Upprättande av verksamhetsberättelsen

Datum	Dokuments namn
01.12.2023	Upprättande av verksamhetsberättelsen
10.11.2016	Upprättande av verksamhetsberättelsen

Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten

Enligt 62 § 2 mom. (1786/2009) i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) meddelar Statskontoret nödvändiga anvisningar om bokföringsenheternas bokslut och bilagorna till dessa samt om upprättandet av bokslutet.

Statskontoret har i dag beslutat att meddela en anvisning om verksamhetsberättelsen för statens bokföringsenheter och de statliga fonderna utanför budgeten.

Ikraftträdande

Denna anvisning träder i kraft omedelbart. Samtidigt upphävs den 30.11.2010 meddelande anvisningen Upprättande av verksamhetsberättelsen (VK 510/03/2010).

Närmare uppgifter

Närmare uppgifter i ärenden som anknyter till denna anvisning ges vid Statskontorets Ekonomi och personal tfn 0295 50 2000 eller e-post ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.

Divisionschef Mikko Kangaspunta

Servicechef Olli Ahonen

För kännedom: Statens revisionsverk, Finansministeriet, statens finanscontrollerfunktion

Allmänt om upprättande av verksamhetsberättelse

Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten upprättar ett bokslut, som inkluderar en verksamhetsberättelse.

I bokföringsenhetens verksamhetsberättelse rapporteras uppgifterna så att resultatet är riktiga och tillräckliga uppgifter och en rättvisande bild av varje ämbetsverks och inrättnings verksamhet och ekonomi. Eftersom cheferna för alla ämbetsverk och inrättningar som hör till bokföringsenheten ska godkänna och underteckna bokföringsenhetens bokslut för egen del, ska varje ämbetsverks och inrättnings andel framgå klart av verksamhetsberättelsen.

Den verksamhetsberättelse som ingår i en fonds bokslut ska uppta de uppgifter som går att rapportera med avseende på fondens karaktär. En översikt av fondens verksamhet är till exempel önskvärd. Likaså ska olika utvärderingar som gjorts av fonden rapporteras.

Det finns inga bestämmelser om att bokföringsenheterna, ämbetsverken, inrättningarna eller fonderna är skyldiga att publicera en separat årsberättelse om sin verksamhet. Om man publicerar en fritt formulerad årsberättelse ersätter denna inte verksamhetsberättelsen eller bokslutet.

Verksamhetsberättelsen godkänns och undertecknas i samband med bokslutet i enlighet med 63 § i förordningen om statsbudgeten.

Bestämmelser och rekommendationer som gäller verksamhetsberättelsen

Lag om statsbudgeten (423/1988; 12 §, 21 §, 21 a §, 24 d §)
Förordning om statsbudgeten (1243/1992; 55 §, 61–63 §, 65 §, 65b §, 68b §, 69 §)
Statskontorets föreskrifter:
- Publicering av dokument gällande planering och uppföljning samt information om resultatet i Statens rapporteringstjänst (Netra) VK 540/03/2010,
- Upprättande av en kostnadsmotsvarighetskalkyl för den avgiftsbelagda verksamheten VK/1078/00.01/2014 samt
- Upprättande av en kostnadsmotsvarighetskalkyl för den samfinansierade verksamheten VK/1077/00.01/2014
Uppgifter i personalbokslutet: Henkilöstövoimavarojen hallintajärjestelmä, Valtion työmarkkinalaitos 3/2001
Handbok om statens bokföring
Utlåtande om utvärdering och verifiering av intern kontroll: Övervakning och riskhantering vid statliga ämbetsverk och inrättningar samt fonder – God praxis inom statsförvaltning och bedömning av utfallet, omfattande utvärderingsram, Finansministeriet, Finanscontrollerfunktionen, 2005.

Verksamhetsberättelsens innehåll

Verksamhetsberättelsen beskriver resultatet av verksamheten och hur det har utvecklats samt inverkan på den samhälleliga verkningsfullhetens utveckling. En bokföringsenhet publicerar sin verksamhetsberättelse som en del av bokslutet. Verksamhetsberättelsen utgör det första kapitlet i bokslutet. Verksamhetsberättelsen upprättas på följande sätt:

Verksamhetsberättelse

1. Ledningens verksamhetsöversikt
2. Resultat
3. Verkningsfullhet
3.1 Verksamhetens verkningsfullhet
3.2 Överförings- och investeringsutgifternas verkningsfullhet
4. Funktionell effektivitet
4.1 Verksamhetens produktivitet
4.2 Verksamhetens lönsamhet
4.3 Den avgiftsbelagda verksamhetens resultat och lönsamhet
4.4 Den samfinansierade verksamhetens kostnadsmotsvarighet
5. Prestationer och kvalitetsstyrning
5.1 Antal prestationer och åstadkomna offentliga nyttigheter
5.2 Betjäningsförmågan samt kvaliteten på prestationer och offentliga nyttigheter
6. Hantering och utveckling av mänskliga resurser
7. Bokslutsanalys
7.1 Finansieringsstruktur
7.2 Budgetutfall
7.3 Intäkts- och kostnadskalkyl
7.4 Balansräkning
8. Utlåtande om utvärdering och verifiering av den interna kontrollen
9. Utvärderingsresultat
10. Sammanfattning av oegentligheter
10.1 Sammanfattning av uppgifter om fel och oegentligheter
10.2 Sammanfattning av uppgifter om återkrav

En fonds bokslut ska uppta de uppgifter som går att rapportera med avseende på fondens karaktär. En översikt av fondens verksamhet är till exempel önskvärd. Likaså ska olika utvärderingar som gjorts av fonden rapporteras.

Ledningens verksamhetsöversikt

Ledningens översikt är komprimerad, cirka 1 – 2 sidor lång och av bedömande karaktär. Den koncentreras på de viktigaste resultaten av verksamheten under det gångna året samt på förändringar i omvärlden. Ledningens verksamhetsöversikt presenterar inte organisationens uppgifter, vision, mission eller värden, förutsatt att inga betydande ändringar har skett under verksamhetsåret.

I ledningens verksamhetsöversikt gör man en bedömning av verksamhetens resultat och hur detta har utvecklats under finansåret. I översikten ska man ta ställning till hur verksamheten har lyckats under det gångna året. I ledningens verksamhetsöversikt ska man också bedöma hur väl resultatet har utvecklats under de senaste åren och vad som väntas ske med resultatutvecklingen under de närmaste åren. Dessutom ska översikten behandla de viktigaste förändringarna i verksamheten, ekonomin och omvärlden samt förändringar som väntas ske inom de närmaste åren. Viktiga förändringar är till exempel sammanslagning av ämbetsverket med ett annat ämbetsverk, överföring till ett annat verksamhetsområde eller överföring av en del av verksamheten till en sammanslutning utanför budgetekonomin.

Ämbetsverkens ledning ska i synnerhet koncentrera sig på den funktionella effektiviteten, kvalitetsstyrningen och hanteringen och utvecklingen av de mänskliga resurserna i sina översikter. Ledningen för ministerierna kan i sin översikt i högre grad betona verksamhetens verkningsfullhet.

Resultat

Beskrivningen av resultatet ska ge en rättvisande bild av ämbetsverkets resultat. Där presenteras de viktigaste uppgifterna om resultatet av ämbetsverkets eller inrättningens (även ministeriets i egenskap av ämbetsverk) verksamhet och det är en beskrivning av hur de resultatmål som fastställts för ämbetsverket eller inrättningen har uppnåtts. I beskrivningen koncentrerar man sig på de väsentligaste och viktigaste uppgifterna så att beskrivningen täcker in alla väsentliga delområden av verksamheten. Beskrivningen ska vara komprimerad och den ska ge en heltäckande och förståelig bild av hela resultatet.

Andra viktiga uppgifter om resultatet kan vara sådana uppgifter som är väsentliga för att genomföra strategin och som inte nödvändigtvis ingår i de resultatmål som ministeriet fastställt. Viktiga är också alltid sådana resultatuppgifter som berättar om resultatet av skötseln av ämbetsverkens lagstadgade uppgifter, för vilka en betydande del av resurserna används. Även de viktigaste uppgifterna som beskriver resultatet av stödfunktioner presenteras i beskrivningen av resultatet.

Resultatet ska mätas med hjälp av mått och indikatorer. Därför lönar det sig att använda nyckeltal för att presentera resultatet. Det är bra att förklara innehållet i nyckeltalen, för att läsaren ska få en uppfattning om av respektive nycketal avser och vad det mäter. Den information som nyckeltalen innehåller kan också kompletteras med verbala beskrivningar och utvärderingar.

I verksamhetsberättelsen presenteras förutom hur resultatmålen uppnåtts alltid jämförande uppgifter från de två föregående åren samt en resultatanalys. När resultaten analyseras är det skäl att komma ihåg att med analys avses i första hand att man berättar varför målet har uppnåtts eller inte uppnåtts. I analysen är det dessutom bra att behandla mängden prestationer och offentliga nyttigheter och kvaliteten på dem i förhållande till de använda resurserna samt verksamhetens verkningsfullhet i förhållande till de använda resurserna.

Verkningsfullhet

Det är främst ministerierna som ansvarar för rapporteringen av övergripande samhällelig verkningsfullhet. Ministeriernas rapporter om hur den egna sektorns samhälleliga verkningsfullhet har utvecklats ingår primärt som en del i beskrivningen av resultatet för ministeriets sektor i statens bokslutsberättelse. Ämbetsverken och inrättningarna ska rapportera den egna verksamhetens verkningsfullhet. Med andra ord anger man här hur ämbetsverkets eller inrättningens (även ministeriets i egenskap av ämbetsverk) verksamhet har stött sektorns mål för samhälleliga verkningsfullhet.

Rapporteringen av verkningsfullheten ska om det är möjligt spjälkas upp på två underkapitel, som är ”Verksamhetens verkningsfullhet” och ”Överförings- och investeringsutgifternas verkningsfullhet”. Avsikten med detta kapitel är dessutom att göra en koppling mellan resultaten av den samhälleliga verkningsfullheten och uppgifterna om ämbetsverkens funktionella resultat.

I fråga om målen för verkningsfullheten presenteras de resultatmål som ministeriet har fastställt samt de övriga viktigaste resultatmålen för verkningsfullheten, hur resultatmålen har utfallit, jämförelseuppgifter för utfallet för de två föregående åren samt en kort resultatanalys separat för varje resultatmål.

Om inga särskilda resultatmål har uppställts för verksamhetens verkningsfullhet kan man ge en fritt formulerad rapport om hur verksamheten har påverkat utvecklingen av den samhälleliga verkningsfullheten. Rapporteringen ska vara komprimerad och fokuseras på de viktigaste effekterna av verksamheten.

I kapitlet presenteras också de viktigaste uppgifterna om effekterna av bokföringsenhetens statsbidrag samt övriga statliga stöd och motsvarande överföringsutgifter samt av investeringsutgifter som bokföringsenheten har verkställt. Om inga särskilda resultatmål har uppställts för överförings- och investeringsutgifternas verkningsfullhet kan man ge en fritt formulerad rapport om verkningsfullheten.

Funktionell effektivitet

Granskningen av den funktionella effektiviteten visar hur effektivt ämbetsverkets eller inrättningens verksamhet är organiserad och hur effektivt den fungerar. I granskningen ställs målsättningarna och resultaten i förhållande till de använda resurserna. Det väsentliga är att redogöra gör hur effektiv användningen och allokeringen av resurser är.

Uppgifterna om mål och utfall för funktionell effektivitet presenteras i följande underkapitel: ”Verksamhetens produktivitet”, ”Verksamhetens lönsamhet”, ”Den avgiftsbelagda verksamhetens resultat och lönsamhet” och ”Den samfinansierade verksamhetens kostnadsmotsvarighet”. Den funktionella effektiviteten beskrivs med lönsamhets- och produktivitetsmått.

Lönsamhetens och produktivitetens utveckling kan också beskrivas med alternativa mått, om verksamheten till sin karaktär inte är sådan att man kan beskriva den med lönsamhets- eller produktivitetsmått. När alternativa mått används beskriver man till exempel kostnads- och årsverkesutvecklingen inom ett uppgifts-, process-, funktions- eller politikområde. Exempelvis vid ministerierna kan huvudprocesserna eller huvuduppgifterna vara sådana uppföljningsobjekt för vilka utvecklingen av antalet årsverken och kostnadsutvecklingen rapporteras.

Verksamhetens produktivitet

Med produktivitet avses förhållandet mellan produktionen och insatsen. Till exempel arbetets produktivitet är förhållandet mellan antalet prestationer och antalet årsverken som har använts för att producera prestationerna (antal prestationer/årsverke). Om arbetskraften är den viktigaste insatsen är det väsentligt att man rapporterar om arbetets produktivitet.

Ibland kan det vara motiverat att ange den totala produktiviteten eller kapitalets produktivitet, beroende på vilken karaktär ämbetsverkets eller inrättningens verksamhet har och om dess verksamhet till exempel är kapitalintensiv. Vid mätning av den totala produktiviteten ställs antalet prestationer i förhållande till alla de insatser som använts i produktionen (t.ex. kostnaderna för alla använda insatser). Vid mätning av avkastningen på kapitalet ska antalet prestationer ställas i förhållande till mängden kapital som har använts för att producera dem (t.ex. mängden bundet kapital eller nettodriftskapital).

Vid mätning av produktiviteten ska man dessutom beakta frågor om produkternas och tjänsternas kvalitet. De produkter/tjänster som insatserna mäts i förhållande till ska vara väsentliga för verksamhetens mål och målsättningar samt utgå från kundernas behov.

I fråga om produktivitetsmålen presenteras de resultatmål som ministeriet har fastställt samt de övriga viktigaste resultatmålen för verkningsfullheten, hur resultatmålen har utfallit, jämförelseuppgifter för utfallet för de två senaste åren samt en kort resultatanalys seprat för varje resultatmål.

Verksamhetens lönsamhet

För att mäta lönsamheten ska insatserna prissättas. Sedan ska kostnaderna för att åstadkomma prestationerna räknas ut, varefter man kan räkna ut kostnaderna per enhet (euro/prestation).

Kostnaderna ska presenteras enligt prestation eller prestationsgrupp. I vissa fall kan kostnaderna även presenteras enligt funktion eller uppgifter. Man kan dessutom ange hur lönsamheten har förändrats procentuellt. Vid mätning av lönsamheten är det väsentligt att kostnaderna tidsmässigt är rätt allokerade och inkluderar alla kostnader. Det räcker inte att uppgifterna presenteras utgående från kassautgifterna, utan uppgifterna om lönsamheten ska grunda sig på kostnadsuppgifter.

I fråga om lönsamhetsmålen presenteras de resultatmål som ministeriet har fastställt samt de övriga viktigaste resultatmålen för verkningsfullheten, hur resultatmålen har utfallit, jämförelseuppgifter för utfallet för de två senaste åren samt en kort resultatanalys separat för varje resultatmål.

Kostnadsmotsvarighetskalkyler för den avgiftsbelagda verksamheten och den samfinansierade verksamheten

Den avgiftsbelagda verksamhetens lönsamhet mäts som skillnaden och förhållandet mellan försäljningsintäkterna av prestationer och kostnaderna för användning av produktionsfaktorer. Eventuella avvikelser från resultatmålet ska motiveras i analysen av målsättningarna och resultaten. Väsentliga behov av att utveckla den avgiftsbelagda verksamheten ska beskrivas.

I den samfinansierade verksamheten anger uppgifterna om kostnadsmotsvarighet hur mycket finansiering man har fått för verksamheten från andra ämbetsverk och finansiärer utanför budgetekonomin och hur stor andel ämbetsverket eller inrättningen har finansierat. I synnerhet då kostnadsmotsvarigheten ligger under 100 % ska den nytta som projektet medför för ämbetsverkets verksamhet presenteras.

När kostnadsmotsvarighetskalkyler för den avgiftsbelagda verksamheten och den samfinansierade verksamheten upprättas ska de särskilda föreskrifter som meddelats om dem iakttas ^[1]. När verksamheten är så liten att inga kalkyler presenteras i verksamhetsberättelsen ska ändå en komprimerad presentation och analys av resultaten ges.

Produktion och kvalitetsledning

I kapitlet om produktion och kvalitetsledning presenteras närmare de viktigaste uppgifterna om de prestationer som ämbetsverket eller inrättningen producerar (produkter eller tjänster), offentliga nyttigheter, mängden sådana prestationer och hur mängderna har utvecklats.

I detta kapitel ska dessutom uppgifter om ämbetsverkets betjäningsförmåga och kvaliteten på prestationerna och de offentliga nyttigheterna presenteras. Till grunduppgifterna om betjäningsförmågan hör även uppgifter om kundtillfresställelsen (eller hur kunderna upplever kvaliteten).

Uppgifter om målsättningarna och utfallet som beskriver produktion och kvalitetsledning ska presenteras i underkapitlen ”Antal prestationer och åstadkomna offentliga nyttigheter” och ”Betjäningsförmågan samt kvaliteten på prestationer och offentliga nyttigheter”.

Antal prestationer och åstadkomna offentliga nyttigheter

En förutsättning för att man ska kunna kalkylera antalet prestaioner är att verksamheten produktifieras och att antalet producerade nyttigheter registreras. Om man inte i alla aktuella fall kan ange antalet producerade offentligrättsliga nyttigheter, använder man lämpliga alternativa mått, med vilka antalet åstadkomna offentligrättsliga nyttigheter kan anges. Som alternativa mått har man till exempel inom sjöfarten använt underhållen kilometer farled eller inom gränsbevakningen antalet patrullerings- och övervakningstimmar.

I detta kapitel presenteras de resultatmål som ministeriet har fastställt samt de övriga viktigaste resultatmålen, hur resultatmålen har utfallit, jämförelseuppgifter för de föregående två åren, en kort resultatanalys separat för varje resultatmål. För de viktigaste prestationerna ska volymerna med jämförelseuppgifter för de föregående två åren anges även om inga mål har ställts upp för antalet prestationer.

Betjäningsförmågan samt kvalitetet på prestationer och offentliga nyttigheter

Med betjäningsförmåga avses ämbetsverkets eller inrättningens förmåga att betjäna samhället och sina kunder. Detta inkluderar kundernas tillfredsställelse med de produkter och tjänster som ämbetsverket har proudcerat samt kundernas tillfredsställelse med ämbetsverkets förmåga att betjäna sina kunder. Man kan mera allmänt tala om ämbetsverkets förmåga att uppfylla sina kunders förväntningar. Dessutom kan betjäningsförmågan bedömas ur kundverkningsperspektiv, varvid verksamhetens förmåga att uppnå de mål som kunderna har ställt för den bedöms.

Mätningen av betjäningsförmågan kan till exempel grunda sig på enkäter om kundtillfredsställelsen, som görs med jämna mellanrum, direkt respons från kunderna i betjäningssituationen, information som inflyter via olika responskanaler, intervjuer med kunder osv. Det väsentliga är att de metoder som används ger heltäckande information om ämbetsverkets förmåga att betjäna sina kunder och svara på de förväntningar som ställs på ämbetsverket. Det lönar sig att presentera resultaten som nyckeltal, som vid behov kan kompletteras med verbala beskrivningar.

I kvalitetsledningen kan man även presentera de viktigaste uppgifterna om kvaliteten på verksamhetsprocesserna. Till exempel omloppstider, leveranstider eller väntetider samt prestationernas felfrihet beskriver kvaliteten på verksamhetsprocesserna. Även uppgifter som ger en mera heltäckande bild av kvaliteten på processerna, till exempel kriterierna för kvalitetspris eller kvalitetsstandarder (CAF-, EFQM- eller ISO-standarder) kan presenteras under denna punkt. Resultaten av bedömningar som har gjorts utgående från kvalitetspriskriterierna kan till exempel anges med de poäng man har fått för olika bedömningsområden och hur poängen har utvecklats, i fall bedömningen har gjorts under flera år.

Hantering och utveckling av mänskliga resurser

Definitioner och standarder för nyckeltal i anslutning till hantering och utveckling av mänskliga resurser finns i handboken för statens personalbokslut. ^[2]

I detta kapital presenteras de resultat som ministeriet har fastställt samt de övriga viktigaste resultatmålen, hur resultatmålen har utfallit, jämförelseuppgifter för utfallet för de två föregående åren samt en kort resultatanalys separat för varje resultatmål. Dessutom ska de viktigaste nyckeltalen och jämförelseuppgifterna för de två föregående åren anges i fråga om hanteringen och utvecklingen av mänskliga resurser.

Uppgifterna ska upptas i verksamhetsberättelsen även i de fall då inget speciellt resultatmål har fastställts. De uppgifter som presenteras här är samma nyckeltal som insamlas för personalbokslutet.

De nyckeltal som det rekommenderas att presenteras enligt kön är försedda med (k/m) efter nyckeltalet.

Det lönar sig att ange följande uppgifter om antalet anställda, personalstrukturen och personalkostnaderna

antal anställda och den procentuella förändringen (k/m)
årsverken
medelålder (k/m)
åldersfördelning
utbildningsnivå, index (k/m)
fast anställda, visstidsanställda (k/m), antal och procentuell andel
heltidsanställda/deltidsanställda (k/m), antal och procentuell andel
den faktiska arbetstidens andel av den regelbundna årsarbetstiden (k/m) %,
de totala arbetskraftskostnaderna €/år
löner för faktisk arbetstid, procentuell andel av lönebeloppet
indirekta arbetskraftskostnader och deras andel av lönerna för faktisk arbetstid (k/m)

Det lönar sig att presentera följande uppgifter om arbetshälsan:

index över arbetstillfredsställelsen (k/m)
tillträdes- och avgångsomsättning (% av personalen)
nya invalidpensioner (% av personalen)
sjukfrånvaro, dagar/årsverke
företagshälsovård (euro/årsverke)
främjande av arbetshälsa och tillfredsställelse i arbetet (euro/årsverke)

Det lönar sig att presentera följande uppgifter om kunskaper och övrigt immateriellt kapital:

utbildning och utveckling (euro/årsverke och arbetsdagar/årsverke)
personalens värde (euro) ^[3]

Redogör även för de viktigaste förändringarna i verksamheten och verksamhetsmetoderna som förnyar verksamheten samt bedöm hur de påverkar verksamhetens resultat.

Bokslutsanalys

Bokslutsanalysen fördelas på följande underkapitel: ”Finansieringsstruktur”, ”Budgetutfall”, ”Intäkts- och kostnadskalkyl” och ”Balansräkning”. Dessutom ska fonderna i detta kapitel i sin verksamhetsberättelse presentera ”Fondens finansieringskalkyl”. Kalkyler som presenteras på annan plats i bokslutet ska inte kopieras till detta avsnitt i verksamhetsberättelsen. De presenteras i de kapitel i bokslutet som är avsedda för dem. Vid behov kan man presentera noggrannare kalkyler i detta kapitel.

Bokslutsanalysen redogör för faktorer som påverkar bokslutskalkylerna i fråga om ekonomisk utveckling och struktur samt sambandet mellan ekonomin och resultatet. I kapitlet analyserar man hur och till vad pengarna har använts. Analysen ska vara koncis och den ska fokuseras på poster som har stor betydelse för verksamheten och ekonomin samt förändringar i dessa.

Med analysen avses i första hand en redogörelse för varför siffrorna har ändrats och inte i lika stor utsträckning hur mycket de har ändrats. I analysen av bokslutskalkylerna är det viktigt att man koncentrerar sig på väsentliga faktorer och poster.

Avsikten med uträkningarna i bokslutsanalysen är att stöda de observationer och slutsatser som har dragits om verksamhetens resultat och ekonomiska utvecklingslinjer på annat håll i bokslutet.

Finansieringsstruktur

I den verbala analysen av finansieringsstrukturen bör man specificera och analysera den finansiering som fås via budgeten och övrig finansiering. För bokföringsenhetens del omfattar analysen även en utredning av hur de ofördelade anslag som bokföringsenheten ansvarar för har fördelats för användning i olika bokföringsenheter.

Budgetutfall

Den verbala analysen av budgetutfallet ska behandla till exempel följande frågor:

Förändring i budgeteringssättet
Ändringar i budgetmedel och inkomstbudgeter för ämbetsverket eller verksamhetsområdet
Hur den ursprungliga budgeten har utfallit (även inkomstbudgeterna), ändringar som har gjorts i budgeten genom tilläggsbudgeter (även inkomstbudgeter) och hur de har utfallit
Använda, överförda och sparade budgetmedel
Användning av överförda budgetmedel och ändringar i de överförda budgetmedlen
Behov av att överskrida budgetmedel och orsaker till behovet
Användning av fullmakter, oanvända fullmakter, förnyade och annullerade fullmakter

Man ska även ange orsakerna till att betydande omkostnadsbelopp har överförts till följande år eller orsakerna till varför jämförelsesiffrorna för budgetutfallet avviker betydligt från budgeten.

Intäkts- och kostnadskalkyl

I den verbala analysen av intäkter och kostnader ska man koncentrera sig på till exempel följande frågor:

Jämförelse av intäkts- och kostnadskalkylen med målsättningen, när detta är möjligt, och med föregående år. Analysera och specificera betydande avvikelser. Jämförelsen med målsättningen görs för både intäkter och kostnader. Analysen av kalkylerna kan hänföra sig till belopp på kontogruppsnivå i intäkts- och kostnadskalkylen, men ibland är det skäl att specificera dessa genom uppspjälkning på ändamålsenliga grupper av prestationer.
Noggrannare specifikation av intäkter och kostnader. Det kan finnas särskila särdrag i bokföringsenhetens verksamhet som påverkar innehållet på intäkts- och kostnadskontona och som ibland behöver analyseras mera i detalj än statsbokföringens gemensamma kontrogruppspecifika namn. Vid genomgången av posterna strävar man efter att skapa sig en bild av vad posterna består av och vad de betyder. Exempel på intäkter och kostnader, som kan kräva en närmare analys är:
- övriga verksamhetsintäkter
- väsentliga poster som ingår i extraordinära intäkter och kostnader
- en väsentlig lagerförändring, ur vilken det inkuranta lagrets andel kan avskiljas
- uppgifter om i vilken balanspost tillverkningen för eget bruk har aktiverats.
En specifikation och/eller jämförelse av intäkts- och kostnadskalkylen enligt funktioner, enheter eller kundgrupper. Ämbetsverken spjälkar dessutom ofta upp sin verksamhet till exempel enligt verksamhetsområden. Vid genomgången av dessa faktorer stärvar man efter att skapa sig en uppfatning om faktorernas betydelse och utveckling. Ibland kan det vara på sin plats att specificera intäkts- och kostnadsstrukturen enligt anslag. Målet är att lyfta fram tilläggsinformation om resultatet av ämbetsverkets verksamhet och ekonomin samt hur dessa har utvecklats.

Balansräkning

I den verbala anlysen av balansräkningen bör man till exempel koncentrera sig på följande saker:

En jämförelse av balansposterna med föregående år eller som relativa andelar. Till exempel en jämförelse enligt enhet eller uppgiftsområde kan tillföra väsentlig information i fråga om vissa poster.
En noggrannare analys av väsentliga fordringar och skulder och analys av utvecklingen. Följande balansposter kan till exempel kräva en noggrannare specifikation:
- poster med lång omloppstid som ingår i försäljningsfordringar och övriga fordringar
- ovanligt stora poster eller poster som av någon annan anledning behöver uppmärsammas bland aktiva och passiva resultatregleringar. Detta kan till exempel gälla om fordringar har avlägsnats från kontona
- en specifikation av betydande förändringar i anläggningstillgångar samt en utredning av vad som producerades, köptes, såldes eller skrotades, överföring av innehav och överlåtelse av egendom som apport, varför och vad uppvärderades (i synnerhet grunderna för väsentlighet och bestående värdestegring) och varför avvek avskrivningarna från planen
- hur har mängden avskrivningar utvecklats i förhållande till ersättande investeringar
- orsaken till att värdet på omsättningstillgångarna väsentligt förändrats, specificerat enligt förändringar i omsättningstillgångarna som beror på ökning eller minskning av lager eller överföring av innehavet.

Fondens finansieringskalkyl

Detta kapitel innehåller en analys av finansieringskalkylen, som endast upprättas av fonderna. I den verbala analysen av finansieringskalkylen kan man till exempel koncentrera sig på att analysera hur användningsplanen har utfallit.

Utlåtande om utvärdering och verfiering av den interna kontrollen

Utlåtandet om den interna kontrollen och de väsentligaste utvecklingsobjekten är ett ställningstagande från ämbetsverkets eller inrättningens ledning om den interna kontrollen och riskhanteringen och eventuellt existerande utvecklingsbehov. I sitt utlåtande tar ämbetsverkets eller inrättningens ledning ställning till i vilken utsträckning metoderna för intern kontroll och riskhantering är tillräckliga och motsvarar de uppställda målen. I utlåtandet ska även eventuella väsentliga brister i den interna kontrollen och riskhanteringen behandlas.

Utlåtandet gäller situationen vid tidpunkten för upprättandet av bokslutet och verksamhetsberättelsen. Utlåtandet ska grunda sig på en verklig, systematisk och tillräckligt omfattande utvärdering av den interna kontrollen. Den utvärdering som utgör grund för utlåtandet bör vara dokumenterad och grunda sig på en lämplig och allmänt godkänd referensram för intern kontroll.

De målsättningar för intern kontroll och riskhanteringen som finns i 69 § i budgetförordningen utgör grund för den utvärdering som görs och för utlåtandet. De viktigaste observationerna och slutsatserna av utvärderingen ska presenteras.

Enligt rekommendationen ska ämbetsverket eller inrättningen vid beredningen av utlåtandet använda den rekommendation om intern kontroll och riskhantering i statens ämbetsverk och inrättningar samt statliga fonder som finansministeriet har gett ut, den bedömningsram som ingår i rekommendationen och anvisningarna för hur denna används. En mindre omfattande modell av bedömningsramen har upprättats. Denna kan enligt prövning användas till exempel i små ämbetsverk i stället för den mera omfattande bedömningsramen.

Utvärderingsresultat

Utvärderingarna kompletterar uppgifterna i den årliga rapporteringen och ger information för utveckling av verkningsfullheten, effektiviteten och kvaliteten på tjänsterna. Genom utvärderingarna får man uppgifter om vilken effekt olika åtgärder har, växelverkan samt olika faktorer som påverkar den strukturella verkningsfullhetens utveckling och effektivitet. Genom utvärderingarna kan man dessutom granska strategierna och de strategiska planerna samt hur väl de fastställda strategierna har utfallit.

I kapitlet kan man presentera både resultaten av externa bedömares utvärderingar och utvärderingar som organisationen gjort internt. I resultatet ska man presentera målen med den utförda utvärderingen, de viktigaste observationerna och utvecklingsförslag.

Sammanfattning av oegentligheter

Sammanfattningen av oegentligheter spjälks vid behov upp på underkapitlen ”Sammanfattning av uppgifter om fel och oegentligheter” och ”Sammanfattning av uppgifter om återkrav”.

I sammanfattningen av uppgifter om fel och oegentligheter presenterar man ett sammandrag av observationerna om oegentligheter och brott, förundersökningar och rättegångar samt eventuella andra åtgärder som har vidtagits och som beror på oegentligheter eller brott.

I kapitlet ska man presentera oegentligheter och brott som gäller tillgångar eller förmögenhet som den bokslutsskyldiga enheten har skött eller ansvarat för (inklusive EU-medel) och som har lett till åtgärder. En brottsmisstanke ska rapporteras första gången då man har gjort brottsanmälan. I rapporteringen presenterar man uppgifter om direkt eller indirekt skada som eventuellt redan har uppstått eller en uppskattning av sådana skador som uppstår senare. I rapporteringen får man inte presentera sådana uppgifter utgående från vilka den person/de personer som misstänks för oegentligheterna kan identifieras.

Oegentligheter i EU-finansieringen ska anmälas separat. Oegentligheter som strider mot EU-bestämmelserna ska rapporteras i det skede då man vid en granskning eller annan övervakning har upptäckt en misstanke om någonting som strider mot bestämmelserna och fattat beslut om fortsatta åtgärder. Ett sådant beslut kan till exempel vara:

beslut om att avbryta utbetalning av stöd
beslut om att stöd som ska betalas helt eller delvis innehålls
beslut om partiell eller total rättelse av stöd, det vill säga kvittning mot kommande betalningar eller beslut om återkrav.

I sammanfattningen av uppgifter om återkrav ska man lämna uppgifter om beslut om återkrav som har fattats under räkenskapsåret samt antalet beslut. Dessutom ska man ge uppgifter om de lyckade återkravsfallen med anknytning till dessa. Avsikten är alltså inte att ge uppgifter om enskilda fall.

Dessutom ska man ge uppgifter om återkrav som har genomförts utan beslut om återkrav genom att dra av dem från andra betalningar. I detta sammanhang ska man inte rapportera återkrav från tidigare år. Den förmedlande myndigheten rapporterar om återkrav. Om bokföringsenheten är den slutliga förmånstagaren, ska bokföringsenheten också rapportera om återkravet.

Oegentligheter ska förutom i verksamhetsberättelsen dessutom alltid anmälas till de myndigheter som behöver uppgifter för att kunna sköta Finlands internationella åligganden eller de plikter som den aktuella myndigheten har. Dessutom ska de anmälas till det aktuella ministeriet och Statens revisionsverk (Lagen om statens revisionsverk 16 §, 17 §).