Insamling och publicering av den statliga ekonomiförvaltningens indikatoruppgifter

Bokföringsenheterna och Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning

Bakgrunden till strategin för den offentliga förvaltningen som publicerades 2020 är vetskapen om att det finländska samhället genomgår en kraftig brytningstid bland annat i och med den åldrande befolkningen, migration och digitalisering. Ett av de sex strategiska målen i strategin är att förvaltningens beredning och beslutsfattande är kunskapsbaserad och att den information som ligger till grund för besluten är öppet tillgänglig. Förvaltningen kan fatta motiverade beslut och identifiera nya verksamhetsmöjligheter när den i stor utsträckning utnyttjar tillförlitlig och mångsidig information och skapar internationella partnerskap.

I en föränderlig verksamhetsmiljö säkerställs förvaltningens funktionsförmåga av att man inom förvaltningen utnyttjar högklassig information på ett mångsidigt sätt och utvecklar prognostiseringen systematiskt så att man vid behov snabbt kan skapa ett högklassigt kunskapsunderlag.

Genomförandet av den förändring som eftersträvas i strategin förutsätter bland annat följande åtgärder:

• systematisk prognostisering och framtidstänkande blir en central del av ledningen samt berednings- och beslutsprocesserna
• kunskapsunderlag och nätverk som kan utnyttjas stärks och görs mångsidigare
• förmågan att öppna och utnyttja information och data i realtid utvecklas.

I regeringens regeringsprogram, som leds av Sanna Marin, konstaterades att regeringen vill främja övergången till realtidsekonomi och göra Finland till en föregångarmarknad för realtidsekonomi. Ett omfattande ibruktagande av upphandlingsmeddelanden, elektroniska fakturor och kvitton uppmuntras. Den offentliga sektorn kommer att stå i främsta ledet för ibruktagandet. Statsförvaltningen föregår med gott exempel för andra samhälleliga aktörer och skapar en grund för att utvidga samhällsanvändningen till andra delar av samhället. För staten möjliggör ibruktagandet av den nya verksamhetsmodellen en smidigare process och ett kostnadsbesparande samarbete mellan olika aktörer.

Det världspolitiska läget och försök att påverka som kommer utifrån ställer krav på riskhanteringen inom ekonomiförvaltningen samt på en tätare integrering av processkontrollerna och -uppföljningen i den operativa verksamheten. Inom statsförvaltningen stöds processtyrningen av de gemensamma processerna inom ekonomiförvaltningen, de uppställda målen och de indikatorer som identifierats för att stöda måluppföljningen. Samtidigt säkerställs att man rör sig i en gemensam riktning och möjligheterna att reagera på avvikelser.

Utöver de gemensamma processerna och verksamhetsstyrningen kan betydande effekter uppnås genom rätt och effektiv användning av de gemensamma datasystemen. Genom kommande tillägg till Handi-tjänsten, ändringar i Kieku S/4 HANA och ökad AI-kontering digitaliseras processen och de gemensamma informationssystemens funktion effektiviseras.

Statens ekonomiförvaltning utsätts för effektiviseringstryck. Enligt prognoserna kommer det år 2030 att finnas cirka två tredjedelar färre anställda inom den statliga ekonomiförvaltningen jämfört med år 2022. Orsakerna till det minskade antalet personal är pensioneringar och frivillig övergång till arbetsgivare inom andra sektorer. När det gäller ålderspension grundar sig prognosen på Kevas beräkningar. Prognosen för annan pensionering (bl.a. invalidpension) och byte av arbetsplats till andra organisationer grundar sig direkt på siffrorna från föregående år.

Statens ekonomiförvaltning måste integreras helt i digitala processer med inbyggda tillräckligt automatiska, förebyggande kontroller. Följande stora praxis som främjar digitaliseringen är till exempel beställningsmeddelanden som statsförvaltningen skickar och digitala kvitton (eKvitto) som statsförvaltningen kräver före år 2025. Man strävar också efter att automatisera bokslutsprocesserna ytterligare.

År 2023 börjar man systematiskt samla in indikatorer som beskriver hur statens ekonomiförvaltning utvecklas och vilken effekt den har. Indikatoruppgifterna kommer att publiceras på webbplatsen granskaförvaltningen.fi. Insamlingen och publiceringen av indikatoruppgifterna inleds centraliserat med de indikatoruppgifter som finns tillgängliga vid Statskontoret och Palkeet. I det första skedet år 2023 förväntas bokföringsenheterna inte vidta åtgärder för att lämna in uppgifterna. Utifrån indikatoruppgifterna inleds åtgärder vid behov vid bokföringsenheten, förvaltningsområdets ministerium eller/och Statskontoret samt vid Palkeet.

I den här anvisningen beskrivs bakgrunden till och syftet med insamlingen av indikatoruppgifter för ekonomiförvaltningen, fasning och genomförande av insamling och publicering, uppgifter som samlas in i det första skedet samt uppföljning av indikatoruppgifter och relaterad handledning och stöd.

Denna anvisning kommer att uppdateras när det är aktuellt att börja förbereda sig på att producera indikatoruppgifter som samlas in i det andra och tredje skedet.

Ikraftträdande

Anvisningarna träder i kraft omedelbart.

Författningsgrund

Statskontoret kan meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen. (Lag om statsbudgeten 24 c § (1216/2003)).

Mer information

För mer information kontakta Statskontoret, tfn 0295 50 2000, e-post laskentatoimi(at)valtiokonttori.fi.

Divisionschef Lasse Skog

Biträdande direktör Tanja Wistbacka

För kännedom Statens revisionsverk

Finansministeriet, budgetavdelningen

Bakgrunden till och syftet med insamlingen av ekonomiförvaltningens indikatoruppgifter

Strategin för statens ekonomiförvaltning 2020 utarbetades under ledning av finansministeriet 2014. Riktlinjerna för strategin håller som bäst på att uppdateras, men de viktigaste riktlinjerna i strategin är fortfarande följande:

• Ekonomisk information och väsentlig ekonomisk kunskap som stöder ledningen och behoven inom beslutsfattandet erbjuds.
• För aktörerna inom ekonomiförvaltningen är arbetsfördelningen tydlig, liksom även deras roller och ansvarsområden inom serviceproduktionen, utvecklingen och styrningen.
• Gemensamma processer används i stor omfattning och Palkeets andel i ekonomiförvaltningens arbete ökas avsevärt.
• Ekonomiförvaltningens system är centraliserade och används av hela ekonomiförvaltningen.
• Kompetensen stöder den valda verksamhetsmodellen och finns på rätt plats.

År 2020 utarbetade Palkeet och Statskontoret en färdplan för utvecklandet av ekonomiförvaltningen som stöd för styrningen av och kommunikationen om utvecklingsåtgärderna inom den statliga ekonomiförvaltningen. Färdplanen och indikatorerna för ekonomiförvaltningen behandlades i form av workshoppar med bokföringsenheterna hösten 2021 och våren 2022. Färdplanen uppdateras årligen enligt behov till exempel på grund av förändringar i verksamhetsmiljön.

Genom systematisk mätning kan man följa upp hur de strategiska riktlinjerna för den statliga ekonomiförvaltningen, det vill säga målbilden, uppnås samt säkerställa utvecklingens resultat och genomslagskraft. Indikatorerna som är direkt kopplade till de strategiska riktlinjerna för den statliga ekonomiförvaltningen kommer att uppdateras när arbetet med att uppdatera de strategiska riktlinjerna för den statliga ekonomiförvaltningen är slutfört. Detta görs mycket sannolikt när det är aktuellt att börja förbereda sig på att producera indikatoruppgifter som samlas in i det andra skedet.

Utöver de allmänna indikatorerna för ekonomiförvaltningen följer man också upp hur projekten i färdplanen för utvecklandet av den statliga ekonomiförvaltningen har lyckats genomföra riktlinjerna för den statliga ekonomiförvaltningen. För projekten uppställs projektspecifika mål och deras konsekvenser för indikatorerna och deras värden bedöms, förändringar följs upp.

Fasning av insamlingen av ekonomiförvaltningens indikatoruppgifter

Insamlingen och publiceringen av indikatoruppgifter inleds med indikatorer för vilka den information som behövs vid beräkningen redan finns och är lättillgänglig. Exempel på sådana indikatorer är särskilda kostnader inom den statliga ekonomiförvaltningen i förhållande till kostnaderna för statens verksamhet (%), den rapporterade arbetsmängden (årsverken) inom ekonomiförvaltningen i förhållande till statens/bokföringsenhetens totala årsverken (%) samt procentandelen av beställningsbaserade inköpsfakturor.

Senast under år 2024 börjar man också samla in indikatoruppgifter som inte enbart handlar om insamling och beräkning av information, utan produktionen av indikatorvärden förutsätter också en kvalitativ utvärdering. Exempel på sådana indikatorer är utvärdering av verksamhetsmodellen (nuläget jämfört med målbilden), helhetsprocessens mognad (nuläget jämfört med målbilden) samt kvaliteten på betalningsrörelsens kontinuitetsplan.

Till sist (uppskattningsvis under år 2025) inleds också insamlingen av de indikatoruppgifter som det är mest utmanande att samla in. Exempel på sådana indikatorer är genomlöpstiden för helhetsprocesserna, förmågan hos ekonomiförvaltningssystemens funktioner i förhållande till kontrollorganisationen samt bedömningen av ekonomiförvaltningens grundläggande kompetensnivå, nuläget jämfört med målbilden på skalan 1–5.

Centrala avgränsningar

Insamlingen och publiceringen av indikatoruppgifter begränsas till budgetekonomin, dvs. bokföringsenheterna. Således ingår till exempel inte statliga fonder utanför budgeten och affärsverk i målgruppen för denna anvisning.

Granskningen begränsas i fråga om indikatoruppgifter som rapporteras från Kieku till bokföringsenheter som använder Kieku.

Uppgifter som samlas in och publiceras i den första fasen

I det första fasen, år 2023, kommer indikatoruppgifterna i tabellen nedan att samlas in och publiceras. Uppgifterna samlas in och publiceras som information på statsnivå, som information på bokföringsenhetsnivå samt som information om tjänsteproduktionen enligt tabellen nedan. Uppgifterna kommer att samlas in och publiceras av Statskontoret. Tillgång till uppgifterna kräver Virtu-inloggning.

Relationstalen publiceras som %-tal.

Publicering

Ekonomiförvaltningens indikatoruppgifter kommer att publiceras på webbplatsen granskaförvaltningen.fi bakom inloggningen i Virtu. Praxis för publicering sköts av Statskontoret.

Statskontoret informerar bokföringsenheterna när det har publicerat indikatoruppgifter på webbplatsen granskaförvaltningen.fi.

Uppföljning av indikatoruppgifter och handledning och stöd i anslutning till uppföljningen

Bokföringsenhetens roll och uppgifter

Bokföringsenheten ställer upp årliga målvärden för ekonomiförvaltningens indikatorer och kommer överens med det styrande ministeriet om de mål som anses vara väsentliga. Bokföringsenheten för en aktiv dialog med det styrande ministeriet och vid behov även med Palkeet och Statskontoret för att utveckla bokföringsenhetens verksamhet i syfte att uppnå indikatorernas målvärden.

Ministeriets roll och uppgifter

Ministeriet kommer överens med bokföringsenheterna inom sitt förvaltningsområde om mätarnas årliga målvärden. Målvärdena ska basera sig på de målvärden för hela landet som publiceras på webbplatsen granskaförvaltningen.fi och som det avtalats om i resultatavtalen mellan finansministeriet och Statskontoret. Bokföringsenheternas indikatoruppgifter följs upp av ministeriet samt styr och stöder bokföringsenheterna i deras verksamhetsutveckling så att indikatorernas målvärden uppnås.

Palkeets roll och uppgifter

Palkeet ställer upp årliga mål och målvärden för serviceproduktionen inom ekonomiförvaltningen samt följer upp indikatoruppgifterna och vidtar vid behov åtgärder för att utveckla verksamheten och processerna. Palkeet och finansministeriet avtalar årligen om de mål som anses vara väsentliga och om deras målvärden.

Statskontorets roll och uppgifter

Statskontoret fastställer årliga målvärden för ekonomiförvaltningens indikatorer. Statskontoret ställer tillsammans med finansministeriet upp målvärden för de indikatorer som anses vara väsentliga. Statskontoret följer med indikatoruppgifterna och kontaktar vid behov bokföringsenheten och det styrande ministeriet för att stödja bokföringsenheten i utvecklingen av dess ekonomiförvaltning. Statskontoret följer också upp indikatoruppgifterna för Palkeets serviceproduktion samt styr och stöder Palkeet i dess verksamhetsutveckling.