|
1.2
1.
Ändring och tidtabell
Produktionen i Kommunernas och välfärdsområdernas ekonomitjänst har börjat använda ett autentiseringssätt som grundar sig på Suomi.fi-identifikation 20.9.2022. Detta innebär att det tidigare inloggningssättet (e-post + lösenord) har försvunnit helt.
Länk till produktionen i informationstjänsten: Produktionen i Kommunernas och välfärdsområdernas ekonomitjänst
2.
Vad påverkas av förändringen?
Ändringen av autentiseringssättet påverkar hur man loggar in till produktionen i Kommunernas och välfärdsområdernas ekonomitjänst och uträttar ärenden för någon annan.
Rapporteringssätten för material förblir oförändrade. Materialet kan alltså skickas antingen via suomi.fi-informationsleden eller laddas upp som bilaga i informationstjänsten.
Möjligheten att använda Excel-datainmatningsapplikationen ändrar inte heller.
Funktionerna “kommentarer” och “godkännande” förblir oförändrade i informationstjänstens Godkännandetjänst. För att en person som har en kommentators- och godkännanderoll ska kunna använda dessa fullmakter i informationstjänsten ska fullmaktsansökan och själva fullmakten vara i sin ordning i tjänsten Suomi.fi-fullmakter.
3.
Åtgärder som krävs av kommunen, samkommunen och välfärdsområdet
Kommunernas, samkommunernas och välfärdsområdenas rapporteringsskyldighet till Statskontoret, Kommunernas och välfärdsområdernas ekonomitjänst, grundar sig på kommunallagen (Lag om ändring av kommunallagen 419/2021). Paragraf 120 a lyder:
”Kommunen ska trots sekretessbestämmelserna, i den form som krävs för interoperabilitet, till Statskontoret lämna de i 112 § avsedda uppgifterna om bokslut, delårsrapporter och kostnader samt de ekonomiska uppgifter som enligt vad som föreskrivs annanstans i lag eller med stöd av lag ska lämnas regelbundet. ”
Välfärdsområdenas rapporteringsskyldighet till Statskontoret grundar sig på lag om välfärdsområden (611/2021) 120 §, andra momentet:
”Välfärdsområdet ska trots sekretessbestämmelserna, i den form som krävs för interoperabilitet, till Statskontoret lämna de i 116 § avsedda uppgifterna om bokslut, delårsrapporter och kostnader samt de ekonomiska uppgifter som enligt vad som föreskrivs någon annanstans i lag eller med stöd av lag ska lämnas regelbundet. Välfärdsområdet svarar för att de uppgifter som lämnas är riktiga. Närmare bestämmelser om vilken information som ska produceras och om hur och när den ska produceras och lämnas får utfärdas genom förordning av statsrådet.”
För att uppfylla ovan nämnda skyldighet ska kommunen, samkommunen och välfärdsområden lämna
sin fullmaktsansökan i god tid i
tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande i Suomi.fi-fullmakter. Handläggningstiden för fullmaktsansökan visas under huvudrubriken på ovannämnd webbsidan.
De nuvarande ärendehanteringsrollerna (rapportör, kommentator, godkännare) överförs inte från Statskontoret till MDB:s Suomi.fi-tjänst. Kommunen, samkommunen och välfärdsområden ska själv se till att fullmakterna i fråga är i sin ordning i tjänsten Suomi.fi-fullmaktstjänster.
Varje fullmaktsärende ska sökas separat. Detta innebär att det inte räcker att kommunen eller samkommunen tidigare har gjort en fullmaktsansökan i en annan tjänst. Fullmakten för en roll i Kommunernas och välfärdsområdernas ekonomitjänst ska sökas separat.
Om ni ännu inte har gjort en fullmaktsansökan lönar det sig att ni snabbt bekantar er med anvisningarna för fullmaktsansökan. Själva ansökan i sig är inte komplicerad, men det lönar sig att reservera tillräckligt med tid för dokumentation och att skaffa de underskrifter som ni behöver i ansökan.
Mer information:
- Kommunallagen, paragraf 120 a (Finlex.fi)
- Lag om välfärdsområden 120 § (Finlex.fi)
- Tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande (suomi.fi)
3.1 Fullmaktsärenden som gäller Kommunernas och välfärdsområdernas ekonomitjänst och som används i Suomi.fi-fullmakter
De fullmaktsärenden (i fortsättningen fullmakter) som beskrivs nedan är de fullmakter med vilka kommunen, samkommunen och välfärdsområden befullmäktigar personer att agera för kommunen eller samkommunens räkning. För varje fullmakt, dvs. ärendehanteringsroll, ska kommunen eller samkommunen ge åtminstone en person fullmakt.
3.2 Fullmaktsrätt
Ni ska ansöka om fullmaktsrätt för den person i kommunen, samkommunen eller välfärdsområdet som kommer att ge andra aktörer fullmakt. Det lönar sig att ansöka om fullmaktsrättigheter för ett antal personer.
För en person för vilken ni söker fullmaktsrätt, ska ni söka fullmakt för alla tre roller i Kommunernas och välfärdsområdernas ekonomitjänst (att rapportera, kommentera och godkänna uppgifter). När personen i fråga har beviljats fullmaktsrätt beviljar han eller hon ärendefullmakter till alla de personer som kommunen eller samkommunen har beslutat att bevilja fullmakter. En person med fullmaktsrätt kan i fortsättningen bevilja och annullera fullmakter i självbetjäningen. Med andra ord uppdaterar denna person uppgifterna om innehavarna av fullmakter i Kommunernas och välfärdsområdernas ekonomitjänst.
Fullmaktsrätt: Ge fullmakt som företag eller samfund (Suomi.fi)
4.
Vem berörs av ändringen av autentiseringssättet?
Kommunen, samkommunen eller välfärdsområdet befullmäktigar personer att agera i sitt namn i olika roller (rapportör, kommentator och godkännare).
Om t.ex. bokföringen har lagts ut till en servicecentral eller en bokföringsbyrå ska kommunen, samkommunen eller välfärdsområdet se till att ge även dessa instanser de rätta fullmakterna.
Kommunen (en fullmaktsgivare) kan direkt ge en fullmakt till bokföringsbyråernas personer gällande olika fullmakter. Alternativt kan fullmakten ges till bokföringsbyrån (en ärendefullmakt) då bokföringsbyrån själv ger fullmakter till sin personal. I detta fall är bokföringsbyrån ansvarig för att upprätthålla fullmaktstagarens uppgifter, inte kommunen.
Observera att kommunen ansvarar för att de ekonomiska uppgifter som den rapporterar är korrekta i Kommunernas och välfärdsområdernas ekonomitjänst. Godkännarens fullmakt kan alltså inte läggas ut utanför kommunen, samkommunen eller välfärdsområdet.
Ansvarsfördelningen mellan den bokföringsskyldige, servicecentralen och systemleverantören beskrivs på Statskontorets webbplats Kommunekonomins tjänster: Ansvaret mellan den bokföringsskyldige, servicecentralen och systemleverantören
4.1 Administration av fullmakter, dvs. användaradministration
Kommunen, samkommunen och välfärdsområdet ansvarar själv för att administrera fullmakterna i tjänsten Suomi.fi-fullmakter. Efter ändringen av autentiseringssättet kan Statskontoret inte se vilka personer som befullmäktigats att sköta olika ärenden i Kommunernas och välfärdsområdernas ekonomitjänst. Om någons roll ändrar är det alltså kommunen, samkommunen eller välfärdsområdet som ansvarar för uppdateringen.
Om det uppstår frågor om användning eller annullering av Suomi.fi-fullmakter lönar det sig att kontakta MDB:s kundtjänst för organisationer:
- per telefon 0295 53 5115 (må–fr kl. 10–15)
- per e-post organisaatiopalvelut@dvv.fi
Kundtjänsten för organisationer betjänar företag och andra organisationer på finska, svenska och engelska. Kundtjänsten ger råd och hjälp med anknytning till alla tjänster som är riktade till organisationer.
5. Annat som ska beaktas
5.1 Kontaktpersonerna för kommuner och samkommuner
Eftersom Statskontorets vy över kommunernas, samkommunernas och välfärdsområdenasanvändare i Kommunernas och välfärdsområdernas ekonomitjänst försvinner när autentiseringssättet byts i februari-mars 2022, är det av största vikt att kommunen, samkommunen och välfärdsområdet håller kontaktuppgifterna till sin kontaktperson uppdaterade.
Kontaktpersonernas roll kommer att bli ännu viktigare i fortsättningen. Meddelanden som skickas automatiskt från Kommunernas och välfärdsområdernas ekonomitjänst styrs efter ändringen endast till de kontaktpersoner som ni meddelat Statskontoret. T.ex. om en rapportör har skickat material till informationstjänsten, får i fortsättningen endast kontaktpersonen meddelande om att materialet kan godkännas av rapportören Kommun XX. Dessutom riktas begäran om tilläggsuppgifter för rapporterade material till de utsedda kontaktpersonerna.
Om kontaktuppgifterna till kontaktpersonen behöver ändras gör ni detta på blanketten för att ändra uppgifterna
5.2 Förvaltningsstadga
Om ni uppdaterar kommunens förvaltningsstadga och derinierar namnteckningsrätt ska ni bedöma om e-tjänstens fullmakterna har beaktats och definierats tillräckligt i den.
6. Testtjänst
Länk till testtjänsten: Testtjänst för Kommunernas och välfärdsområdernas ekonomitjänst
Autentiseringssättet i testtjänsten för Kommunernas och välfärdsområdernas ekonomitjänst (usertest) ändras också så att det motsvarar Suomi.fi-identifikation. Autentiseringssättet skiljer sig dock från identifieringen i produktionen. Kommunen, samkommunen och välfärdsområdet befullmäktigar inte dem som använder testtjänsten. Därför behöver ni inte göra fullmaktsansökan för Kommunekonomins testtjänst.
Statskontoret skickar de koder som behövs för inloggning till alla kommuner, samkommuner och välfärdsområder. Koderna skickas till de kontaktpersoner som kommunen, samkommunen och välfärdsområdet har uppgett. Även andra, t.ex. systemleverantörer eller representanter för bokföringsbyråer, får nya användarnamn i stället för de nuvarande s.k. test-y-koderna.
Tidigare inloggningssättet (e-post + lösenord) har försvunnit helt i testtjänsten.
Alla rättigheter som skapats i testtjänsten är rättigheter på godkännarnivå. Detta gör det möjligt att hela testverksamheten sker inom ramen för en fullmakt, från rapportering till godkännande.
Kommunernas och välfärdsområdernas ekonomitjänst testtjänsten har börjat använda ett autentiseringssätt som grundar sig på Suomi.fi-identifikation 7.9.2022.