Bokföringsenheterna och Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning

Insamling och publicering av den statliga ekonomiförvaltningens indikatoruppgifter

Bakgrunden till strategin för den offentliga förvaltningen som publicerades 2020 är vetskapen om att det finländska samhället genomgår en kraftig brytningstid bland annat i och med den åldrande befolkningen, migration och digitalisering. Ett av de sex strategiska målen i strategin är att förvaltningens beredning och beslutsfattande är kunskapsbaserade och att den information som besluten baserar sig på är öppet tillgänglig. Förvaltningen kan fatta motiverade beslut och identifiera nya verksamhetsmöjligheter när den i stor utsträckning utnyttjar tillförlitlig och mångsidig information och skapar internationella partnerskap.

I en föränderlig verksamhetsmiljö säkerställs förvaltningens funktionsförmåga av att man inom förvaltningen utnyttjar högklassig information på ett mångsidigt sätt och utvecklar prognostiseringen systematiskt så att man vid behov snabbt kan skapa ett högklassigt kunskapsunderlag.

Genomförandet av den förändring som eftersträvas i strategin förutsätter bland annat följande åtgärder:

• systematisk prognostisering och framtidstänkande blir en central del av ledningen och berednings- och beslutsprocesserna
• kunskapsunderlag och nätverk som kan utnyttjas stärks och görs mångsidigare
• förmågan att öppna och utnyttja information och data i realtid utvecklas.

I regeringsprogrammet för Sanna Marins regering konstaterades att regeringen vill främja övergången till realtidsekonomi och göra Finland till en föregångarmarknad för realtidsekonomi. Ett omfattande ibruktagande av upphandlingsmeddelanden, elektroniska fakturor och kvitton uppmuntras. Den offentliga sektorn kommer att stå i främsta ledet för ibruktagandet. Statsförvaltningen föregår med gott exempel för andra samhälleliga aktörer och skapar en grund för att utvidga användningen till andra delar av samhället. För staten möjliggör ibruktagandet av den nya verksamhetsmodellen en smidigare process och ett kostnadsbesparande samarbete mellan olika aktörer.

Det världspolitiska läget och försök att påverka som kommer utifrån ställer krav på riskhanteringen inom ekonomiförvaltningen samt på en tätare integrering av processkontrollerna och -uppföljningen i den operativa verksamheten. Inom statsförvaltningen stöds processtyrningen av de gemensamma processerna inom ekonomiförvaltningen, de uppställda målen och de indikatorer som identifierats för att stöda måluppföljningen. Samtidigt säkerställs att man rör sig i en gemensam riktning liksom även möjligheterna att reagera på avvikelser.

Utöver de gemensamma processerna och verksamhetsstyrningen kan betydande effekter uppnås genom rätt och effektiv användning av de gemensamma datasystemen.

Statsförvaltningen är utsatt för tryck på effektivisering. Statens ekonomiförvaltning måste integreras helt i digitala processer med inbyggda tillräckligt automatiska, förebyggande kontroller. Följande stora praxis som främjar digitaliseringen är till exempel beställningsmeddelanden som statsförvaltningen skickar och digitala kvitton (eKvitto) som statsförvaltningen kräver före år 2025. Man strävar också efter att automatisera bokslutsprocesserna ytterligare.

År 2023 började man systematiskt samla in indikatorer som beskriver hur statens ekonomiförvaltning utvecklas och vilken effekt den har. Indikatoruppgifterna publiceras på webbplatsen granskaförvaltningen.fi, med undantag av procentandelen av statens inköpsfakturor som har behandlats automatiskt, som publiceras i Handi-Tiimeri. Insamlingen och publiceringen av indikatoruppgifter har inletts centraliserat utifrån de indikatoruppgifter som finns tillgängliga vid Statskontoret och Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet. Utifrån indikatoruppgifterna inleds vid behov åtgärder vid bokföringsenheten, förvaltningsområdets ministerium eller/och Statskontoret samt vid Palkeet.

I den här anvisningen beskrivs bakgrunden till och syftet med insamlingen av indikatoruppgifter för ekonomiförvaltningen, fasning och genomförande av insamling och publicering, uppgifter som samlas in i det första skedet samt uppföljning av indikatoruppgifter och relaterad handledning och stöd.

Denna anvisning kommer att uppdateras när det är aktuellt att börja förbereda sig på att producera nya indikatoruppgifter som inte har publicerats tidigare.

Ikraftträdande

Denna anvisning träder i kraft omedelbart.

Författningsgrund

Statskontoret kan meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen. (Lag om statsbudgeten 24 c § (757/2024)).

Ytterligare information

För mer information kontakta Statskontoret, tfn 0295 50 2000, e-post laskentatoimi(at)valtiokonttori.fi.

Avdelningschef Lasse Skog

Biträdande direktör Tanja Wistbacka

För kännedom

Statens revisionsverk

Finansministeriet, budgetavdelningen

Bakgrunden till och syftet med insamlingen av ekonomiförvaltningens indikatoruppgifter

Statskontoret, Finansministeriets budgetavdelning, statsförvaltningens utvecklingsavdelning och Palkeet utvärderade under 2023 i en gemensam arbetsgrupp de viktigaste utvecklingsobjekten inom statens ekonomiförvaltning under2020-talet. Bokföringsenheterna ombads kommentera utvecklingsplanen. Arbetets slutresultat, Utvecklingsplanen för statens ekonomiförvaltning, publicerades i juni 2024.

Av förändrings- och utvecklingsbehoven inom statens ekonomiförvaltning betonas säkerställande av funktionsförmågan i en föränderlig omvärld, produktion av mervärde för ledningen och kärnverksamheten samt utnyttjande av ny teknik, i synnerhet dataanalys och artificiell intelligens, i utvecklingen av ekonomiförvaltningens kvalitet, produktivitet och lönsamhet.

År 2020 utarbetade Palkeet och Statskontoret en färdplan för utvecklandet av ekonomiförvaltningen som stöd för styrningen av och kommunikationen om utvecklingsåtgärderna inom den statliga ekonomiförvaltningen. Färdplanen och indikatorerna för ekonomiförvaltningen behandlades i form av workshoppar med bokföringsenheterna hösten 2021 och våren 2022. Färdplanen uppdateras årligen enligt behov till exempel på grund av förändringar i verksamhetsmiljön.

Genom systematisk mätning kan man följa utvecklingen av produktiviteten och lönsamheten samt utvecklingens resultat och effektivitet.

Fasning av insamlingen av ekonomiförvaltningens indikatoruppgifter

Insamlingen och publiceringen av indikatoruppgifter har inletts med indikatorer för vilka den information som behövs vid beräkningen redan finns. Exempel på sådana indikatorer är särskilda kostnader inom bokföringsenhetens ekonomiförvaltning i förhållande till kostnaderna för bokföringsenhetens verksamhet (%) och den rapporterade arbetsmängden (årsverken) inom ekonomiförvaltningen i förhållande till statens/bokföringsenhetens totala årsverken (%).

Senare börjar man också samla in indikatoruppgifter som inte enbart handlar om insamling och beräkning av information, utan produktionen av indikatorvärden förutsätter också en kvalitativ utvärdering. Exempel på sådana indikatorer är utvärdering av verksamhetsmodellen (nuläget jämfört med målbilden) och helhetsprocessens mognad (nuläget jämfört med målbilden).

Slutligen är avsikten att inleda insamlingen av sådana indikatoruppgifter som är mest utmanande att samla in. Exempel på sådana indikatorer är genomlöpstiden för helhetsprocesserna, förmågan hos ekonomiförvaltningssystemens funktioner i förhållande till kontrollorganisationen samt bedömningen av ekonomiförvaltningens grundläggande kompetensnivå, nuläget jämfört med målbilden på skalan 1–5.

Centrala avgränsningar

Insamlingen och publiceringen av indikatoruppgifter begränsas till budgetekonomin, dvs. bokföringsenheterna. Således ingår till exempel inte statliga fonder utanför budgeten och affärsverk i målgruppen för denna anvisning.

Granskningen begränsas i fråga om indikatoruppgifter som rapporteras från Kieku till bokföringsenheter som använder Kieku. Indikatoruppgifter rapporteras inte för Försvarsmaktens och Statens ämbetsverk på Åland.

Uppgifter som samlas in och publiceras

De indikatoruppgifter som publiceras på webbplatsen granskaförvaltningen.fi presenteras i tabellen nedan. Uppgifterna samlas in och publiceras som information på statsnivå, som information på bokföringsenhetsnivå samt som information om tjänsteproduktionen enligt tabellen nedan. Uppgifterna kommer att samlas in och publiceras av Statskontoret. Tillgång till uppgifterna kräver Virtu-inloggning.

Relationstalen publiceras som %-tal.

Publicering

Ekonomiförvaltningens indikatoruppgifter, med undantag av procentandelen statliga inköpsfakturor som har behandlats automatiskt, publiceras på webbplatsen granskaförvaltningen.fi. Virtu-inloggning krävs. Praxis för publicering sköts av Statskontoret.

Statskontoret informerar bokföringsenheterna när det har publicerat indikatoruppgifter på webbplatsen granskaförvaltningen.fi.

Uppföljning av indikatoruppgifter och handledning och stöd i anslutning till uppföljningen

Bokföringsenhetens roll och uppgifter

Bokföringsenheten ställer upp årliga målvärden för ekonomiförvaltningens indikatorer och kommer överens med det styrande ministeriet om de mål som anses vara väsentliga. Bokföringsenheten för en aktiv dialog med det styrande ministeriet och vid behov även med Palkeet och Statskontoret för att utveckla bokföringsenhetens verksamhet i syfte att uppnå indikatorernas målvärden.

Ministeriets roll och uppgifter

Ministeriet kommer överens med bokföringsenheterna inom sitt förvaltningsområde om de årliga målvärdena för indikatorerna. Målvärdena ska basera sig på de målvärden för hela landet som publiceras på webbplatsen granskaförvaltningen.fi och som det avtalats om i resultatavtalen mellan finansministeriet och Statskontoret. Bokföringsenheternas indikatoruppgifter följs upp av ministeriet samt styr och stöder bokföringsenheterna i deras verksamhetsutveckling så att indikatorernas målvärden uppnås.

Palkeets roll och uppgifter

Palkeet ställer upp årliga mål och målvärden för serviceproduktionen inom ekonomiförvaltningen samt följer upp indikatoruppgifterna och vidtar vid behov åtgärder för att utveckla verksamheten och processerna. Palkeet och finansministeriet avtalar årligen om de mål som anses vara väsentliga och om deras målvärden.

Statskontorets roll och uppgifter

Statskontoret fastställer årliga målvärden för ekonomiförvaltningens indikatorer. Statskontoret ställer tillsammans med finansministeriet upp målvärden för de indikatorer som anses vara väsentliga. Statskontoret följer med indikatoruppgifterna och kontaktar vid behov bokföringsenheten och det styrande ministeriet för att stödja bokföringsenheten i utvecklingen av dess ekonomiförvaltning. Statskontoret följer också upp indikatoruppgifterna för Palkeets serviceproduktion samt styr och stöder Palkeet i dess verksamhetsutveckling.