Bokföringsenheter, statliga fonder utanför budgeten och Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning

Enligt 24 c § (757/2024) i lagen om statsbudgeten (423/1988) kan Statskontoret göra upp föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen.

Enligt 53 § (600/1997) i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) ska Statens centralbokföring ordnas så att det på basis av den går att upprätta huvudboken för statens affärsbokföring, huvudboken för statens budgetbokföring och statsbokslut samt göra i 17 b § 1 mom. i lagen om statsbudgeten avsedda sammanställda kalkyler över statsfinanserna liksom också utredningar om budgetekonomin, fondekonomin och statliga affärsverk (31/2025).

Huvudboken för statens affärsbokföring uppgörs på basis av data från bokföringsenheternas affärsbokföring. Huvudboken för statens budgetbokföring upprättas på basis av bokföringsuppgifter från bokföringsenheternas budgetbokföring. Registreringar i centralbokföringen ska dokumenteras på ett verifierbart sätt (31/2025).

Enligt 54 § (31/2025) i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) ska bokföringsenheterna och statliga fonder utanför budgeten för centralbokföringen åtminstone för varje kalendermånad sända Statskontoret sina bokföringsuppgifter och övriga uppgifter som behövs för skötseln av centralbokföringen. Uppgifter som sänds för centralbokföringen ska undertecknas på behörigt sätt.

Bokföringsenheten och statens fonder utanför budgeten ska före en av Statskontoret utsatt tidpunkt tillställa Statskontoret de redogörelser, baserade på bokföringsenheternas eller fondernas bokföring och bokslut, som Statskontoret bestämmer, för upprättandet av statsbokslutet och bilagorna till det.

Statskontoret har gett ut en skild föreskrift om anmälningen av fullmaktsuppgifter till Statskontoret.

Statskontoret har idag meddelat bifogade föreskrift om uppgifter som behövs för skötseln av statens centralbokföring. De mest väsentliga ändringarna i den tidigare motsvarande föreskrift (VK/1445/00.00.00.01/2019 Uppgifter som behövs för skötseln av statens centralbokföring) är de som beror på en uppdatering av budgetlagen och -förordningen samt att de uppgifter som behövs för att upprätta de konsoliderade kalkyler som presenteras i samband med statsbokslutet ska lämnas till Statskontoret. Även kapitlet om budgetens kontoindelning har uppdaterats för att motsvara det nya verksamhetssättet.

Ikraftträdande

Denna föreskrift träder i kraft omedelbart och gäller bokföringen för år 2025 och bokslutet för år 2025. Statskontorets föreskrift VK/1445/00.00.01.06.00/2019 av den 19 december 2019 För skötseln av statens centralbokföring gäller de uppgifter som behövs fram till att bokslutet för 2024 färdigställs. Denna föreskrift som nu utfärdas kommer att uppdateras under 2025 för kapitlen 1.2 och 1.4.

Ytterligare information

Ytterligare information i frågor som berör den här föreskriften fås från Statskontoret tfn 0295 50 2000 eller på adressen kkp (at) valtiokonttori.fi

Avdelningsdirektör Lasse Skog

Biträdande direktör Tanja Wistbacka

För kännedom: Statens revisionsverk

Uppgifter som behövs för skötseln av statens centralbokföring

Enligt 12 a § (757/2024) i lagen om statsbudgeten (423/1988) samlas bokföringsuppgifterna från bokföringsenheterna i statens centralbokföring för upprättande av statsbokslutet. Bokföringsuppgifter samlas i centralbokföringen också från statliga fonder utanför statsbudgeten. I centralbokföringen samlas dessutom bokföringsuppgifter från statliga affärsverk för uppgörandet av de sammanställda kalkyler över statsfinanserna som avses i 17 b § 1 mom. Statskontoret samlar in bokföringsuppgifterna och sköter centralbokföringen. Denna föreskrift innehåller en beskrivning av de uppgifter som krävs för skötseln av centralbokföringen. Ifall förfallodatumet för leveransen av uppgifterna inte är en arbetsdag, ska uppgifterna levereras på den sista arbetsdagen innan förfallodatumet.

Datasystem för statens centralbokföring är Kieku-datasystemet. Inom Kieku-datasystemet använder Centralbokföringen månatliga bokföringsuppgifter från bokföringsenheten, statens fonder utanför budgeten (härefter fonder) och statliga affärsverk, uppgifter om budgeten och anslag i budgetens kontoindelning jämte ändringar, ingående saldon för budgetbokföringen med kontonummer som börjar med siffran 6, ingående saldon för affärsbokföringen samt tillstånd att överskrida förslagsanslag. I statens centralbokföring behandlas uppgifterna och skapas rapporter i enlighet med statens gemensamma uppföljningsobjektsmodell för uppföljningsobjekten. I statens centralbokföring är följande i bruk angående de gemensamma uppföljningsobjekten:

• femsiffriga konton enligt den av Statskontoret fastställda kontoplanen för affärsbokföring.
• budgetbokföringens konton enligt kontoindelningen i statens budget
• övriga budgetbokföringskonton som fastställs av Statskontoret
• bokföringsenheternas/fondernas/statliga affärsverkens sifferkoder
• partnerkoder

Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning (härefter Palkeet) ansvarar för att upprätthålla uppföljningsobjekten i Kieku-datasystemet.

Månatliga bokföringsuppgifter från bokföringsenheten och fonder

De månatliga bokföringsuppgifterna från bokföringsenheterna och fonderna överförs till Kieku-datasystemet som en intern dataöverföring för bruk av centralbokföringen. Med månatliga bokföringsuppgifter avses månadens debet- och kredit-saldo jämte registreringskombination, i vilken ingår bokföringsenhetens/fondensaffärsverkens kod, affärsbokföringens konto, budgetbokföringens konto samt partnerkoden.

Tidsfrister för de månatliga bokföringsuppgifterna

Bokföringsenheternas och fondernas månatliga bokföringsuppgifter ska vara registrerade i Kieku och tillgängliga för centralbokföringen (Palkeet inleder den interna dataöverföringen till centralbokföringen i Kieku) enligt följande tidtabell:

• bokföringsuppgifterna för januari inom februari
• bokföringsuppgifterna för februari-november ska lämnas in senast den 10:e i följande månad
• bokföringsuppgifterna för december senast det datum som Statskontoret skilt meddelar

I fråga om lämnandet av uppgifter för år 2025 är tidtabellerna till vissa delar glesare än de ovan nämnda.

Med beaktande av tiden som krävs för Kiekus interna dataöverföring ska bokföringsuppgifterna från bokföringsenheten/fonden vara klara (bokföringen för perioden avslutas) i Kieku innan de ovan nämnda förfallodatumen. Palkeet fastställer i sin årstidtabell de månatliga tidpunkterna för när bokföringen stängs. Tidtabellen som Palkeet fastställer gäller även bokföringsenheter/fonder/affärsverk utanför Kieku.

Månatliga bokföringsuppgifter och ingående saldon för bokföringsenheter/fonder/affärsverk utanför Kieku

Bokföringsenheter och fonder som inte använder Kieku-datasystemet ska skicka bokföringsuppgifterna som dataöverföring till Kieku i enlighet med verksamhetsmodellen för gränssnitt utanför Kieku och den tidtabell som fastställts ovan. Palkeet ansvarar för upprätthållandet av gränssnittet samt att bokföringsuppgifterna som levererats genom gränssnittet läses in i Kieku-datasystemet. Om eventuella alternativa förfaranden ska skilt överenskommas med Palkeet.

För konton från affärsbokföringen ska en 8-siffrig specifikationsnoggrannhet användas.

I samband med leveransen av de månatliga bokföringsuppgifterna ska också bokföringsenhetens/fondens rapporter över bokföringen inlämnas, vilka innehåller:

• affärsbokföringens konto – budgetbokföringens konto – partnerkod – debet- och kreditsaldo på kombinationsnivå från både perioden som leveransen gäller samt kumulativt från årets början.
• ingående saldo för affärsbokföringens konton specificerat per partnerkod
• ingående saldo för budgetbokföringens konton

Med hjälp av dessa rapporter kontrolleras bokföringsuppgifternas samstämmighet mellan bokföringsenhetens/fondens bokföring och centralbokföringen. Palkeet avstämmer uppgifterna och arkiverar avstämningsdokumentet.

Ändringar i budgetens kontoindelning

Finansårets kontoindelning görs upp enligt Statskontorets skilda anvisning.

Ändringar i kontoindelningen (inklusive tilläggsbudget och andra ändringar i kontoindelningen samt ändringar i överförda anslag) levereras till Statskontoret, som skickar dem vidare till Palkeet för upprätthållande i Kieku-datasystemet för att användas av bokföringsenheterna och centralbokföringen.

Ändringar skickas till Statskontoret enligt följande:

Ministeriet ska utan dröjsmål leverera:

• kontoindelningar av budgeten och ändringar i dessa i enlighet med 14 § (254/2004) i förordningen om statsbudgeten (1243/1992)
• beslut om utdelning av överförda anslag i de fall där man genom beslutet om utdelning ger registreringsrätten till kontot som anslaget överförs till.

I samband med kontoindelningsändringar orsakade av en tilläggsbudget ska tillstånden att överskrida de budgeterade anslagen som täcks genom tilläggsbudgeten framställas. Ändringar i budgetens kontoindelning och täckning av tillstånd att överskrida budgeten ska framställas på den lägsta specifikationsnivån i budgetens kontoindelning.

Bokföringsenheten ska utan dröjsmål leverera via ministeriet:

• ändringar i kontoindelningen, som hänför sig till sådana överförda anslag där bokföringsenheten själv kan ändra på indelningen (indelningar med BFE-anteckning)
• fördelningsbeslut för överförda anslag i det fall att fördelningsbeslutet ger registreringtillstånd till kontot för överförda anslag.
• ändringar i kontoindelningen, som hänför sig till återställning av den andel av överförda anslag från en annan bokföringsenhet som förblivit oanvända.

Ändringar i budgetens kontoindelning ska framställas på den lägsta specifikationsnivån i budgetens kontoindelning.

Lämnande av ändringsuppgifter

Ändringar som gäller finansåret 2024 i budgetens kontoindelning lämnas in på blanketten som finns på Statskontorets webbplats. Det undertecknade beslutet om ändring av kontoindelningen och den bifogade ifyllda blanketten för ändring av kontoindelningen skickas till Statskontoret via e-post till adressen kkp (at) valtiokonttori.fi och kirjaamo (at) valtiokonttori.fi.

Ändringar i kontoindelningen av budgeten för budgetåret 2025 och senare år lämnas till Statskontoret med Tati2-systemet. Ett undertecknat beslut om ändring av kontoindelningen i budgeten, som ska åtföljas av en ändringsrapport från Tati2-systemet, ska skickas till Statskontoret per e-post till adressen kkp (at) valtiokonttori.fi och kirjaamo (at) valtiokonttori.fi. Om ingen ändringsrapport bifogas beslutet, ska man i övrigt i beslutet hänvisa till ID-koden för den kontoindelningsändring som Tat2-systemet bildar.

Ändringar i ingående saldon för överförda anslag:

Ändringar i ingående saldon för överförda anslag meddelas med en blankett som finns på Statskontorets webbplats. Blanketten ska undertecknas eller så ska ett skilt undertecknat beslut bifogas den. Blanketten samt ett eventuellt beslut skickas via e-post till Statskontoret på adressen kkp (a) valtiokonttori.fi och kirjaamo (at) valtiokonttori.fi.

Tillstånd att överskrida förslagsanslag

Enligt förordningen om statsbudgeten (1243/1992) 17 § ges tillstånd att överskrida ett förslagsanslag av respektive ministerium. När tillstånd har beviljats ska ministeriet utan dröjsmål underrätta Statskontoret om detta. Statskontoret vidarebefordrar uppgifterna till Palkeet för upprätthållande i Kieku-datasystemet.

Tillstånd att överskrida ett förslagsanslag som gäller det avslutade finansåret ska lämnas in till Statskontoret inom den tidsfrist som Statskontoret skilt meddelat.

Till tillståndet att överskrida förslagsanslaget ska blanketten om tillstånd att överskrida de budgeterade anslagen bifogas. Blanketten jämte anvisningar för ifyllnad finns på Statskontorets webbplats. Tillstånd för överskridning av förslagsanslag ska framställas på den lägsta specifikationsnivån i budgetens kontoindelning.

Tillståndet för överskridning av förslagsanslag och blanketten om tillstånd att överskrida de budgeterade anslagen ska skickas som en e-postbilaga till Statskontoret på adressen kkp (at) valtiokonttori.fi och kirjaamo (at) valtiokonttori.fi.

Kopior av vissa bilagor till bokföringsenhetens bokslut

För uppgörandet av statens bokslut ska till Statskontoret levereras en kopia av följande bilagor till bokföringsenhetens bokslut:

Bilaga 1: Principerna för upprättande av bokslutet samt bokslutets jämförbarhet

Bilaga 9: Lån som beviljats inom budgetekonomin

Bilaga 10: Värdepapper och andra placeringar som har eget kapital som kriterier

Bilaga 11: Balansräkningens finansieringsposter och skulder

Bilaga 12: Statsborgen och -garantier samt andra ansvar

Bilaga 16: Skuldens maturitetsfördelning och duration

Bilaga 17: Övriga kompletterande uppgifter som är nödvändiga för lämnande av riktiga och tillräckliga uppgifter.

Ett undertecknat följebrev ska levereras med bilagekopiorna. Ifall bokföringsenheten inte har något att anmäla genom något av ovan nämnda bilagor, ska detta nämnas i följebrevet.

Bilagekopiorna och följebrevet ska levereras till Statskontoret inom den tidsfrist som Statskontoret skilt meddelat. I försändelsen ska framgå vem som vid behov kan ge mer information om bilagornas innehåll. E-postadressen är kkp (at) valtiokonttori.fi och kirjaamo (at) valtiokonttori.fi.

Uppgifter som behövs för utförandet av eliminering av interna poster i centralbokföringen

Effekterna av bokföringstransaktioner (inom budgeten) mellan ämbetsverk och inrättningar elimineras på intäkts- och utgiftskalkylerna samt balansräkningen och finansieringsberäkningen i statens bokslut genom nya bokföringskonton avsedda endast för registrering av interna poster samt kombinationer av partnerkoder som används i samband med registrering av interna poster. På motsvarande sätt görs elimineringar i intäkts- och kostnadskalkylen, balansräkningen och finansieringsberäkningen för de sammanställda kalkylerna i fråga om transaktioner mellan budgetekonomin, fonder utanför budgeten och affärsverken. Uppgifterna ingår automatiskt i centralbokföringsmaterialen som en del av kontouppgifterna.

I undantagsfall utförs elimineringen med hjälp av en s.k. tilläggsregistrering. I dessa fall ska bokföringsenheten eller fonden skicka de information som behövs i registreringen på det sättet och inom den tidtabell som Statskontoret definierar.

Bokföringsenheter och fonder utanför Kieku ska för eliminering av pensionsavgifter månatligen lämna följande uppgifter till Statskontoret:

• Beloppet av den pensionsavgift som bokförts under perioden och eventuella rättelser / konto i statens kontoplan 41120 Pensionsavgifter, interna
• Beloppet av den under perioden uppkomna pensionsavgiftsskulden och eventuella rättelser (separat för arbetsgivarens pensionsavgift och arbetstagarens pensionsavgift) / kontona i statens kontoplan 25920 Arbetsgivarens pensionsavgifter, interna (T) och 25930 Arbetstagarens pensionsavgifter, interna (T)
• Beloppet av den under perioden betalda pensionsavgiftsskulden (separat för arbetsgivarens pensionsavgift och arbetstagarens pensionsavgift) / kontona i statens kontoplan 25920 Arbetsgivarens pensionsavgifter, interna (T) och 25930 Arbetstagarens pensionsavgifter, interna (T)

Uppgifterna ska lämnas in månatligen i den form som Statskontoret fastställt enligt tidtabellen för inlämnande av bokföringsuppgifter per e-post till adressen
keskuskirjanpito (at) valtiokonttori.fi. Statskontoret skickar till organisationerna i fråga en blankettmall som används för att lämna in uppgifterna.

Ifall det vid försäljning av anläggnings- eller omsättningstillgångar uppstår internt marginal (som ska aktiveras), ska säljaren informera Statskontoret om detta.

Avstämning av interna poster

Riktigheten av interna poster säkras genom regelbundna avstämningar som Palkeet och Statskontoret utför. Skillnader som upptäcks vid avstämningarna korrigeras i bokföringsenhetens/fondens bokföring på ett separat överenskomna sätt. Bokföringsenheten eller fonden ska tillställa Palkeet eller Statskontoret skilt begärda uppgifter som behövs vid avstämningen.

Uppgifternas samstämmighet i bokföringsenhetens/fondens bokföring och centralbokföringen

Bokföringsenhetens/fondens bokföring och centralbokföringen ska alltid stämma överens.

Med samstämmighet avses att bokföringsuppgifterna från varje period motsvarar varandra i centralbokföringen och i bokföringsenhetens/fondens bokföring efter att Kieku-datasystemets interna dataöverföring till centralbokföringen har genomförts. Ifall uppgifterna måste rättas efter detta, måste man se till att rättelsen utförs både i centralbokföringen och i bokföringsenheten/fondens bokföring för samma period. Genomförandet av rättelser behandlas senare i denna förordning.

Uppgifternas samstämmighet kontrolleras genom avstämningsrapporter som Kieku-datasystemet producerar. En bokföringsenhet/fond som inte använder Kieku ska framställa avstämningsrapporter från sin egen bokföring i samband med de månatliga bokföringsuppgifterna.

Palkeet sköter om Kieku-dataöverföringar angående skötseln av centralbokföringen samt om avstämningen av överföringarna. Avstämningarnas dokument arkiveras i det arkivet (KKP Handi) över centralbokföringsdokument, som Statskontoret har skilda bruksanvisningar för.

Rättelse av fel i bokföringen

Ett fel som uppdagats i bokföringen ska omedelbart rättas. Ett fel i bokföringen ska i enlighet med förordningen om statens budget (1243/1992) 45 § (600/1997) rättas så att det tydligt framgår vilket verifikat som ska rättas, vad som har rättats och hur rättelsen gjorts. Verifikat som verifierar rättelse- och överföringsregistreringar ska godkännas på behörigt sätt.

Rättelsen ska göras både i centralbokföringen och i bokföringsenhetens/fondens bokföring inom samma period.

Bokföringstransaktioner som har styrts till felkonton:

Affärsbokföringens, budgetbokföringens eller partnerkodens felkonton ska inte ha något saldo när bokföringsuppgifterna överförs till centralbokföringen. De transaktioner som har styrts till felkonton ska rättas till rätta konton. Rättelser under den pågående eller följande perioden avtalas om från fall till fall, förutom vad gäller felbokningar i december, som måste rättas för bokföringen i december.

I samband med inmatningen av bokföringsuppgifter från bokföringsenheter/fonder utanför Kieku-datasystemet registreras felaktiga händelser till centralbokföringens felkonto Palkeet meddelar den ifrågavarande bokföringsenheten/fonden om felkontoregistreringar. De transaktioner som har styrts till felkonton ska rättas till rätt konton. För december ska registreringar till felkonton alltid rättas i bokföringen för december. För övriga månader kommer man skilt överens om rättelsen.

Fel i bokföringsuppgifter levererade från tidigare perioder:

Ifall fel uppdagas i bokföringsenheters/fonders bokföringsuppgifter levererade från tidigare perioder, ska ett rättelseverifikat göras upp och felen rättas i bokföringen för den öppna perioden. Man får inte göra rättelser i äldre perioder.

Fel i bokföringsuppgifter för perioden som behandlas:

Ifall man uppdagar fel i bokföringsuppgifter från bokföringsenheten/fonden för perioden som behandlas efter att de levererats till centralbokföringen, ska man omedelbart kontakta Statskontoret och komma överens om det sätt på vilket de felaktiga uppgifterna rättas.

Felaktiga uppgifter rättas antingen genom

a) felet rättas i bokföringsenhetens/fondens bokföring, och bokföringsuppgifterna skickas på nytt till centralbokföringen eller

b) bokföringsenheten/fonden fyller i en blankett för korrigeringsanmälan om felet som finns på Statskontorets webbplats, och skickar den omedelbart till centralbokföringen för lagring. Motsvarande rättelse ska också omedelbart göras i bokföringsenhetens/fondens bokföring. Korrigeringsanmälan undertecknas av en person som enligt bokföringsenhetens/fondens ekonomistadga eller motsvarande reglemente har utsetts till undertecknare. Blanketten för korrigeringsanmälan skannas och skickas som e-postbilaga till Statskontoret på adressen kkp (at) valtiokonttori.fi. Ifall rättelser görs i kontouppgifter som skickats till centralbokföringen i december efter att bokslutet för bokföringsenheten/fonden redan undertecknats, ska korrigeringsanmälan undertecknas som ett bokslut.

Oberoende av hur rättelsen görs, avstämmer Palkeet uppgifterna till nödvändiga delar på nytt.

Revision av bokföringen

Enligt förordningen om statens budget (1243/1992) 41a § (600/1997) ska bokföringen skötas med användning av tillräckligt enhetliga, och säkra system som ger nödvändig information. Revision av bokföringen förutsätter att de datasystem som används i bokföringen uppfyller revisionskraven på ett enhetligt sätt för systemens centrala datalager.

Revisionen förutsätter att det är möjligt att plocka ut transaktioner ur systemet genom vilka man kan verifiera uppgifterna i bokslutet. I utplocken ska utöver transaktionens eurobelopp även finnas alla yttre och inre bokföringskoder som ges när transaktionen bokförs, genom vilka transaktionen kan riktas in, samt andra faktorer som individualiserar transaktionen.

Aktören som ansvarar för datasystemet som används i bokföringen ska sörja för att datasystemet är utrustat med de utplockningsegenskaper som förutsätts för revisionen av bokföringen. Närmare detaljer om leveransen av de uppgifter som behövs för revisionen ska vid behov överenskommas med Statens revisionsverk.