Statsförvaltningens preciserande tillämpningsanvisning för användning den utvidgade beställningsprocessen enligt Peppol (Advanced Ordering)

Peppol är ett internationellt nätverk med hjälp av vilket parterna förmedlar till varandra meddelanden om fakturerings- och beställningsprocessen enligt Peppol-definitionerna. I denna anvisning preciseras kraven på datainnehållet i de Peppol-baserade upphandlingsmeddelanden som skickas till statsförvaltningen.

Användning av Peppol-baserade upphandlingsmeddelanden i statsförvaltningens utvidgade beställningsprocess

Inom statsförvaltningen togs Peppol-nätverket och meddelandena för den utvidgade beställningsprocessen (Advanced Ordering) i bruk den 1 april 2024. Funktioner för att skicka och ta emot Peppol-baserade upphandlingsmeddelanden har införts i statens Handi-tjänst. Möjligheterna att införa dessa funktioner i andra statliga beställningssystem kommer att bedömas senare.

I den utvidgade beställningsprocessen enligt Peppol skickar staten ett beställningsmeddelande till leverantören på basis av en tidigare upphandlingsbegäran. Leverantören svarar på beställningen med ett orderbekräftelsemeddelande. I detta meddelande kan leverantören godkänna eller avvisa beställningen eller godkänna beställningen enligt vissa ändringar. Staten godkänner eventuella ändringar genom att kvittera dem med ett meddelande om ändring av beställning eller avvisar beställningen med ett meddelande om återkallande.

Den utvidgade beställningsprocessen enligt Peppol ska omfatta följande meddelanden: beställning, orderbekräftelse, ändring av beställning och återkallande av beställning:

*Not mandatory for supplier

Källa: https://docs.peppol.eu/poacc/upgrade-3/profiles/65-advanced-ordering/ 

Statsförvaltningens minimidatakrav för meddelanden

I tabellen ”Field in use” i meddelandebeskrivningarna (bilaga 1, bilaga 3, bilaga 5 och bilaga 7) finns de dataelement som statsförvaltningens Handi-tjänst behandlar. Dessa element är minimidatakraven som ska kunna behandlas tillsammans med statsförvaltningen i den utvidgande beställningsprocessen enligt Peppol (Advanced Ordering). Exempel-xml för meddelanden finns i bilagorna 2, 4, 6 och 8.

Bilaga 1. Beskrivning av beställning

Bilaga 2. Exempel på beställningsmeddelande

Bilaga 3. Beskrivning av orderbekräftelse

Bilaga 4. Exempel på orderbekräftelsemeddelande

Bilaga 5. Beskrivning av avvisning av beställning

Bilaga 6. Exempel på meddelande om återkallande av beställning

Bilaga 7. Beskrivning av ändring av beställning

Bilaga 8. Exempel på meddelande om ändring av beställning

Hur statsförvaltningens särdrag påverkar behandlingen av ändringar av en beställning

Statens budgetlagstiftning ställer krav på upphandlingsmeddelandenas datainnehåll, vilka Peppol inte känner igen.

Kraven indelas i klasserna A och B. Ändringar i klass A leder alltid till att beställningen återkallas. I fråga om ändringar i klass B överväger beställaren åtgärder. Om en leverantör lämnar in en orderbekräftelse där ett fält saknar ett värde, medan fältet hade ett värde i beställningen, är det fråga om en ändring. Utöver det som nämns nedan behandlas det senare inlämnade meddelandet som en ändring i klass A som leder till att beställningen återkallas. Dessutom förutsätter staten att meddelandet har ett leveransdatum, även om uppgiften inte är obligatorisk i ett Peppol-meddelande. I tabellen nedan finns fält som är av betydelse för behandlingen av ändringar av beställningar. Tabellen är inte uttömmande i fråga om fälten som används. I bilagorna till avsnittet Statsförvaltningens minimidatakrav för meddelanden finns de fält som behandlas i Handi-tjänsten.

Mer information

Mer information om frågor som gäller denna anvisning fås från Statskontorets division T3 Ekonomi, kunskap och arbetsliv tel. 0295 50 2000 eller hankintatoimi@valtiokonttori.fi och peppol@valtiokonttori.fi.

Mer information om Peppol-nätverket finns på Statskontorets webbplats på adressen www.valtiokonttori.fi/peppol