Godkännande av verifikat i servicecentret

Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten

Enligt 43 § (1435/2014) i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) ska registreringarna basera sig på daterade, numrerade och godkända verifikat som verifierar bokföringshändelsen. Övriga verifikat än sådana som uppvisar budgetbokföring kan godkännas i servicecentret på det sätt som statskontoret bestämmer.

Statskontoret har den 19 maj 2017 gett en föreskrift om godkännande av verifikat i servicecentret (VK/314/00.00.00.01/2017). Denna anvisning preciserar ovan nämnda föreskrift. Anvisningen behandlar arbetsfördelningen mellan bokföringsenheten och servicecentret gällande godkännandet av verifikat. Anvisningen innehåller dessutom exempel på dokument som inte omfattas av kraven på godkännande av verifikat. Anvisningen har gjorts upp i samarbete med Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet).

Ikraftträdande

Denna anvisning träder i kraft omedelbart och häver Statskontorets anvisning från 30.10.2015 Godkännande av verifikat vid servicecentret (VK/927/00.01/2015).

Ytterligare information

Ytterligare uppgifter i frågor som berör den här anvisningen fås från Statskontorets division Ekonomi och personal, tfn 0295 50 2000 eller per e-post på ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.

Divisionschef Mikko Kangaspunta

Ekonomiförvaltningsspecialist Veera Mäki

För kännedom: Statens revisionsverk

Palkeet

Godkännande av verifikat vid servicecentret

Om godkännande av verifikat vid servicecentret

Enligt 43 § i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) (1435/2014) kan övriga verifikat än sådana som uppvisar budgetbokföring godkännas i servicecentret på det sätt som statskontoret bestämmer. Statskontoret har den 19 maj 2017 givit föreskriften Godkännande av verifikat i servicecentret (VK/314/00.00.00.01/2017) som definierar vilka verifikat som kan godkännas vid servicecentret (nedan Palkeet). Dessa anvisningar preciserar ovan nämnda föreskrift.

Enligt (1243/1992) 39 § (1786/2009) i förordningen om stadsbudgeten ska ämbetsverket eller inrättningen som ett led i förfarandena inom den interna kontrollen enligt 69 § försäkra sig om att anslaget är tillräckligt och att statens inkomster inom ämbetsverkets eller inrättningens verksamhetsområde tas ut och dess utgifter betalas på behörigt sätt till rätt belopp.

En bokföringsenhet kan inte ge Palkeet i uppgift att godkänna verifikat som verifierar budgetutgifter utan dessa verifikat godkänns alltid i bokföringsenheten och på enhetens ansvar. I bokföringsenhetens ekonomistadga ska finnas bestämmelser om granskning och godkännande av budgetutgifter.

Palkeet ska förhindra riskfyllda arbetskombinationer. I behandlingen av betalningar som betalas ut enligt pappersverifikat ska man säkerställa att uppgifterna sparas korrekt. Personalen vid Palkeet får inte ha rättigheter att ändra på innehållet i utgifter som ämbetsverket godkänts för betalning. De personer som sparar betalningarna får inte ha rätt att ändra på betalningens mottagaruppgifter.

Behandling av utgiftsverifikat och utgiftskontoutdrag

Grundantagandet för statens gemensamma ekonomi- och personalförvaltning är att endast godkända utgifter betalas. Detta innebär att alla bokföringsenheter sakgranskar och godkänner alla budgetutgiftsverifikat och endast utgifter som godkänts på behörigt sätt överförs till inköpsreskontran. Detta innebär att det i regel inte får finnas andra betalningsprestationer än sådana för godkända verifikat på utgiftskontoutdraget. Bankernas serviceavgifter och valutabetalningarnas kursskillnader är ett identifierat undantag till denna regel.

Transaktionerna på kontoutdragsverifikaten är i regel finansiella transaktioner och inte inkomster eller utgifter och verifikatet verifierar i allmänhet en bokföring mellan affärsbokföringens balanskonton. Enligt föreskriften Godkännande av verifikat i servicecentret given av Statskontoret kan kontoutdragsverifikat som inte är bevis för en budgettransaktion godkännas i Palkeet. Med godkännande avses här att säkerställa att bokföringsregistreringen och den process som föregår den är korrekt. Någon särskild sakgranskning av cirkuleringen av verifikatet görs inte, utan den som godkänner verifikatet ansvarar också för att det dokument som verifierar annat än budgetutgiften är korrekt både när det gäller fakta och siffror.

Verifikat som verifierar rättelse- och överföringsregistreringar enligt 45 § i förordningen om statsbudgeten vars registrering ändrar beloppet av en budgetutgift eller ett budgetkonto som fastställts i den detaljerade indelningen av budgeten godkänns på bokföringsenheten.

I behandlingen av betalningar som returnerats till transaktionskontot ska Palkeet förhindra riskfyllda arbetskombinationer och vid behov ska behandlingen och godkännandet av returneringen flyttas över tillbaka till bokföringsenheten.

I produktionsprocessen hos de kunder hos Palkeet för vilka Palkeet godkänner kontoutdragshändelserna ska Rondo heltäckande övervaka följande saker:

• En överföring direkt till betalning har hindrats så alla budgetverifikat ska sakgranskas och godkännas innan de överförs till inköpsreskontra.
• Verifikatens grunduppgifter ändras inte efter god efterfrågan med undantag av ändringar av verifikatets dag, år eller typ vid årsskiftet eller på grund av tekniska korrigeringar av den interna redovisningens uppföljningsobjekt med anledning av valideringsreglerna. Efter en utförd ändring ska det finnas en dokumentation i arkivet som identifierar vem som gjort korrigeringen.

Behandling av inkomstkontoutdrag

Största delen av prestationerna som anländer på transaktionskontot är fordringar som motsvarar tidigare godkända inkomster som med hjälp av bankreferenserna maskinellt inriktas mot öppna fordringar i fordringsreskontrat per kund eller faktura, eller också är prestationerna t.ex. konteringar från kassasystem.

Transaktionerna på kontoutdragsverifikaten är i regel finansiella transaktioner och inte inkomster eller utgifter och kontoutdragsverifikatet verifierar i allmänhet en bokföring mellan affärsbokföringens balanskonton. Enligt föreskriften Godkännande av verifikat i servicecentret given av Statskontoret kan kontoutdragsverifikat som inte är bevis för en budgettransaktion godkännas i Palkeet. Med godkännande avses här att säkerställa att bokföringsregistreringen och den process som föregår den är korrekt. Någon särskild sakgranskning av cirkuleringen av verifikatet görs inte, utan den som godkänner verifikatet ansvarar också för att det dokument som verifierar annat än budgetutgiften är korrekt både när det gäller fakta och siffror.

Verifikat som verifierar rättelse- och överföringsregistreringar enligt 45 § i förordningen om statsbudgeten vars registrering ändrar beloppet av en budgetutgift eller ett budgetkonto som fastställts i den detaljerade indelningen av budgeten godkänns på bokföringsenheten.

Prestationer utan referens och andra prestationer som icke är inriktade bokförs på transaktionskontot och balanskontot 26200 Oklara poster (T) och verifikatet godkänns i Palkeet. Palkeet ansvarar i så hög grad som möjligt för utredning av oklara och icke inriktade prestationer. Vid behov utreds prestationen i samarbete med bokföringsenheten. Informationen om en prestation som bokförs på kontot oklara poster och som Palkeet inte kan inrikta mot en öppen prestation skickas till bokföringsenheten där inkomsten konteras och godkänns. Om prestationen som bokförts på kontot för oklara poster är en överprestation kan Palkeet återbetala den till betalaren. Vid återkommande fakturering kan en överprestation även gottgöras på nästa faktura. Prestationen kan enligt referensnummer, betalare och kundnummer identifieras som en betalning som riktas mot en redan betald fordring. Palkeet ska reda ut betalarens bankkonto för återbetalning av beloppet. Om kunden inte kan nås och bankkontot inte kan redas ut med andra metoder sker återbetalningen i sista hand som en betalningsanvisning. Verifikatet som verifierar betalningen av en återbetald överprestation bokförs, sakgranskas och godkänns av två olika personer i Palkeet.

Den goda praxisen i Statskontorets föreskrift Från beställning till indrivning-processen preciserar hur verifikaten ska godkännas i denna process.

Verifikat som verifierar kontering av utmätning från en inköpsfaktura

Bokföringsenheten eller utmätningsmyndigheten skickar betalningsförbudsprotokollet till Palkeet som för in uppgifterna om utmätningen i Kiekus leverantörsuppgifter. Informationen överförs till Rondo tillsammans med leverantörsuppgifterna.

Utmätningen görs enligt betalningsförbudet från inköpsfakturans bruttosumma. Palkeet kommenterar den utförda utmätningen och dess belopp på inköpsfakturan och Palkeet ber bokföringsenheten kontera hela utgiftsregistreringen. I behandlingen av utgifterna avskrivs utmätningens andel från leverantörsfakturans bruttosumma och den redovisas (kredit) på utmätningskontot 25950000. Bokföringsenheten konterar fakturan enligt den ursprungliga bruttosumman för att konteringen ska gå jämt ut. Bokföringsenheten cirkulerar den summa som betalas ut till leverantören på normalt vis i Rondo för sakgranskning och godkännande, eftersom den innehåller en registrering av budgetutgift.

Godkännandet av registreringen mellan utmätningskontot och leverantörsskuldkontot görs i Palkeet. Den andel som redovisas till utmätningen, dvs. utmätningsredovisningen (den andel som avräknats från bruttosumman på leverantörens faktura) cirkuleras i Rondo med egen blankett och redovisas på utmätningskontot 25950000; budgetbokföringskontot används inte med utmätningskontot.

För avräkningen av indriven utmätning kontrollerar Palkeet att utmätningens andel dras av från inköpsfakturan och att avräkningen inte betalas ut innan bokföringsenheten har sakgranskat och godkänt fakturan av en leverantör som är försatt med betalningsförbud.

Verifikat över anläggningstillgångar

Enligt Statskontorets föreskrift Godkännande av verifikat i servicecentret kan verifikat över anläggningstillgångar som inte är bevis för en budgettransaktion godkännas i Palkeet. Enligt föreskriften ansvarar godkännaren även för att dokumentet är korrekt till sitt sakinnehåll och sina värden. Detta innebär att följande verifikat över anläggningstillgångar som verifierar händelserna nedan måste ha ett bifogat dokument godkänt av bokföringsenheten som registreringen baserar sig på:

• överlåtelse,
• skrotning,
• överlåtande av besittning,
• manuella avskrivningar och avskrivningar som avviker från planen (bl.a. extraordinär avskrivning som beror på värdeminskning)
• uppskrivningar samt
• rivning av halvfärdig anläggningstillgång till färdiga anläggnings-tillgångar.

Med ett av bokföringsenheten godkänt dokument avses anläggningstillgångsblanketten som i samband med överlåtelse och skrotning har undertecknats av en person utsedd av bokföringsenheten.

Bokföringsenheten godkänner avskrivningsplanerna och fattar beslut om överlåtelse av anläggningstillgångar, skrotning, aktiveringar, besittningsöverföringar, manuella avskrivningar och avskrivningar som avviker från planen samt av att upplösa påbörjade anläggningstillgångar till färdiga anläggningstillgångar.

Löneräkningens verifikat

Enligt ansvarsfördelningstabellen för personaltjänster siffergranskar Palkeet löneförteckningen medan den sakgranskas och godkänns av bokföringsenheten. Palkeet kör lönerna samt granskar och godkänner de utbetalningsförteckningar som skapas i lönekörningen. Palkeet granskar och godkänner de verifikat som uppstår i bokföringskörningen av löneräkningen enligt betalningsdag. Palkeet godkänner samtidigt inkomstregistreringen av de lagstadgade ersättningar bokföringsenheten får (t.ex. FPA:s sjukdagpenning) samt av andra poster som uppbärs från lönen än lagstadgade poster (t.ex. garageplatser, måltidsinnehållningar). Inkomstregistreringarnas riktighet säkerställs genom att övervaka att verifikatet motsvarar ersättningsbeslutet eller de uppgifter bokföringsenheten levererat om indrivningen.

Det lönematerial löneräkningen producerat innehåller utöver löneutgifter även information om förskottsinnehållningar som ska registreras vidare, arbetstagarens andel av pensions- och övriga lagstadgade betalningar samt medlemsavgifter, utmätningar och andra avräkningar från lönen. Lönekörningen ger i allmänhet även uppgifter om arbetsgivarens pensions- och socialskyddsavgifter som registreras som utgifter och skulder samt om andra lagstadgade betalningar som räknas ut enligt lönen. Bokföringsenheten granskar och godkänner lönematerialet då den godkänner utgifterna för löne-, pensions-, socialskyddsavgifts- och de övriga lagstadgade posterna, nettolönerna och de poster som redovisas vidare.

Palkeet granskar och godkänner täckningsverifikatet för nettolönerna och betalningsverifikaten för poster som redovisas vidare då dessa verifikat inte bevisar en budgetutgift. Att betalningsverifikaten görs upp beror endast på att lönesystemen saknar funktioner för att direkt kunna omvandla godkända betalningar till betalningsfiler på samma sätt som betalningsfilen för nettolönen skapas.

Dessutom sakgranskar och godkänner Palkeet verifikat med inverkan på debitering som gäller återbetalning av löne- eller arvodesprestationer som returnerats till bankkontot. Palkeet kontaktar bokföringsenhetens personaladministration om återbetalningen av returnerade prestationer för att säkerställa att mottagaren av prestationen är riktig. Bokföringsenheten meddelar de uppgifter som behövs för återbetalningen genom en servicebegäran. Verifikatet med inverkan på debitering sakgranskas av löneservicesekreteraren vid Palkeets personaltjänster och godkänns av servicegruppens chef. Betalningsrörelsegruppen ansvarar för debiteringen. För betalningens del kontrolleras det godkända verifikatet och servicebegäran.

Verifikat som kan godkännas i servicecentret

Statskontorets föreskrift Godkännande av verifikat i servicecentret fastställer vilka verifikat som kan godkännas i Palkeet. Denna anvisning preciserar ovan nämnda föreskrift för vissa verifikatslag från Kieku-systemet. Listan över verifikatslag som kan godkännas i Palkeet är inte komplett utan innehåller exempel på verifikatslagen i fråga. När det gäller verifikat som dirigeras manuellt är det dirigerarens ansvar att kontrollera att verifikaten dirigeras korrekt.

Enligt föreskriften Godkännande av verifikat i servicecentret kan Palkeet godkänna kontoutdragsverifikat ifall dessa inte verifierar en budgetutgift eller en korrigering, rättelse eller överföring av budgettransaktionen. Dessa kan vara till exempel följande verifikat (inom parentes anges Kieku-systemets verifikatslag):

• Kontoutdrag penningkonto (ZC)
• Referensbetalningar (ZR)
• Manuell kvittering av prestation utan referens (DZ)
• Manuella inköpsavgifter (KZ)

Enligt föreskriften Godkännande av verifikat i servicecentret kan Palkeet godkänna verifikat som avser korrigering, rättelse eller överföring i bokföringen som man upptäckt att de behövs på Palkeet och som inte ändrar beloppet av en budgetutgift eller ett budgetkonto som fastställts i den detaljerade indelningen av budgeten och då ändringen inte har någon inverkan på debiteringen (verifikatslag YU i Kieku-systemet).

Enligt föreskriften Godkännande av verifikat i servicecentret kan verifikat över anläggningstillgångar som inte är bevis för en budgettransaktion godkännas i Palkeet. Dessa är till exempel följande verifikat (inom parentes anges Kieku-systemets verifikatslag):

• Verifikat över anläggningstillgångar som inte innehåller en registrering av en budgettransaktion (AA)
• Skrotning av anläggningstillgångar med övrigt än nollvärde (AA)
• Rivning av halvfärdig anläggningstillgång till färdiga anläggnings-tillgångar (ZA)
• Verifikat som uppstår vid intern överföring av anläggningstillgång (AA), om bokföringen som verifierar verifikatet inverkar på den externa bokföringen
• Verifikat för överförd besittning för anläggningstillgång (AA)
• Planenliga samt manuella avskrivningar och avskrivningar som avviker från planen (AF)
• Registrering av uppskrivningar (AF)
• Ett annat verifikat som verifierar korrigering, rättelse eller överföring av anläggningstillgång om registreringen inte ändrar budgetutgiftens belopp eller det budgetkonto som fastställts i budgetens kontoindelning (AA)

Verifikatslaget AA innehåller även verifikat som korrigerar budgetutgifters belopp eller det budgetkonto som fastställts i budgetens kontoindelning. Dessa verifikat godkänns av bokföringsenheterna. Verifikatslaget AA innehåller även dokument som inte verifierar en transaktion i den externa bokföringen. Kraven på godkännande av verifikat gäller inte dessa dokument.

Verifikatslaget ZA innehåller även dokument som inte verifierar en transaktion i den externa bokföringen. Kraven på godkännande av verifikat gäller inte dessa dokument.

Godkännande av verifikat över anläggningstillgångar i Palkeet utan att en sakgranskare är inblandad förutsätter enligt föreskriften för specificerade dokuments del att dokumentet som godkänts av bokföringsenheten bifogas verifikatet över anläggningstillgångar eller när det gäller avskrivningar att sambandet mellan planen för och verifikaten över avskrivningen kan spåras.

Enligt föreskriften Godkännande av verifikat i servicecentret kan verifikat som uppstår vid försäljningsfakturering godkännas i Palkeet. Med ovan nämnda hänvisas till exempel till följande verifikatslag i Kieku-systemet, ifall verifikaten inte verifierar en budgetutgift eller en korrigering, rättelse eller överföring av en budgettransaktion:

• Räntefakturor (DK)
• Manuella försäljningsfakturor (DR)
• Faktureringsrapporter (RA, RV)
• Betalkortsfakturor (VX)
• Verifikat som verifierar faktureringshändelser som överförs från bokföringsenhetens substanssystem (VA, VC, VD och VE)

Ovan nämnda verifikatslag verifierar en budgettransaktion om de innehåller en korrigering, rättelse eller överföring av en budgettransaktion. Då godkänns verifikaten i fråga på bokföringsenheten. Till exempel innehåller krediteringsfakturor en korrigering av en budgetutgift och de godkänns på bokföringsenheten.

Enligt föreskriften Godkännande av verifikat i servicecentret kan verifikat över korrigeringsposter vid registrering av överföring av kapital godkännas i Palkeet. Dessa är till exempel verifikat som verifierar saldoöverföringar mellan följande konton:

• Överföring av saldo från konto 19910 Remisskonto (T) till kontot 20820 Överföringar från remisskontot (T)
• Överföring av saldo från kontot 19930 Täckning (T) till kontot 20800 Överföringar från statens allmänna transaktionskonto (T)
• Överföring av saldo från kontot 19940 Tömningar (T) till kontot 20810 Överföringar från statens allmänna transaktionskonto (T)

Palkeet kan även godkänna bokföringsenhetens beslut om avskrivning av fordringar för bokföring.

Dokument som inte täcks av kraven på godkännande av verifikat

Enligt 42 i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) (600/1997) är affärshändelser inkomster, utgifter, finansiella transaktioner samt därtill hörande rättelse och överföringsposter. Budgettransaktioner är budgetinkomster och budgetutgifter samt därtill hörande rättelse- och överföringsposter.

Verifikaten verifierar ovan nämnda bokföringshändelser. Utöver ovan nämnda bokföringshändelser finns det inom bokföringen ett behov av att göra registreringar som inte anses vara sådana transaktioner som skulle behöva ett verifikat.

I anvisningarna finns exempel på dokument som inte verifierar ovan nämnda bokföringstransaktioner och som därmed inte berörs av kraven på godkännande av verifikat. Exemplen gäller verifikatslag i Kieku-systemet. Förteckningen över de verifikatslag som inte täcks av kraven på godkännande är inte uttömmande utan består av exempel. En del av verifikatslagen på listan är sådana som verifierar en bokföringstransaktion. Då är det dirigerarens ansvar att kontrollera att verifikaten dirigeras korrekt.

Exempel på dokument som inte täcks av kraven på godkännande av verifikat (verifikatslaget i Kieku-systemet inom parentes):

• Konversionsmaterial. Dessa är till exempel följande dokumentt:
  • Försäljningsreskontra, konversion (VZ)
  • Inköpsreskontra, konversion (XZ)
  • Anläggningstillgång, konversion (ZZ)
  • Huvudbokskonversion (YZ)
• Material avsedda i föreskriften Godkännande av verifikat i servicecentret som redan en gång har godkänts till exempel i bokföringsenhetens substanssystem. Dessa är till exempel följande dokument:
  • Logica löner (YC)
  • Verifikat från Kota-systemet (YE)
  • Verifikat från Laiho-systemet (YF)
  • Verifikat från systemet PMS/TIA (YG)
  • Verifikat från WSS-systemet (YH)
  • Verifikat från M2-systemet (YJ)
  • Verifikat som gäller systemet relaterat till statens skuldförvaltning (YK)
  • Verifikat från kassasystemet Vakava (YV)
  • Verifikat från bokföringssystemets operativa system (YN, YO, YP, YR, YS, YT)
• Följande dokument i Kiekus system för anläggningstillgångar:
  • Dokument som uppstår vid ändring av anläggningstillgångens kostnadsställe (AA)
  • Dokument som uppstår vid skrotning av anläggningstillgång då skrotningen sker från nollvärde (AA, AI)
  • Dokument som uppstår vid intern överflyttning av anläggningstillgång om den registrering som ingår inte påverkar den externa bokföringen (AA)
  • Dokument som uppstår då ett påbörjat projekt avvecklas till pågående anläggningstillgång (ZA)

Verifikatslaget AA innehåller även verifikat som verifierar en budgettransaktion. Dessa verifikat godkänns av bokföringsenheterna. Verifikatslaget AA innehåller även verifikat som verifierar en transaktion i den externa bokföringen men inte en budgettransaktion. Dessa verifikat godkänns i Palkeet.

• Följande utjämningsverifikat
  • Utjämningsverifikat försäljningsreskontra (ZF)
  • Utjämningsverifikat inköpsreskontra (ZE)
  • Utjämningsverifikat huvudbok (ZD), ifall det inte innehåller kursdifferensregistreringar
• Kieku-systemets anslagsverifikatslag (V1) som används för att registrera budgetkontots budget och anslag samt överförda anslag och ingångssaldot på affärsbokföringskontona som börjar med siffran 6 i Kieku-systemet.
• Följande dokument som visar registreringar för den interna redovisningens uppföljningsobjekt som inte påverkar den externa bokföringen:
  • Dokument som uppstår vid övervältring (ZV)
  • Dokument som korrigerar/kompletterar körningen av fördelningslön (YY)
  • Dokument som verifierar egentliga bokslutsposter. Det är inte nödvändigt att göra verifikat för egentliga bokslutsposter.