhetens bokslut, frister och form stadgas noggrant i budgetförordningen. De i ekonomistadgan föreskrivna ärendena gäller bokföringsenhetens interna förfaranden genom vilka man säkerställer att bestämmelserna i budgetförordningen följs. De bokföringsenheter som omfattar flera ämbetsverk eller inrättningar skall i sina ekonomistadgar föreskriva sina förfaranden i sådan form att ämbetsverkens och inrättningarnas bokslutsinformation utan svårigheter kan sammanställas till hela bokföringsenhetens bokslut och verksamhetsberättelse.
Allmänna föreskrifter i anslutning till bokslutet
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om beslutande av bokslutsprocessens tidtabell för bokföringsenheterna och därtill hörande ämbetsverk och inrättningar samt om uppgörande av interna, specificerande bokslutsanvisningar som följs vid bokföringsenheten.
Godkännande och inlämnande av bokslutet
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om godkännande och inlämnande av bokslutet i enlighet med budgetförordningen 63 §.
Uppgörande av bokslutskalkyler, bilagor och specifikationer till balansräkningen i bokslutet
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om uppgörande och inlämnande av bokslutskalkyler, kompletterande bilageuppgifter till bokslutet samt specifikationer som bekräftar bokslutet i enlighet med budgetförordningen 64, 66 e och 66 h §.
Uppgörande av bokföringsenhetens verksamhetsberättelse
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om det förfarande och ansvar som följs vid uppgörandet av verksamhetsberättelsen för bokföringsenhetens bokslut i enlighet med budgetförordningen 65 §.
Ministeriets bokslutsutlåtande
I denna punkt skall ministeriet meddela föreskrifter om uppgörande och avgivande av det bokslutsutlåtande som ministeriet ger till boksluten för bokföringsenhet inom sitt förvaltningsområde om uppgörande och avgivande av ett utlåtande om verksamhetsberättelsen i enlighet med budgetförordningen 66 i §. I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om de förfaranden som följs vid behandlingen av ministeriets utlåtanden och om att beakta linjedragningarna i utlåtandena vid de ämbetsverk och inrättningar som hör till bokföringsenheten.
Utredningar som lämnas in för statens bokslut
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om inlämnande av de utredningar som Statskontoret föreskrivit i enlighet med budgetförordningen 68 §.
Uppgörande av en redogörelse för resultatet inom ansvarsområdet
I sin ekonomistadga skall ministeriet meddela föreskrifter om ett förslag till en redogörelse för resultatet inom ansvarsområdet samt inlämnande av ombedda övriga uppgifter och redogörelser för statens bokslut till finansministeriet i enlighet med budgetförordningen 68 a och 68 b §.
Statliga fonder utanför budgeten
Om bokföringsenheten förvaltar en statlig fond utanför budgeten skall i denna punkt bestämmelser meddelas om uppgörande och godkännande av samt tidtabell för ifrågavarande fonds bokslut i enlighet med budgetförordningen 65 §.
Fonder som ingår i bokföringsenhetens balansräkning
Om bokföringsenheten förvaltar fonderade medel som ingår i balansräkningen skall i denna punkt bestämmas om innehållet i, uppgörandet av, tidtabellen för och godkännandet av ifrågavarande fonds bokslut.
Egendomsförvaltning
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om de förfaranden som bokföringsenheten följer vid överlåtelse av statens egendom som bokföringsenheten har i sin besittning. Dessutom skall föreskrifter om andra ärenden i anslutning till egendomsförvaltning meddelas.
Allmänna bestämmelser om egendomsförvaltningen
I denna punkt skall bestämmas om de allmänna principerna för förvaltningen av den egendom som bokföringsenheten besitter. Bestämmelser skall meddelas om förfaranden genom vilka man säkrar att den egendom som bokföringsenheten förvaltar bevaras och att egendomen utnyttjas på ett lönsamt sätt enligt lagen om statsbudgeten (423/1988) 22 §.
Värdepappersregister
I denna punkt skall bestämmas om förfarande vid registrering och katalogisering av de värdepapper som bokföringsenheten förvaltar.
Förvaring av finansieringstillgångar
I denna punkt skall bestämmas om förvaring av bokföringsenhetens finansieringstillgångar. Bestämmelser skall meddelas om förvaringssätt och förvaringsansvar för värdepapper och övriga värdefulla dokument, blanketter och kort. Om förvaring av kontantmedel stadgas i kapitel 4. Betalningsrörelse, i punkten Kassafunktioner.
Inventering av national- och anläggningstillgångar
I denna punkt skall bestämmas om inventering av national- och anläggningstillgångar samt förfarande vid och tidpunkt för inventering samt om ansvar för inventeringens genomförande.
Överlåtelse av egendom
I denna punkt skall bestämmelser meddelas om förfarande när bokföringsenheten överlåter statens egendom samt vid överföring av statens egendom från ett bokföringsenhet till ett annat. Bestämmelser skall meddelas om tillåtna överlåtelsesätt, fullmakter vid överlåtelse, vederlag för överlåtelsen, förfarande vid överlåtelse av ur bruk tagen egendom samt vid avförande av egendomsposten från registret. Bestämmelserna skall säkerställa att bestämmelserna i budgetförordningen 72 a och 72 b § uppfylls i praktiken.
Övriga bestämmelser som anknyter till förvaltning och användning av bokföringsenhetens egendom
I denna punkt skall övriga bestämmelser meddelas om användning och förvaltning av tillgångar som bokföringsenheten besitter. Bestämmelser skall meddelas åtminstone om användningssyfte, användningsrätt, förvaltningsansvar och överlåtelsesätt för tjänstebilar, mobiltelefoner samt andra till personalbruk överlåtna maskiner och apparater. Beträffande tjänstebilarna skall också stadgas om förandet av kördagbok. Beträffande mobiltelefoner skall de förfaranden bestämmas som följs vid fakturering av telefonens innehavare för sådana samtal som inte är tjänstesamtal.
Hyrning och leasing
I denna punkt skall bestämmas om förteckning över samt användningssyfte och användningsrätt för leasade bilar, maskiner och andra inventarier samt om övriga förfaranden vid förvaltning av ifrågavarande inventarier.
Mottagande av donerad egendom
I denna punkt skall bestämmelser meddelas om de förfaranden vid och kriterier för godkännande som bokföringsenheten följer när det tar emot donerad egendom.
Ekonomiförvaltningens datasystem
I denna punkt skall bokföringsenheten meddela föreskrifter om förfaranden i anslutning till säkrandet av den allmänna datasäkerheten inom ekonomiförvaltningen samt om särskilda drag i anslutning till förfarandena vid anskaffning av datasystem, om förfaranden och ansvar vid uppgörande av systembeskrivningar, om förvaring av systembeskrivningar, om förfaranden för att säkra datasäkerheten samt om förfaranden för övervakning av systemen. I ekonomistadgan upptas bestämmelser om datasäkerhet i den mån som dessa inte täcks av andra föreskrifter gällande bokföringsenhetens datasäkerhet.
Bestämmelserna skall beakta att bokföringsenheten ansvarar för de i ekonomiförvaltningen använda systemens datasäkerhet även när systemtjänsterna anskaffas av utomstående leverantörer.
Separata bestämmelser skall meddelas om alla de till ekonomiförvaltningen anslutna datasystemen till vilka räknas bland annat datasystemen för betalningsrörelsen, bokföringen, löneberäkningen, kostnadsberäkningen samt de datasystem som anknyter till elektroniseringen av ekonomiförvaltningen. I detta kapitel rekommenderas att systemhelheterna behandlas i egna punkter.
Ekonomistadgan skall föreskriva de förfaranden med vilka bokföringsenheten säkrar att det verkar enligt bestämmelserna om och rekommendationerna för datasäkerhet. Det tekniska förverkligandet av säkringen av datasäkerheten beskrivs däremot i de systemspecifika systembeskrivningarna. I synnerhet skall bestämmelserna om god informationshantering beaktas i enlighet med personuppgiftslagen (523/1999) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).
Åtgärder vid upptäckt av fel eller missbruk i ekonomiskötseln
I detta kapitel meddelas bestämmelser om förfarande vid upptäckt av fel eller missbruk i ekonomiskötseln. Med bestämmelserna säkerställer man att observationerna anmäls och att reaktionerna på anmälningarna är ändamålsenliga.
Ansvar och anmälningsskyldighet för den som upptäcker fel eller missbruk
I denna punkt skall bestämmas om åtgärder och anmälningsskyldighet då en anställd vid ämbetsverket eller inrättningen upptäcker förfaranden inom ekonomiförvaltningen som är osakliga eller riskfyllda, underlåtelser, missbruk eller brott. Vid bestämmandet av åtgärderna och anmälningsskyldigheterna skall man beakta att personer i olika uppgifter har olika förutsättningar att upptäcka brister i ekonomiskötseln och –förvaltningen, och man skall också betona att personalen inom ekonomiskötseln och –förvaltningen oberoende av ställning i hierarkin innehar en nyckelställning vid förebyggandet och upptäckandet av brister. Frågan om vem som skall ta emot anmälan om upptäckta brister vid bokföringsenheten skall bestämmas på personnivå i ekonomistadgan.
Skyldighet att skrida till åtgärder
I denna punkt skall bestämmas om vem som ansvarar för de utredningar som anmälan om missbruk föranleder, om uppgörande av de anmälningar som lagstiftningen och föreskrifterna förutsätter samt om till säkerheten hörande övrig fortsatt behandling. Vid bestämmandet av de ansvarsområden som gäller uppgifterna skall man beakta att personen som ansvarar för missbruksärenden och anmälningar vid ämbetsverket eller inrättningen (t.ex. ekonomidirektör eller förvaltningsdirektör) skall ha förutsättningar å sin ställnings och sina befogenheters vägnar att objektivt utreda ärendet och vidta nödvändiga åtgärder och rapporter. Om bokföringsenheten har intern granskning skall anmälan om missbruk och fel också tillställas den interna granskningen.
Anmälan om missbruk till statens revisionsverk
I denna punkt skall bestämmelser utfärdas om anmälningsförfarande vid upptäckt av sådant missbruk i ämbetsverkets eller inrättningens verksamhet som riktar sig mot medel eller egendom som de förvaltar eller ansvarar för (676/2000; Lag om statens revisionsverk 16 §).
Anmälan om brott
I denna punkt skall bestämmelser utfärdas om förfarande vid anmälan om upptäckta brott när det gäller sådana brott i ämbetsverkets eller inrättningens verksamhet som riktar sig mot medel eller egendom som de förvaltar eller ansvarar för (Lag om statens revisionsverk 17 §).
Anmälan om upptäckta fel och missbruk i förvaltningen av EU-medel
I denna punkt skall bestämmelser utfärdas om de förfaranden och förpliktelser vid bokföringsenheten som gäller anmälan av sådana fel och misstänkta missbruk som riktar sig mot Europeiska unionens medel till vederbörande myndigheter. Dessa myndigheter är:
· nationella myndigheter som för ifrågavarande medel verkar som betalnings- eller förvaltningsmyndigheter i enlighet med EG:s eller Finlands lagstiftning eller som andra behöriga myndigheter
· Europeiska komissionens behöriga avdelningar och enheter
· Europeiska byrån för bedrägeribekämpning OLAF.
Bokföringsenheten skall med sina bestämmelser specificera förfarandet vid genomförandet av de förpliktelser gentemot bekämpningen av missbruk som EG-rätten och Finlands lagstiftning ställer. I bestämmelserna skall beaktas att gemenskapens lagstiftning även förutsätter rapportering om fortsatta åtgärder vid missbruk.
Fortsatta åtgärder
I denna punkt skall bestämmelser utfärdas om de förfaranden genom vilka man säkerställer att bokföringsenheten vidtar ändamålsenliga åtgärder för att rätta felen och för att förebygga att felen, missbruken och brotten upprepas.
Övriga föreskrifter
Ikraftträdande
I denna punkt skall meddelas när ekonomistadgan träder i kraft.
Tillkännagivande av ekonomistadgan
I denna punkt skall bestämmelser utfärdas om ansvar för att sända ekonomistadgan och de av bokföringsenheten bestämda reglementen som reglerar ärenden i ekonomistadgan till kännedom för Statskontoret, statens revisionsverk och vederbörande ministerium.