Hållbarhetsrapportering i statsförvaltningen

Statskontoret rekommenderar att alla statliga ministerier, ämbetsverk och inrättningar årligen utarbetar en hållbarhetsrapport om sin verksamhet med hjälp av denna anvisning. Rapporten kan utarbetas på förvaltningsområdes-, ämbetsverks- eller bokföringsenhetsnivå.

Rapporten omfattar ett kalenderår och publiceras före utgången av april följande år. Statskontoret ber att organisationen meddelar per e-post till kestavyys@valtiokonttori.fi när rapporten kommer att publiceras och i vilken form den publiceras.

Denna anvisning upphäver Statskontorets anvisning Ansvarsrapportering i statsförvaltningen av den 2 september 2021 (VK/69429/00.00.00.01/2021).

Denna anvisning hänvisar till ministerier, ämbetsverk och inrättningar med termen organisation.

Ikraftträdande

Denna anvisning träder i kraft 10.12.2024.

Ytterligare information

Förfrågningar relaterade till anvisningen kan skickas per e-post till adressen kestavyys@valtiokonttori.fi.

Ändringar i förhållande till den upphävda anvisningen

Den viktigaste uppdateringen av denna anvisning jämfört med den upphävda anvisningen finns i kapitel tre. Rapporteringen om hållbarheten vid ministerierna har förenhetligats med beskrivningen av hållbarhetsarbetet som ingår i resultatbilagan till regeringens årsberättelse. Således finns det separata anvisningar för rapporteringen till ministerierna. Anvisningarna för ämbetsverkens och inrättningarnas rapportering har förblivit oförändrade.

En annan ändring jämfört med den upphävda anvisningen är ändringen av terminologin. I Statskontorets upphävda anvisning Ansvarsrapportering i statsförvaltningen (VK/69429/00.00.00.01/2021) talas det framför allt om ansvarsrapportering. I den gällande anvisningen talar man om rapportering som hållbarhetsrapportering för att terminologin ska överensstämma med de europeiska och nationella bestämmelserna. Hållbarhet som term ger en tydligare hänvisning till utvecklingen av verksamheten i enlighet med hållbar utveckling jämfört med termen ansvar, och målen för hållbar utveckling skapar en grund för hållbarhets- och ansvarsarbetet i statsförvaltningens organisationer. Organisationerna kan dock om de så önskar använda till exempel benämningen hållbarhets- och ansvarsrapportering för sin rapportering och sitt arbete.

Dessutom innehåller anvisningen mer information och anvisningar om visionen, målen och indikatorerna för hållbarhets- och ansvarsarbetet i förhållande till den upphävda anvisningen (kapitel 4).

FN:s handlingsprogram för hållbar utveckling som ram för hållbarhetsrapporteringen

Ramen för hållbarhetsrapporteringen är Förenta nationernas (FN) handlingsprogram för hållbar utveckling (Agenda2030) och de 17 mål som ställts upp i programmet. Målet med handlingsprogrammet är att eliminera extrem fattigdom inom gränserna för jordens bärkraft. Målen för hållbar utveckling är omfattande och beroende av varandra. Det finns både lätt och svårt förutsägbara ömsesidiga beroendeförhållanden mellan målen och därför måste målen främjas samtidigt.

Inom ramen för de ekologiska ramvillkoren strävar man efter mänsklig välfärd. Tryggandet av en hållbar framtid ska beröra alla samhälleliga aktörer. Organisationerna inom statsförvaltningen har samhälleliga uppgifter som syftar till att producera det gemensamma bästa. Faktorer som hotar en hållbar framtid utmanar också genomförandet av de statliga organisationernas uppgifter, och därför måste hållbarhetseffekterna av den egna verksamheten, men också utmaningarna i verksamhetsmiljön, beaktas i allt högre grad som en del av alla statliga organisationers verksamhet (se till exempel den dubbla väsentligheten i EU:s direktiv om hållbarhetsrapportering). I organisationernas verksamhet bör man beakta konsekvenserna för flera generationers liv och framtid i stället för enbart nuet.

Varje organisation rapporterar hur den genom sin egen verksamhet bidrar till att uppnå 3–5 FN-mål för hållbar utveckling som den själv identifierat som de viktigaste med tanke på sin egen verksamhet. Fokus ligger på de uppnådda effekterna på de identifierade målen, antingen i form av en minskning av de negativa effekterna eller en ökning av de positiva effekterna. Detta är det samma som handavtrycket av organisationens verksamhet. Därtill rapporterar man om de direkta konsekvenserna av den egna verksamheten på verksamhetsmiljön. Detta är det samma som fotavtrycket av organisationens verksamhet.

Varje organisation identifierar själv vilka av FN:s mål för hållbar utveckling som inkluderas i rapporten, utifrån vilka mål som organisationen kan främja mest. Statskontoret ingriper inte i organisationernas val av mål.

Hållbarhetsrapporterna granskas inte i samband med revisioner. Statskontoret utarbetar ett sammandrag av rapporterna på statsnivå, som har till syfte att ge en helhetsbild för statsförvaltningens intressentgrupper och statsförvaltningen själv av det arbete inom statsförvaltningen som främjar hållbar utveckling.

Syftet med hållbarhetsrapporteringen

Hållbarhetsrapporten är ett verktyg i organisationens hållbarhetsarbete. Syftet med rapporteringen är att beskriva hur det gångna året har framskridit med tanke på de egna målen och visionen för den rapporterande organisationen. I rapporten beskrivs dessutom på vilket sätt statsförvaltningens organisationer beaktar hållbarhetsfrågor i sin verksamhet för organisationens centrala intressenter, samarbetspartner och även för allmänheten. Aktiv och transparent kommunikation om hur den egna verksamheten påverkar hållbar utveckling och verksamhetsmiljön är en viktig del av varje organisations verksamhet.

Grunden för hållbarhetsarbetet och hållbarhetsrapporteringen inom statsförvaltningen är att de gemensamma resurserna styrs och används för sådan verksamhet som är hållbar på lång sikt. På så sätt kan samhällets olika aktörer också bedöma hur statsförvaltningens organisationer deltar i att lösa utmaningarna för hållbar utveckling.

Ett enhetligt rapporteringssätt inom statsförvaltningen gör det lättare att erbjuda och få stöd mellan organisationerna. Medborgare, företag, föreningar och andra intressentgrupper har lättare att granska statsförvaltningens åtgärder för att främja hållbarhetsfrågor när rapporteringen har genomförts på ett så enhetligt sätt som möjligt. Statskontorets sammanfattning av hållbarhetsrapporterna tjänar i synnerhet detta syfte.

Statskontoret följer tillämpningen av hållbarhetsrapporteringsdirektivet (”CSRD”), som trädde i kraft i början av 2023, i företag och utvärderar dess tillämpningsmöjligheter inom statsförvaltningen. Information om arbetets framsteg kommer att meddelas separat.

Förhållandet till övrig rapportering

Anvisning till ministerierna

Ministeriernas hållbarhetsrapportering i enlighet med denna anvisning har samma innehåll som ministeriernas anvisningar om beskrivning av hållbarhetsarbetet i resultatbilagan till regeringens årsberättelse. Om ministeriet så önskar kan det dessutom utarbeta en separat och mer omfattande hållbarhetsrapport genom att tillämpa till exempel den del av dessa anvisningar som är riktad till ämbetsverk och inrättningar. I övrigt tolkas beskrivningen av ministeriets hållbarhetsarbete i resultatbilagan till årsberättelsen som ministeriets hållbarhetsrapportering. Denna beskrivning kan beaktas och inkluderas i Statskontorets sammanfattning av hållbarhetsrapporterna.

Längden som rekommenderas för ministeriernas beskrivning av hållbarhetsarbetet är tre sidor, varav största delen har reserverats i beskrivningen för det gångna rapporteringsåret. En halv sida är tillräckligt långt för att beskriva framtiden. Det är viktigt att ministerierna beaktar att den rapportering om hållbar utveckling som ingår i regeringens resultatbilaga ska genomföras inom ramen för tidtabellen för regeringens årsberättelse. Om det dessutom utarbetas en separat och mer omfattande hållbarhetsrapport rekommenderas att den publiceras senast före utgången av april.

Förhoppningen är att rapporten i första hand beskriver ministeriets handavtryck, dvs. de samhälleliga konsekvenserna för hållbarhetsmålen, men också verksamhetens fotavtryck, dvs. verksamhetens direkta konsekvenser för omvärlden.

Förhoppningen är att rapporten ska kunna ge en uppfattning om vilka hållbarhetsmål i FN:s Agenda 2030 som har den största genomslagskraften. Utfallet och effekterna av arbetet för hållbar utveckling kan beskrivas med hjälp av följande vägledande frågor:

• Vilka av de hållbarhetsmål som beskrivs i regeringsprogrammet, regeringens Agenda 2030-redogörelse, motiveringen till huvudklasser i statsbudgeten och/eller i ministeriets eget hållbarhetsprogram eller hållbarhetsstrategi har uppnåtts under rapporteringsåret?
• På vilket sätt har de identifierade målen för hållbar utveckling främjats under rapporteringsåret? Vilka projekt eller motsvarande som främjar hållbar utveckling har färdigställts under rapporteringsåret?
• Hur har verksamhetens fotavtryck minskats under rapporteringsåret? Om fotavtrycket inte har minskat, vad beror det på?
• Vilka hållbarhetsmål vill ministeriet bidra till att uppnå under de kommande åren? På vilket sätt kommer centrala hållbarhetsfrågor att beaktas i verksamheten i framtiden?

Anvisning för ämbetsverk & inrättningar

Innehållet i ämbetsverkens och inrättningarnas hållbarhetsrapporter och dess centrala element har inte förändrats nämnvärt jämfört med Statskontorets tidigare anvisningar.

Statskontoret rekommenderar att en separat hållbarhetsrapport utarbetas årligen med hjälp av denna anvisning.

Hållbarhetsarbete och rapportering om det

Vision

Denna anvisning fokuserar på att beskriva hur det lönar sig att rapportera om den egna organisationens hållbarhetsarbete. Det är dock viktigt att observera att rapporteringen endast är en del av organisationernas hållbarhetsarbete och en slutprodukt för att följa upp organisationens hållbarhetsarbete.

Det är viktigt att definiera en konkret och tydlig vision och mål för hållbarhetsarbetet. Visionen hjälper organisationen på vägen mot en långsiktig målbild. Det är viktigt att hålla visionen tillräckligt konkret för att man ska kunna bedöma uppnåendet av den även i en utomståendes ögon. Ambitionsnivån bör också vara hög, eftersom visionen är avsedd att motivera och främja det långsiktiga arbetet. I visionen lönar det sig att sträva efter att beskriva en tydlig målbild i stället för att beskriva verksamheten.

Exempel 1

Organisationens vision för 2040 är “vi främjar hållbar utveckling i samhället”. Här är visionen ganska abstrakt och beskriver verksamheten starkare än önskat slutresultat. Organisationen beslutar att förnya visionen till “i all vår verksamhet väljer vi alltid ett mer hållbart alternativ”.

Att mäta och granska den egna verksamhetens effektivitet är en utmanande uppgift. Det är svårt att bedöma vilken effekt en enskild organisation har på omfattande samhällsfrågor, men det lönar det sig inte att låta bli att utföra arbetet av den orsaken. Den egna verksamhetens samhälleliga genomslagskraft kan åskådliggöras med hjälp av en internationellt känd iooi-metod.

Iooi-modellen är ursprungligen en metod som skapats av Bertelsmann Stiftung för att åskådliggöra samhällelig effektivitet. Modellen synliggör de steg som behövs för att uppnå samhällelig effektivitet och visar förhållandena mellan dem. Modellen kan utnyttjas som en del av organisationens hållbarhetsrapportering eller dess processer. Modellens bokstavsförkortningar hänvisar till följande begrepp:

• • I, dvs. input, hänvisar till resurser som används och insatser
  • O dvs. output, avser mätbart arbete
  • O dvs. outcome, hänvisar till påverkan, dvs. åstadkomma förändring hos människor eller strukturer
  • I dvs. impact, avser effektivitet, dvs. mer omfattande välfärd eller samhällelig nytta

Modellen kan användas på olika sätt. Effekterna av den egna verksamheten kan granskas och bedömas till exempel genom att:

• • genom att börja fundera på önskad effektivitet och fortsätta att granska effekterna, handlingarna samt resurserna och processerna,
  • genom att börja fundera på önskad effektivitet och sedan börja granska resurser och insatser eller granska effekterna av en enskild verksamhet eller åtgärd genom att börja fundera på resurser och insatser

Exempel 2

Organisationen vill fundera närmare på sin samhälleliga genomslagskraft och utnyttja iooi-modellen. Organisationen vill eftersträva samhällelig genomslagskraft i enlighet med mål 13 för hållbar utveckling (att vidta omedelbara åtgärder för att bekämpa klimatförändringen och dess konsekvenser) och främja lättillgänglig och begriplig information som organisationer och medborgare kan utnyttja i sin vardag. Enligt modellen ska organisationen börja med att fundera på:

• Hurdan effekt eftersträvas?
  • • Samhällets olika aktörer stävjar klimatförändringen
    • Vilka enskilda effekter borde man åstadkomma för att den eftersträvade effekten ska kunna uppstå?
    • Människors och organisationers information om ämnet och deras egna påverkningsmöjligheter måste ökas
    • Tack vare material och evenemang får människorna bättre förståelse för klimatförändringen
    • Under evenemangen får organisationer och individer praktiska tips och metoder för sitt dagliga arbete
    • Organisationer och individer utvecklar sin verksamhet så att den blir mer hållbar
• Vilka konkreta åtgärder skulle vi kunna vidta för att få önskade effekter?
  • • Workshoppar för organisationer och medborgare om klimatförändringens konsekvenser och vilka åtgärder aktörerna kan vidta
    • Andra evenemang med låg tröskel där man kunde lära sig mer och där man utnyttjar olika metoder – till exempel naturpromenader, spelifiering
    • Informationspaket
• Vilka resurser och insatser måste vi utnyttja för att kunna vidta konkreta åtgärder?
  • • Personalens arbetstid för att ordna tillställningar och producera material
    • Pengar
    • Sakkunskap & utbildning
    • Material

Rapportering om verksamhetens handavtryck och identifiering av målen för hållbar utveckling

Organisationerna inom statsförvaltningen har sannolikt effekt antingen indirekt eller direkt på nästan alla mål för hållbar utveckling. Att identifiera väsentliga mål hjälper organisationen att allokera sina resurser till det mest effektiva arbetet.

I handlingsprogrammet Agenda 2030 ingår följande 17 mål för hållbar utveckling, av vilka organisationen identifierar 3–5 mål med tanke på organisationens egen verksamhet och rapporteras:

1. Att avskaffa all form av fattigdom överallt.

2. Att avskaffa hunger, uppnå tryggad livsmedelsförsörjning, uppnå en bättre kosthållning och främja ett hållbart jordbruk.

3. Att säkerställa att alla kan leva ett hälsosamt liv och verka för alla människors välbefinnande i alla åldrar.

4. Att säkerställa en inkluderande och jämlik utbildning av god kvalitet och främja livslångt lärande för alla.

5. Att uppnå jämställdhet, och alla kvinnors och flickors egenmakt.

6. Att säkerställa tillgång till och hållbar vatten- och sanitetsförvaltning för alla.

7. Att säkerställa att alla har tillgång till tillförlitlig, hållbar och modern energi till en överkomlig kostnad.

8. Att verka för en inkluderande och långsiktigt hållbar ekonomisk tillväxt, full och produktiv sysselsättning med anständiga arbetsvillkor för alla.

9. Att bygga upp en motståndskraftig infrastruktur, verka för en inkluderande och hållbar industrialisering och främja innovation.

10. Att minska ojämlikheten inom och mellan länder.

11. Att städer och bosättningar ska vara inkluderande, säkra, motståndskraftiga och hållbara.

12. Att främja hållbara konsumtions- och produktionsmönster.

13. Att vidta omedelbara åtgärder för att bekämpa klimatförändringarna och dess konsekvenser.

14. Att bevara och nyttja haven och de marina resurserna på ett hållbart sätt i syfte att uppnå en hållbar utveckling.

15. Att skydda, återställa och främja ett hållbart nyttjande av landbaserade ekosystem, hållbart bruka skogar, bekämpa ökenspridning, hejda och vrida tillbaka markförstöringen samt hejda förlusten av biologisk mångfald.

16. Att främja fredliga och inkluderande samhällen för hållbar utveckling, se till att alla har tillgång till rättvisa samt bygga upp effektiva och ansvarsskyldiga och inkluderande institutioner på alla nivåer.

17. Att stärka genomförandemedlen och återvitalisera det globala partnerskapet för hållbar utveckling.

Målen för hållbar utveckling och delmålen för varje mål har sammanställts i bilaga 2.

När man identifierar målen för hållbar utveckling är det skäl att utgå från organisationens verksamhet och särskilt fundera på vilka saker organisationen kan påverka i sin egen verksamhet. Om någon av organisationens uppgiftshelheter har ett omfattande verkningsområde, men organisationen knappt kan påverka genomförandesättet eller slutresultatet, är det skäl att fundera på om det lönar sig att göra temat till en betydande del av organisationens hållbarhetsarbete.

Utöver ovan nämnda mål innehåller handlingsprogrammet 169 delmål och 231 indikatorer, utifrån vilka man globalt följer upp hur handlingsprogrammet uppnås. Både delmålen och indikatorerna kan utnyttjas i den egna organisationens arbete. I synnerhet med hjälp av delmålen kan organisationerna precisera sin egen effekt på målen för hållbar utveckling. I delmålen finns mål som är markerade både med siffror och i text. Mål som markerats med siffror (till exempel 1.1) är målbilder, medan mål som skrivits ut i text (till exempel 1.a) är metoder för att uppnå målen.

Uppnåendet av målen för hållbar utveckling följs upp årligen globalt. Organisationerna kan utnyttja dessa rapporter när de funderar på vilka utmaningar de vill delta i att lösa.

Delmål och mätare

Vid sidan av visionen för hållbarhetsarbetet är det skäl att lyfta fram tydliga och konkreta mål som leder organisationen mot visionen, om de förverkligas. När målen ställs upp lönar det sig att utnyttja SMART-kriterierna. Enligt kriterierna är goda och tydliga mål:

• • S, dvs. specific, hänvisar till konkreta handlingar och tydlighet
  • M, dvs. measurable, hänvisar till mätbarheten
  • A, dvs. achievable, hänvisar till genomförbarhet och målmedvetenhet
    
  • R, dvs. relevant, hänvisar till väsentlighet med tanke på den egna verksamheten
  • T, dvs. time-bound, hänvisar till tidsbundenhet

Det lönar sig att ställa upp delmål för perioder av olika längd. Lämpliga tidsperioder är till exempel ett, tre, fem och/eller tio år. Det är skäl att ställa upp delmål som om de förverkligas hjälper till att uppnå det långsiktiga målet, om organisationen ställer upp ett långsiktigt mål till exempel om tio år.

Mätarna bör alltid ställas i förhållande till målen. I hållbarhets- och ansvarsarbetet har indikatorerna inte ett egenvärde, utan de är avsedda att hjälpa organisationen att bedöma hur framgångsrik den är i att uppnå sina mål.

Tydliga och konkreta mål skapar en stabil grund för att fastställa indikatorer.

Exempel 3

Organisationen ställer som kortsiktigt mål upp att varje anställd efter tre år ska ha avlagt en kurs i hållbarhetskompetens och identifierat de viktigaste hållbarhetseffekterna av sitt eget arbete.

Utifrån dessa skapar organisationen två indikatorer. En är en processmätare för att granska hur många av organisationens anställda som med godkänt resultat har avlagt kursen i hållbarhetskompetens. I den andra indikatorn samlar organisationen internt in information om huruvida organisationens team har identifierat de centrala hållbarhetseffekterna av sitt arbete och går igenom att identifieringen av effekterna är jämn genom hela organisationen.

Det är alltid skäl att fastställa en utgångsnivå för mätarna, varifrån organisationen inleder sitt arbete samt den nivå som eftersträvas. Den som läser rapporten ska ha klart för sig vad förändringarna i mätarvärden innebär.

Rapportering om verksamhetens fotavtryck

Verksamhetens fotavtryck utgörs av de direkta konsekvenser som organisationens existens och verksamhet medför för sin verksamhetsmiljö. Centrala faktorer som traditionellt rapporteras i samband med fotavtrycket är verksamhetens utsläpp (till exempel tjänstebilar, lokaler, servering), upphandlingar, personalens välbefinnande samt den egna verksamhetens transparens

Fotavtrycket kan delas in i olika dimensioner, till exempel ekologiska, sociala, ekonomiska och kulturella. Det är bra att observera att även om olika faktorer i fotavtrycket kan granskas i dessa olika dimensioner, är fotavtryckets olika dimensioner mycket tätt sammankopplade. Organisationen kan om den så önskar behandla sitt fotavtryck i sin rapport via olika dimensioner. Då kan man i rapporten behandla det ekologiska, sociala och ekonomiska fotavtrycket i egna kapitel. Alternativt kan rapporten också behandla de största delområdena i fotavtrycket, såsom upphandlingar, med tanke på både den ekologiska, ekonomiska och sociala dimensionen.

Bilden nedan kan utnyttjas som en del av granskningen av olika kopplingar i fotavtrycket. Till exempel temat resor anknyter till alla dimensioner av fotavtrycket. Genom att minska resorna kan man minska både de ekonomiska kostnaderna och utsläppen beroende på färdsätt, men det kan också försämra individernas sociala identitet eller möjligheter att delta i till exempel internationella möten eller möten som överskrider organisationsgränserna. Observera att beskrivningen nedan endast är en tolkning av faktorerna i fotavtrycket och deras kopplingar.

När man rapporterar om verksamhetens fotavtryck är det skäl att fokusera på de delområden som organisationen själv kan påverka. I statsförvaltningens verksamhetsområde har ansvaret för många faktorer som påverkar verksamhetens fotavtryck centraliserats till koncernaktörer. Den rapporterande organisationen rapporterar inte helheter som är på koncernaktörers ansvar, eftersom dessa också bär ansvaret för hållbarheten och ansvarsfullheten i den service de erbjuder.

Gränsdragningen mellan när ärendet hör till organisationens fotavtryck och när det hör till handavtrycket är inte alltid entydig. Till exempel upphandlingar kan å ena sidan höra till organisationens fotavtryck och för andra höra till organisationens handavtryck till exempel via mål 12 för hållbar utveckling. När man funderar på om någon verksamhet är organisationens hand- eller fotavtryck kan man granska saken till exempel ur följande synvinklar:

• har de direkta konsekvenserna i första hand påverkan utanför organisationen (handavtryck) eller organisationens interna verksamhet (fotavtryck)?
• är åtgärdens ekonomiska värde i förhållande till organisationens övriga verksamhet stort (handavtryck) eller litet (fotavtryck)?
• har relativt mycket resurser kopplats till verksamheten i förhållande till organisationens övriga verksamhet (handavtryck)?
• är åtgärdens samhälleliga genomslagskraft utanför organisationen exceptionellt stor eller betydande (handavtryck)?

Rapportens struktur och publiceringssätt

Det finns flera bra alternativ till hållbarhetsrapportens struktur. Valet av struktur påverkas bland annat av organisationens verksamhet, tyngdpunkterna i hållbarhetsarbetet och organisationsstrukturen. Därför är det omöjligt att exakt definiera en struktur för hållbarhetsrapporten som lämpar sig för alla organisationer. Statskontoret rekommenderar att rapporten innehåller helheter enligt följande grundstruktur som kompletteras med element som är centrala med tanke på den egna verksamheten. Organisationen kan själv överväga och tillämpa rapportens egentliga struktur, rubriker och presentationsordning.

• Ledningens bekräftelse av rapporten
• Beskrivning av organisationen som avger rapporten
  • Effekt på verksamhetsmiljön och möjligheter att främja hållbarhet
  • Mål för verksamhetens hållbarhet
• Handavtrycket för FN:s mål för hållbar utveckling som identifierats som betydande
• Fotavtryck, det vill säga verksamhetens direkta inverkan på verksamhetsmiljön
• Beskrivning av hur rapporten utarbetats

Avsnitten har ingen riktningsgivande längd. Om möjligt ska de innehålla all väsentlig information som behandlar ämnet. Det viktigaste är att rapporten är så läsbar som möjligt.

För att öka visualiteten lönar det sig att i rapporten utnyttja kommunikationsmaterialet för FN:s Agenda 2030 och hållbarhetsmålen. Observera att målen för hållbar utveckling ska följa FN:s anvisningar. Endast kommunikationsmaterial som saknar FN:s symbol får användas.

Organisationen bestämmer själv den tekniska formen för rapporten. Rapporten publiceras i den publikationsformen som sannolikt bäst tjänar organisationens viktigaste intressentgrupper. Publikationsformen ska dock uppfylla tillgänglighetskriterierna (Lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019)). Oberoende av publikationsformatet ska uppmärksamhet fästas vid att rapporten är tydlig och lättläst.

Att producera en hållbarhetsrapport som eget webbinnehåll betjänar olika intressentgrupper på ett brett sätt, eftersom en webbplats ofta är den visuellt mest fungerande lösningen. En rapport som producerats som webbinnehåll ska vara lättillgänglig för läsarna på organisationens webbplats. Webbplatsen ska också ha tidigare års rapporter eller länkar till dem, när det finns sådana.

Den enklaste publiceringsformen är en pdf-fil som laddas upp på organisationens webbplats. Pdf-formatet är dock inte lika läsbart och lättillgängligt som sådana helheter som visas direkt på en webbplats.

Statskontoret ber er årligen meddela per e-post när rapporten för föregående år kommer att publiceras och i vilken form, före utgången av april till adressen kestavyys@valtiokonttori.fi. Statskontoret samlar alla rapporter som publicerats inom statsförvaltningen på sin webbplats och gör upp ett sammandrag av de publicerade rapporterna.

Organisering av hållbarhetsrapporteringen

Ledningens roll

Det rekommenderas att organisationens högsta ledning förbinder sig till organisationens hållbarhetsarbete och tydligt meddelar om detta. Det är viktigt att se till att det finns resurser för hållbarhetsarbetet, att aktörer från olika delar av organisationen deltar i arbetet och att arbetet är en fast del av all verksamhet inom organisationen. För att arbetet för hållbar utveckling och rapporten om den ska vara trovärdiga är det viktigt att ledningen deltar i rapporteringsprocessens olika skeden, åtminstone som en bekräftande part. Det rekommenderas dock att även organisationens ledningsgrupp regelbundet behandlar hållbarhetsfrågor.

Syftet med den rapporterande organisationsledningens bekräftelse är att informera den som läser rapporten om att ledningen har förbundit sig till hållbarhetsarbetet och -rapportens innehåll. Bekräftelsen kan uttryckas på ett sätt som passar den egna organisationen, till exempel som ett omnämnande i rapporten, eller ett separat förord eller i ledningens översikt.

Förordet till rapporten eller ledningens översikt är dessutom värdefulla delar där ledningens företrädare kan informera om organisationens långsiktiga vision, mål och planer för hållbarhetsarbetet.

Ansvarspersoner för hållbarhetsrapporteringen

En förutsättning för en högklassig hållbarhetsrapportering är ett omfattande och kontinuerligt hållbarhetsarbete i organisationen. En utmaning i organisationernas hållbarhetsarbete och hållbarhetsrapportering är att de på grund av sin omfattning anses höra till hela organisationens ansvar utan att egentliga ansvarspersonerna utses. Utarbetandet av hållbarhetsrapporten blir i bästa fall betydligt lättare när hållbarhetsarbetet är systematiskt och välorganiserat i organisationen.

Eftersom hållbarheten genomsyrar all verksamhet är det ofta till hjälp att organisationen sammanställer en egen hållbarhetsarbetsgrupp eller ett nätverk där medlemmar samlas från olika delar av organisationen för att främja den. Arbetsgruppens eller nätverkets uppgift är att kontinuerligt främja organisationens hållbarhet och det arbete som beskrivs i den årliga hållbarhetsrapporten utförs för den året runt.

Det är bra att få med åtminstone en deltagare från organisationens kommunikation i rapporteringsarbetet. Det lönar sig att regelbundet byta ut de personer som deltar i hållbarhetsarbetet i en arbetsgrupp eller ett nätverk. Det är inte ändamålsenligt att arbetet varaktigt utförs av en viss arbetsgrupp eller person, eftersom det behövs synpunkter och kompetens för hållbarhetsarbetet från olika håll i organisationen.

Ytterligare information

Information som kompletterar anvisningen finns på Statskontorets webbplats.

Förfrågningar relaterade till anvisningen kan skickas per e-post till adressen kestavyys@valtiokonttori.fi.

Material & källor som använts i anvisningen

Aistrich, Matti. (2014). Kannattaako vaikuttavuutta yrittää mitata? Sitra. 3.3.2014. Saatavissa: https://www.sitra.fi/artikkelit/kannattaako-vaikuttavuutta-yrittaa-mitata/.

Anoschkin, Katja. (2019). Vaikuttavuuden jäljillä: Opas yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kehittämiseen. Hyvän mitta -hanke.

Doran, George T. (1981). There’s a SMART Way to Write Management’s Goals and Objectives. Journal of Management Review, 70, 35–36.

Heliskoski, J., Humala, H., Kopola, R., Tonteri, A. & Tykkyläinen, S. (2018). Vaikuttavuuden askelmerkit: Työkaluja ja esimerkkejä palveluntuottajille. Sitran selvityksiä 130.

Utdelning

Ministerier, ämbetsverk och inrättningar

För kännedom

Statsrådets kansli, Statens revisionsverk, Finansministeriet/avdelningen för utveckling av statsförvaltningen

Bilagor

Bilaga 1: Målen och delmålen för handlingsprogrammet för hållbar utveckling Agenda2030

Bilaga 2: Global indikatorram för målen för hållbar utveckling