Innehållskrav på försäljningsfakturor – personbeteckningen bör förmedlas till kundregistret

Denna föreskrift gäller lagring av konsumentkunders personbeteckningar i kundregistret och förmedling av dem till försäljningsfakturor som dirigeringsdata.

Uppgifter om nya konsumentkunder ska sparas i kundregistret med personbeteckningar senast från och med den 1 april 2020. De kunduppgifter som sparats tidigare ska kompletteras med personbeteckningar före den 30 september 2020 om man fortsättningsvis skickar försäljningsfakturor till ifrågavarande konsumentkunder.

Statens bokföringsenheter bör erbjuda konsumenter allmänt använda och trygga kanaler för mottagning av fakturor. Sådana är bl.a. e-faktura samt fakturor som förmedlas via tjänsten Suomi.fi-meddelanden.

E-fakturor kan skickas till konsumenter endast om personbeteckningen framgår av fakturamaterialet. Personbeteckningar förmedlas alltid via en krypterad förbindelse och skrivs inte ut på fakturor.

Alla försäljningsfakturor som skickas ut på papper förmedlas från och med den 1 december 2020 till konsumentens elektroniska brevlåda i tjänsten Suomi.fi-meddelanden eller, om sådan saknas, till utskriftstjänsten. Fakturor förmedlas till tjänsten Suomi.fi-meddelanden utifrån personbeteckningen.

Ikraftträdande

Denna föreskrift träder i kraft den 1 april 2020.

Rättslig grund

Enligt lagen 24 c § (1216/2003) i lagen om statsbudgeten (423/88) kan Statskontoret meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen. Därtill meddelar statskontoret enligt 40 § (1786/2009) i förordningen om statsbudgeten (1243/92) närmare föreskrifter om skötseln av bokföringsenheternas betalningsrörelse och meddelar nödvändiga föreskrifter och anvisningar om de system som används vid skötseln av betalningsrörelsen och löneuträkningen.

En personbeteckning får behandlas, om det är viktigt att entydigt identifiera den registrerade för att tillgodose den registrerades eller den personuppgiftsansvariges rättigheter och uppfylla den registrerades eller den personuppgiftsskyldiges skyldigheter (29 § 1 mom. i dataskyddslagen). I lagen specificeras dessutom att en personbeteckning får behandlas vid kreditgivning och indrivning av fordringar (2 mom.).

Myndigheterna inom den offentliga förvaltningen förpliktas att använda de stödtjänster som fastställs i lag (Lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster 571/2016).

Övriga anvisningar

Anvisningar för god praxis inom processen Från beställning till indrivning (VK/1257/00.00.00.01/2018, utfärdade den 31 oktober 2018)

Mer information

Mer information om frågor som berör denna föreskrift kan fås från Statskontoret per e-post, verkkolaskutus(at)valtiokonttori.fi.

Distribution Statens bokföringsenheter, Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning

För kännedom Statens revisionsverk, Finansministeriet/budgetavdelningen