Publicering av dokument gällande planering och uppföljning samt information om resultatet i Statens rapporteringstjänst (Netra)

Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten

Enligt förordningen om statsbudgeten (1243/1992) ska verksamhets- och ekonomiplaner samt resultatmål (14 § (254/2004)), bokslut (63 § (1786/2009)) och ministeriets ställningsstagande till bokslutet (66 i § (254/2004)) läggas ut på den informationstjänst som Statskontoret administrerar och som finns tillgänglig i ett allmänt datanät, om inte något annat följer av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Enligt 24 c § (1216/2003) i lagen om statsbudgeten (423/1988) kan Statskontoret meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen.

Statskontoret har i dag utfärdat föreskriften nedan om publicering av dokument gällande planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi samt information om resultatet i Statens rapporteringstjänst (Netra), som administreras av Statskontoret.

Ikraftträdande

Denna föreskrift träder i kraft 1.1.2011. Med denna föreskrift upphävs den av Statskontoret 15.6.2006 utfärdade föreskriften avseende publicering av dokument gällande planering och uppföljning samt information om resultatet i statsförvaltningens internetrapportering (Netra) (207/03/2006).

Mer information

Mer information om frågor i anslutning till denna föreskrift lämnas av Statskontorets Förvaltningens styrning, tfn (09) 77 251 eller via e-post, adressen netra (at) valtiokonttori.fi.

Generaldirektör Timo Laitinen

Divisionschef Mikko Kangaspunta

För kännedom:
Statens revisionsverk

Föreskriftens tillämpningsområden

Denna föreskrift tillämpas vid publicering av dokument gällande planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi samt information om resultatet i Statens rapporteringstjänst (Netra). Föreskriften gäller ministerier och bokföringsenheter samt avseende publicering av dokument även statliga fonder utanför budgeten. Bokföringsenheten är ansvarig för publiceringen av informationen, även när det gäller de ämbetsverk och inrättningar som eventuellt tillhör bokföringsenheten.

Statliga fonder utanför budgeten publicerar åtminstone sitt bokslut i Statens rapporteringstjänst (Netra). ^[1] Publiceringen av övriga dokument är frivillig för fonderna.

I Statens rapporteringstjänst (Netra) kan, om det styrande ministeriet så föreskriver, även publiceras dokument gällande planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi samt information om resultatet för instanser utanför statens budgetekonomi (såsom samfund som lyfter statsstöd, affärsverk, offentliga inrättningar och stiftelser, statliga bolag). I sådana fall tillämpas denna föreskrift i tillämpliga delar i enlighet med eventuella anvisningar som ministeriet har utfärdat.

Offentlighet för information som omfattas av föreskriften

Dokument som upprättas under planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi är offentliga. I detta avseende följs lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) och förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999).

Om dokumentet (till exempel ett resultatavtal) med stöd av 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet innehåller annan än offentlig information, upprättas för denna informations del separata sekretessbelagda dokument, och i dessa görs en anteckning om sekretess enligt 25 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och 3 kap. i statsrådets förordning om informationssäkerheten inom statsförvaltningen. Vid klassificeringen av de sekretessbelagda dokumenten används fyra klasser (skyddsnivå I–IV). I anslutning till eller i stället för anteckningen om skyddsnivå kan i det sekretessbelagda dokumentet göras en separat anteckning om säkerhetsklassificering enligt 11 § 1 och 3 mom. i statsrådets förordning om informationssäkerheten inom statsförvaltningen. I sådana fall förses dokumentet med någon av anteckningarna ”erittäin salainen” (”ytterst hemlig”), ”salainen” (”hemlig”), ”luottamuksellinen” (”konfidentiell”) eller ”käyttö rajoitettu” (”begränsad tillgång”).

Publicering av dokument för planering och uppföljning

Planeringen och uppföljningen av de statliga ämbetsverkens och inrättningarnas verksamhet och ekonomi samt den tillhörande styrningen genomförs huvudsakligen i dokumentform. Vid verksamhets- och ekonomiplanering, resultatstyrning, budgetering och rapportering upprättas dokument om väsentliga frågor enligt föreskrifter och anvisningar från statsrådet, finansministeriet och Statskontoret. Dokument på statlig nivå och förvaltningsområdesnivå samt ämbetsverks- och inrättningsspecifika dokument publiceras i Statens rapporteringstjänst (Netra). Statskontoret ser till att dokumenten på statlig nivå hålls uppdaterade.

Publicerad information och dess klassificering

De dokument gällande planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi som ska publiceras i Statens rapporteringstjänst (Netra) finns fastställda i bilaga 1. Vid publiceringen av dokumenten tillämpas det enhetliga klassificeringssätt som presenteras i bilagan. Endast publiceringen av vissa dokument är obligatorisk. Andra i bilagan nämnda dokument bör dock publiceras, beroende på hur centrala de är vid planeringen och uppföljningen av verksamhet och ekonomi. Endast färdiga, godkända dokument publiceras i Netra-tjänsten. Av varje dokumentslag ska de tre senaste (färskaste) dokumenten vara synliga (t.ex. resultatavtalen för åren 2009, 2010 och 2011).

De för statens resultatstyrning mest betydelsefulla planerna är förvaltningsområdenas mål, resultatavtalen mellan ministeriet och de ämbetsverk och inrättningar som tillhör förvaltningsområdet samt den av riksdagen godkända statsbudgeten. Den viktigaste uppföljningsinformationen är bokslutet (särskilt verksamhetsberättelsen, som redogör för resultatet av verksamheten och utvecklingen av det samt dess effekt på utvecklingen av de samhälleliga verkningarna) och ministeriets ställningstaganden till bokföringsenhetens bokslut. Vid planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi upprättas även andra dokument som till sin natur mera är ministeriets, ämbetsverkets eller inrättningens egna förslag och planer och inte slutliga, ämnesberoende dokument som fastställts av riksdagen, statsrådet eller ett ministerium.

Förutom som styrande inom sitt förvaltningsområde fungerar ministerierna även som ämbetsverk och upprättar således dokument både på förvaltningsområdes- och ämbetsverksnivå. Alla de dokument som anges i bilaga 1 till denna föreskrift upprättas dock inte nödvändigtvis ur båda perspektiven, utan ett dokument på förvaltningsområdesnivå kan också innehålla uppgifter om ministeriet i egenskap av ämbetsverk. Dokument som gäller ett ministerium i egenskap av ämbetsverk publiceras i den mån de upprättas, och dokumenten namnges på ett sådant sätt att de tydligt särskiljs från dokument som behandlar hela förvaltningsområdet.

Publiceringssätt för information

Dokument som upprättas under planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi publiceras i Statens rapporteringstjänst (Netra) genom användning av webblänkar. Ett ämbetsverk eller en inrättning bygger en för dokumenten separat webbsida på webbplatsen, och denna webbsida länkas till Netra-tjänsten. Den tekniska uppbyggnaden och administrationen av webbsidan finns närmare beskrivna i en separat anvisning (se punkt 5). Om ett ämbetsverk eller en inrättning saknar en egen webbplats, kan dokumenten kopplas till en webbsida som innehåller dokument tillhörande ett ur verksamhetssynpunkt närstående ämbetsverk eller inrättning (exempelvis den bokföringsenhet som ämbetsverket eller inrättningen tillhör).

Adressen till den webbsida som innehåller dokument för ett ämbetsverks eller en inrättnings planering och uppföljning samt eventuella ändringar meddelas till Statskontoret på en för ändamålet reserverad plats i Statens resultatinformationssystem (se punkt 4.2) eller via e-post (netra (at) valtiokonttori.fi). Vid ändring av adressen informeras Statskontoret alltid utan dröjsmål.

Tidsfrister för publicering av information

Dokument som upprättas under planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi publiceras så snart som möjligt efter att de har godkänts. Dokument vars publicering är obligatorisk publiceras senast en vecka efter att de har godkänts. Bokslut ska vara publicerade senast en vecka efter den tidpunkt som bokslutet ska vara godkänt enligt förordningen om statsbudgeten (63 §) (15 mars året efter finansåret).

Publicering av information om resultatet

Resultatstyrning och resultatbudgetering bildar grunden för styrnings- och ledningssystemen vid statliga ämbetsverk och inrättningar. Vid resultatstyrningen styr ministerierna de ämbetsverk och inrättningar som lyder under ministerierna genom att avtala om resultatmålen och tilldela resurser för deras uppnående, samt genom att följa upp hur målen uppnås. Resultatstyrningen förpliktar ämbetsverk och inrättningar att rapportera resultatutfallet till ministeriet. Vid resultatbudgeteringen kopplas ett funktionellt perspektiv till ekonomin. Anslag som föreslås till statsbudgeten ska motiveras med prestationer, det vill säga med effektivitetsmål och funktionella resultatmål.

Publicerad information och dess klassificering

Den information om resultatet som ska publiceras i Statens rapporteringstjänst (Netra) finns fastställd i bilaga 2. Publiceringen av en del av informationen är frivillig. Informationen om resultatet består av resultatmålen och deras uppfyllande inklusive analyser för ämbetsverk och inrättningar samt ministeriernas ansvarsområden i sin helhet. Som huvudregel är det fråga om samma saker som ingår i resultatavtalen och om vars genomförande det rapporteras i resultatrapporterna och i redogörelserna för resultaten av verksamheten inom ministeriernas ansvarsområden.

Informationen om resultatet klassificeras enligt grundkriterierna för resultatet, som avses i 65 § i förordningen om statsbudgeten. Grundkriterierna för resultatet (resultatprisma) ^[2] består av samhällelig påverkan och resultatet av verksamheten. Grunder för resultatet av verksamheten är funktionell effektivitet, avkastning och kvalitetsledning samt hantering och utveckling av de intellektuella resurserna.

Förutom grundkriterierna för resultatet indelas informationen om resultatet efter till vilket budgetställe (huvudklass, avdelning, kapitel eller moment) resultatmålet har hänförts eller vilket det tillhör på grund av sitt sakinnehåll. Det tredje perspektivet vid klassificering av informationen om resultatet är informationens användningsändamål (statens budgetproposition, ett resultatavtal eller annan uppföljning eller statens bokslutsberättelse).

Ministerierna ansvarar för publiceringen av den information om resultatet som avser både hela deras ansvarsområde och deras egen verksamhet (ministeriet som ämbetsverk). Ämbetsverk och inrättningar vars verksamhet styrs av flera olika ministerier (till exempel närings-, trafik- och miljöcentralerna, regionförvaltningsverken) publicerar informationen om resultatet i sin helhet i Netra-tjänsten (det vill säga förknippat med ansvarsområdena för alla ministerier som styr ämbetsverkets eller inrättningens verksamhet). För informationen om resultatet i sin helhet ansvarar alltid det ministerium som det ifrågavarande ämbetsverket eller inrättningen tillhör administrativt, i samarbete med de övriga styrande ministerierna. Publiceringen av informationen om resultatet kan vid behov arrangeras så att ett enskilt ämbetsverk eller en enskild inrättning publicerar informationen för flera ämbetsverks eller inrättningars räkning.

Publiceringssätt för information

Information om resultatmålen och resultatutfall sparas i databasen i Statens rapporteringstjänst (Netra) via en webbförbindelse (Statens resultatinformationssystem)^[3]. Användning av Statens resultatinformationssystem förutsätter ett personligt användarnamn, som Statskontoret utfärdar till en systemadministratör som varje ämbetsverk eller inrättning utser separat.^[4] Systemadministratören administrerar de användare av resultatinformationssystemet som tillhör det egna ämbetsverket eller den egna inrättningen.

Uppgifterna om resultatmålen och resultatutfall matas in i Statens resultatinformationssystem med exakt samma lydelse som de har i de dokument som behandlar ämnet. Vid behov kan informationen delas upp i separat mål- och utfallsinformation.

Tidsfrister för publicering av information

Den slutgiltiga informationen om resultatmålen ska publiceras i Statens rapporteringstjänst (Netra) senast en vecka efter undertecknandet av resultatavtalet eller från tidpunkten då ministeriet eventuellt särskilt fastställer sina egna resultatmål och resultatmålen för förvaltningsområdet. Informationen om resultatutfallet för respektive år (de uppnådda resultaten) ska publiceras i Statens rapporteringstjänst (Netra) senast en vecka efter att bokslutet har godkänts.

Anvisningar som kompletterar föreskriften

Den tekniska uppbyggnaden av webbsidan som öppnas via Statens rapporteringstjänst (Netra) och innehåller dokument som har utfärdats vid planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi beskrivs närmare i en av Statskontoret utgiven Anvisning om uppställning av dokumentsidor för planering och uppföljning.^[5] Statskontoret har också publicerat en separat anvisning avseende användningen av Statens resultatinformationssystem (Statens resultatinformationssystem: Användarguide).^[6]

Bilaga 1 – Planerings- och uppföljningsdokument som publiceras i Statens rapporteringstjänst (Netra)

Dokument som utfärdas för planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi publiceras på en webbsida som ämbetsverket eller inrättningen bygger på sin webbplats, dit man länkas från Statens rapporteringstjänst (Netra). Dokumenten klassificeras i resultatstyrningsdokument och övriga planerings- och uppföljningsdokument. Resultatstyrningsdokumenten uppdelas vidare i planer och uppföljningsinformation. De övriga planerings- och uppföljningsdokumenten innehåller bl.a. anvisningar, planer, bedömningar och utredningar i anslutning till ämnet.

Förvaltningsområdets dokument

* Publiceringen av dokumentet är obligatorisk.

Bokföringsenhetens dokument

Bokföringsenheten är ansvarig för publiceringen av informationen, även när det gäller de ämbetsverk och inrättningar som eventuellt tillhör bokföringsenheten. Ämbetsverk och inrättningar publicerar till tillämpliga delar samma dokument som bokföringsenheterna.

* Publiceringen av dokumentet är obligatorisk.

Bilaga 2 – Information om resultatet som publiceras i Statens rapporteringstjänst (Netra)

Information om resultatmål och resultatutfall sparas i databasen i Statens rapporteringstjänst (Netra) via en webbförbindelse (Statens resultatinformationssystem). Informationen klassificeras på det sätt som beskrivs i punkt 4.1 i föreskriften (Publicerad information och dess klassificering). Obligatoriska grunder för klassificering är grundkriterierna för resultatet (resultatprisma), budgetstället (huvudklass, avdelning, kapitel, moment) samt användningsändamålet (statens budgetproposition, ett resultatavtal eller annan uppföljning eller statens bokslutsberättelse).

* Publiceringen av informationen är obligatorisk.