Palkeet, bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten

God praxis vid beställning och avtalsinriktning

Enligt lagen om statsbudgeten (423/88) och 24 c § (1216/2003) kan Statskontoret meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen. Enligt 40 § (1786/2009) i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) meddelar Statskontoret dessutom närmare föreskrifter om skötseln av bokföringsenheternas betalningsrörelse samt nödvändiga föreskrifter och anvisningar om de system som används vid skötseln av betalningsrörelsen och löneuträkningen.

Statskontoret har idag gett en separat anvisning för god praxis vid beställning och avtalsinriktning. Anvisningen God praxis vid beställning och avtalsinriktning ingick tidigare i anvisningarna för god praxis inom processen från behov till betalning (tidigare upphandling till betalning). Nu har anvisningarna för god praxis inom processen från behov till betalning indelats i tre separata anvisningar – God praxis inom processen från behov till avtal (upphandlingar), God praxis vid beställning och avtalsinriktning (beställning) och God praxis vid hantering av utgifter (hantering av utgifter). Anvisningen God praxis vid beställning och avtalsinriktning upphäver med tanke på ämnet i fråga Statskontorets anvisning VK/44/00.01/2015 av den 25 mars 2019. Syftet med anvisningen är att stödja bokföringsenheternas arbete med att utveckla och effektivisera verksamhetssätten.

Det rekommenderas att bokföringsenheten utreder vilken god praxis som beskrivs i anvisningarna kan tas i bruk som sådan och vilken som behöver anpassas till enhetens egen verksamhetsmiljö.

Bokföringsenheterna ombeds ge respons på anvisningen. Responsen kan skickas till adressen verkkolaskutus(at)valtiokonttori.fi.

Ikraftträdande

Den uppdaterade anvisningen träder i kraft omedelbart och med tanke på beställning och avtalsinriktning upphäver anvisningen Statskontorets anvisning VK/44/00.01/2015 av den 25 mars 2019.

Ytterligare information

Ytterligare information i frågor som berör den här anvisningen fås från Statskontorets division T3 – Ekonomi, kunskap och arbetsliv, tfn 0295 50 2000 eller per e-post på verkkolaskutus(at)valtiokonttori.fi.

Divisionschef Lasse Skog

Betalningsrörelsechef Keijo Kettunen

Bilaga 1: Centrala normer som styr upphandling och hantering av utgifter

Bilaga 2a, 2b och 2c: Blankettmall för information till leverantörer på finska, svenska och engelska (leverantörsbrev)

För kännedom Statens revisionsverk

1 Beställning

Tjänsten Handi används till att beställa produkter och tjänster. En central fördel med elektronisk hantering av beställningar är att beställningarna överförs till elektroniskt format och att uppgifterna lagras i ett system där de är lättillgängliga och kan rapporteras. En betydande fördel med tanke på tillsynen över uppföljningen av anslag är att utgiften godkänns i förväg redan i samband med att du förbinder dig till utgiften.

Via Handi kan du göra beställningar genom att välja en produkt/produkter i katalogen, i leverantörens PunchOut, som fritextbeställning eller genom att använda beställningsplanen. Detaljerade anvisningar om hur du använder de olika beställningsmetoderna i Handi finns i Tiimeri-arbetsrummet i tjänsten Handi för alla ämbetsverk, Handi työtila kaikkien virastojen käyttöön (nedan “Handi-Tiimeri”) i mappen Ohjeet. En separat tabell med de olika rekommenderade beställningsmetoderna enligt ramavtalen finns också i Handi-Tiimeri. Flera ramavtalsspecifika rekommendationer om beställningsmetoderna kan identifieras och bokföringsenheten ska välja det effektivaste sättet att göra beställningen med tanke på helheten. Undvik i mån av möjlighet små beställningar för att minska koldioxidavtrycket och minska antalet tillägg för små leveranser och faktureringsavgifter.

I Handi-Tiimeri finns också en tabell med rekommendationer om beställningsmetoder och fakturaautomatisering för intern fakturering. Till statsförvaltningens interna fakturerare, som använder inriktning av avtal i fakturaautomatiseringen, kan du meddela ett gemensamt avtalsnummer för alla beställare, som börjar med VSK1. Det är viktigt att bedöma ibruktagandet av detta tillvägagångssätt i varje bokföringsenhet som skickar statsförvaltningens interna fakturor och komma överens med de beställande ämbetsverken om ibruktagandet av ett gemensamt avtalsnummer. Då grundar varje bokföringsenhet ett eget tekniskt pärmblad för avtal med samma namn i Handi. När en faktura anlänt styr EDI-koden fakturan till rätt avtal. Som exempel Utsökningens fakturor, där Utsökningsverket registrerar samma avtalsnummer ”VSK1ulosottomaksut” i bokföringsenheternas faktureringsuppgifter. Varje bokföringsenhet skapar ett tekniskt pärmblad för avtal i Handi under namnet ”VSK1ulosottomaksut” samt korrekta konteringar och dylika uppgifter. När en nätfaktura kommer från Uljas styrs den utifrån bokföringsenhetens EDI-kod till rätt organisation och riktas till rätt avtal.

När du gör upphandlingar ska du senast i samband med beställningen säkerställa att leverantören har uppfyllt sina lagstadgade skyldigheter. Beställaren ska senast i samband med beställningen komma överens med leverantören om fakturering och 21 dagars betalningsvillkor, om dessa inte har fastställts separat i avtalet. Beställaren bör meddela leverantören vilken inriktningsuppgift som ska läggas till fakturan, det vill säga avtalsnummer, beställningsnummer, konteringsreferens eller arbetsplatsuppgift/-nyckel. Om det inte finns någon inriktningsuppgift att tillgå ska beställarens eller mottagarens namn anges som identifikation för att göra hanteringen av fakturan smidigare.

För att fakturan ska inriktas automatiskt är det viktigt att alla kostnader i anslutning till beställningen, inklusive leveranskostnader och andra eventuella tillägg, finns med på beställningen. Om beställningsbeloppet skiljer sig från fakturans slutsumma inriktas fakturan inte på beställningen utan måste hanteras separat som avvikande faktura. Praxis är att komma överens om leveranskostnader och andra eventuella tillägg redan när upphandlingskontraktet upprättas, så att alla kostnader som hänför sig till beställningen kan beaktas i samband med beställningen. Du bör komma överens med leverantörerna om ett villkor enligt vilket en faktura som hänför sig till en beställning endast får innehålla beställda produkter eller tjänster; övriga kostnader får inte läggas till.

När du i samband med beställningen och med beaktande av ovanstående villkor har samlat ihop produkten/produkterna i en upphandlingsbegäran, ska du skicka upphandlingsbegäran för granskning till sakgranskaren eller exempelvis inköpsteamet. Efter att sakgranskaren har granskat och kompletterat de obligatoriska uppgifterna i upphandlingsbegäran skickar sakgranskaren upphandlingsbegäran till godkännaren. När godkännaren godkänner upphandlingsbegäran skapas en beställning som normalt skickas från Handi per e-post till leverantören, men beställningen kan också skickas till leverantören via leverantörsportalen i Handi eller direkt till leverantörens eget system. Du kan slå fast till vilken av leverantörens e-postadresser som beställningen skickas (det vill säga e-post för mottagande av beställningar) i administrationen av leverantörernas grundläggande uppgifter i Handi och i samband med begäran om att lägga till en leverantör. E-posten för mottagande av beställningar kan också läggas till manuellt i upphandlingsbegäran. Leverantören kan inte själv i efterhand lägga till en e-postadress för mottagande av beställningar i leverantörsportalen.

1.1 Kontroll av leverantörens uppgifter före beställningen

Leverantörens uppgifter bör kontrolleras innan ett upphandlingskontrakt upprättas och en produkt/vara eller tjänst beställs. Med kontroll av leverantörens uppgifter avses de lagstadgade skyldigheter som en leverantör av varor eller tjänster har. Kontrollen av uppgifterna grundar sig på lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft (22.12.2006/1233), det vill säga beställaransvarslagen.

1.1.1 Försäkring av ersättning för arbete

När en fysisk person som inte är företagare arbetar på basis av ett uppdrags- eller konsultavtal, ska ersättningarna för arbete försäkras om tjänsteleverantören inte har en FöPL-försäkring för sin verksamhet. Detta innebär att i fråga om en enskild näringsidkare (t.ex. Firma) ska arbetsgivarens pensionsavgifter för betalad förvärvsinkomst redovisas enligt pensionslagen för den offentliga sektorn (81/2016) och anmälas till Kevas register. Det finns också leverantörer utan FO-nummer, vars fakturering sköts av ett annat företag. Även när det handlar om en sådan leverantör ska bokföringsenheten separat kontrollera FöPL-försäkringens giltighet. Även om leverantören inte är skyldig att försäkra verksamheten enligt FöPL ska arbetet alltid försäkras när bokföringsenheten skaffar arbete som baserar sig på ett uppdrags- eller konsultavtal. På Kevas webbplats finns mer information om förutsättningarna för OffPL-försäkring när en arbetsgivare inom den offentliga sektorn skaffar arbete som ska göras på basis av ett uppdrags- eller konsultavtal.

Bokföringsenheten ska utreda leverantörens FöPL-försäkrings giltighet och ett intyg över pensionsavgiften ska bifogas avtalet. Intyget ska vara mindre än tre månader gammalt. Om bokföringsenheten har ingått ett avtal för mer än ett år med leverantören, kan i avtalet inkluderas en skyldighet att lämna in ett nytt intyg 12 månader efter det föregående.

Uppgiften om FöPL-försäkringens giltighet lämnas in till den servicegrupp som ansvarar för upprätthållandet av servicecentrets leverantörsregister (rekisteri(at)palkeet.fi), för att uppgiften ska kunna sparas i Kiekus leverantörsuppgifter. Om leverantören inte har ombetts visa upp ett intyg över FöPL-försäkringens giltighet innan upphandlingsavtalet ingicks, kan leverantören ombes bifoga ett intyg över FöPL-försäkringens giltighet som bilaga till inköpsfakturan. Bokföringsenheterna ska emellertid sträva efter att undvika detta tillvägagångssätt.

Om leverantören inte har skaffat en lagstadgad pensionsförsäkring, leverantören inte har en gällande FöPL-försäkring, leverantören är inte skyldig att teckna en FöPL-försäkring (t.ex. om affärsverksamheten är obetydlig, företagaren är över 68 år gammal) eller leverantören inte lämnar in uppgifter om den, tas en pensionsavgift ut för ersättningen för arbete enligt OffPL. Om leverantören inte är införd i förskottsuppbördsregistret verkställs även förskottsinnehållning på ersättningen för arbete. Även i fråga om leverantörer som faktureras via faktureringstjänster ska bokföringsenheten separat kontrollera FöPL-försäkringens giltighet och att leverantören är införd i förskottsuppbördsregistret.

1.1.2 Förskottsuppbörd på ersättning för arbete

Enligt lagen om förskottsuppbörd är ersättning för arbete en ersättning som i annan form än lön betalas för ett arbete, ett uppdrag eller en tjänst. En inköpsfaktura kan innehålla en ersättning för arbete enligt lagen om förskottsuppbörd, varvid förskottsinnehållning ska verkställas om en anteckning saknas i förskottsuppbördsregistret. Förskottsinnehållningen redovisas till Skatteförvaltningen.

Om leverantören är med i förskottsuppbördsregistret ansvarar denne för att betala sina förskottskatter till Skatteförvaltningen. Vid avsaknad av förskottsuppbördsregistrering ska bokföringsenheten se till att förskottskatten betalas.

Om inköpsfakturan innehåller ersättningen för arbete enligt lagen om förskottsuppbörd, kommenterar servicecentralen avsaknaden av anteckning i förskottsuppbördsregistret och fakturan dirigeras till bokföringsenheten för hantering. Därefter skickar bokföringsenheten utgiftsverifikatet samt nödvändiga uppgifter (sakgranskning, godkännande och konteringsuppgifter) direkt till Palkeets personaltjänst för betalning av fakturan. Om det handlar om en fysisk person ska leverantören också ombes bifoga sitt skattekort till verifikatet. Vid samfund (t.ex. aktiebolag eller andelslag) och sammanslutningar (t.ex. öppna bolag eller kommanditbolag) verkställs förskottsinnehållning enligt 13 procent. Innan förskottsinnehållningen beräknas ska mervärdesskattens andel avdras från fakturans slutsumma. När en faktura betalas via personaltjänster är betalningsdagarna månadens 15:e och sista dag.

1.1.3 Företagets grundläggande uppgifter och mervärdesskatteskyldighet

Ett företag ska ha ett FO-nummer och även en förening behöver ett FO-nummer om den har verksamhet som ska anmälas till Skatteförvaltningens register. Redan i samband med upphandlingen ska bokföringsenheten kontrollera leverantörens grundläggande uppgifter och Skatteförvaltningens registeruppgifter i Företags- och organisationsdatasystemet (www.ytj.fi).

Alla som bedriver försäljning eller uthyrning av varor eller tjänster eller därmed jämförbar verksamhet i form av affärsverksamhet är mervärdesskatteskyldiga, om inte verksamheten anses vara obetydlig. Om leverantören inte är mervärdesskatteskyldig ska inköpsfakturan ha en anteckning om grunden för skattefriheten eller den omvända skattskyldigheten.

1.1.4 Utredningar enligt beställaransvarslagen

Beställaransvarslagen ska följas inom alla branscher där underleverans eller hyrd arbetskraft används i arbetsgivarens lokaler. Syftet med lagen är att främja jämlik konkurrens och iakttagande av arbetsvillkoren samt att bekämpa grå ekonomi. Mer om tillämpningen och övervakningen av beställaransvarslagen i arbetarskyddsförvaltningens webbtjänst.

När behovet av att kontrollera uppgifterna är återkommande kan leverantörens uppgifter kontrolleras till exempel via Vastuu Groups (tidigare Suomen Tilaajavastuu) avgiftsbelagda tjänst (https://www.vastuugroup.fi/fi-sv), med samlad information om bland annat försäkring av arbete och Skatteförvaltningens register. Tjänsten är inte heltäckande, det vill säga den innehåller inte alla leverantörers uppgifter.

1.2 Administration av leverantörernas uppgifter och leverantörsportalen

Bokföringsenheten ska vara aktiv i administrationen av leverantörerna. Om bokföringsenheten gör en beställning från en leverantör som ännu inte finns i bokföringsenhetens Kieku, ska bokföringsenheten fylla i en begäran om att lägga till en leverantör i modulen Leverantörer i Handi. I regel blir alla nya statliga leverantörer ombedda att registrera sig som användare av leverantörsportalen i Handi. Fördelen med leverantörsportalen är bland annat att leverantören kan skapa nätfakturor till statens bokföringsenheter via leverantörsportalen. Mer information om andra fördelar med leverantörsportalen finns på Handis sida för leverantörer.

En begäran om att lägga till en leverantör som bokföringsenheten gör via administrationen av leverantörer behandlas i Palkeet under samma vardag. En begäran som lämnats in sent på eftermiddagen behandlas följande vardag. Behandlingen av begäran om att lägga till en leverantör påverkas också av om uppgifterna i begäran är korrekta och uttömmande, eftersom leverantören inte kan läggas till om uppgifterna är felaktiga eller bristfälliga. I så fall måste servicecentret i stället be bokföringsenheten om ytterligare information/preciseringar av uppgifterna. All väsentlig information för att lägga till leverantören ska antecknas så noggrant och tydligt som möjligt i fältet Orsak i begäran om att lägga till en leverantör. I det ovan nämnda fältet är det viktigt att nämna om leverantören vill använda portalen eller om det räcker att enbart lägga till leverantören i bokföringsenhetens reskontra. Om bokföringsenheten vill att leverantören ska använda portalen ska enheten be leverantören om en e-postadress, som i fortsättningen fungerar som huvudanvändarnamn. Bokföringsenheterna ska informera leverantören om att Handi skickar en länk för inloggning i leverantörsportalen till den e-postadress som leverantören uppgett och att länken är i kraft 96 timmar. Om leverantören inte loggar in i leverantörsportalen inom 96 timmar måste en ny inloggningslänk skickas till leverantören.

Den första användaren som loggar in i leverantörsportalen med leverantörens e-postadress, kommer att fungera som huvudanvändare av Handi-portalen och kan själv skapa fler användarkoder och administrera företagets uppgifter. När leverantören loggar in i leverantörsportalen första gången ska hen fylla i de begärda uppgifterna om både organisationen och användarna. Därefter godkänns leverantörens uppgifter i Handi och leverantören är tillgänglig i tjänsten. Ingen separat anmälan skickas till bokföringsenheten när leverantören har lagts till i Handi, utan Palkeet registrerar ärendet i begäran om att lägga till en leverantör. I Handi visas en begäran om att lägga till en leverantör endast för den användare som lämnat begäran, så det är viktigt att bokföringsenheten diskuterar öppna begäranden.

Bokföringsenheten bör informera leverantören om att Handi också skickar andra meddelanden utöver inloggningslänken till leverantörsportalen, eftersom leverantören kan ta emot en beställning som bokföringsenheten gjort via Handi a) per e-post, b) i leverantörsportalen eller c) direkt i sitt eget system.

Leverantörerna hittar information om Handi på Palkeets webbplats för leverantörer. Om leverantören har problem med att logga in i leverantörsportalen i Handi, exportera kataloger eller motsvarande, kan bokföringsenheten be leverantören kontakta Palkeet direkt per e-post på adressen handitoimittajapalvelu(at)palkeet.fi.

Ett nummer för engångsleverantörer har skapats i datasystemet Kieku för betalningsmottagare av engångsnatur. Flera engångsmottagares fakturor kan registreras på numret. Palkeet bestämmer om fakturan ska betalas till en engångsmottagare. En engångsmottagare läggs till i Palkeet och med ett fakturameddelande förmedlas alla uppgifter om betalningsmottagaren till en engångsleverantör som lagts till i Kieku. En bra praxis är att utnyttja funktionen för engångsleverantörer för lämpliga leverantörer. Detaljerna kring ibruktagandet av funktionen för engångsleverantörer ska avtalas med Palkeet.

1.3 Från upphandlingsbegäran till beställning

En upphandlingsbegäran kan göras i modulen Upphandling genom att välja produkten/produkterna i katalogen, i leverantörens PunchOut eller som fritextbeställning genom att vid behov använda avtalskortet. För en upphandlingsbegäran som innehåller flera produktrader ska samma valuta, leverantör och leveransadress anges för varje rad. Annars skapas separata beställningar. Användaren kan också lägga till olika leverantörers produkter i samma upphandlingsbegäran. En upphandlingsbegäran kan innehålla produkter ur olika kataloger och PunchOut, men Handi skapar automatiskt separata beställningar av dessa. Dokument i PDF-, Excel- och Word-format kan läggas till upphandlingsbegäran.

Det är förenligt med god praxis att lägga till en alternativ mottagare eller mottagargrupp till upphandlingsbegäran för att säkerställa att beställningarna tas emot i rätt tid, även om den person som lämnat upphandlingsbegäran oväntat är frånvarande från arbetet och ingen ställföreträdare har utsetts i Handi. Mottagningsanteckningar kan också göras centraliserat med mottagarroll (systembehörighetsroll: kpy_vastaanottaja). De som har en mottagarroll i Handi har inga andra upphandlingsrättigheter, men de ser de beställningar som ska tas emot och kan ta emot alla beställningar inom organisationen.

Begäran om upphandling skickas för granskning till sakgranskaren eller exempelvis inköpsteamet, om ämbetsverket använder centraliserad hantering av köpare. Sakgranskaren kompletterar de obligatoriska uppgifterna i upphandlingsbegäran, konterar upphandlingsbegäran enligt ämbetsverkets konteringsanvisningar och skickar upphandlingsbegäran till godkännaren. Godkännaren kan godkänna (utgiftsbeslut enligt 38 § i förordningen om statsbudgeten) eller förkasta upphandlingsbegäran. Om man i detta skede vill ändra ABF-kontot eller budgetkontot ska godkännaren returnera upphandlingsbegäran till sakgranskaren, som kan redigera konteringarna. Begäran om upphandling kan godkännas i Handi, per e-post eller mobilt. Av en godkänd upphandlingsbegäran skapas en beställning som skickas till leverantören och den som gjort upphandlingsbegäran samt till en alternativ mottagare, om dennes e-postadress har definierats. Om godkännaren förkastar upphandlingsbegäran frågar Handi om orsaken till att upphandlingsbegäran förkastats. En förkastad upphandlingsbegäran returneras till den som gjort upphandlingsbegäran och som kan redigera den.

Man kan spara en mall för varukorgen efter att de obligatoriska uppgifterna har sparats. Den sparade mallen kan senare användas för att skapa en ny preliminär upphandlingsbegäran. Det underlättar arbetet för användaren i synnerhet om produkterna i upphandlingsbegäran beställs ofta och uppgifterna till största delen förblir desamma. Mallen för varukorgen sparas i en separat mapp, där mallarna kan administreras.

1.3.1 Beställning ur produktförteckning eller katalog

En stor del av de produkter som skaffats från avtalsleverantörerna kan produceras i form av en produktkatalog. I synnerhet för produkter till fast pris rekommenderas användning av produktkataloger eller externa produktkataloger (PunchOut-integration). Användningen av produktkataloger gör beställningen smidigare.

Utgångspunkten för användningen av produktkataloger är det gällande avtalet utifrån vilket produktförteckningen upprättas. Innehållet i produktförteckningen ska avtalas med leverantören, samtidigt som man säkerställer att produktsortimentet är tillräckligt omfattande.

När produktkataloger används är det viktigt att noga överväga, till exempel på basis av upphandlingskategorierna, vilka produkter eller tjänster som behövs och hur upphandlingarna kan centraliseras. Genom att begränsa antalet produkter, tjänster och leverantörer är det möjligt att uppnå ekonomisk nytta och förenkla beställningen.

Bokföringsenheten kan också själv göra produktkataloger för eget behov, utan att behöva be leverantören om dem. Detta kan vara en bra praxis om det finns behov av en produktkatalog för några produkter, till exempel om man har kommit överens med leverantören om att konsultera till två olika priser, ett dagspris och ett timpris. Observera att leverantören då inte ansvarar för att uppgifterna i produktförteckningen är korrekta och aktuella. Även om leverantören har många produkter och bokföringsenheten beställer endast ett fåtal av dem kan det löna sig för bokföringsenheten att själv skapa en egen katalog för produkterna.

Hansel granskar och godkänner ramavtalsleverantörernas Hansel-produktkataloger innan de levereras till bokföringsenheten som publicerar dem.

1.3.2 PunchOut-integration

Med PunchOut-integration, med andra ord en extern produktkatalog, avses integration med leverantörens nätbutik. När beställningen sammanställs går man via en extern kanal till leverantörens nätbutik och de valda produkterna överförs till Handi. Av produktinformationen skapas en upphandlingsbegäran, som kompletteras med nödvändiga uppgifter och kontering. Efter godkännandet skickas beställningen till leverantören antingen som ett UBL-meddelande eller som e-post.

1.3.3 Fritextbeställning

I samband med en fritextbeställning hämtas inga artiklar eller tjänster från produktkataloger, utan produktraderna fylls i manuellt på beställningsförslaget och beskrivningen av föremålet för beställningen fylls i manuellt. Fritextbeställningar rekommenderas för beställningar som inte kan genomföras i produktkatalogform. Vid användning av fritextbeställningar ber man leverantören ge ett anbud eller en pris- och tillgänglighetsförfrågan (till exempel tryckningstjänster) och beställningen görs enligt de uppgifter som anges i anbudet. Korrespondensen med leverantör fogas till beställningsförslaget.

Varje rad i en fritextbeställning ska konteras innan den dirigeras till godkännaren. Om godkännaren får en bristfälligt konterad fritextbeställning för godkännande, ska beställningen returneras till sakgranskaren för komplettering av konteringen. Om bokföringsenheten använder hantering av köpare ska inköpsteamet kontera beställningen.

1.3.3.1 Avtalskort

Avtalskortet är en i förväg sparad mall som kan utnyttjas i fritextbeställningar och som överförs till Handi med en Excel-tabell som finns i systemet. På avtalskortet sparas de grundläggande uppgifterna om avtalet samt de produktgrupper och konteringar som finns tillgängliga för beställningen. Inga fasta priser sparas på avtalskortet, utan varje upphandlingsbegäran som görs på basis av avtalskortet kan ha ett individuellt pris. Det rekommenderas att man använder avtalskortet om bokföringsenheten gör många fritextbeställningar med återkommande innehåll.

1.4 Användning av beställningsplan vid beställning

Om en beställningsplan används vid beställning behöver beställningar som görs via en godkänd plan inte godkännas på nytt. Användningen av beställningsplanen gör beställningsprocessen snabbare också genom att beställningens konteringar automatiskt överförs från planen till beställningen, så att beställningen snabbt förs vidare till leverantören. Användningen av beställningsplanen skapar förutsättningar för uppföljning via beställningsplanens budget. Om man gör upp en beställningsplan till exempel för ett projekt, visar utfallet av beställningsplanen storleken på de inköp som gjorts för projektet i förhållande till budgeten.

Beställningar som görs via beställningsplanen kan göras utan nytt godkännande, eftersom ett utgiftsbeslut enligt 38 § i förordningen om statsbudgeten har fattats på föredragning redan i samband med godkännandet av beställningsplanen. Godkännandet av beställningsplanen uppfyller kriterierna i utgiftsbeslutet när godkännandet sker på föredragning och om beloppet av enskilda utgiftsposter som förfaller till betalning på basis av utgiftsbeslutet eller grunden för bestämmandet av utgifter mot vederlag har specificerats. Den som gör upp beställningsplanen ska alltid vara en annan person än den som godkänner planen. Grunden för bestämmandet av utgifter mot vederlag kan vara exempelvis priserna enligt avtalet. Dessutom ska leverantören (leverantörerna) specificeras. Beroende på beställningsplanens värde kan en separat bilaga eller en beskrivning av fördelningen av utgiftsposterna under planens giltighetstid vid behov fogas till planen.

Beställningsplanen kan användas när beställningarna grundar sig på budgeterade, planerade upphandlingar, som man vet att är inriktade på uppföljningsobjekten. Utöver konteringarna anges giltighet, användare, leverantörer och budgetens värde.

Med beställningsplanen kan man använda både produktkatalog- och fritextbeställningar. I beställningsplanen anges vilka personer som har rätt att göra beställningar i anslutning till planen.

Vid bokföringsenheterna har beställningsplanerna utnyttjats bland annat vid inköp av kontorsmöbler och förnödenheter, inköp av visitkort, utbildning och översättning samt experttjänster.

Beställningsplanen är ett användbart sätt att automatiskt hantera inköpsfakturor och säkerställa korrekt kontering. Bokföringsenheten ska emellertid iaktta särskild noggrannhet och uppmärksamhet i samband med detta. Det är viktigt att skapa regelbundna uppföljningsförfaranden för användningen av beställningsplaner och fästa särskild uppmärksamhet på korrekt och ändamålsenlig mottagning av beställningar.

Principer som berör beställningsplanen:

• Beställningarna ska grunda sig på budgeterade, planerade upphandlingar, som man vet att är inriktade på uppföljningsobjekten (kontering).
• Den begränsas till en viss tidsperiod, högst till slutet av innevarande år.
• Beställningsplanens budget görs i regel upp till bruttobelopp.
• På planen görs en fullständig kontering som används i beställningarna. Konteringar för extern bokföring som överförs från beställningsplanen till en beställning kan inte ändras.
• Betalningsvillkor, momskod och valuta definieras också när beställningsplanen görs upp. De är inte obligatoriska uppgifter i beställningsplanen, men att lägga till dem ska vara en huvudregel för uppgörandet.
• Antalet användare begränsas.
• Tillåtna användare är andra personer än den som godkänner beställningsplanen.
• Den som godkänner en beställningsplan får inte själv beställa via den godkända planen, det vill säga beställaren som använder beställningsplanen och godkännaren ska vara olika personer.
• Den tillåtna leverantören antecknas i beställningsplanen.
• Om man behöver ändra en godkänd beställningsplan, ska den som godkänt planen också godkänna ändringarna.
• Utöver ovanstående kan planen också avgränsas med följande uppgifter: produktgrupp, beställningsmetod (produktförteckning eller fritext).
• Användningen av beställningsplanen ska följas upp aktivt och eventuella öppna beställningar som inte längre har tillhörande fakturor ska stängas.
• En beställningsplan ska förberedas för arkivering till den del dess giltighetstid har löpt ut eller det inte längre är meningen att förfrågningar om upphandling ska riktas in på beställningsplanerna.

1.5 Egna mallar och varukorgsmallar

För att göra beställningen snabbare vid upprepade beställningar av samma produkter kan användarna skapa färdiga mallar och varukorgsmallar i Handi. Dessa är tillgängliga för alla användare av organisationen i fråga som har rätt att göra beställningar i Handi. En användare kan administrera mallarna och varukorgsmallarna samt lägga till och ta bort rader.

1.6 UNSPSC-koder

UNSPSC-koden ger i många fall ett affärsbokföringskonto färdigt på beställningsraden. Användaren kan ändra detta konto vid behov, men det är ändå fråga om en rekommendation. Ett automatiskt importerat konto kan också vara felaktigt och då ska användaren underrätta Statskontoret om detta för korrigering av ABF-kontot. Ändringar ska anmälas per e-post, på adressen ho.laskentatoimi(at)valtiokonttori.fi. UNSPSC-koderna som används i Handi finns bland annat på Palkeets webbplats med information om Handi.

1.7 Grunda en anläggningstillgångsenhet

En anläggningstillgångsenhet ska grundas i Kieku innan en beställning av anläggningstillgångar görs, så att anläggningstillgångsenheten och kontering enligt denna kan användas i samband med konteringen av beställningen. Bokföringsenheten grundar själv en anläggningstillgångsenhet i Kieku eller gör en servicebegäran om att grunda den till Palkeet. När anläggningstillgångsenheten har grundats i Kieku överförs den till hanteringen av beställningar. Processen för grundandet av anläggningstillgångsenheten ska beaktas och begäran om att grunda en anläggningstillgångsenhet ska göras i god tid innan den behövs för beställning. I samband med begäran om anläggningstillgångsenheten fastställer ekonomiförvaltningsenheten konteringsuppgifter för anläggningstillgångsenheten. I samband med konteringen av en beställning ska man försäkra sig om att konteringen av beställningen motsvarar konteringen i enhetens uppgifter när man använder en anläggningstillgångsenhet.

2 Ta emot beställning och returnera beställd produkt

En mottagningsanteckning är en förutsättning för automatisk hantering av en faktura med beställning. Inköpsfakturorna inriktas automatiskt på beställningen och avstäms mot den mottagningsanteckning som gjorts på beställningen. Den främsta orsaken till att fakturan inte automatiskt inriktas på beställningen är att mottagningskvittering saknas. Hur och av vem mottagningsanteckningarna görs ska tas i beaktande när bokföringsenheten organiserar beställningarna.

Det är viktigt att ta emot en beställning genast när den har levererats i rätt tid och med rätt antal. Om endast en del av beställningen har levererats, tas bara den levererade delen emot. Med mottagningsanteckningen bekräftas att leveransen motsvarar beställningen och att det inte finns något att anmärka på. Mottagaren kan vara den som gör upphandlingsbegäran, en person eller en mottagargrupp som antecknats som alternativ mottagare i samband med beställningen. Mottagningsanteckningar kan också göras centraliserat med mottagarroll (systembehörighetsroll: kpy_vastaanottaja). Då ges valda användare rätt att ta emot beställningar i den önskade delen av organisationen.

Om beställningen ännu inte tagits emot när fakturan anländer till Handi får den som gjort upphandlingsbegäran en uppmaning per e-post att ta emot beställningen i Handi. Beställningen kan inte tas emot per e-post. En faktura på en beställning som inte tagits emot överförs efter fem dagar till Palkeet för manuell hantering. I samband med manuell hantering av en faktura ska bokföringsenheten kontakta den upphandlande enheten/beställaren och säkerställa att mottagningskvitteringen i fortsättningen görs i tid.

2.1 Sätt att ta emot beställningen

Beställningen ska tas emot i samma enhet som beställningen gjordes. Med andra ord, om beställningen har gjorts styckevis ska den också tas emot styckevis. Om beställningen däremot har gjorts i euro ska den också tas emot i euro. Det finns tre olika sätt att ta emot en beställning: leverans enligt mängd, partiell leverans och leverans enligt belopp.

2.1.1 Leverans enligt mängd

Vid upphandling av varor tas leveransen normalt emot enligt mängd. Vid leverans enligt mängd tar man emot den mängd som leverantören har levererat. Om leveransen som tas emot är mindre än den beställda mängden används partiell leverans. Produkter som inte tagits emot kan bli kvar i väntan på restorder. Om man har kommit överens med leverantören om att ingen restorder görs, ska beställningen stängas. Efter att en beställning stängts kan den inte längre tas emot. Högst den mängd som godkänts för beställningen kan tas emot.

2.1.2 Partiell leverans

Partiell leverans kan användas vid leverans både enligt belopp och mängd. Partiell leverans används när endast en del av beställningen har levererats. Vid partiell leverans bör man beakta att leveranssättet (leverans enligt belopp eller mängd) inte kan ändras mellan leveranserna. I synnerhet vid leverans enligt mängd ska man försäkra sig om att leverantörens mängdenhet är densamma på beställning och faktura. Ämbetsverket ska iaktta särskild noggrannhet och följa upp leveranserna när man använder partiell leverans. Om beställningen har levererats i sin helhet får man inte kvittera den som partiell leverans.

2.1.3 Leverans enligt belopp

Vid leverans enligt belopp tas beställningen emot på basis av eurobeloppet. Leverans enligt belopp används normalt i samband med servicebeställningar och till den hör ofta partiell leverans, då resten av beställningen väntar på följande leverans. Till exempel en omfattande beställning av översättningstjänster levereras (och faktureras) i delar och tas emot i en mängd som motsvarar det färdiga arbetet som leverantören fakturerar.

2.2 Returnera beställd produkt

Den som tar emot beställningen kan också returnera den. Man kan returnera endast produkter som har mottagits och för vilka mottagningsanmälan har skapats. Leveranser returneras i mappen Mina fullt mottagna beställningar med knappen Mottagen/returnera. När en vara returneras väljer man den vara och mängd som ska returneras samt anger orsaken till returneringen.

3 Uppföljning och rapportering av beställningar

I Statens upphandlingshandbok, som publicerats av finansministeriet, beskrivs uppgifter i anslutning till upprättande och övervakning av avtal. Dessa uppgifter är viktiga för att säkerställa en leverans enligt kraven eller nödvändiga fortsatta åtgärder (t.ex. reklamationer).

En upphandlings- eller avtalsansvarig person ska följa upp hur upphandlingen eller beställningen framskrider och sörja för den tekniska och kommersiella övervakningen av den. Den tekniska övervakningen följer upp att leveransen uppfyller de krav som ställs på upphandlingen. Med kommersiell övervakning avses bland annat övervakning av leveranstiden, uppföljning av att garantivillkoren och andra faktureringskrav och andra kommersiella villkor i avtalet uppfylls, då dessa inverkar på hanteringen av utgifterna.

Alla avtalsbrott, såsom försenade leveranser och andra fel som upptäckts vid mottagandet (kvalitet, kvantitet eller andra brister i produkten eller tjänsten) ska utan dröjsmål reklameras till leverantören. Reklamationen ska göras skriftligen. Ifall leverantören ändrar villkoren för beställningen i sin beställningsbekräftelse ska köparen reklamera om ändringen inte godkänns. Den upphandlingsansvarige eller beställaren får inte tyst godkänna de ändrade villkoren med sin passivitet. Ett exempel på detta är att leverantören anmäler prishöjningar eller ändringar i faktureringen som avviker från gällande avtal.

3.1 Rapporten Orsaker för matchningsfel

Bokföringsenheterna har tillgång till en rapport i Handi, som ska användas till att regelbundet följa upp fakturor som blivit kvar för separat hantering som avvikande faktura varje vecka. Med fakturor som blivit kvar för separat hantering hänvisas till fakturor med beställning och avtal som av en eller annan orsak inte inriktats på beställningen eller avtalet och som Palkeet hanterar manuellt. Användarna med systembehörighetsrollen kpy_valvonta eller kpy_talous (ekonomiansvarig) ser mappen Orsaker för matchningsfel i modulen Fakturor. I rapporten som finns i mappen syns orsakerna till att fakturor blivit kvar för separat hantering som avvikande faktura per leverantör. Dessutom kan enskilda fakturor vid behov granskas närmare i rapporten. Om ett fel upprepas flera gånger är det skäl att ingripa och korrigera felet. En detaljerad anvisning för granskning av fakturor som blivit kvar för separat hantering som avvikande faktura finns i Handi-Tiimeri.

3.2 Stänga beställning

Bokföringsenheterna ska följa sina egna öppna beställningar och stänga beställningar som lämnats öppna. Om en faktura med beställning inte har riktats till en beställning, utan har hanterats manuellt, ska beställningen stängas. Mottagning behöver inte göras i efterhand. Om en partiell leverans har mottagits och man vet att inga fler varor kommer att levereras ska beställningen stängas efter att fakturan har riktats till den mottagna leveransen. Orsaken till stängningen ska också kommenteras på beställningen. Genom att stänga beställningen kan man stoppa felaktiga automatiska inriktningar. Den upphandlingsansvarige kan stänga beställningen i modulen Beställningar (Övervakning → Alla beställningar). När en beställning har stängts raderas den från mappen Väntar på mottagande i modulen Upphandling, och därefter kan mottagningar inte längre riktas in på beställningen.

4 Avtalsinriktning

Vid hantering av återkommande fakturor är användningen av avtalsinriktning den primära automatiseringsfunktionen. Användningen av avtalsinriktning effektiviserar hanteringen av inköpsfakturor avsevärt, eftersom avtalsinriktningen minskar den arbetsinsats som behövs för kontering, sakgranskning och godkännande.

Avtalets pärmblad som sparats i modulen Kontrakt i Handi grundar sig på ett avtal mellan bokföringsenheten och leverantören. Avtalets pärmblad är med andra ord inte det egentliga upphandlingskontraktet, utan ett tekniskt pärmblad som skapats i modulen Kontrakt i Handi för avtalsinriktningen. Närmare anvisningar om hur avtalet sparas och administreras finns i mappen Ohjeet i Handi-Tiimeri.

En förutsättning för att använda avtalsinriktning är att man har kommit överens med leverantören om att använda avtalsinriktningskoden i faktureringen. Inom bokföringsenheten ska information om ”avtalet” lämnas till inköpsteamet, den upphandlingsansvarige eller ekonomiförvaltningen, som skapar ett tekniskt pärmblad i Handi.

Avtalsinriktningen kan användas för hantering av periodiskt återkommande inköpsfakturor baserade på betalningsposter som är kända på förhand samt för hantering av inköpsfakturor baserade på en på förhand upprättad budget. Det tekniska pärmbladet för avtalet i Hand innehåller frågor om fakturahantering som lyfts fram i avtalet och som behövs för inriktningen av fakturan.

Om användarnamnet till sakgranskaren för ett budgetbaserat avtal raderas, ska avtalets tekniska pärmblad användas på nytt. Det är absolut nödvändigt, eftersom fakturan inte skickas till någon för bekräftelse om sakgranskarens användarnamn har raderats. Övriga avtal inriktas automatiskt även om sakgranskarens eller godkännarens användarnamn har raderats, till dess avtalet upphör att gälla eller uppdateras.

Avtalsinriktningsfunktionen begränsar inte tekniskt den kontering som används. Funktionen gör det möjligt att hantera inköpsfakturor som måste delas upp på flera konteringsrader. När funktionen används ska man ändå alltid komma ihåg att hålla konteringarna som sparas enkla när det är möjligt. Då går det smidigare att spara avtalsuppgifterna och uppdatera dem senare, till exempel på grund av ändrade uppföljningsobjekt. Ibruktagandet av avtalsinriktningen kan kräva ändringar i faktureringen, till exempel ska man be leverantören dela upp den tidigare samlingsfakturan i separata fakturor.

Med tanke på den automatiska hanteringen av avtalsfakturor är det viktigt att avtalsnumret finns med på fakturan med rätt innehåll och i rätt fält AgreementIdentifier (i undantagsfall kan fältet BuyerReferenceIdentifier användas). Bokföringsenheten fastställer själv ett avtalsnummer som börjar med VSK1 och informerar leverantören. Beakta att avtalsnumret kan vara 5–35 tecken långt och inte får innehålla mellanslag, kommatecken eller specialtecknen
/ * ? : [ ] %. Dessutom ska bokstäverna Ä, Ö och Å undvikas i avtalsnumret. Det bästa sättet att fastställa avtalsnumret är att skapa ett avtalsnummer som består av VSK1 och numret på det avtal som ingåtts med leverantören. Exempelvis har ett hyresavtal som ingåtts med Senatfastigheter en nummerserie, till exempel 66538. Den nummerserie läggs till koden VSK1, så att avtalsnumret som sparas i Handi blir VSK166538. Avtalsnumret anges i denna form även för faktureraren.

För tydlighetens skull är det bra att meddela leverantören om avtalsnumret till exempel genom att markera det med fet stil eller en annan färg så att det skiljer sig från den övriga texten och leverantören inte av misstag lägger till exempelvis en punkt eller andra tecken efter numret. En förutsättning för automatisk inriktning är att avtalsnumret på fakturan står i exakt samma form som det har sparats på avtalets tekniska pärmblad i Handi. Därför är det viktigt att fästa tillräcklig uppmärksamhet vid informationen till leverantören. Bokföringsenheten och Palkeet kan informera leverantöre med hjälp av de färdiga brevmallarna som finns som bilagor till anvisningen.

4.1 Avtalstyper

I Handi används fyra olika avtalstyper:

• budget (med andra ord budgetbaserat)
• periodisk budget
• betalningspost (med andra ord avbetalningsbaserad)
• periodisk betalningspost (med andra ord periodisk avbetalningsbaserad).

I den budgetbaserade avtalsinriktningen fastställs en budget enligt värdet för avtalets giltighetstid, till vilken de inköpsfakturor som ingår i avtalet riktas. Avtal ingås endast för den tid för vilken budgeten har beviljats och när det budgetbaserade avtalet upphör att gälla upprättas ett nytt avtal med samma avtalskod i Handi. Sakgranskaren granskar uppgifterna på det tekniska pärmbladet och den sista sakgranskaren får automatiskt uppgiften som attesterare för den faktura som riktas till avtalet. Godkännaren godkänner uppgifterna på det tekniska pärmbladet. Om godkännaren i samband med godkännandet upptäcker att ABF-kontot eller budgetkontot behöver ändras, ska pärmbladet returneras till sakgranskaren som kan redigera konteringarna.

En automatiskt riktad inköpsfaktura överförs till en attesterare som ska säkerställa att inköpsfakturan överensstämmer med avtalet och att en tjänst som motsvarar fakturan har erhållits. Skillnaden mellan den budgetbaserade och den periodisk budgetbaserade avtalsinriktningen är att man i periodisk budgeten ingår ett avtal för ett kalenderår i taget. En budgetbaserad avtalsinriktning lämpar sig för återkommande fakturering där betalningsposternas storlek inte är exakt känd på förhand. Användningsområden är bland annat tolkningstjänster, företagshälsovårdstjänster, resetjänster, telefonräkningar, el- och elöverföringsavtal samt leasingtjänster för maskiner, utrustning och fordon.

När en attesterare får en faktura som är inriktad på ett budgetbaserat avtal till hantering kan attesteraren gå från fakturan till avtalet för att granska önskade uppgifter. Attesteraren bekräftar betalningen av utgiften. Avtalsinriktning baserad på betalningsposter är avsedd för hantering av återkommande inköpsfakturor i de fall där betalningsposten eller bestämningsgrunden för periodisk fakturering är känd på förhand. Sådana är till exempel månatliga hyresfakturor samt årliga elöverförings- och energifakturor. En inköpsfaktura som är inriktad på ett avtal baserat på betalningsposter eller periodiska betalningsposter ska inte sakgranskas eller godkännas av bokföringsenheten.

Vid avtalsinriktning baserad på betalningsposter fastställs en faktureringsplan för avtalet och fakturorna inriktas på betalningsposterna. De inköpsfakturor som omfattas av avtalet ska då motsvara de betalningsposter som fastställts för faktureringsplanen. Skillnaden mellan avtal baserade på betalningsposter och på periodiska betalningsposter är att ett säsongsbaserat avtal ingås för ett kalenderår i taget. En avtalsinriktning baserad på betalningsposter lämpar sig för återkommande fakturering där beloppen på betalningsposterna och faktureringscykeln är kända på förhand. Användningsområden är bland annat hyresavtal, regelbundna avfallstransport- och bevakningsavtal, städ-, säkerhets- och receptionstjänster, fasta underhållsavgifter och andra fakturor som regelbundet upprepas till samma belopp.

Bevakningstjänster, elavtal, städtjänster och avfallskostnader kan i flera fall registreras på regional eller storregional nivå. Så kan man göra när avtalet gäller en region eller storregion och fördelningen av kostnaderna kalkylmässigt på flera byggnader ger en tillräcklig och korrekt bild av kostnaderna för en enskild byggnad. Bokföringsenheten beslutar till vilken nivå i verksamhetsställets hierarki kostnaderna riktas. Bokföringarna får inte orsaka förvrängningar i fördelningen av kostnaderna mellan fastigheterna. På Statskontorets webbplats Föreskrifter och instruktioner hittar man en anvisning om ärendet med sökordet Bokföring av lokalkostnader och -intäkter.

4.2 Sedvanlig mötescatering och budgetbaserad avtalsinriktning

Ett effektivt tillvägagångssätt för hantering av inköpsfakturor som orsakas av mötescatering är att använda budgetbaserad avtalsinriktning. Det förutsätter att ett tekniskt pärmblad har skapats i Handi på basis av uppgifterna i avtalet. Man kan skapa antingen ett pärmblad för hela ämbetsverket eller flera så att varje enhet har ett eget. När ämbetsverket använder Senaattila (eller annan motsvarande tjänst) för att beställa sin sedvanliga mötescatering lönar det sig att endast ange de kostnadsställen för vilka anslag har budgeterats och ett tekniskt pärmblad har skapats.

Cateringbeställningen görs i Senaattila eller motsvarande tjänst i samband med bokningen av lokaler eller separat. I cateringbeställningen anges tidpunkt, plats, värd/värdinna, cateringprodukter, deltagare och andra nödvändiga tilläggsuppgifter. Leverantören av restaurangtjänster hämtar cateringbeställningen från Senaattila och levererar den överenskomna tjänsten. Leverantören fakturerar ämbetsverket enligt överenskommelse antingen ämbetsverksspecifikt eller till exempel per enhet. En faktureringscykel har överenskommits med leverantören, exempelvis kan alla cateringfakturor för en viss enhet faktureras per vecka.

Senaattila-tjänstens rapport om cateringbeställningarna är tillgänglig för ämbetsverkets användare (secretary user). Rapporten innehåller radspecifika uppgifter om bokningsnummer, kostnadsställe, lokal (om lokal ingår i beställningen), cateringproduktens namn och mängd, det skattefria och skattepliktiga enhetspriset, det skattepliktiga totalpriset för cateringprodukterna som ingår i cateringbeställningen samt det skattepliktiga totalpriset för alla cateringbeställningar som beställts under perioden i fråga. Rapporten används när fakturan ska bekräftas, för att jämföra gjorda cateringbeställningar med leverantörens fakturering.

4.3 Fastighetsdatasystemet Koki

Senatfastigheters hyresavtal uppdateras via fastighetsdatasystemet Koki. På konteringsraderna ska klassificeringen av konteringen för betalningsposten uppdateras manuellt. För närvarande måste Senatfastigheters övriga avtal som gäller bland annat receptionstjänster och städning sparas och uppdateras manuellt.

4.4 Tips om användningen av Handis automatiseringsfunktioner

Beställningsplanen grundar sig på befintliga avtal/budgeterade upphandlingar. Mottagningsanteckningen för beställningen är en förutsättning för att fakturan ska inriktas. Fakturan får sakgransknings- och godkännandeanteckningar samt konteras, och fakturan överförs till Kieku.

Användningsområden är bland annat:

• kontorsmöbler
• visitkort
• olika projekt
• utbildningar
• översättningsarbeten (stabila).

Budgetbaserad avtalsinriktning är den bästa automatiseringsmetoden i fråga om objekt som faktureras regelbundet och där fakturans summor och faktureringsintervallet varierar. Fakturan får sakgransknings- och godkännandeanteckningar samt konteras. Fakturan överförs därefter till Kieku.

Användningsområden är bland annat:

• tolkningstjänster
• företagshälsovårdens tjänster
• resetjänster
• telefonräkningar
• leasingtjänster för maskiner, utrustning och fordon.

Avtalsinriktning baserad på betalningsposter är det effektivaste sättet att automatisera hanteringen av inköpsfakturor i fråga om objekt som faktureras regelbundet och där fakturans summor och faktureringsintervallet är kända. Fakturan får sakgransknings- och godkännandeanteckningar samt konteras och överförs direkt till Kieku.

Användningsområden är bland annat:

• hyresavtal
• städavtal
• fasta underhållsavgifter
• andra fakturor som regelbundet upprepas till samma belopp.

Momskonteringar vid automatiserad inriktning

Avtalsinriktning till flera momssatser är möjlig när en faktura alltid står i samma förhållande som avtalskonteringarna. Inriktning är också möjligt om leverantören fakturerar olika momssatser på olika fakturor (Mehiläinen Oy).

HAUS-PunchOut

Via denna PunchOut kan man göra enskilda anmälningar till utbildning, men gruppanmälningar är inte möjliga. Det är viktigt att komma överens om deltagandet i utbildningen innan man anmäler sig i Handi, eftersom överföringen av varukorgen till Handi uppdaterar deltagarens status till Alustava (preliminär) i deltagaruppgifterna för HAUS:s utbildning. En beställning, det vill säga ett godkännande i Handi, är en bindande anmälan. Om beställningen inte godkänns ska den preliminära bokningen återkallas från deltagaruppgifterna genom att kontakta HAUS.

När varukorgen flyttas får deltagaren ett bekräftelsemeddelande. För en beställning som bekräftats i Handi skickas inget separat meddelande till deltagaren, utan följande meddelande är välkomnar deltagaren till kursen ett par veckor innan kursen i fråga börjar. Om beställningen inte godkänns i Handi, ska deltagaren återkalla bokningen med statusen Alustava (preliminär) i deltagaruppgifterna i HAUS. En godkänd bokning i Handi gör deltagarens anmälan bindande.

När kunden gör en beställning, det vill säga anmäler sig till en utbildning genom att först välja önskad utbildning och därefter klicka på Ilmoittaudu (Anmälan), öppnas en anmälningsblankett. Fält som är markerade med en asterisk på blanketten är obligatoriska. Kunden behöver inte ange några andra uppgifter i beställningen. Beställningsnumret i Handi styrs automatiskt till punkten Laskutusviite (Faktureringsreferens) på anmälningsblanketten när beställningen har godkänts i Handi och överförs till HAUS:s system för bindande anmälan.

5 Krav på fakturans innehåll och förmedling

Överenskommelser om fakturerings-, referens- och inriktningsuppgifter ska ingå i alla bokföringsenhetens konkurrensutsättningar och upphandlingsavtal. Med tanke på den automatiska hanteringen av fakturor är det viktigt att man med tillräcklig noggrannhet kommer överens med leverantörerna om fakturornas innehåll samt om bland annat faktureringsrytmen (exempelvis en gång i månaden). På så sätt kan man säkerställa att innehållet i beställningen eller avtalet och fakturan motsvarar varandra och att fakturorna hanteras automatiskt.

Som faktureringsadress anges alltid nätfaktureringsadressen (krav på nätfaktura). Ämbetsverkets postadress får inte anges som faktureringsadress. Bokföringsenheten ska också se till att leverantören får en nätfaktureringsadress i samband med sporadisk upphandling där det inte är möjligt att använda betaltidskortet. Fakturan ska uppfylla
faktureringskraven i momsbeskattningen enligt Skatteförvaltningens anvisning och på fakturan ska man sträva efter att beakta de tilläggskrav i Europastandarden för nätfakturor som direktivet om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling (2014/55/EU, lag 241/2019) och tillhörande tillämpningsanvisningen för den offentliga förvaltningen för med sig.

Fakturan ska ha tillräckliga och korrekta uppgifter för att kunna hanteras automatiserat. Med andra ord ska beställningsnummer, avtalsnummer, konteringsreferens eller arbetsplatsuppgift/-nyckel finnas på fakturan. Om inga av ovan nämnda uppgifter finns att tillgå ska man be leverantören lägga till åtminstone namnet på beställarens kontaktperson på fakturan som identifikation för att göra hanteringen av fakturan smidigare.

Dessutom ska bokföringsenheten använda 21 dagars betalningsvillkor i konkurrensutsättning, avtal och beställningar, när man kommer överens med leverantörerna om fakturering av upphandlingen av tjänster eller varor. Betalningsvillkoret grundar sig på finansministeriets allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av tjänster och varor (JYSE-villkoren)

5.1 Förmedling av inriktningsuppgifter med nätfaktura

För att kunna utnyttja automatiseringen ska fakturan ha en inriktningsuppgift, vilket innebär förmedling av beställningsnummer, avtalsnummer, arbetsplatsuppgift eller konteringsreferens på fakturan. Det finns egna fält i nätfakturans XML-meddelande för dessa uppgifter enligt förteckningen i tabell 1 nedan. Fakturans XML-meddelande kan vid behov granskas i Handi på fakturans sekundärsida, som finns i menyn som öppnas under de tre punkterna när fakturan är öppen. Fakturan kan inriktas automatiskt på basis av beställnings- och avtalsnummer. Med hjälp av konteringsreferensen får fakturan automatisk kontering enligt den konteringsmall som fastställts för referensen. Konteringsreferensen ingår ändå inte i automatiseringsrapporterna och betraktas inte som automatisering. Observera också att en faktura kan ha endast en inriktningsuppgift för att fakturan ska kunna hanteras med hjälp av automatisering.

Tabell 1 Datafält som används för inriktningsuppgifter i Finvoice-format

Om det inte finns ett lämpligt fält i leverantörens faktureringssystem för avtalsnummer, beställningsnummer eller konteringsreferens, det vill säga det primära fältet i tabell 1 inte är tillgängligt, kan informationen i undantagsfall förmedlas i fältet köparens referens/er referens, som i Finvoice är fältet BuyerReferenceIdentifier. Uppgiften kopieras till rätt fält för inriktningen med hjälp av Posti Messaging Oy:s kopieringstjänst. Kopieringstjänsten fungerar för nätfakturor, men för digitaliserade fakturor söker kopieringstjänsten endast information i vissa fält och kopieringen genomförs inte om fältets namn är ett annat än det som anges i inställningarna.

5.1.1 Avtalsnummer

En faktura med avtal identifieras med hjälp av en inriktningsuppgift som börjar med VSK1. Avtalsnumret/-koden läses i första hand från fältet AgreementIdentifier i nätfakturans XML-meddelande. Om faktureraren inte använder fältet i fråga kan avtalsnumret i undantagsfall anges i fältet BuyerReferenceIdentifier (fältet köparens referens/er referens). Fältet får inte innehålla någon annan information än inriktningsuppgiften. Avtalsnumret ska skrivas ihop på fakturan och stå i exakt samma form som det har sparats i Handi. Det är en absolut förutsättning för automatisk inriktning. Avtalsnumret börjar alltid med VSK1 såsom nämns ovan och kan vara 5–35 tecken långt. Avtalsnumret får inte innehålla mellanslag, kommatecken eller specialtecknen / * ? : [ ] %. Dessutom ska bokstäverna Ä, Ö och Å undvikas. Bokföringsenheten fastställer själv avtalsnumret och informerar leverantören.

5.1.2 Beställningsnummer

En faktura med beställning har en inriktningsuppgift som börjar med V1. Beställningsnumret läses i första hand från fältet OrderIdentifier i fakturans XML-meddelande. Fältet får inte innehålla någon annan information än beställningsnumret. Beställningsnumret ska skrivas ihop på fakturan och stå i exakt samma form som på beställningen. Om faktureraren inte använder fältet i fråga kan beställningsnumret i undantagsfall anges i fältet BuyerReferenceIdentifier (köparens referens/er referens).

5.1.3 Konteringsreferens

Konteringsreferensen identifieras med hjälp av förleden TK1. Konteringsreferensen kan vara 4–30 tecken lång. Konteringsreferensen ska finnas i fältet AccountDimensionText. Om faktureraren inte använder fältet i fråga kan konteringsreferensen i undantagsfall anges i fältet BuyerReferenceIdentifier (fältet köparens referens/er referens).

Konteringsreferensen är avsedd att användas för återkommande fakturor, vars konteringar förblir oförändrade men vars faktureringsbelopp varierar. Bokföringsenheten ska kontrollera om utgiften omfattas av avtalsinriktningen. Exempel på sådana fakturor är fakturor för måltidsstöd. Vid användning av konteringsreferens skapas automatiskt en kontering enligt konteringsmallen på inköpsfakturan, vilket påskyndar hanteringen av fakturan betydligt. Fakturor med konteringsreferens ingår däremot inte i automatiseringsrapporterna och kan med andra ord inte betraktas som egentlig automatisering. Vid användning av konteringsreferens sakgranskas och godkänns fakturan på normalt sätt vid bokföringsenheten. Konteringarna från konteringsreferensen kan redigeras av bokföringsenheten.

Palkeet ansvarar för att spara konteringsreferensen. Bokföringsenheten skickar de uppgifter som behövs för att spara konteringsreferensen till Palkeet i överenskommen form. Vid användning av konteringsreferens är det avgörande med tanke på fakturans automatiska kontering att fakturaformatet innehåller konteringsreferensen som utlöser konteringsmallen med rätt innehåll och i rätt fält. Därför är det viktigt att fästa tillräcklig uppmärksamhet vid informationen till leverantörer när konteringsreferensen tas i bruk, bland annat genom att utnyttja färdiga brevmallar.

5.1.4 Arbetsplatsuppgift/-nyckel

Arbetsplatsuppgiften/-nyckeln läses från fältet DeliverySiteCode. Om faktureraren inte använder fältet i fråga kan arbetsplatskoden i undantagsfall anges i fältet InvoiceFreeText. Arbetsplatsuppgiften/-nyckeln kan ha två olika format: den kan börja med TA-FI (arbetsplatsuppgift som fastställts för staten) eller TA-FI-ST (Vastuu Groups, tidigare Suomen Tilaajavastuus arbetsplatsnyckel). Antalet tecken är 6–30.

Inriktningsinformationen med anknytning till arbetsplatsen används på fakturor vid ämbetsverk som omfattas av Skatteförvaltningens skyldighet att lämna uppgifter om byggande.

5.2 Betalningsvillkor

En bokföringsenhet ska använda 21 dagars betalningsvillkor i konkurrensutsättning, avtal och beställningar, när man kommer överens med leverantörerna om fakturering av upphandlingen av tjänster eller varor. Betalningsvillkoret grundar sig på finansministeriets allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av tjänster och varor (JYSE-villkoren). I JYSE-villkoren nämns att nätfakturan ska betalas när 21 dagar har förflutit sedan den godkända fakturan anlände.

När det gäller nya avtal kan bokföringsenheten endast i undantagsfall och av motiverade skäl avtala om ett betalningsvillkor som är kortare än 21 dagar/längre än 21 dagar. Med tanke på den kortare betalningstiden ska bokföringsenheten göra upp en egen plan för hur ett betalningsvillkor som är kortare än normalt i praktiken kan genomföras. Planen gäller även gamla avtal där bokföringsenheten har avtalat om ett betalningsvillkor som är kortare än 21 dagar.

Om ramavtalsleverantörens fakturor inte följer det avtalsmässiga betalningsvillkoret på 21 dagar och bokföringsenheten har försökt förhandla med leverantören om en ändring av betalningsvillkoret utan framgång, kan bokföringsenheten skicka information om leverantören i fråga till Hansels kundtjänst per e-post asiakaspalvelu(at)hansel.fi eller ringa Hansels kundservice på telefonnummer 0294 444 300 (samtalets pris lna/msa).

Betalningarna ska finnas i reskontran två dagar före förfallodagen. Förfallodagen ska bokföras på verifikaten så att förfallodagen kan följas. Det är mycket viktigt att följa ett 21 dagars betalningsvillkor för att det ska finnas tillräckligt med tid för hantering och debitering av inköpsfakturorna. Ett kortare betalningsvillkor kan leda till försenad betalning av fakturor och därmed öka kostnaderna för dröjsmålsräntor och betalningsuppmaningar.

5.3 Krav på nätfaktura

Statskontoret har gett anvisningar om att bokföringsenheterna endast ska ta emot nätfakturor. En PDF-fil som skickas som bilaga i ett e-postmeddelande är inte en nätfaktura och bokföringsenheterna ska inte ta emot sådana från leverantörerna utan i stället informera leverantörerna om saken. I undantagsfall kan leverantören ges tillstånd att skicka en pappersfaktura via digitaliseringstjänsten.

Den offentliga förvaltningen har gett en preciserande anvisning om datainnehållet i Europastandarden för nätfakturor enligt direktiv 2014/55 EU och lagen om elektronisk fakturering hos upphandlande enheter och näringsidkare (241/2019). I anvisningen ingår den information som den offentliga förvaltningen kräver på en nätfaktura. I denna tillämpningsanvisning för den offentliga förvaltningen preciseras kraven på informationsinnehåll i nätfakturor som skickas till den offentliga förvaltningen, för att de ska motsvara den europeiska nätfaktura som beskrivs i lagen.

Statsförvaltningens gemensamma mål är att andelen mottagna nätfakturor ska vara minst 95 procent. Bokföringsenheterna förutsätts samarbeta aktivt och kontinuerligt med leverantörerna och hålla kontakt med dem för att öka andelen nätfakturor. Statskontoret följer upp andelen mottagna nätfakturor vid bokföringsenheterna.

Hansel Ab har beaktat kravet på nätfaktura i konkurrensutsättningar. Bokföringsenheten ska beakta kravet på nätfaktura i sina egna konkurrensutsättningar och avtal, när man kommer överens med leverantörerna om fakturering i anslutning till upphandling av en tjänst eller vara. Bokföringsenheten får inte ingå avtal där man inte kommit överens om kravet på nätfaktura.

Förmedlare av statens nätfakturor är Posti Messaging Oy och dess underleverantör OpusCapita Solutions Oy. Bokföringsenheten får inte ingå avtal med andra förmedlare om mottagning av nätfakturor.

6 Lösningar för upprättande av nätfaktura

Om en leverantör inte har ett faktureringssystem där det går att skicka nätfakturor, ska leverantören hänvisas till att använda leverantörsportalen i Handi, Postens Nätverkstjänst eller Baswares faktureringsportal. Leverantören kan göra upp och skicka nätfakturor till staten avgiftsfritt via dessa tjänster. Leverantörerna kan informeras med hjälp av de färdiga brevmallar som finns som bilagor till anvisningen (bilaga 2a, 2b och 2c).

6.1 Leverantörsportalen i Handi

Leverantörsportalen i Handi är en webbläsarbaserad lösning avsedd för bokföringsenheternas leverantörer. Via portalen kan leverantörerna bland annat ta emot beställningar från bokföringsenheterna, fakturera bokföringsenheterna och följa med hur fakturorna hanteras. Bokföringsenheten gör en begäran om att lägga till en leverantör i Handi och sparar uppgifterna om den nya leverantören i där. Utifrån bokföringsenhetens begäran om att lägga till en leverantör skickar Palkeet en registreringslänk till leverantören och sparar leverantörens uppgifter i Kieku.

6.2 Postens Nätverkstjänst

Postens Nätverkstjänst är en webbaserad lösning som är avsedd för småföretagare. På webbplatsen finns en inloggningslänk, anvisningar med anknytning till tjänsten och kontaktuppgifter till rådgivningstjänsten. Användningen av nätverkstjänsten förutsätter att leverantören har ett FO-nummer. Via nätverkstjänsten kan leverantören skicka nätfakturor förutom till statens ämbetsverk även till andra finländska företag som tar emot nätfakturor. Postens Nätverkstjänst förutsätter dock att 10 euro sparas på ett ärendekonto som är kopplat till tjänsten när den tas i bruk. Fakturor till statliga ämbetsverk får man däremot skicka avgiftsfritt via tjänsten.

6.3 Baswares faktureringsportal

Baswares faktureringsportal är en webbläsarbaserad lösning för sändning av nätfakturor. Anvisningar och en inloggningslänk till tjänsten finns också på Statskontorets webbplats för nätfakturering. Faktureringsportalen stöder flera språk, så den lämpar sig också för att skicka fakturor från utlandet. Kommunikationen med utländska leverantörer stöds av den engelskspråkiga versionen av Statskontorets webbplats för nätfakturering. Baswares faktureringsportal i sin nuvarande form är i bruk fram till 31.12.2020.

En privatperson kan registrera sig i Basware Supplier Portal med ett så kallat tekniskt FO-nummer som FO-nummer. Det tekniska FO-numret består av privatpersonens födelsedatum och tilläggstecken enligt följande: 4ddmmåå-0. Bokföringsenheten kan erbjuda en verksamhetsmodell för de privatpersoner som är villiga att skicka en nätfaktura.

Palkeet ger råd med anknytning till Baswares portal. Palkeet rådgivningstjänst hjälper både leverantörer och bokföringsenheter med användningen av portalen. Kontaktuppgifter till Palkeets rådgivningstjänst: telefon 029 556 3700 (samtalets pris är lna/msa) och e-post verkkolaskutus(at)palkeet.fi.