Bokföringsenheter och statliga fonder utanför budgeten

God praxis inom processen Från beställning till indrivning

Statens ekonomiförvaltningsstrategi för 2020 förutsätter att ekonomiförvaltningsprocesserna utvecklas och arbetsfördelningen förtydligas. I dessa anvisningar beskrivs uppgifter som berör olika delområden inom processen Från beställning till indrivning. Anvisningarna har gjorts upp i samarbete med Statskontoret och Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet).

Syftet med anvisningarna är att instruera bokföringsenheterna i hur de kan förenhetliga sina rutiner inom olika delområden inom processen Från beställning till indrivning. I anvisningarna förtydligas också arbetsfördelningen mellan Palkeet och bokföringsenheten.

Statskontoret har i dag uppdaterat anvisningarna för god praxis inom processen Från beställning till indrivning. Syftet med anvisningarna är att handleda och stödja bokföringsenheterna i utvecklingen och effektiviseringen av rutiner. Bokföringsenheten ska utreda vilka delar av den goda praxis som beskrivs i anvisningarna den kan ta i bruk som sådana, och vilka som behöver anpassas till den egna verksamhetsmiljön.

Anvisningarna preciserar också Statskontorets anvisningar om Godkännande av verifikat i servicecentret från den 23 oktober 2018.

Ikraftträdande Genom denna föreskrift upphävs statskontorets föreskrift VK/1257/00.00.00.01/2018 av den 31 oktober 2018.

De uppdaterade anvisningarna träder i kraft omedelbart.

Mer information

Mer information i frågor kring dessa anvisningar ges av Statskontorets division Ekonomi, kunskap och arbetsliv, tfn 0295 50 2000 eller per e-post på adressen verkkolaskutus (at) valtiokonttori.fi.

Betalningsrörelsechef                                                                                                                 Keijo Kettunen

Ekonomiförvaltningsspecialist                                                                                                  Anni Koskinen

För kännedom Statens revisionsverk

1 Allmänt

1.1 Anvisningarnas mål och tillämpningsområde

Den centrala målsättningen för processen Från beställning till indrivning i statens ekonomiförvaltningsstrategi för 2020 är att höja utnyttjandegraden av Palkeet i processen till 30 procent. I Kieku-projektet är målet att öka produktiviteten i statens ekonomiförvaltning med 20 procent. I regeringens handlingsplan för åren 2017–2019 ingår också ett spetsprojekt med uppgiften att påskynda övergången till nätfakturering inom den offentliga förvaltningen.

Syftet med anvisningarna är att stödja bokföringsenheterna i utvecklingen av rutiner genom att presentera god praxis samt ge anvisningar till bokföringsenheterna och Palkeet. Målet är att göra bokföringsenheternas uppgifter inom processen Från beställning till indrivning enklare och smidigare så att de kan genomföras med mindre personal än i nuläget. Ett mål är också att uppmuntra bokföringsenheterna att centralisera uppgifter och förenhetliga sina rutiner. God praxis stöder också samarbetet mellan bokföringsenheterna och Palkeet.

Bokföringsenheterna ska kontrollera vilka delar av den goda praxis som beskrivs i anvisningarna som kan tas i bruk som sådana och vilka som behöver anpassas till verksamhetsmiljön.

Anvisningarna tillämpas på de prestationer som omfattas av lagen om grunderna för avgifter till staten (21.2.1992/150). Anvisningarna ska också tillämpas på andra prestationer och avtalsvillkoren för dessa om inget annat föreskrivs i en speciallag, en förordning eller ett gällande avtal.

Anvisningarna gäller hela processen, relaterade delprocesser och andra detaljer som anknyter till processen. Anvisningarna är avsedda att till tillämpliga delar gälla alla systemmiljöer och bokföringsenheter oberoende av hur stor del av processen Från beställning till indrivning som har överlåtits till Palkeet.

Processområdet Från beställning till indrivning består av följande helheter:

1. Upprätthållande av basuppgifter

• upprätthållande av materialregister
• upprätthållande av kundregister

2. Behandling av försäljningsfakturor

3. Skötsel av kundreskontra

• behandling av prestationer

4. Bevakning av fordringar

• betalningsuppmaningar
• fakturering av dröjsmålsränta

5. Indrivning

6. Periodskifte i processen Från beställning till indrivning

1.2 Tabeller över ansvarsfördelningen

Statskontoret fastställer och administrerar fördelningen av uppgifter och ansvar inom ekonomiförvaltningen mellan servicecentret och bokföringsenheterna samt fonderna. I ansvarsfördelningstabellen beskrivs ansvarsfördelningen mellan bokföringsenheten och Palkeet i olika skeden av processen Från beställning till indrivning.

Den gällande tabellen över ansvarsfördelningen finns på Statskontorets webbplats.

1.3 Produktivitetsuppföljning

Statskontoret följer kvartalsvis upp produktiviteten i processen Från beställning till indrivning för de bokföringsenheter som använder Kieku för fakturering eller som har ett kundreskontra- eller bokföringsgränssnitt till Kieku. I uppföljningen används följande indikatorer för produktivitet:

• Andelen skickade nätfakturor i procent (jämfört med målet)
• Antalet betalningsuppmaningar (i förhållande till antalet skickade fakturor)
• Antalet räntefakturor (i förhållande till antalet skickade fakturor)
• Andel betalningar som saknar referensnummer/allokeras manuellt av Palkeet (i förhållande till antalet skickade fakturor)
• Andel felaktiga faktureringsbegäranden (i förhållande till antalet skickade fakturor)
• Andelarna återbetalningar (i förhållande till varandra och antalet skickade fakturor)

Indikatorerna och resultaten i produktivitetsuppföljningen publiceras på Statskontorets webbplats.

Genom produktivitetsuppföljningen strävar man efter att hitta verksamhetsmodeller genom vilka man kan spara in årsverken i processen Från beställning till indrivning. I produktivitetsuppföljningen ser man också över vilka uppgifter som kan överlåtas från bokföringsenheten till Palkeet för att effektivisera verksamheten. Bokföringsenheten ska utvärdera sin egen faktureringsprocess och utveckla den i samarbete med Palkeet.

1.4 Målsättningar för nätfakturor och digital hantering av försäljningstransaktioner

Årliga mål gällande nätfakturor har ställts upp för staten. Målsättningarna och utfallen beskrivs i tabellen nedan:

Bokföringsenheten ska för sin del se till att det årliga målet för e-fakturor uppfylls.

Statskontoret följer aktivt upp hur stor andel av bokföringsenheternas fakturor som skickas som nätfakturor. Om andelen nätfakturor underskrider målet ber Statskontoret bokföringsenheten om en utredning gällande detta och en åtgärdsplan för hur målet ska uppnås.

Palkeet har tagit i bruk funktioner för konsumentnätfakturor och direktbetalningar för bokföringsenheterna. Användare av tjänsten OmaPosti (tidigare NetPosti) kan få sina fakturor dit. Konsumentnätfakturor och direktbetalningar styrs till konsumentens nätbank. OmaPosti är en elektronisk postlåda, dit fakturor som skickas i pappersform styrs i elektroniskt format. Om konsumenten har beställt sina fakturor som konsumentnätfakturor till sin nätbank och även använder OmaPosti, styrs fakturorna som nätfakturor till nätbanken. Med hjälp av konsumentnätfakturor och OmaPosti uppfyller vi konsumenternas önskemål om att få sina fakturor som nätfakturor och sparar in på kostnaderna för fakturautskick. En nätfaktura är dessutom fyra gånger miljövänligare än en pappersfaktura. Bokföringsenheten ska aktivt informera konsumenterna om denna möjlighet, exempelvis i samband med kundbetjäning, på sin webbplats och i annan kommunikation.

Statens ämbetsverk har framöver också möjlighet att styra fakturor till tjänsten Suomi.fi-meddelanden. Tjänsten testas just nu och mer information om ibruktagandet finns på adressen verkkolaskutus(at)valtiokonttori.fi. Tjänsten tas i bruk under 2020, och mer information om detta ges närmare tidpunkten för ibruktagandet.

Statskontoret publicerar följande statistik gällande nätfakturor:

• I arbetsytan för statens betalningsrörelse och kassahantering (Tiedostot > Laskujenvälitys > Tilastot ja kuukausiraportit) finns Postens månatliga statistik på förvaltningsområdes-, bokföringsenhets- och faktureringssystemnivå över de fakturor som förmedlats under månaden (nätfakturor, utskrift). I rapporten framgår också transaktionskostnaderna för fakturaförmedlingen. Rapporten har säkerhetsklassificerats med skyddsnivå IV.
• På sidan för statens nätfakturastatistik finns månatlig statistik för nätfakturor på förvaltningsområdes- och bokföringsenhetsnivå samt en tjänsterapport på statlig nivå över utvecklingen i fråga om nätfakturor från 2012 till tidpunkten för rapporteringen.

1.5 Sändande av nätfakturor till utländska kunder

En del utländska företagskunder har möjlighet att ta emot nätfakturor. Skickande av nätfakturor till utländska företagskunder förutsätter att kundens förmedlare har ett förmedlingsavtal med Postis underleverantör OpusCapita eller är medlem i Peppol-nätverket.

1.6 E-fakturadirektivet

I och med e-fakturadirektivet (2014/55/EU) och lagen 241/2019 kommer en så kallad Europanorm (en semantisk modell) att tas i bruk för innehållet i nätfakturor. Detta innebär att fakturornas datainnehåll utökas något jämfört med nuläget. Europanormens krav har beaktats i Finvoice och TEAPPS version 3.0. Man har också utarbetat en anvisning för tillämpning av Europanormen inom den offentliga förvaltningen, där användningen av vissa datafält har preciserats. Länkar till jämförelsetabeller för Finvoice/TEAPPS 3.0 och tillämpningsanvisningen för den offentliga förvaltningen finns på
Statskontorets webbplats om nätfakturering.

Staten har byggt upp beredskap för att ta emot nätfakturor enligt Europanormen från och med den 1 april 2019. Rätten att kräva nätfakturor som överensstämmer med Europanormen träder i kraft den 1 april 2020. Från och med detta datum måste avsändarna av nätfakturor kunna skicka fakturor som uppfyller Europanormen, om kunden är en organisation inom den offentliga förvaltningen. Funktionerna för fakturering i datasystemet Kieku kommer att uppdateras för att motsvara Europanormen före den 1 april 2020.

1.7 Suomi.fi-betalningar, dvs. elektronisk betalningstjänst

I processen Från beställning till indrivning kan man också använda nätbetalningar, som eliminerar behovet av att upprätthålla basuppgifter i processerna för försäljningsfakturering och övervakning av fordringar.

Tjänsten Suomi.fi-betalningar, som administreras av Statskontoret, erbjuder en enhetlig och trygg nätbetalningstjänst för kundorganisationernas elektroniska tjänster samt centraliserat stöd och servicehantering. Med hjälp av betalningstjänsten kan slutanvändarna enkelt göra betalningar via nätet till organisationer inom den offentliga förvaltningen (exempelvis statliga myndigheter och kommuner) i samband med att de använder e-tjänsten.

Skyldigheten att använda tjänsten Suomi.fi-betalningar beskrivs i lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster 571/2016.

Mer information om tjänsten Suomi.fi-betalningar och ibruktagandet av den finns på sidan om Suomi.fi-betalningar på Statskontorets webbplats.

2 Upprätthållande av basuppgifter

2.1 Materialregister

I Kieku upprätthålls ett materialregister på statsnivå. Bokföringsenheter som har regelbunden eller annan förutsägbar fakturering ska ha en prislista över de prestationer som säljs och den ska nämnas i ekonomistadgan. I ekonomistadgan ska det finnas information om vem som upprätthåller och godkänner prislistan. Prislistan ska innehålla namn på prestationen eller produkten/tjänsten, pris, affärsbokföringskonto, budgetkonto och momssats. Beteckningsuppgifterna på prislistan förs också in i faktureringssystemet.

Faktureringen ska basera sig på en godkänd prislista enligt Statskontorets bestämmelse Godkännande av verifikat vid servicecentren. Bokföringsenheten ansvarar för att uppgifterna i prislistan alltid är uppdaterade.

Om bokföringsenheten vid enskilda tillfällen fakturerar för en produkt eller tjänst till ett pris som inte bygger på den godkända prislistan, ska priset och konteringen godkännas av bokföringsenheten före fakturering i enlighet med bokföringsenhetens ekonomiska stadgar. Bokföringsenheten ska genom intern tillsyn säkerställa att förfarandena för uppbärande av intäkter är ändamålsenliga och att de intäkter som tillkommer bokföringsenheten drivs in i rätt tid, till rätt belopp och på ett lämpligt sätt.

Statskontoret rekommenderar att registreringen och upprätthållandet av beteckningar görs centralt inom bokföringsenheten. På så sätt kan man säkerställa ett enhetligt materialregister och att det inte görs onödigt arbete vid registreringar eller ändringar, såsom registrering av beteckningar som motsvarar varandra. Kiekus materialregister är gemensamt för alla bokföringsenheter och beteckningar som registrerats där kan utvidgas för användning inom flera olika organisationer. Palkeet ansvarar för att upprätthålla materialregistret i Kieku-systemet i enlighet med de uppgifter om beteckningar och priser som bokföringsenheterna meddelat.

2.2 Kundregister

I Kieku upprätthålls ett gemensamt kundregister för staten. Kieku är dock inte Master för kunduppgifter, eftersom kunduppgifter även skickas från bokföringsenheternas substanssystem.

Innan man registrerar en ny kund ska man kontrollera om kunden finns i det gemensamma kundregistret (att kunden inte är kund hos något ämbetsverk i kundregistret).

Företagskunder registreras alltid under det officiella namn som finns i FODS. Om kunden har en C/O-adress i FODS registreras uppgifter om fakturamottagaren i fältet Namn2. Uppgifter om avdelningar, personer eller bifirmor ges i det egentliga faktureringsmaterialet, exempelvis i fältet för er referens, och dessa uppgifter sparas inte i kundregistret.

Bokföringsenheten ansvarar för att det i kundregistret finns nätfakturaadresser och förmedlarkoder för alla kunder som kan ta emot nätfakturor. Registret ska uppdateras regelbundet. Om bokföringsenhetens kundregister inte upprätthålls i Kieku ansvarar Palkeet för uppdateringen av informationen.

Nätfakturaadressen och förmedlarkoden kan kontrolleras i tjänsten Verkkolaskuosoite.fi. Närfakturaadressen kan sökas med kundens namn eller FO-nummer. Adressförteckningen för nätfakturering kan också laddas ner i sin helhet i csv- eller xml-format. Bokföringsenheten kan beställa och betala för rättigheter att ladda ner adressförteckningen via denna länk. Närmare anvisningar för beställning av nedladdningsrättigheter finns i avsnitt 5 om försäljningsfakturering i servicehandboken för förmedling av fakturor (Valtion maksuliike ja kassanhallinta > Tiedostot > Laskujenvälitys > Palvelukäsikirja).

Konsumentkunder registreras i kundregistret med efternamn förnamn. Konsumenten identifieras i kundregistret med personbeteckningen. Enligt 29 § i dataskyddslagen får personbeteckningar användas bland annat för identifiering av en gäldenär, kreditgivning och indrivning av fordringar. För enskilda näringsidkare ska man utöver FO-numret även ange personbeteckningen. För utländska konsumentkunder som saknar personbeteckning anges födelsedatum.

Förutom för identifiering av borgenärer används personbeteckningen för uppdatering av konsumentens nätfakturaadress och styrning av fakturor till tjänsten Suomi.fi-betalningar (2020). På grund av detta måste personbeteckningen registreras för konsumentkunder i kundregistret. Statskontoret ger i december en anvisning för inskickande av personbeteckningar till kundregistret (VK/1275/00.00.01.06.00/2019).

Kundregistrets administratör ska säkerställa att personbeteckningar inte anges i onödan i dokument som skrivs ut eller skapas utifrån kundregistret.

I Kieku-systemets försäljningsfakturering och -reskontra finns möjlighet att använda en funktion för engångskunder. Man ska sträva efter att sluta använda engångskunder om det inte finns särskilda skäl till det. Användning av robotik i upprätthållandet av kundregistret gör det möjligt att avskaffa funktionen för engångskunder. Palkeet informerar närmare om detta när avskaffandet av engångskunder blir aktuellt.

Vid användning av engångskunder ska man beakta följande:

• Man ska kontrollera om kunden finns i kundregistret (att kunden inte är kund hos något ämbetsverk i kundregistret). Om kunden finns i kundregistret får man inte använda funktionen för engångskund.
• Funktionen för engångskunder används endast när en konsumentkund faktureras endast en gång (observera att en konsument kan ha beställt e-faktura som kund som endast faktureras en gång, och att man i detta fall inte ska använda engångskund, se följande avsnitt). Engångskunder ska uppge sin personbeteckning.
• En kund med spärrmarkering får inte registreras som engångskund, utan ska alltid registreras i kundregistret, som har en särskild sifferserie för spärrmarkeringskundernas kontogrupp.

·
Statens ämbetsverk är inte engångskunder. Statens ämbetsverk registreras automatiskt i Kiekus kundregister. Till ämbetsverk får man endast skicka nätfakturor.

3 Behandling av försäljningsfakturor

3.1 Avtal om förmedling av fakturor

Statens fakturaförmedlare under avtalsperioden 1.12.2012–30.11.2020 (optionsår i bruk) är Posti Messaging Oy (Posti). Allt fakturamaterial skickas via Posti som nätfakturor eller till utskriftstjänsten. Även fakturor från staten för skatteuppbörd och avgifter av skattenatur förmedlas via Posti. Posti Messaging Oy fortsätter som fakturaförmedlare under den nya avtalsperioden från och med den 1 december 2020.

Ibruktagande och utvidgning av tjänster för fakturaförmedling ska avtalas med Statskontoret. Verksamhetsmodellen för fakturaförmedling beskrivs närmare i servicehandboken för fakturaförmedling. Handboken finns i arbetsytan för statens betalningsrörelse och kassahantering (Tiedostot > Laskujenvälitys > Palvelukäsikirja).

3.2 Att skicka in en faktureringsbegäran till Palkeet

Palkeet använder datasystemet Kieku (nedan Kieku) för fakturering, och för Försvarsmaktens del Försvarsmaktens eget SAP-system. En bokföringsenhet kan skicka en faktureringsbegäran till Kieku:

• genom att spara en försäljningsorder direkt i Kieku-systemet,
• med en Excel-faktureringsblankett via en kanal för dataöverföring eller
• med fakturauppgifter som skapats av ämbetsverkets substanssystem (direkt i den form som de läses in i Kieku).

En förutsättning för en smidig helhetsprocess för försäljningsfakturering och automatisering av hanteringen av faktureringsmaterial är att bokföringsenheten/ämbetsverket skickar Excel-faktureringsbegäran så att materialet för faktureringsdatumet skickas i samma begäran. Detta minskar det manuella arbetet för bokföringsenheten och Palkeet.

Målet är att allt material som ska vidarebefordras ska skickas mellan systemen genom dataöverföring, som är en snabb och datasäker metod. Om bokföringsenheten/ämbetsverket har Excel-försäljningsfakturering, ska Excel-faktureringsbegäranden och Excel-blanketter för uppdatering av kunduppgifter framöver skickas till Palkeet via kanaler för dataöverföring. Excel-faktureringsbegäran och Excel-blanketten för uppdatering av kunduppgifter kan skickas samtidigt, och Palkeet kan komplettera Excel-faktureringsbegäran med de nya kundernas kundnummer.

Bokföringsenheten ska kontrollera att uppgifterna är korrekta innan faktureringsmaterialet skickas in. Utredning av fel efter att materialet skickats in medför extra arbete för både Palkeet och bokföringsenheten.

Bokföringsenheter som använder Kieku för fakturering ska tillsammans med Palkeet utreda om återkommande fakturering kan skötas som Kieku-avtalsfakturering. På så sätt minskar man det manuella arbetet för både bokföringsenheten och Palkeet. Vid manuell hantering kan man minska arbetsbördan genom standardiserade beslut, där de uppgifter som behövs för faktureringen anges tydligt.

Om bilagor bifogas till fakturor ska de vara svartvita. Förmedling av bilagor i färg kräver separat överenskommelse med Palkeet.

3.3 Dataöverföringskanaler

3.3.1 Valtion.fi

Ibruktagande av den lättare dataöverföringskanalen Valtion.fi förutsätter att bokföringsenheten är med i Valtti-nätverket och använder Valtion.fi-skivdelningen. Man lägger till ett register för bokföringsenheten i Valtion.fi-miljön, dit Excel-blanketter för faktureringsbegäranden och bilagor kan överföras. Palkeet har rättigheter till samma register för att kunna hämta material. Palkeet kan ge mer information om ibruktagande av dataöverföringskanalen Valtion.fi.

3.3.2 Valtoris OVI-tjänst som dataöverföringskanal

Ibruktagande av Valtoris OVI-tjänst som dataöverföringskanal förutsätter att bokföringsenheten/ämbetsverket har tillgång till en server vars tekniska specifikationer uppfyller datasäkerhetskraven för statens gemensamma datatrafiklösning (Statens gemensamma kommunikationsnät, VY-verkko). Dataförbindelser skapas från servern till OVI-servern och de specifikationer som krävs för dataöverföring görs.

Om bokföringsenheten/ämbetsverket inte själv har möjlighet att skicka material till OVI-tjänsten, kan materialet importeras via Valtoris VIA-meddelandeförmedling. Ett alternativ är också användning av ett dataöverföringsprogram (t.ex. WINSCP) i fall där materialet överförs manuellt till OVI-servern.

3.4 Skickande av fakturamaterial till fakturaförmedlingstjänsten (Posti)

Palkeet ansvarar för att skicka fakturamaterial, räntefakturor och betalningspåminnelser från Kieku till Postis fakturaförmedlingstjänst samt för relaterade kontroller, granskningar och utredning av eventuella fel. Palkeet ansvarar också för att försäljningsfakturornas arkivmaterial (fakturans xml och bild) förmedlas till statens gemensamma digitala arkiv (Handi).

Vissa ämbetsverk har egna faktureringssystem från vilka materialet skickas direkt till fakturaförmedlingstjänsten. För dessa system finns en kundreskontra och/eller ett bokföringsgränssnitt till Kieku. Bokföringsenheten ansvarar för att skicka in försäljningsfakturamaterial till fakturaförmedlingstjänsten samt relaterade kontroller, granskningar och utredning av eventuella fel.

3.5 Innehållskrav för fakturor

Bokföringsenheten ska i sin fakturering beakta Skatteförvaltningens anvisning för fakturakrav vid mervärdesbeskattning (VH/1780/00.01.00/2019) samt de tilläggskrav för nätfakturors innehåll som e-fakturadirektivets (2014/55/EU, lag 241/2019) Europanorm och de tillhörande tillämpningsanvisningarna för den offentliga förvaltningen medför.

Staten använder en enhetlig modell för datainnehållet i och utseendet på statliga fakturor. I fakturornas datainnehåll har man beaktat faktureringskraven vid mervärdesbeskattningen och minimidatainnehållet i nätfakturor. En modell för utseendet på statens fakturor finns i servicehandboken för betalningsförmedling, del 5. Försäljningsfakturor. Innehållet kommer att uppdateras med nya datafält enligt tillämpningsanvisningarna för den offentliga förvaltningen. Ändringen görs i samband med att faktureringssystemet uppdateras för att producera datainnehåll enligt Europanormen.

På fakturan ska anges ordernummer, avtalsnummer och konteringsreferens, om kunden kräver det. Bokföringsenheten ska även vara redo att ange arbetsplatsuppgift, om den tjänst som bokföringsenheten producerar för kunden omfattas av skyldigheten att lämna uppgifter vid byggande. I statens interna fakturering kan man använda mellanslag eller kommatecken efter konteringsreferensen, avtalsnumret eller ordernumret, varvid man efter referensen kan ange annan nödvändig information, såsom namnet på kontaktpersonen för fakturan.

I Finvoice-formatet finns fastställda element för de uppgifter som krävs. Det element som används för avtalsnummer är AgreementIdentifier, för ordernummer OrderIdentifier, för konteringsreferens AccountDimensionText och för arbetsplatsuppgift DeliverySiteCode. Motsvarande element finns också i TEAPPSXML, den andra formen av nätfakturor som används allmänt i Finland. Om elementet inte finns i faktureringssystemet kan informationen i undantagsfall förmedlas i fältet för köparens referens/er referens (i Finvoice BuyerReferenceIdentifier). Användning av fältet Köparens referens/er referens ska avtalas separat med kunden. Om rätt dataelement för närvarande inte är tillgängliga i bokföringsenhetens faktureringssystem ska bokföringsenheten se till att systemleverantören uppdaterar faktureringssystemet i enlighet med Europanormen (i Finvoice version 3.0 och i TEAPPS version 3.0) och de uppgifter som krävs enligt tillämpningsanvisningen för den offentliga förvaltningen.

Ämbetsverk som använder Kieku-Excel för fakturering ska säkerställa att de använder den senaste Excel-blanketten för faktureringsbegäran, som har separata fält för ordernummer, avtalsnummer, konteringskod och arbetsplatsuppgift. Uppgiften ska anges i den form i vilken kunden har angett den.

Konteringskoden ska anges i fältet för konteringsreferens i Excel-faktureringsbegäran och uppgifter på rubriknivå som sparas direkt i Kieku-systemet ska sparas i flik B för tilläggsuppgifter. På motsvarande sätt registreras också avtalsnumret och arbetsplatsnyckeln i de angivna fälten i Excel-faktureringsbegäran eller Kieku-systemet.

Fältet för Er referens/köparens referens på fakturablanketten kan exempelvis användas för uppgifter som inte registreras i kundregistret. I Excel-faktureringsbegäran heter fältet Asiaviite (ärendereferens), och i Kieku är motsvarande fält Ostotilausnumero (beställningsnummer).

Sammanslagning av försäljningsfakturor till samma kund i Kieku kan förhindras med en referens i fältet för ärendereferens. Ärendereferensen ska vara olika för varje faktura, så att fakturor till samma kund inte slås ihop till samma faktura. Ärendereferensens 24 första tecken hindrar sammanslagning av fakturor.

På fakturan ska också hänvisas till grunden för avgiften, exempelvis ”Lagen om grunderna för avgifter till staten (21.2.1992/150)”. Om bokföringsenhetens grund för avgiften anknyter till en speciallag eller -förordning ska detta nämnas på fakturan. I detta fall hänvisar man inte till lagen om grunderna för avgifter på fakturan. Fakturan behöver inte innehålla en hänvisning till avgiftsgrunden, om man tillsammans med fakturan skickar ett beslut eller ett annat dokument där avgiftsgrunden anges.

Som bilaga finns en modellfaktura av vilken framgår i vilka fält uppgifterna skrivs ut (bilaga 1).

3.6 Skickande av nätfakturor

Staten har ingått ett avtal om skickande av nätfakturor med Posti Messaging. Man får inte ingå avtal med förmedlare av bokföringsenhetens kunders nätfakturor, även om förmedlaren skulle kräva det. Man ska omedelbart meddela om saken till Statskontoret, som kontaktar förmedlaren i fråga.

Bokföringsenheten ska meddela sina kunder om möjligheten till nätfakturering. Meddelandet kan till exempel ges som tilläggsinformation på fakturablanketten.

Kunden kan begära att fakturan skickas som PDF per e-post. Staten skickar inga fakturor per e-post. En kopia av fakturan kan skickas till kunden i PDF-format exempelvis i situationer där kunden har fått en betalningspåminnelse men inte själva fakturan. Staten skickar inte nätfakturor via särskilda portaler som anvisats av kunden.

Om man skickar en eller flera fakturor tillsammans med en nätfaktura till en företagskund vars förmedlare är en bank, ska bokföringsenheten kontrollera om kunden kan ta emot bilagor. Bankerna har ännu begränsade möjlighet att förmedla bilagor. Om en faktura med en bilaga skickas via banken genom en kanal som inte stödjer mottagande av bilagor, kan varken fakturan eller bilagan förmedlas.

Fakturering mellan bokföringsenheter görs alltid som nätfakturering.

Nätfakturadirektivet ger inte möjlighet att skicka samlingsfakturor som nätfakturor. En samlingsfaktura är en faktura till vilken man bifogat separata fakturor med egna fakturanummer. Däremot kan fakturor som innefattar olika rader för flera produkter och/eller tjänster skickas som nätfakturor.

Om bokföringsenhetens eget faktureringssystem inte har beredskap att skicka nätfakturor, kan bokföringsenheten genomföra nätfakturering genom att avtala med Palkeet om en faktureringstjänst.

3.7 Skickande av fakturor till personal

Vid fakturering av bokföringsenhetens egen personal ska man använda konsumentnätfakturor. Man får inte använda engångskundfakturering.

I situationer där det inte lönar sig att fakturera den egna personalen (exempelvis vid insamling av självriskandelar för rekreationsverksamhet) kan man ange ett referensnummer som ska användas vid betalningen. Det är obligatoriskt att använda referensnumret. Referensnumret ska börja med bokföringsenhetens beteckning och överensstämma med standarden för bankreferenser (t.ex. 30101238). Vid fastställandet av ett referensnummer kan man använda bankernas referensräknare.

Bokföringsenheten ansvarar för att meddela det valda referensnumret och det bankkontonummer som ska användas för betalningen till de personalrepresentanter från vilka man vill samla in betalningar. Bokföringsenheten ska också meddela om konteringsanvisningarna för referensen till Palkeet och kontrollera att alla betalningar kommer in. Automatisk övervakning av fordringar kan endast användas om man fakturerar avgifterna via försäljningsfaktureringen.

3.8 Skickande av fakturor till kunder med spärrmarkering

Statskontoret har i samarbete med Palkeet utarbetat en modell för skickande av fakturor från Kieku till kunder som har konfidentiell eller hemlig adress. Mottagaren av fakturan kan vara en person i bokföringsenhetens personal, en tidigare anställd eller en utomstående.

Fakturering av kunder med spärrmarkering sker enligt den normala processen om kunden har meddelat en säker kontaktadress till befolkningsdatasystemet eller godkänt mottagande av konsumentnätfakturor via sin nätbank. Att skicka fakturor som nätfakturor till konsumentens nätbank är tryggare än att skicka pappersfakturor.

Om en kund med spärrmarkering inte har någon säker kontaktadress och inte vill få sina fakturor som nätfakturor till nätbanken registreras en kontaktperson inom bokföringsenheten som faktureringskund i kundregistret (dvs. som mottagare av fakturorna). Denna person kan kontrollera kundens adressuppgifter i befolkningsdatasystemet.

När man gör en faktura för en kund med spärrmarkering anges den egentliga (juridiska) kunden som beställare och betalare och ämbetsverkets kontaktperson som faktureringskund. Ämbetsverkets kontaktperson hämtar fakturan i det elektroniska arkivet. Ämbetsverkets kontaktperson vidarebefordrar fakturan per post till den egentliga mottagaren på den adress som hen känner till eller har fått från befolkningsdatasystemet.

Bokföringsenheter som skickar faktureringsmaterial till Palkeet via ett substansgränssnitt ska se till att man för kunder med spärrmarkering endast förmedlar en PB-adress eller ämbetsverkets adress till Palkeet. Den faktiska adressen till en kund med spärrmarkering får inte förmedlas till Palkeet tillsammans med faktureringsmaterialet. I anvisningarna för Palkeet ges närmare information om hanteringen av kunder med spärrmarkering.

Palkeet kan ge mer information om fakturering av kunder med spärrmarkering.

3.9 Fakturering och godkännande av inkomstverifikat

Enligt 2 § i förordningen om grunderna för avgifter till staten ska avgifter tas ut i samband med beställning eller överlämnande av en prestation eller genom fakturering genast när prestationen är färdig. Enligt 39 §, 1 momentet i förordningen om statsbudgeten ska ämbetsverket eller inrättningen försäkra sig om att statens inkomster betalas på behörigt sätt till rätt belopp. Bokföringsenheten ansvarar för att faktureringen av prestationer görs med korrekta uppgifter, på behörigt sätt och utan dröjsmål.

Det faktureringsmaterial som tillhandahålls av bokföringsenheten läses in i Kieku av Palkeet. I samband med inläsningen avstämmer Palkeet det inlästa materialet mot det material som skickats av bokföringsenheten. Material som sparats i Kieku av bokföringsenheten och som skickats med Excel-blankett eller överförts via ett substansgränssnitt får ett försäljningsordernummer i Kieku. Fakturanumren och verifikatnumren för bokföringen skapas i samband med faktureringskörningen.

Fakturanumren för material som kommer via substansgränssnitt och läses in direkt i reskontran har skapats i substanssystemet och bokföringens verifikatnummer skapas i samband med inläsningen i reskontran.

Efter registreringen och inläsningen gör Palkeet en fakturakörning. I faktureringskörningen skapas en faktureringsrapport, som överförs till det elektroniska arkivet. Palkeet bifogar övriga dokument som anknyter till faktureringen till faktureringsrapporten.

Om man upptäcker fel i samband med inläsningen av materialet i Palkeets faktureringssystem ska Palkeet be bokföringsenheten att åtgärda felen och skicka in materialet på nytt. Om man upptäcker fel i en försäljningsorder som bokföringsenheten sparat ska Palkeet be bokföringsenheten åtgärda felet och spara den korrigerade försäljningsordern på nytt. Om felet är litet kan Palkeet korrigera det i enlighet med bokföringsenhetens anvisningar. Anvisningarna sparas i det elektroniska arkivet som bilaga till faktureringsrapporten.

Palkeet eller bokföringsenheten skickar fakturamaterialet till Posti, som förmedlar fakturorna till kunderna. Posti skickar Palkeet eller bokföringsenheten en rapport över det fakturamaterial som de har mottagit. Palkeet eller bokföringsenheten avstämmer antalet fakturor och fakturanumren i rapporten mot det fakturerade materialet. Om man upptäcker fel vid förmedlingen av fakturor ska Palkeet utreda och åtgärda felen i samarbete med bokföringsenheten. Om fakturamaterialet har skickats direkt från bokföringsenheten till Posti ansvarar bokföringsenheten för att utreda felet.

Posti skapar visuella bilder av fakturamaterialet och vidarebefordrar det till mottagarna. Posti returnerar arkivmaterial för fakturorna (bild av fakturan och bilagor samt Finvoice xml) till det elektroniska arkivet. Palkeet kontrollerar att bilder av fakturorna enligt faktureringsrapporten har överförts till arkivet.

Efter detta kan Palkeet i enlighet med Statskontorets bestämmelse Godkännande av verifikat i servicecentret godkänna fakturaförteckningen och dess bilagor i det elektroniska systemet för återvinning av fakturor (bokföringsverifikat). Med godkännande avses här att säkerställa att bokföringsregistreringen och den process som föregår den är korrekt. Någon särskild sakgranskning av cirkuleringen av verifikatet görs inte, utan den som godkänner verifikatet ansvarar också för att det dokument som verifierar annat än budgetutgiften är korrekt både när det gäller fakta och siffror.

3.10 Minimibelopp för fakturering i euro

I förordningen om grunderna för avgifter till staten (211/1992), 1 §, stadgas att till en prestations självkostnadsvärde, dvs. totalkostnaderna för utförandet av prestationen, räknas, förutom särkostnaderna för utförandet, den andel av administrations-, lokal- och kapitalkostnaderna samt av de övriga sammanlagda kostnaderna som utförandet av prestationen åsamkar en statlig myndighet.

När kunden använder bokföringsenhetens kassatjänster debiteras en ersättning för överlåtelse av prestationen i samband med överlåtelsen. Bokföringsenheterna ska utreda möjligheterna att ersätta kontantkassor med betalterminaler eller nätbutikslösningar.

Den genomsnittliga kostnaden för behandling av en faktura inom staten är 10 euro. Statskontoret rekommenderar att endast belopp på minst 10 euro faktureras, så att kostnaderna för faktureringen täcks.

3.11 Betalningsvillkor

Enligt 3 § i förordningen om grunderna för avgifter till staten ska avgiften betalas inom 14 dagar från det att räkningen tillställdes den som har beställt eller tagit emot prestationen. En räkning som sänts per post anses ha blivit tillställd beställaren eller mottagaren den sjunde dagen efter att den postades. På grund av det ovanstående ska man för statens försäljningsfakturor använda betalningsvillkoret
21 dagar, om inte annat fastställs i en speciallag, en förordning eller ett avtalsvillkor. För fakturor som skickas till utlandet kan man vid behov använda ett betalningsvillkor på 30 dagar.

4 Behandling av prestationer

4.1 Fördelning av prestationer och referensnummer

Alla statens försäljningsfakturor ska ha referensnummer. Fakturorna ska också vara försedda med en uppmaning att använda referensnumret vid betalningen, exempelvis ”
Maksun yhteydessä käytettävä viitenumeroa”/ ”Använd referensnumret vid betalning”. Referensnumret identifierar betalningstransaktionen och möjliggör maskinell hantering av betalningar och automatisk allokering i kundreskontran.

De första tecknen i referensnumret ska vara bokföringsenhetens beteckning. Kieku har övergått till att använda RF-referenser i försäljningsfaktureringen. Bokföringsenheter som använder andra faktureringssystem än Kieku bör övergå till att använda referensnummer som innehåller bokföringsenhetens beteckning senast i samband med att de tar RF-referenser i bruk.

Palkeet avstämmer betalningar som hänförts till försäljningsreskontran mot referensbetalningslistan och kan för bokföringsenhetens räkning godkänna inkomstkontoutdrag, ifall budgetutgiftsregistreringar saknas på kontoutdraget. Med godkännande avses här att säkerställa att bokföringsregistreringen och den process som föregår den är korrekt. Någon särskild sakgranskning av cirkuleringen av verifikatet görs inte, utan den som godkänner verifikatet ansvarar också för att det dokument som verifierar annat än budgetutgiften är korrekt både när det gäller fakta och siffror.

Icke-allokerade betalningar allokeras av Palkeet utan dröjsmål, om betalningen utifrån referensnumret, betalaren och summan kan allokeras till rätt faktura. Bokföringsenheten bör utreda oklara betalningar till den del Palkeet inte har kunnat spåra en betalnings ursprung.

Om en kund upprepade gånger betalar utan att ange referensnummer eller anger referensnumret i meddelandefältet ska kunden kontaktas för att kontrollera vad betalningarna utan referensnummer beror på (systemförändringar etc.). Målet är att få kunderna att använda referensnummer vid betalningar.

4.2 Behandling av överbetalningar och oklara betalningar

Om en kund betalar mer än slutsumman på fakturan ska överbetalningen returneras till kunden utan att kunden uttryckligen begär det, om överbetalningen är större än 10 euro och inget annat stadgas i en lag eller förordning. Betalningar som ska återbetalas bokförs på abf-konto 26290011 i kundreskontran. Överbetalningar på upp till 10 euro återbetalas till kunden endast på begäran. Överbetalningar och indrivningskostnader på upp till 10 euro bokförs som ränteavkastning på abf-konto 50000000.

Palkeet återbetalar i första hand beloppet till kundens bankkonto. Palkeet tar reda på kundens bankkontonummer genom att skicka en skriftlig förfrågan till kunden. Om inte kunden meddelar sitt kontonummer återbetalar Palkeet beloppet genom betalningsanvisning. Aktuella kunduppgifter är en förutsättning för att betalningsanvisningar ska kunna skickas till kunderna. Bokföringsenheten ska se till att kunduppgifterna är aktuella. Om en överbetalning inte kan återbetalas till kunden (betalaren har inte meddelat något kontonummer och betalningsanvisningen har inte lösts ut) bokförs överbetalningen som ränteavkastning på abf-konto 50000000. Statskontoret har gett särskilda anvisningar för godkännande av verifikat över återbetalning av överbetalningar i bestämmelsen Godkännande av verifikat i servicecentret.

Vid upprepad fakturering kan en dubbel betalning användas för att täcka följande faktura.

4.3 Behandling av underbetalningar

Underbetalningar bokförs som ränteavkastning på abf-konto 50000000. Enligt 4 § i förordningen om grunderna för avgifter till staten ska myndigheterna vid indrivning av avgifter beakta statens kostnader för indrivningen och sannolikheten för att den lyckas. Fakturan ska innehålla uppgifter om indrivningskostnader för att indrivning ska kunna göras. Myndigheterna kan vid behov, med hänsyn till vad som totalt sett blir fördelaktigast för staten, avstå från att driva in en ringa avgift (Förordningen om grunderna för avgifter till staten 6.3.1992/211 4 §). Om en del av avgiften inte drivs in ska den avskrivas ur bokföringen.

4.4 Avskrivning ur bokföringen av underbetalningar och fordringar som inte drivs in

Palkeet ger bokföringsenheten förslag på fordringar som ska avskrivas från kontona. Fordran avskrivs från kontot när indrivningsåtgärderna har avslutats. Avskrivningen görs efter att utsökningsverket har skickat ett intyg över hinder och man inte ansöker om att fordran ska överföras till passivregistret.

Bokföringsenheten kan också på eget initiativ skicka beslut till Palkeet om fordringar som ska avskrivas från kontona. Vid avskrivning från kontona används en särskild blankett som finns i Palkeets
Paletti-arbetsyta för ekonomiförvaltningsblanketter.

Efter beslutet om avskrivning från kontot bokförs förlusten som rättelse i den avkastningsgrupp där avskrivningen ursprungligen bokförts, om bokföringsenheten inte har ett moment för bokföring av avskrivningar i sin budget. Avskrivningar som gäller föregående räkenskapsperiod bokförs på den aktuella räkenskapsperioden, om den föregående räkenskapsperioden har avslutats.

5 Bevakning och indrivning av fordringar

5.1 Frivillig indrivning

Med frivillig indrivning avses åtgärder som vidtas av fordringsägaren i syfte att få gäldenären att frivilligt betala den förfallna fordringen.

5.1.1 Beviljande av betalningstid och andra förfrågningar gällande fakturan

Myndigheten kan bevilja betalningstid för sina fordringar. Betalningstid på över ett år ska inte beviljas utan lagstadgat eller annat motiverat skäl. Betalningstiden och villkoren ska avtalas skriftligen. För betalningstiden debiteras en årlig ränta enligt den referensränta som anges i 12 § i räntelagen plus tre procentenheter. Ränta för betalningstiden faktureras separat (ingår inte i Kiekus dröjsmålsräntekörning).

Bokföringsenheten ska i sitt tjänsteavtal med Palkeet avtala om Palkeets rätt att bevilja betalningstid. Även andra förfrågningar som gäller fakturor kan överföras till Palkeet enligt avtal mellan bokföringsenheten och Palkeet.

Fakturan kan vid behov innehålla både Palkeets och bokföringsenhetens uppgifter, men Statskontoret rekommenderar att man i ansvarsfördelningen strävar efter att kunden ska få rådgivning gällande fakturan från en enda adress.

5.1.2 Betalningspåminnelse

Om en betalning till staten inte görs senast på förfallodagen, ska myndigheten vidta nödvändiga åtgärder för att driva in fordran.

Palkeet skickar betalningspåminnelser för de bokföringsenheter vars kundreskontra sköts av Palkeet. Om en betalningspåminnelse enligt bokföringsenhetens önskemål inte får skickas ska det finnas goda grunder för detta. I detta fall registreras en spärrkod för fakturan i reskontran:

• A = Indrivningslåsning
• B = Konkurs
• C = Reklamation
• D = Passivindrivning/Hinderredovisning
• E = Ingen passivindrivning/Hinderredovisning
• F = Skuldsanering
• G = Företagssanering
• H = Lagstadgad pant (används endast av LMV)
• I = Betalningsplan (betalningstid med ränta)

Om en reklamation tas emot av Palkeet lägger Palkeet till ett förbud mot betalningspåminnelser för fordran och ärendet överförs utan dröjsmål till bokföringsenheten för behandling. Om en reklamation tas emot av bokföringsenheten ska reklamationen på motsvarande sätt utan dröjsmål meddelas till Palkeet, som lägger till ett förbud mot betalningspåminnelser för fordran.

Till alla kunder skickas två (2) betalningspåminnelser om förfallna fordringar. I den sista påminnelsen ska kunden informeras om följderna av försummelse av betalningen.

5.1.3 Indrivningskostnader för betalningskrav på faktura

Myndigheterna ska vid indrivning av avgifter beakta statens kostnader för indrivningen och sannolikheten för att den lyckas.

Information om indrivningskostnaderna ska ges på fakturan. Indrivningskostnaderna är 5 euro, om inte annat stadgas i speciallagstiftning. Avgifterna för betalningsuppmaningar kommer inte på fakturan i kundreskontran, utan registreras av Palkeet som ränteavkastning på abf-konto 50000000.

Bokföringsenheten ska beakta att maximala belopp för de totala kostnaderna för indrivning av konsumentfordringar anges i indrivningslagen (513/1999). Fordringsägaren får överskrida dessa belopp endast om indrivningen av motiverade skäl är särskilt svår.

5.1.4 Indrivningsbyråns betalningskrav

Om bokföringsenheten använder en indrivningsbyrå för indrivning av affärsekonomiska fordringar kan indrivningsbyrån skicka ett skriftligt betalningskrav till kunden för bokföringsenhetens räkning. Betalningskravet kan skickas till konsumenten först när det har gått minst 14 dagar efter att en betalningspåminnelse skickades (lagen om indrivning av fordringar, 5 §). Det finns även andra krav på betalningskravets informationsinnehåll. Där ska exempelvis nämnas grunderna för fordran och den ursprungliga fordringsägaren.

Bokföringsenheten ska beakta följande begränsning gällande indrivningsuppdrag: Till en uppdragstagare får inte för indrivning överlåtas sådana statliga fordringar eller sådana på grund av ett lagstridigt förfarande påförda offentligrättsliga betalningspåföljder som kan drivas in genom utsökning utan dom eller beslut på det sätt som bestäms i lagen om indrivning av skatter och avgifter i utsökningsväg (lagen om indrivning av fordringar, 9 §).

För indrivningsbyråns betalningskrav kan av konsumenten debiteras högst de avgifter som fastställs i lagen om indrivning av fordringar (513/1999).

5.1.5 Dröjsmålsränta

För statens försäljningsfakturor tillämpas dröjsmålsränta enligt 12 § i räntelagen med tilläggsränta enligt 4 § i räntelagen, om inte annat stadgas om saken i en speciallag.

För offentligrättsliga prestationer debiterar Palkeet i stället för dröjsmålsränta en dröjsmålsavgift på 10 euro, om dröjsmålsräntan understiger 10 euro. Dröjsmålsavgiften debiteras per faktura (per ursprunglig försenad faktura). Dröjsmålsräntor och -avgifter ska drivas in minst en gång per kvartal. I augusti 2019 övergick Palkeet till att fakturera dröjsmålsräntor och dröjsmålsavgifter en gång per månad.

Information om dröjsmålsavgiften ska finnas på fakturan, nedan texten och översättningar.

Jollei maksua suoriteta viimeistään eräpäivänä, voidaan Valtion maksuperusteasetuksen (A 211/1992 3§) mukaisesti periä viivästyskoron sijasta vähintään 10 euron suuruinen viivästysmaksu erillisellä laskulla.

Om betalningen inte görs senast på förfallodagen kan med en separat faktura en förseningsavgift på minst 10 euro tas ut i stället för en förseningsavgift, i enlighet med förordningen om grunderna för avgifter till staten (211/1992 3 §).

If payment is not made on the due date, at the latest, a penalty charge of no less than 10 euros may be charged on a separate invoice instead of penalty interest in accordance with the Decree on Criteria for Charges Payable to the State (A 211/1992, section 3).

Enligt Statskontorets bestämmelse Godkännande av verifikat vid servicecentren (VK/314/00.00.00.01/2017) behöver Palkeets kundämbetsverks dröjsmålsränteförslagsrapporter inte längre godkännas av bokföringsenheten. Palkeet skickar ett förslag om dröjsmålsräntan till bokföringsenheten, om man har avtalat om detta. Palkeet kör dröjsmålsräntefaktureringen utifrån uppgifterna i rapporten. Verifikat över faktureringen kan godkännas av Palkeet. Om dröjsmålsränta inte debiteras av en viss kund ska det finnas en spärrkod gällande detta i reskontran (A = ingen dröjsmålsränta). Bokföringsenheten meddelar i samband med faktureringen för vilka fakturor man inte tillämpar dröjsmålsränta.

Fakturor mellan ämbetsverk är normala fakturor och ska betalas i tid. Tills vidare debiteras inga dröjsmålsräntor mellan ämbetsverken, men situationen följs upp och vid behov kan man se över denna praxis på nytt.

5.2 Juridisk indrivning

Juridisk indrivning är indrivning som sker genom juridiska metoder. Vid juridisk indrivning måste fordringsägaren ansöka om en exekutionstitel, det vill säga ett domstolsutslag för att fastställa sin fordran. Efter att fordringen har fastställts kan fordringsägaren ansöka om indrivning av fordringen genom utsökning. Offentligrättsliga prestationer är direkt verkställbara och kan därmed gå direkt till utsökning.

Gäldenären ansvarar i regel för kostnaderna för den juridiska indrivningen, om det finns en grund för fordran och gäldenären inte är insolvent. Om gäldenären konstateras vara medellös efter att indrivningen har avslutats är det fordringsägaren, det vill säga bokföringsenheten, som ska betala kostnaderna. Det är alltså i sista hand fordringsägaren som bär risken för kostnader vid juridisk indrivning.

Bokföringsenheten är alltid fordringsägare, medan Palkeet fungerar som teknisk förmedlare av utsökningen. Bokföringsenheten ska omedelbart meddela Palkeet om indrivningen avbryts eller fortsätter.

5.2.1 Nedre gränser för överföring till juridisk indrivning

Fordringar på minst 10 euro i fråga om offentligrättsliga fordringar och minst 20 euro för övriga fordringar kan överföras till utsökning. Om inte annat föreskrivs i lagstiftning kan bokföringsenheten besluta om högre nedre gränser för överföring av fordringar till utsökning. Vid fastställandet av nedre gränser kan man även beakta förfarandet för verkställandet. Bokföringsenheten kan exempelvis fastslå att alla fordringar på under 300 euro som överförs till indrivning ska hanteras genom ett begränsat utrökningsförfarande medan fordringar som överskrider denna gräns går till normal utsökning. I fastställandet av beloppet ska man beakta kostnaderna för utsökningen och rimligheten i verkställandeförfarandet, det vill säga huruvida realisering av gäldenärens egendom krävs även vid indrivning av små fordringar. Om en fordran inte överförs till indrivning ska den avföras från kontona. Palkeet lägger på eget initiativ till sina kunders oindrivna fordringar i förslaget på fordringar som ska avskrivas från kontona.

5.2.2 Offentligrättslig fordran

En offentligrättslig fordran är en fordran som grundar sig på en lag eller förordning. Sådana fordringar kan skickas direkt till utsökning efter att betalningspåminnelsen förfallit. Ansökan om utsökning görs elektroniskt via justitieförvaltningens e-tjänst. Palkeet gör utsökningsansökningar för offentligrättsliga fordringar för sina kunders räkning.

• I ansökan ska anges kapitalet för fordran, fastställandet av dröjsmålsränta, startdatumet för beräkningen av räntan och eventuella övriga följder av förseningen. I stämningsansökan ska också anges den bestämmelse enligt vilken fordran är direkt utsökningsbar. Den sökande ska dessutom välja förfarandet för verkställandet.
• Normal utsökning
  (En utsökningsgrund som anger ett belopp för en betalningsskyldighet verkställs så att egendom som tillhör gäldenären utmäts i den mån som behövs för betalning av sökandens fordran. Den utmätta egendomen förvandlas till pengar och medlen redovisas för fordringsägaren.)
• Begränsad utsökning
  (Vid begränsad utsökning kan man utmäta periodisk inkomst eller skatteåterbäring samt annan egendom som inte behöver omvandlas till pengar.)

5.2.3 Övriga fordringar

För utsökning av andra än offentligrättsliga fordringar kräver överföringen en exekutionstitel, det vill säga en tingsrättsdom om att fordringarna kan gå till utsökning. Ärendet blir anhängigt när stämningsansökan lämnas in till domstolen.

En begränsad stämningsansökan görs elektroniskt via justitieförvaltningens e-tjänst. Domstolarnas handläggningstider varierar mellan en och sex månader.

Behandlingen av summariska (obestridda) skuldärenden centraliseras genom en lagändring som trädde i kraft den 1 september 2019 till Ålands, Helsingfors, Östra Nylands, Kymmenedalens, Lapplands, Uleåborgs, Birkalands, Österbottens och Egentliga Finlands tingsrätter. Användning av e-tjänster i summariska tvisteärenden blir obligatorisk för andra än privatpersoner som driver egna ärenden.

Stämningsansökan ska skickas till tingsrätten via justitieförvaltningens e-tjänst eller informationssystem (Santra). Stämningsansökningar som lämnats in på annat sätt utreds normalt inte.

5.2.4 Omfattande stämningsansökan

Om bokföringsenheten antar att det föreligger en tvist i frågan ska bokföringsenheten lämna in en omfattande stämningsansökan. I den omfattande stämningsansökan ska bokföringsenheten framföra sitt specifika krav och de faktorer som kravet grundar sig på. Kravet ska framföras så att det framgår vilket slutresultat domstolen enligt kärandens uppfattning borde komma till och på vilka juridiska grunder den borde komma till detta resultat.

Fakta som har rättslig betydelse, det vill säga rättsfakta, ska anges så att domstolens medlemmar får en klar uppfattning om det inträffade och förekomsten av fakta med rättslig betydelse. Käranden ska dessutom så exakt som möjligt uppge vilka bevis, exempelvis dokument eller vittnesmål, som kommer att läggas fram som stöd för kraven och vad man vill bevisa med dem. Till stämningsansökan ska också bifogas det avtal, den förbindelse eller annat skriftligt bevis som bokföringsenheten hänvisar till. I stämningsansökan ska också framföras krav på ersättning för rättegångskostnader samt utredas vad domstolens befogenheter grundar sig på, om det inte framgår någon annanstans i stämningsansökan eller dess bilagor.

I stämningsansökan ska anges domstolens namn, parternas namn och hemorter, kontaktuppgifter till deras juridiska representanter eller ombud samt postadress och eventuell annan adress dit kallelser, uppmaningar och meddelanden som berör ärendet kan skickas. Telefonnummer och andra kontaktuppgifter till parterna samt vittnen eller andra som ska höras ska också meddelas till tingsrätten på lämpligt sätt. Om bokföringsenheten inte känner till den svarandes kontaktuppgifter, ska bokföringsenheten beskriva vad den har gjort för att utreda dem. Om någon uppgift senare förändras ska bokföringsenheten utan dröjsmål meddela tingsrätten om detta.

Stämningsansökan ska undertecknas av personer som har namnteckningsrätt för bokföringsenheten (två tillsammans) eller, om bokföringsenheten inte själv har gjort stämningsansökan, av den som gjort ansökan. Undertecknarna ska också uppge sina yrken och hemorter.

5.2.5 Begränsad stämningsansökan

Om bokföringsenhetens ärende exempelvis gäller en fordran för ett visst belopp och ärendet enligt bokföringsenhetens uppfattning är ostridigt, görs en begränsad stämningsansökan.

En begränsad stämningsansökan görs elektroniskt via justitieförvaltningens e-tjänst eller informationssystem (Santra). I en begränsad stämningsansökan kan bokföringsenheten som grund för sina krav endast framföra de faktorer som kravet omedelbart bygger på. Uppgifterna ska ändå anges på ett sådant sätt att svaranden kan ge ett svar, och så att domstolen kan nå ett avgörande utifrån dem om svaranden inte ger något svar. I stämningsansökan ska också preciseras det avtal, den förbindelse eller annat skriftligt bevis som bokföringsenheten hänvisar till. I en begränsad stämningsansökan behöver man inte ange andra bevis än de som bifogats till stämningsansökan.

Palkeet gör för bokföringsenhetens räkning stämningsansökningar till tingsrätten för obestridda fordringar.

5.2.6 Rättegångskostnader

För summariska ärenden (obestridda fordringar) anges maximibelopp för rättegångskostnaderna i justitieministeriets förordning om rättegångskostnader som motparten ska dömas att ersätta i mål som avses i 21 kap. 8 c § rättegångsbalken, 3 §. Om ärendet bestrids hänvisar Palkeet det till bokföringsenheten för behandling.

Tingsrätten debiterar också en rättegångsavgift för behandlingen av ärendet. Indrivnings- och rättegångskostnader adderas till kapitalen för den skuld som ska utmätas.

5.2.7 Utarbetande av utsökningsansökan

När bokföringsenheten eller Palkeet har fått en tingsrättsdom som fastställer fordran, bifogas den som bilaga till ansökan för verkställandet av utsökningen via justitieförvaltningens e-tjänst. Om stämningsansökan görs via justitieförvaltningens e-tjänst behöver ingen dom bifogas till utsökningsansökan. Utsökning av flera förfallna fordringar av samma kund kan sökas med samma ansökan. Offentligrättsliga fordringar kan kombineras i samma ansökan om

• fordringarna är av samma slag
• förfallna vid samma tidpunkt
• kapitalet och extra kostnader hör alltid till samma ansökan.

I e-tjänsten kan man endast lämna in utsökningsansökan för en dom i taget. Det är också möjligt att ansöka om utsökning elektroniskt som informationssystemsökande. Palkeet har skapat ett gränssnitt av Kiekus kundreskontra till utsökningsmyndigheten för behandling av utsökningsansökningar för offentligrättsliga fordringar.

5.3 Passivregister

Om gäldenären inte har egendom eller inkomster som kan utmätas, avslutas utsökningsärendet normalt med ett intyg över medellöshet. Fordringsägaren kan dock begära att fordran registreras i passivregistret efter ett eventuellt medellöshets- eller medellöshets- och oanträffbarhetshinder.

För ärenden i passivregistret görs inga aktiva indrivningsåtgärder och ärendet är inte anhängigt i utsökningen under registreringen. Om gäldenären inom registreringstiden får utmätningsbar egendom (t.ex. skatteåterbäring) utmäts den för att täcka sådana fordringar som finns i passivregistret. Passivregistreringen är i kraft i två år efter datumet för intyget över hinder.

Statskontoret rekommenderar att registrering i passivregistret begärs endast i fall där fordran överskrider kostnaderna för överföring till passivregistret med minst 10 euro (tilläggsavgiften för passivregistrering). Bokföringsenheten kan fastställa en högre gräns för passivregistrering av ett utsökningsärende.

I samband med begränsad utsökning kan fordringsägaren inte ansöka om passivregistrering av skulden.

5.4 Avslutande av indrivning

Indrivningen av en statlig fordran kan avslutas om det på ett tillförlitligt sätt har konstaterats att fordran inte kan drivas in på grund av konstaterad medellöshet hos gäldenären eller annat motsvarande skäl. Även efter detta ska bokföringsenheten följa upp gäldenärens ekonomiska situation och inleda indrivningsåtgärder om gäldenären får tillgång till medel. Uppföljningsåtgärderna ska dimensioneras bland annat efter fordringens storlek. Fordringar för vilka indrivningen har avslutats ska utan dröjsmål avskrivas från kontona.

5.5 Indrivning från utlandet

Om bokföringsenheten har en fordran att driva in och gäldenären enligt uppgifter som fåtts och granskats är bosatt utomlands, kan utsökning av fordran först göras anhängig hos utsökningsverket i Finland. Utsökningsmyndigheten i Finland utreder då om svaranden eventuellt har inkomster eller egendom i Finland, som den finländska utsökningsmyndigheten kan utmäta.

Om gäldenären inte har inkomster eller egendom som kan utmätas i Finland meddelar utsökningsverket att det föreligger hinder för utsökning. Palkeet vidarebefordrar meddelandet om hinder till bokföringsenheten för vidare åtgärder. Bokföringsenheten avgör om indrivning ska inledas utomlands eller om skulden ska avskrivas.

Verkställande utomlands förutsätter i regel att fordringsägaren separat ansöker om att domen ska förklaras verkställbar i det land där man ansöker om att domen ska verkställas. Även förfarandet för verkställande varierar beroende på lagstiftningen i landet i fråga.

I situationer mellan EU-länder kan fordringsägaren med stöd av Bryssel I-förordningen ansöka om verkställande av ett verkställbart dokument hos utsökningsmyndigheterna i det land där gäldenären är bosatt. På förfarandet för verkställandet tillämpas lagen i det land där verkställande söks. Dessutom ska ansökan om verkställande och andra dokument översättas till det aktuella landets officiella språk.

Vid indrivning från utlandet föreligger en väsentlig risk för utgifter, eftersom den sökande kan bli tvungen att ansvara för alla kostnader för verkställandet och officiell översättning av indrivningsdokumenten. Utredning av lagstiftningen i landet för verkställandet kan också kräva extra resurser.

BILAGOR Bilaga 1