Bokföringsenheter och statliga fonder utanför budgeten

God praxis i processen Från beställning till indrivning

I denna anvisning beskrivs uppgifterna i anslutning till de olika delområdena i processen Från beställning till indrivning. Anvisningen har utarbetats i ett samarbete mellan Statskontoret och Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltningen (nedan Palkeet).

Syftet med anvisningen är att vägleda och stöda bokföringsenheterna att förenhetliga och utveckla verksamhetssätten i delområdena i processen Från beställning till indrivning. I anvisningen förtydligas också arbetsfördelningen mellan Palkeet och bokföringsenheten.

Statskontoret har idag uppdaterat anvisningen om god praxis i processen Från beställning till indrivning. Bokföringsenheten ska klarlägga vilken god praxis som beskrivs i anvisningen den kan införa som sådan och vilken som kräver tillämpning i enhetens egen verksamhetsmiljö.

Anvisningen preciserar dessutom Statskontorets föreskrift Godkännande av verifikat i servicecentret av den 23.10.2018.

Ikraftträdande

Med denna anvisning upphävs Statskontorets anvisning VK/1267/00.00.00.01/2019 av den 19.12.2019.

Den uppdaterade anvisningen träder i kraft omedelbart.

Mer information

Ytterligare information om frågor kring anvisningen fås hos Statskontorets T3-sektor, tfn 0295 50 2000 eller per e-post på verkkolaskutus(at)valtiokonttori.fi.

För kännedom

Statens revisionsverk

Finansministeriet/BA

1 Allmänt

1.1 Anvisningens syfte och tillämpningsområde

Syftet med anvisningen är att ge bokföringsenheterna stöd för utvecklingen av verksamhetssätten genom att presentera god praxis samt att ge bokföringsenheterna och Palkeet anvisningar. Målet med god praxis och anvisningarna är att göra det enklare och smidigare för bokföringsenheterna att utföra uppgifterna i processen Från beställning till indrivning så att uppgifterna kan utföras väl och med mindre manuellt arbete än i nuläget. Dessutom är målet att uppmuntra bokföringsenheterna att centralisera utförandet av uppgifterna och förenhetliga verksamhetssätten. God praxis stöder också samarbetet mellan bokföringsenheterna och Palkeet.

Bokföringsenheten ska granska vilken god praxis som beskrivs i anvisningen den kan ta i bruk som sådan och vilka som kräver tillämpning i förhållande till enhetens verksamhetsmiljö.

Anvisningen tillämpas på prestationer som omfattas av lagen om grunderna för avgifter till staten (21.2.1992/150). Anvisningen ska också tillämpas på andra prestationer och avtalsvillkor som gäller dem, om inte något annat följer av speciallagar, förordningar eller gällande avtal.

Anvisningen gäller hela processen, dess underprocesser och andra detaljer i anslutning till processen. Anvisningen är avsedd att, i tillämpliga delar, gälla alla systemmiljöer samt alla bokföringsenheter oberoende av hur stor del av processen Från beställning till indrivning som överförts till Palkeet för att skötas där.

Processområdet Från beställning till indrivning består av följande helheter:

1. Upprätthållande av basuppgifter

• upprätthållande av materialregister
• upprätthållande av kundregister

2. Behandling av försäljningsfakturor

3. Skötsel av försäljningsreskontra

• inläsning av försäljningsreskontra
• behandling av betalningar
• avskrivning från konton

4. Bevakning av fordringar

• betalningsuppmaningar
• fakturering av dröjsmålsräntor

5. Indrivning

6. Periodskifte i processen Från beställning till indrivning

1.2 Ansvarsfördelningstabeller

Statskontoret bestämmer och upprätthåller uppgifts- och ansvarsfördelningen inom ekonomiförvaltningen mellan servicecentret samt bokföringsenheterna och fonderna. I ansvarsfördelningstabellen beskrivs ansvarsfördelningen i processen Från beställning till indrivning mellan bokföringsenheten och Palkeet i processens olika skeden.

Den gällande ansvarsfördelningstabellen finns publicerad på Statskontorets webbplats Föreskrifter och instruktioner.

Du hittar den senaste gällande ansvarsfördelningstabellen för ekonomiförvaltningen med sökordet ”Ansvarsfördelningstabell”.

1.3 Instruktioner och föreskrifter i anslutning till processen

Till processen Från beställning till indrivning hör bland annat följande instruktioner och föreskrifter:

• Statskontorets anvisning Godkännande av verifikat i servicecentret (VK/315/00.00.00.01/2017) av den 19.5.2017.
• Statskontorets föreskrift Godkännande av verifikat i servicecentret (VK/1210/00.00.00.01/2018) av den 23.10.2018.
• Statskontorets föreskrift Innehållskrav på försäljningsfakturor – personbeteckningen bör förmedlas till kundregistret (VK/1275/00.00.01.06.00/2019) av den 28.1.2020.
• Statskontorets föreskrift Preciserande bestämmelse om upprättande av ekonomistadga – behandling av inkomster i datasystemet Kieku (VK/87549/00.00.00.01/2022) av den 15.11.2022.
• Statskontorets anvisning Förmedlingskanaler som används i statens försäljningsfakturering och fakturaförmedlingsavtal (VK/2665/00.00.00.01/2023) utfärdat i januari 2023.
• Anvisningarna om statens betalningsrörelse och fakturaförmedlingstjänsten finns publicerade i Statskontorets Tiimeri-arbetsyta
  Statens betalningsrörelse och kassahantering.
• Anvisningarna om den offentliga förvaltningens gemensamma nätbetalningstjänst finns publicerade i Statskontorets Tiimeri-arbetsyta
  VK Suomi.fi-maksut palvelu / Tjänsten Suomi.fi-betalningar.

1.4 Produktivitetsuppföljning

Statskontoret följer på beställning upp processområdets produktivitetsutveckling för de bokföringsenheter som använder Kieku för faktureringen eller som har ett försäljningsreskontra- eller bokföringsgränssnitt till Kieku. I uppföljningen används följande produktivitetsmätare:

• Andel betalningar utan referens/andel betalningar som riktas manuellt till Palkeet (jämfört med skickade fakturor)
• Andel felaktiga faktureringsbegäranden (jämfört med skickade fakturor)
• Andel återbetalningar (jämfört med varandra och med skickade fakturor)

Utöver de ovan nämnda följer Statskontoret upp antalet försäljningsfakturor och betalningsuppmaningar som skickats samt graden av elektronisk hantering av dessa.

Produktivitetsuppföljningens mätare och resultat publiceras på Statskontorets webbplats.

Syftet med produktivitetsuppföljningen är att hitta verksamhetsmodeller för att utveckla processen Från beställning till indrivning bland annat genom att åstadkomma besparingar i antalet årsverken. I produktivitetsuppföljningen granskas också vilka uppgifter som kan överföras från bokföringsenheten till Palkeet för att effektivisera verksamheten. Bokföringsenheten ska utvärdera sin egen faktureringsprocess och utveckla den i samarbete med Palkeet.

1.5 Mål för försäljningstransaktioner som hanteras elektroniskt och nätfakturastatistik

Staten har årliga mål för försäljningstransaktioner som hanteras elektroniskt. I försäljningstransaktionerna som hanteras elektroniskt inkluderas nätfakturorna som bokföringsenheterna skickar (konsument- och företagsnätfakturor, till mobilkanalen, till tjänsten Suomi.fi-meddelanden samt försäljningsfakturor som skickats till digitala brevlådor) och nätbetalningar i tjänsten Suomi.fi-betalningar.

Målen beskrivs i tabellen nedan:

Utöver försäljningstransaktionerna som hanteras elektroniskt följer Statskontoret aktivt upp hur stor andel av bokföringsenheternas fakturor som skickas som nätfakturor.

Palkeet har tagit i bruk en konsumentnätfaktura- och direktbetalningsfunktion för bokföringsenheterna, varvid fakturorna skickas till konsumentens egen nätbank. Förutom som nätfakturor kan konsumenterna ta emot sina fakturor i mobilkanaler (t.ex. MobilePay), tjänsten Suomi.fi-meddelanden eller en digital brevlåda (t.ex. OmaPosti). Tjänsten Suomi.fi-meddelanden och den digitala brevlådan är kanaler för mottagning av fakturor som skickas som pappersfakturor i elektroniskt format. Om konsumenten har beställt en faktura som konsumentnätfaktura till nätbanken eller till en mobilkanal och dessutom använder tjänsten Suomi.fi-meddelanden eller en digital brevlåda, skickas fakturan i första hand som nätfaktura till nätbanken eller mobilkanalen.

Konsumentnätfakturan, mobilkanalen, tjänsten Suomi.fi-meddelanden och digitala brevlådor är tjänster som svarar på konsumenternas önskemål om att få fakturor som nätfakturor och som dessutom minskar kostnaderna för sändning av fakturor. Vidare är nätfakturan fyra gånger miljövänligare än pappersfakturan. Bokföringsenheten ska aktivt informera konsumenterna om denna möjlighet till exempel i samband med kundbetjäningen, på sin webbplats och i annan kommunikation.

Dessutom publicerar Statskontoret följande statistik över nätfakturor:

• I arbetsytan Statens betalningsrörelse och kassahantering (Filer > Fakturaförmedling > Statistik och månadsrapporter) finns Postis månatliga statistik över fakturor som förmedlats under månaden per förvaltningsområde, bokföringsenhet och faktureringssystem (nätfakturor, utskrifter). I rapporten ser man även transaktionskostnaderna för fakturaförmedlingen. Rapporten har säkerhetsklassificerats med skyddsnivå IV.
• På sidan Statens nätfakturastatistik finns en månadsvis statistik över nätfakturor per förvaltningsområde och bokföringsenhet samt en servicerapport på statsnivå om utvecklingen av nätfakturor från 2012 till rapportens tidpunkt.

1.6 Direktivet om elektronisk fakturering

I och med direktivet om elektronisk fakturering (2014/55/EU) och lagen om elektronisk fakturering hos upphandlande enheter och näringsidkare (241/2019) har man infört en så kallad Europanorm (EN16931, semantisk modell) för innehållet i elektroniska fakturor. Kraven enligt Europanormen beaktas även i 3.0-versionerna av Finvoice och TEAPPS. Om Europanormen har det också utarbetats en tillämpningsanvisning för den offentliga förvaltningen där användningen av vissa datafält preciseras.

Länk till motsvarighetstabellen Finvoice/TEAPPS 3.0 samt tillämpningsanvisningen för den offentliga förvaltningen finns på
Statskontorets webbsida om nätfakturering.

Från och med 1.4.2021 har staten endast tagit emot nätfakturor som uppfyller kraven enligt Europanormen.

1.7 Nätbetalningstjänsten Suomi.fi-betalningar

I processen Från beställning till indrivning kan man också utnyttja nätbetalningar, varvid processerna för upprätthållande av basuppgifter, försäljningsfakturering och övervakning av fordringar inte behövs.

Tjänsten Suomi.fi-betalningar, som administreras av Statskontoret, erbjuder en enhetlig och trygg nätbetalningstjänst för kundorganisationernas elektroniska tjänster samt centraliserat stöd och servicehantering. Med hjälp av tjänsten Suomi.fi-betalningar kan slutanvändarna enkelt göra elektroniska betalningar till organisationer inom den offentliga förvaltningen (t.ex. statliga myndigheter och kommuner) i samband med sin ärendehantering i e-tjänsten.

Bestämmelser om skyldigheten att använda tjänsten Suomi.fi-betalningar finns i lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster 571/2016. Bokföringsenheterna är skyldiga att använda tjänsten Suomi.fi-betalningar för nätbetalning i sina e-tjänster.

Mer information om tjänsten Suomi.fi-betalningar och om dess ibruktagande och prissättning finns på sidan Suomi.fi-betalningar eller elektronisk betalningstjänst på Statskontorets webbplats.

Statskontoret publicerar följande statistik över elektroniska betalningar:

• Suomi.fi-maksut palvelun tapahtumat är en månadsvis statistik över kundorganisationernas användning av i tjänsten Suomi.fi-betalningar (på finska).

2 Upprätthållande av basuppgifter

2.1 Materialregister

I Kieku upprätthålls ett materialregister på statsnivå. Bokföringsenheter som har regelbunden eller någon annan i förväg känd fakturering ska ha en prislista över de prestationer som säljs och den ska nämnas i ekonomistadgan. I ekonomistadgan ska det finnas information om vem som upprätthåller och godkänner prislistan. Prislistan ska innehålla namnet på prestationen eller produkten/tjänsten, priset, information om kontering och momssatsen. Prislistans beteckningar förs också in i faktureringssystemet.

Faktureringen ska basera sig på en godkänd prislista enligt Statskontorets föreskrift Godkännande av verifikat i servicecentret. Bokföringsenheten ansvarar för att uppgifterna i prislistan alltid är uppdaterade.

När bokföringsenheten använder Kieku för försäljningsfakturering av prestationer godkänns och upprätthålls prislistan för prestationer med standardpris åtminstone i Kieku. Utöver godkännandet i Kieku kan bokföringsenheten vid behov inkludera andra arbetsmoment i sina egna system i anslutning till skapandet, godkännandet och upprätthållandet av prislistan. Denna ändring träder i kraft i samband med att SAP S/4HANA tas i bruk i Kieku.

Om bokföringsenheten fakturerar för en produkt eller tjänst ett pris som inte grundar sig på den godkända prislistan, ska priset och konteringen godkännas av bokföringsenheten före faktureringen på det sätt som föreskrivs i bokföringsenhetens ekonomistadga. Bokföringsenheten ska genom intern kontroll säkerställa att förfarandena för uppbärande av intäkter är adekvata och att de intäkter som tillkommer bokföringsenheten drivs in i rätt tid, till rätt belopp och på ett korrekt sätt.

Statskontoret rekommenderar att registreringen och upprätthållandet av beteckningar utförs centraliserat inom bokföringsenheten. På så sätt kan försäkra sig om att materialregistret är enhetligt och att det inte görs onödigt arbete vid registreringar eller ändringar, till exempel registrerar beteckningar som motsvarar varandra. Materialregistret i Kieku är gemensamt för alla bokföringsenheter och beteckningarna som registrerats där kan utvidgas för användning inom flera olika organisationer. Palkeet ansvarar för att upprätthålla materialregistret i Kieku i enlighet med de uppgifter om beteckningar och priser som bokföringsenheterna meddelat.

2.2 Kundregister

I Kieku upprätthålls ett gemensamt kundregister på statsnivå. Kieku är dock inte ett Master-system för kunduppgifter, eftersom kunduppgifter även skickas från bokföringsenheternas substanssystem.

Innan man registrerar en ny kund ska man kontrollera om kunden finns i det gemensamma kundregistret (att kunden inte är kund hos någon bokföringsenhet eller något ämbetsverk i kundregistret). När man bläddrar i kundregistret är det bra att veta att kundnummer som börjar med bokstäver hör till bokföringsenheternas substanssystem och dessa ska inte utnyttjas i Kiekus fakturering eller utvidgas för användning i den egna bokföringsenheten.

Företagskunder registreras i kundregistret alltid med det officiella namnet som finns i Företags- och organisationsdatasystemet (nedan FODS). Om kunden har en C/O-adress i FODS registreras uppgift om fakturamottagaren i fältet Namn2. Uppgifterna om avdelningar, kontaktpersoner eller bifirmor ges i det egentliga faktureringsmaterialet, exempelvis i fältet Köparens referens, och dessa uppgifter sparas inte direkt i kundregistret.

Bokföringsenheten ansvarar för att nätfakturaadresserna och förmedlarkoderna för alla kunder som kan ta emot nätfakturor finns i kundregistret. Registret ska uppdateras regelbundet. Om bokföringsenhetens kundregister upprätthålls i Kieku ansvarar Palkeet för uppdateringen av uppgifterna.

Nätfakturaadressen och förmedlarkoden kan kontrolleras i tjänsten Verkkolaskuosoite.fi. Nätfakturaadressen kan sökas med kundens namn eller FO-nummer. Man kan också ladda nr hela e-adressregistret i csv- eller xml-format. Bokföringsenheten beställer själv behörighet att ladda ner adressförteckningen och betalar för det via denna länk. Närmare anvisningar för beställning av behörighet för nedladdning finns i avsnitt 5 Försäljningsfakturering i servicehandboken för förmedling av fakturor (Statens betalningsrörelse och kassahantering > Filer > Fakturaförmedling > Servicehandbok).

I och med SAP S/4HANA-ändringen i Kieku kommer gränssnitt till e-adressregistret och FODS att införas i Kiekus kundregister, varvid hämtningen och uppdateringen av uppgifterna i kundregister automatiseras.

Konsumentkunder registreras i kundregistret med formatet Efternamn Förnamn. Konsumenten identifieras i kundregistret med personbeteckningen. Bokföringsenheten ansvarar för att kontrollera personbeteckningen. Enligt 29 § i dataskyddslagen får personbeteckningar användas bland annat för identifiering av en gäldenär, kreditgivning och indrivning av fordringar. För enskilda näringsidkare ska man utöver FO-numret även ange personbeteckningen. För utländska konsumentkunder som saknar personbeteckning anges födelsedatum.

I och med SAP S/4HANA-ändringen i Kieku kommer det att införas ett gränssnitt till BDS i Kiekus kundregister, varvid konsumentkundernas adressuppgifter hämtas med hjälp av personbeteckningen.

Förutom för identifiering av gäldenärer används personbeteckningen för uppdatering av konsumentens nätfakturaadress och styrning av fakturor till tjänsten Suomi.fi-betalningar eller digitala brevlådor. Därför måste konsumentkundens personbeteckning finnas sparad i kundregistret. Statskontoret har 28.1.2020 utfärdat en föreskrift om detta: Innehållskrav för försäljningsfakturor – personbeteckningen ska förmedlas till kundregistret.

Kundregistrets administratör ska säkerställa att personbeteckningar inte anges i onödan i dokument som skrivs ut eller skapas utifrån kundregistret.

I Kiekus försäljningsfakturering och -reskontra finns möjlighet att använda en funktion för engångskunder. Man ska sträva efter att sluta använda engångskunder om det inte finns särskilda skäl till det.

Vid användning av engångskunder ska man beakta följande:

• Man ska kontrollera om kunden finns i kundregistret (att kunden inte är kund hos någon annan bokföringsenhet i kundregistret). Om kunden finns i kundregistret får man inte använda funktionen för engångskund.
• Funktionen för engångskunder används endast när en konsumentkund faktureras endast en gång (observera att en konsument kan ha beställt e-faktura som kund som endast faktureras en gång, och att man i detta fall inte ska använda engångskund, se följande avsnitt). Personbeteckning ska anges även för engångskunder.
• Kunder med spärrmarkering får inte registreras som engångskunder. De ska alltid registreras i kundregistret där det finns en särskild nummerserie för kontogruppen för spärrmarkeringskunder.
• Statens bokföringsenheter eller ämbetsverk är aldrig engångskunder. Statens bokföringsenheter eller ämbetsverk registreras automatiskt i Kiekus kundregister och dessa kundnummer ska användas för att också elimineringarna mellan bokföringsenheterna ska fungera korrekt. Till bokföringsenheter och ämbetsverk under dessa får man endast skicka nätfakturor.

3 Behandling av försäljningsfakturor

3.1 Avtal om fakturaförmedling

Statens fakturaförmedlare under avtalsperioden 1.10.2019–30.11.2027 är Posti Messaging Oy (nedan Posti). Allt fakturamaterial skickas till Posti för behandling. Posti förmedlar nätfakturorna och fakturorna som ska skickas till en mobilkanal, tjänsten Suomi.fi-meddelanden eller en digital brevlåda direkt till rätt kanal på elektronisk väg. Fakturamaterial som ska skrivas ut på papper förmedlar Posti till utskrifts-, kuverterings- och utdelningstjänsten för Suomi.fi-meddelanden.

Även fakturor för skatteuppbörd och andra avgifter av skattenatur som skickas från staten förmedlas via Posti.

Alla bokföringsenheter ska i sin fakturaförmedling använda statens fakturaförmedlingstjänst som Statskontoret har konkurrensutsatt. Ibruktagande och utvidgning av tjänster för fakturaförmedling ska avtalas med Statskontoret. Verksamhetsmodellen för fakturaförmedling beskrivs närmare i servicehandboken för fakturaförmedling. Handboken finns publicerad i arbetsutrymmet Statens betalningsrörelse och kassahantering Filer > Fakturaförmedling > Servicehandbok).

3.2 Sändning av faktureringsbegäran till Palkeet

Palkeet använder Kieku för faktureringen. För Försvarsmaktens del används Försvarsmaktens eget SAP-system. En bokföringsenhet kan skicka en faktureringsbegäran till Kieku:

• genom att spara en försäljningsorder direkt i Kieku
• med Excel-blanketten för faktureringsbegäran via dataöverföringskanalen
• med fakturauppgifter som skapats av ämbetsverkets substanssystem (direkt i ett format som kan inläsas till Kieku) eller
• I och med SAP S/4HANA-ändringen i Kieku kan bokföringsenheten läsa in Excel-blanketter för faktureringsbegäran direkt till Kieku. Detta är tillrådligt i synnerhet i situationer där försäljningsorder som bildas måste godkännas separat vid bokföringsenheten (t.ex. krediteringsbegäranden eller fakturamaterial med beteckningar som inte grundar sig på prislistan).

I och med SAP S/4HANA-ändringen i Kieku rekommenderas i den manuella faktureringen att man som primär faktureringsmetod sparar försäljningsordern direkt i Kieku. Excel-blanketten för faktureringsbegäran bör endast användas i situationer där Excel-blanketten för faktureringsbegäran kan skapas automatiskt.

En förutsättning för att hela processen för försäljningsfakturering och automatisering av hanteringen av faktureringsmaterial ska löpa smidigt är att bokföringsenheten skickar Excel-faktureringsbegäran så att faktureringsdatumets material skickas i samma begäran. Detta minskar det manuella arbetet för bokföringsenheten och Palkeet.

Målet är att allt material som ska vidarebefordras skickas mellan systemen genom dataöverföring, vilket är en snabb och datasäker metod. Om bokföringsenheten har Excel-försäljningsfakturering, ska Excel-blanketterna för faktureringsbegäran och Excel-blanketterna för uppdatering av kunduppgifter framöver skickas till Palkeet via dataöverföringskanalen. Excel-blanketten för faktureringsbegäran och Excel-blanketten för uppdatering av kunduppgifter kan skickas samtidigt via dataöverföringskanalen, och Palkeet kan komplettera Excel-blanketten för faktureringsbegäran med kundnumren för nya kunder.

Bokföringsenheten ska kontrollera att uppgifterna är korrekta innan faktureringsmaterialet skickas in. Utredning av fel efter att materialet skickats in medför extra arbete för både Palkeet och bokföringsenheten.

Bokföringsenheter som använder Kieku för fakturering ska tillsammans med Palkeet utreda om återkommande fakturering kan skötas som Kieku-avtalsfakturering. Detta minskar det manuella arbetet för både bokföringsenheten och Palkeet. Vid manuell fakturering kan arbetsbördan minskas genom standardiserade beslut, där de uppgifter som behövs för faktureringen anges tydligt.

Eventuella storleks- och versionsbegränsningar för bilagor som skickas med fakturor beskrivs i servicehandboken för fakturaförmedling, del 4. Försäljningsfakturor, kapitel 1.19.

3.2.1 Godkännanderunda för försäljningsorder

Om en bokföringsenhet fakturerar för en offentligrättslig produkt eller tjänst ett pris som avviker från den i Kieku godkända prislistan eller som grundar sig på en beteckning för vilken man inte har kunnat ange ett standardpris, ska prestationens pris och kontering godkännas av bokföringsenheten i samband med Kiekus behandling av försäljningsordern. Motsvarande förfarande gäller även alla krediteringsbegäranden (offentligrättslig och affärsekonomiska). Denna ändring träder i kraft i samband med att SAP S/4HANA tas i bruk i Kieku.

Det ovan nämnda förfarandet gäller dock inte försäljningsorder som bildats med försäljningsordergränssnittet från bokföringsenheternas substanssystem. För dessa försäljningsorder måste de erforderliga godkännandena ha gjorts redan i substanssystemet.

3.3 Dataöverföringskanaler för Excel-blanketter för faktureringsbegäran

3.3.1 Valtion.fi

För att ta i bruk dataöverföringskanalen Valtion.fi måste bokföringsenheten vara i Valtti-nätverket och använda Valtion.fi-skivdelningen. För bokföringsenheten skapas ett register i Valtion.fi-miljön, dit Excel-blanketter för faktureringsbegäranden och bilagor kan överföras. Palkeet har åtkomstbehörighet till samma register för att kunna hämta material. Palkeet kan ge mer information om ibruktagande av dataöverföringskanalen Valtion.fi.

3.3.2 Valtoris OVI-tjänst som dataöverföringskanal

Ibruktagande av Valtoris OVI-tjänst som dataöverföringskanal förutsätter att bokföringsenheten har tillgång till en server vars tekniska specifikationer uppfyller datasäkerhetskraven för statens gemensamma datakommunikationslösning (statens gemensamma stamnät, VY-nätverket). Från servern skapas dataförbindelser till OVI-servern och de specifikationer som krävs för dataöverföring görs.

Om bokföringsenheten inte har möjlighet att själv skicka material till OVI-tjänsten, kan materialet importeras via Valtoris VIA-meddelandeförmedling. Alternativt kan man i de fall där materialet överförs till OVI-servern manuellt också använda ett dataöverföringsprogram (t.ex. WINSCP).

3.4 Sändning av fakturamaterial till fakturaförmedlingstjänsten (Posti)

Palkeet ansvarar för sändning av fakturamaterial, räntefakturor och betalningspåminnelser från Kieku till Postis fakturaförmedlingstjänst samt för kontrollerna, granskningarna och utredningen av eventuella fel i anslutning till detta. Palkeet ansvarar också för att försäljningsfakturornas arkivmaterial (xml-fil och fakturabild) förmedlas till statens gemensamma digitala arkiv (Handi).

Bokföringsenheten kan använda ett faktureringssystem från vilket materialet skickas direkt till fakturaförmedlingstjänsten. I detta fall ansvarar bokföringsenheten för att skicka in försäljningsfakturamaterialet till fakturaförmedlingstjänsten samt för kontrollerna, granskningarna och utredningen av eventuella fel i anslutning till detta. För dessa system finns en försäljningsreskontra och/eller ett bokföringsgränssnitt till Kieku.

3.5 Innehållskrav för fakturor

Bokföringsenheten ska i sin fakturering beakta Skatteförvaltningens anvisning Faktureringskraven vid mervärdesbeskattningen (VH/1780/00.01.00/2019) samt de tilläggskrav gällande innehållet i nätfakturor som följer av direktivet om elektroniska fakturor (2014/55/EU, lag 241/2019), Europanormen och den tillhörande tillämpningsanvisningen för den offentliga förvaltningen.

Staten tillämpar en enhetlig modell på informationsinnehållet i och utseendet på statens fakturor. I fakturans informationsinnehåll beaktas fakturakraven i momsbeskattningen, minimidatainnehållet i nätfakturor och de datafält som krävs enligt tillämpningsanvisningen för den offentliga förvaltningen. En modell för utseendet på statens fakturor finns i servicehandboken för betalningsförmedling, del 4. Försäljningsfakturor.

På fakturan ska man ange ordernummer, avtalsnummer och konteringsreferens, om kunden kräver det. Bokföringsenheten ska även vara redo att ange arbetsplatsuppgift, om den tjänst som bokföringsenheten producerar för kunden omfattas av skyldigheten att lämna uppgifter vid byggande.

I statens interna fakturering kan man använda mellanslag eller kommatecken efter konteringsreferensen, avtalsnumret eller ordernumret, för att ange annan nödvändig information, såsom namnet på kontaktpersonen för fakturan efter referensen.

I Finvoice-formatet finns fastställda element för de obligatoriska uppgifterna. Elementet för avtalsnummer är AgreementIdentifier, för ordernummer OrderIdentifier, för konteringsreferens AccountDimensionText och för arbetsplatsuppgift DeliverySiteCode. Motsvarande element finns också i TEAPPSXML, det andra nätfakturaformatet som används allmänt i Finland. Om elementet inte finns i faktureringssystemet kan informationen i undantagsfall förmedlas i fältet för köparens referens/er referens (i Finvoice BuyerReferenceIdentifier). Användning av fältet Köparens referens/er referens ska avtalas separat med kunden.

Bokföringsenheter som använder Excel-blanketten för faktureringsbegäran i Kieku för fakturering ska säkerställa att de använder den senaste blankettversionen som har separata fält för ordernummer, avtalsnummer, konteringskod och arbetsplatsuppgift. Uppgiften ska anges i den form i vilken kunden har angett den.

Konteringskoden anges i Excel-blanketten för faktureringsbegäran i fältet Konteringsreferens, eller om uppgifterna sparas manuellt i Kieku, på flik B Tilläggsuppgifter för uppgifter på rubriknivå. På motsvarande sätt ska också avtalsnumret och arbetsplatsnyckeln sparas i de angivna fälten i Excel-blanketten för faktureringsbegäran eller i Kieku.

Fältet för Köparens referens/Er referens på fakturablanketten kan användas till exempel för uppgifter som inte sparas i kundregistret. I Excel-blanketten för faktureringsbegäran heter fältet Ärendereferens och i Kieku är motsvarande fält Köpordernummer.

Sammanslagning av försäljningsfakturor till samma kund i Kieku kan förhindras genom att ange fakturareferensen i fältet Ärendereferens/Köpordernummer. Varje faktura ska ha sin egen Ärendereferens/Köpordernummer, så att olika fakturor till samma kund inte slås samman till en och samma faktura. De 24 första tecknen i ärendereferensen förhindrar sammanslagning (samlingshantering) av fakturor.

Fakturan ska också innehålla en hänvisning till grunden för avgiften som tas ut för prestationen, till exempel: ”Lag om grunderna för avgifter till staten (21.2.1992/150)”. Om bokföringsenhetens grund för avgiften anknyter till en speciallag eller -förordning ska detta nämnas på fakturan. I detta fall hänvisar man inte till lagen om grunderna för avgifter till staten på fakturan. Fakturan behöver inte innehålla en hänvisning till grunden för avgiften, om man tillsammans med fakturan skickar ett beslut eller ett annat dokument där grunden för avgiften anges.

3.6 Sändning av nätfakturor och bilagor

Staten har ingått ett avtal om förmedling av nätfakturor med Posti Messaging Oy. Inga avtal får ingås med bokföringsenhetens kunders nätfakturaförmedlare, även om förmedlaren skulle kräva det. Detta ska omgående meddelas till Statskontoret, som kontaktar förmedlaren i fråga.

Bokföringsenheten ska informera sina kunder om möjligheten till nätfakturering. Informationen kan till exempel lämnas som tilläggsinformation på fakturablanketten.

Kunden kan begära att fakturan skickas via e-post eller att fakturan sparas i en fakturaportal som kunden använder. Staten skickar inga fakturor via e-post eller via kundernas portaler. Man kan skicka en kopia av fakturan i PDF-format till kunden exempelvis i en situation där kunden har fått en betalningspåminnelse men inte själva fakturan.

Mer information om förmedling av statens försäljningsfakturor finns i Statskontorets anvisning Förmedlingskanaler som används i statens försäljningsfakturering och fakturaförmedlingsavtal.

Bilagan till en försäljningsfaktura som skickats från Kieku kan i vissa fakturaförmedlingskanaler skickas dubbelt. Man bör även beakta att det inte går att skicka bilagor i alla fakturaförmedlingskanaler. Tabellen nedan beskriver hur bilagor förmedlas från Kieku:

Om man skickar en eller flera bilagor med en nätfaktura till en företagskund vars fakturaförmedlare är en bank, ska bokföringsenheten kontrollera hos kunden att den kan ta emot bilagor. Bankerna har ännu begränsade möjlighet att förmedla bilagor. Om en faktura med en bilaga skickas via banken genom en kanal som inte stödjer mottagande av bilagor, kan varken fakturan eller bilagan förmedlas.

Fakturering mellan bokföringsenheter görs alltid elektroniskt.

Direktivet om elektroniska fakturor ger inte möjlighet att skicka samlingsfakturor som nätfakturor. Med en samlingsfaktura menas en faktura med till exempel flera enskilda ordernummer samlade på en och samma faktura. Däremot kan fakturor med rader för flera produkter och/eller tjänster, som till exempel hör till samma avtal, skickas som nätfakturor.

3.6.1 Sändning av nätfakturor till utländska kunder

En del utländska företagskunder har möjlighet att ta emot nätfakturor. Nätfakturor kan skickas till utländska företagskunder om fakturamottagaren ingår i Peppol-nätverket. Dessutom har Posti Messaging Oy ett sammanlänkningsavtal med vissa förmedlare utomlands.

Peppol-adressregistret finns publicerad på directory.peppol.eu/public.

Peppol-ID har formatet landskod:EDI-kod. Till exempel är Statskontorets Peppol-ID 0037:023454401. Som förmedlarkod i Kieku används EUPEPPOL.

3.7 Sändning av fakturor till personal

Vid fakturering av bokföringsenhetens egen personal ska man använda konsumentnätfakturor. Man får inte använda engångskundfakturering.

I situationer där det inte lönar sig att fakturera den egna personalen (t.ex. vid insamling av självriskandelar för rekreationsverksamhet) kan man ange ett referensnummer som ska användas vid betalningen. Det är obligatoriskt att använda referensnumret. Referensnumret ska börja med bokföringsenhetens beteckning och stämma överens med standarden för bankreferenser (t.ex. 30101238). Vid fastställandet av ett referensnummer kan man använda bankernas referensnummer (t.ex.
Nordeas referenskalkylator).

Bokföringsenheten ansvarar för att meddela det valda referensnumret och det bankkontonummer som ska användas för betalningen till de personalrepresentanter från vilka man vill samla in pengar. Bokföringsenheten ska också meddela konteringsanvisningen för referensen till Palkeet och kontrollera att alla betalningar kommer in. Automatisk bevakning av fordringar kan endast användas om betalningarna faktureras via försäljningsfaktureringen.

3.8 Sändning av fakturor till kunder med spärrmarkering

Statskontoret har i samarbete med Palkeet utarbetat en modell för sändning av fakturor från Kieku till kunder som har en konfidentiell eller hemlig adress. Fakturamottagaren kan vara en nuvarande eller tidigare anställd vid bokföringsenheten eller en utomstående.

Fakturering av kunder med spärrmarkering sker enligt den normala processen om kunden har meddelat en säker kontaktadress till befolkningsdatasystemet eller godkänt mottagande av konsumentnätfakturor i sin nätbank. Att skicka fakturor som nätfakturor till konsumentens nätbank är tryggare än att skicka pappersfakturor.

Om en kund med spärrmarkering inte har någon säker kontaktadress och hen inte vill få sina fakturor som nätfakturor till nätbanken ska en kontaktperson inom bokföringsenheten, som kan kontrollera kundens adressuppgifter i befolkningsdatasystemet, registreras som faktureringskund i kundregistret (dvs. som fakturamottagare).

När man skapar en faktura för en kund med spärrmarkering anges den egentliga kunden (juridisk kund) som beställare och betalare och bokföringsenhetens eller ämbetsverkets kontaktperson som faktureringskund. Kontaktpersonen vidarebefordrar fakturan per post till den egentliga mottagaren till den adress som hen känner till eller har fått från befolkningsdatasystemet.

Bokföringsenheter som skickar faktureringsmaterial via ett försäljningsorder- eller försäljningsreskontragränssnitt från substanssystem till Palkeet ska se till att man för kunder med spärrmarkering endast förmedlar en PB-adress eller bokföringsenhetens adress till Palkeet. Den faktiska adressen till en kund med spärrmarkering får inte förmedlas till Palkeet med faktureringsmaterialet. Närmare information om hanteringen av kunder med spärrmarkering finns i Palkeets anvisningar.

Palkeet kan ge mer information om fakturering av kunder med spärrmarkering.

3.9 Fakturering och godkännande av inkomstverifikat

Enligt 2 § i förordningen om grunderna för avgifter till staten ska avgifterna uppbäras i samband med beställningen eller överlämnandet av prestationen eller genom fakturering genast när prestationen är färdig. Enligt 39 §, mom. 1 i förordningen om statsbudgeten ska ämbetsverket eller inrättningen försäkra sig om att statens inkomster tas ut på behörigt sätt till rätt belopp. Bokföringsenheten ansvarar för att prestationerna faktureras med korrekta uppgifter, på behörigt sätt och utan dröjsmål.

Det faktureringsmaterial som tillhandahålls av bokföringsenheten läses in i Kieku vid Palkeet. I samband med inläsningen avstämmer Palkeet det inlästa materialet mot det material som bokföringsenheten skickat. Material som bokföringsenheten har sparat i Kieku eller lämnat in med Excel-blanketten för faktureringsbegäran eller som överförs från substanssystem över ett försäljningsordergränssnitt får ett försäljningsordernummer i Kieku. Fakturanumren och verifikatnumren för bokföringen skapas först i samband med faktureringskörningen.

Fakturanumren för material som kommer via ett försäljningsreskontragränssnitt från substanssystem och som läses in direkt i försäljningsreskontran har skapats i substanssystemet och bokföringens verifikatnummer skapas i samband med inläsningen i försäljningsreskontran.

Efter registreringen och inläsningen gör Palkeet en fakturakörning. I fakturakörningen skapas en faktureringsrapport, som överförs till det elektroniska arkivet (Handi). Palkeet bifogar till faktureringsrapporten övriga dokument som anknyter till faktureringen, till exempel Excel-blanketten för faktureringsbegäran eller avstämningsrapporten från försäljningsordergränssnittet.

Om det upptäcks fel i samband med inläsningen av materialet till Kieku ber Palkeet bokföringsenheten att korrigera felen och skicka in det korrigerade materialet på nytt. Om fel upptäcks i en försäljningsorder som bokföringsenheten har sparat ber Palkeet bokföringsenheten att korrigera felet och spara den korrigerade försäljningsordern. Om felet är litet kan Palkeet korrigera det i enlighet med bokföringsenhetens anvisningar. Anvisningarna sparas i det elektroniska arkivet (Handi) som bilaga till faktureringsrapporten.

Palkeet eller bokföringsenheten skickar fakturamaterialet till Posti, som förmedlar fakturorna till kunderna. Posti skickar Palkeet eller bokföringsenheten en rapport över fakturamaterialet som det har mottagit. Palkeet eller bokföringsenheten avstämmer antalet fakturor och fakturanumren i rapporten mot det fakturerade materialet. Om man upptäcker fel i fakturaförmedlingen ska Palkeet utreda och åtgärda felen i samarbete med bokföringsenheten. Om fakturamaterialet har skickats direkt från bokföringsenheten till Posti ansvarar bokföringsenheten för att utreda felet.

Posti skapar visuella bilder av fakturamaterialet och vidarebefordrar fakturorna till mottagarna. Posti returnerar fakturornas arkivmaterial (fakturabild och bilagor samt Finvoice.xml) till det elektroniska arkivet (Handi). Palkeet kontrollerar att fakturabilderna enligt faktureringsrapporten har överförts till arkivet.

Efter detta kan Palkeet i enlighet med Statskontorets föreskrift Godkännande av verifikat i servicecentret godkänna fakturaförteckningen och dess bilagor i det elektroniska systemet för cirkulation av fakturor (bokföringsverifikat). Med godkännande avses här säkerställande av att bokföringens kontering och den process som föregår den är korrekt. Verifikatet cirkuleras inte till någon särskild sakgranskning, utan den som godkänner verifikatet ansvarar också för att det dokument som verifierar annat än en budgetutgift är korrekt både fakta- och siffermässigt.

3.10 Minimibelopp för fakturering i euro

Enligt 1 § i förordningen om grunderna för avgifter till staten (211/1992) räknas till en prestations självkostnadsvärde, dvs. totalkostnaderna för utförandet av prestationen, förutom särkostnaderna för utförandet, den andel av administrations-, lokal- och kapitalkostnaderna samt av de övriga sammanlagda kostnaderna som utförandet av prestationen åsamkar en statlig myndighet

När kunden sköter ärenden hos bokföringsenhetens kassatjänster uppbärs ersättningen för överlåtelse av prestationen i samband med överlåtelsen. Bokföringsenheten ska beakta möjligheten att ta emot kortbetalningar i kassatjänsterna.

För att täcka kostnaderna för faktureringen rekommenderar Statskontoret att det minsta beloppet som faktureras är 10 euro.

Bokföringsenheterna bör även utreda möjligheterna att ersätta kassatjänsterna och försäljningsfaktureringen med nätbetalningar som är mer kostnadseffektiva.

3.11 Betalningsvillkor

Enligt 3 § i förordningen om grunderna för avgifter till staten ska avgiften betalas inom 14 dagar från det att räkningen tillställdes den som har beställt eller tagit emot prestationen. En räkning som sänts per post anses ha blivit tillställd beställaren eller mottagaren den sjunde dagen efter att den postades. På grund av det ovan nämnda ska man i statens försäljningsfakturor använda betalningsvillkoret 21 dagar, om inte något annat bestäms i en speciallag, förordning eller avtalsvillkor. Dock är det bra att också när avtalsvillkoren utarbetas bedöma varför man skulle avvika från de givna anvisningarna om betalningsvillkor.

I fakturor som skickas till andra EU-länder kan man vid behov använda ett betalningsvillkor på 30 dagar. I pappersfakturor som skickas utanför Europa kan man dessutom vid behov tillämpa ett längre betalningsvillkor om 60 dagar.

På fakturor mellan statens bokföringsenheter används betalningsvillkoret 21 dagar.

4 Behandling av betalningar

4.1 Allokering av betalningar och referensnummer

Alla statens försäljningsfakturor ska ha ett referensnummer. På fakturorna ska mottagaren dessutom uppmanas att använda referensnumret vid betalningen, exempelvis ”Maksun yhteydessä käytettävä viitenumeroa”/”Använd referensnumret vid betalning”. Referensnumret identifierar betalningstransaktionen och möjliggör maskinell hantering av betalningar och automatisk allokering i kundreskontran.

De första tecknen i referensnumret ska vara bokföringsenhetens beteckning.

Palkeet har slutat använda RF-referensen i Kieku och i stället börjat använda den nationella bankreferensen i försäljningsfaktureringen. Det rekommenderas att även andra bokföringsenheter än de som använder Kieku ska använda den nationella bankreferensen i försäljningsfaktureringen, eftersom betalarna fortfarande använder system som inte kan hantera RF-referensen. Dessutom har det konstaterats att en del betalare inte identifierar RF-referensen som bankreferens och därmed inte anger referensen korrekt när det betalar fakturan.

Palkeet avstämmer betalningar som hänför sig till försäljningsreskontran mot referensbetalningslistan och kan för bokföringsenhetens räkning godkänna inkomstkontoutdrag, förutsatta att inga budgetutgiftsregistreringar finns på kontoutdraget. Med godkännande avses här säkerställande av att bokföringens kontering och den process som föregår den är korrekt. Verifikatet cirkuleras inte till någon särskild sakgranskning, utan den som godkänner verifikatet ansvarar också för att det dokument som verifierar annat än en budgetutgift är korrekt både fakta- och siffermässigt.

Icke-allokerade betalningar allokeras av Palkeet utan dröjsmål, om betalningen utifrån referensnumret, betalaren och summan kan allokeras till rätt faktura. Bokföringsenheten ska utreda oklara betalningar till den del Palkeet inte har kunnat spåra ursprunget för en betalning.

Om en kund upprepade gånger betalar utan att ange referensnummer eller anger referensnumret i meddelandefältet ska man kontakta kunden för att kontrollera vad betalningarna utan referensnummer beror på (systemförändringar etc.). Målet är att få kunderna att använda referensnummer vid betalningar och ange referensnumret korrekt i sina betalningar.

4.2 Behandling av överbetalningar och oklara betalningar

Om en kund betalar ett större belopp än slutsumman på fakturan ska överbetalningen returneras till kunden utan att kunden uttryckligen begär det, om överbetalningen är större än 10 euro och inget annat stadgas i en lag eller förordning. I försäljningsreskontran bokförs betalningar som ska återbetalas på abf-konto 26290011. Överbetalningar på högst 10 euro returneras till kunden endast på begäran. En överbetalning på högst 10 euro och indrivningskostnaden bokförs i ränteintäkterna på abf-kontot 50000000.

Palkeet gör återbetalningar till kunder i första hand till kundens bankkonto. Palkeet tar reda på kundens bankkontonummer genom att skicka en skriftlig förfrågan till kunden. Om inte kunden meddelar sitt kontonummer återbetalar Palkeet beloppet genom en betalningsanvisning. I betalningsanvisningar för företagskunder kan man använda en minimisumma på 30 euro, om det inte går att ta reda på kundens kontonummer.

Tidsenliga kunduppgifter är en förutsättning för att kunna skicka betalningsanvisningar till kunderna. Bokföringsenheten ska se till att kunduppgifterna är tidsenliga. Om en överbetalning inte kan återbetalas till kunden (betalaren har inte meddelat något kontonummer och betalningsanvisningen har inte lösts ut) bokförs överbetalningen som ränteavkastning på abf-konto 50000000. Statskontoret har gett särskilda anvisningar om godkännande av verifikat över återbetalning av överbetalningar i bestämmelsen Godkännande av verifikat i servicecentret.

Vid återkommande fakturering kan en överbetalning krediteras på nästa faktura.

Bankerna utvecklar sina elektroniska tjänster och målet är att återbetalning av betalningar som inte tillhör bokföringsenheten ska kunna genomföras med en begäran om återbetalning till banken. I Palkeet pågår pilottester av funktionen Återbetalning av betalningar. Statskontoret kommer att informera bokföringsenheterna om ett mer omfattande införande av tjänsten senare.

4.3 Behandling av underbetalningar

Underbetalningar bokförs som ränteavkastning på abf-konto 50000000. Enligt 4 § i förordningen om grunderna för avgifter till staten ska myndigheterna vid indrivning av avgifter beakta statens kostnader för indrivningen och sannolikheten för att den lyckas. För att indrivningen ska kunna genomföras måste det på fakturan finnas uppgift om indrivningskostnaderna. Myndigheterna kan vid behov, med hänsyn till vad som totalt sett blir fördelaktigast för staten, avstå från att driva in en ringa avgift (Förordning om grunderna för avgifter till staten 6.3.1992/211 4 §). Om den obetalda delen av avgiften inte drivs in ska den avskrivas ur bokföringen.

5 Skötsel av försäljningsreskontra

5.1 Värdering av kundfordringar och avskrivning från konton

Bokföringsenheten är skyldig att kontrollera att det i försäljningsreskontran endast finns fordringar som är tidsenliga och som ska indrivas. Enligt 66 c § mom. 1 i förordningen om statsbudgeten ska fordringar värderas till nominellt belopp, dock högst till det sannolika värdet.

Palkeet ger bokföringsenheten förslag på fordringar som ska avskrivas från kontona. Fordran avskrivs från kontot när indrivningsåtgärderna har avslutats. Avskrivningarna görs efter att bokföringsenheten beslutar att inte driva in fordran (t.ex. fordringar som avser små summor) eller när utsökningsverket har skickat ett intyg över hinder och man inte ansöker om att fordran ska överföras till passivregistret.

Bokföringsenheten kan också på eget initiativ skicka beslut om fordringar som ska avskrivas från kontona till Palkeet. Vid avskrivning från kontona används en särskild blankett som finns i Palkeets Paletti-arbetsyta för ekonomiförvaltningsblanketter. I och med SAP S/4HANA-ändringen i Kieku kan man vid avskrivning från konton även använda vyn Fiori som baserar sig på den ovan nämnda blanketten med standardformat.

Också preskriberade fordringar ska skrivas av från kontona. Preskriptionstiden för offentligrättsliga fordringar är i regel fem år och preskriptionen av fordringar kan inte avbrytas med indrivningsåtgärder. Privaträttsliga fordringar kan preskriberas på två olika sätt: enligt den allmänna eller den slutgiltiga preskriptionstiden. Preskriptionstiden kan dessutom avbrytas till exempel med indrivningsåtgärder. Mer information om preskriptionstiderna för fordringar finns till exempel på Ekonomi- och skuldrådgivningens webbplats.

Efter beslutet om avskrivning från kontot bokförs förlusten som rättelse i den avkastningsgrupp där avskrivningen ursprungligen bokförts, om bokföringsenheten inte har ett moment för bokföring av avskrivningar i sin budget. Avskrivningar som gäller föregående räkenskapsperiod bokförs på den aktuella räkenskapsperioden, om den föregående räkenskapsperioden har avslutats.

Andelen av avskrivningar från konton ska beaktas när budgetförslaget utarbetas. Man får inte avstå från avskrivningar från konton exempelvis för att man inte har förberett sig tillräckligt väl på avskrivningar från konton och inte beaktat dem i budgeten.

6 Bevakning och indrivning av fordringar

6.1 Frivillig indrivning

Med frivillig indrivning avses åtgärder som fordringsägaren vidtar i syfte att få gäldenären att frivilligt betala den förfallna fordringen.

6.1.1 Beviljande av betalningstid och andra förfrågningar gällande fakturan

Myndigheten kan bevilja betalningstid för sina fordringar. Utan ett lagstadgat skäl eller någon annan grund ska betalningstider på över ett år inte beviljas. Betalningstiden och dess villkor ska avtalas skriftligen. För betalningstiden uppbärs en årlig ränta enligt den referensränta som avses i
12 § räntelagen ökad med tre procentenheter. Räntan för betalningstiden faktureras separat (ingår inte i Kiekus dröjsmålsräntekörning).

Bokföringsenheten ska i sitt serviceavtal med Palkeet fastställa Palkeets rätt att bevilja betalningstid. Genom ett avtal mellan bokföringsenheten och Palkeet kan även andra förfrågningar gällande fakturor överföras till Palkeet.

Fakturan kan vid behov innehålla både Palkeets och bokföringsenhetens uppgifter, men Statskontoret rekommenderar att man i ansvarsfördelningen strävar efter att kunden ska få rådgivning gällande fakturan från en enda adress.

6.1.2 Betalningspåminnelse

Om en betalning till staten inte görs senast på förfallodagen, ska myndigheten vidta nödvändiga åtgärder för att driva in fordran.

Palkeet skickar betalningspåminnelser för de bokföringsenheter vars kundreskontra sköts av Palkeet. Om en betalningspåminnelse enligt bokföringsenhetens önskemål inte får skickas ska det finnas goda grunder för detta. I detta fall ska fakturan anges en spärrkod i reskontran:

• A = Indrivningslåsning
• B = Konkurs
• C = Reklamation
• D = Passiv indrivning/Hinderredovisning
• E = Ingen passiv indrivning/Hinderredovisning
• F = Skuldsanering
• G = Företagssanering
• H = Avskrivning från konton
• I = Betalningsplan (betalningstid med ränta)
• J = Begäran om omprövning
• K = Framställning om avskrivning från konton
• L = Besvär (förvaltningsprocess)
• Z = Manuell indrivning

Om en reklamation avseende en fordran tas emot av Palkeet anger Palkeet ett förbud mot betalningspåminnelser för fordran och ärendet överförs utan dröjsmål till bokföringsenheten för behandling. På motsvarande sätt, om en reklamation tas emot av bokföringsenheten ska man utan dröjsmål underrätta Palkeet om reklamationen, som lägger till ett förbud mot betalningspåminnelser för fordran.

Alla kunder skickas två (2) betalningspåminnelser om förfallna fordringar. I den sista påminnelsen ska kunden informeras om följderna av försummelse av betalningen.

6.1.3 Indrivningskostnader för betalningskrav på faktura

Enligt 4 § i förordningen om grunderna för avgifter till staten (211/1992) ska myndigheterna vid indrivning av avgifter beakta statens kostnader för indrivningen och sannolikheten för att den lyckas.

På fakturan ska indrivningskostnaderna nämnas. Indrivningskostnaden är 5 euro, om inte något annat följer av speciallagstiftning. Avgifterna för betalningsuppmaningar kommer inte som fordran på fakturan i försäljningsreskontran, utan registreras av Palkeet som ränteavkastning på abf-konto 50000000.

Bokföringsenheten ska beakta att det i lagen om indrivning av fordringar (513/1999) fastställs maximala belopp för de totala kostnaderna för indrivning av konsumentfordringar. Fordringsägaren får överskrida dessa belopp endast om indrivningen har av motiverade skäl varit särskilt svår.

6.1.4 Inkassobyråns betalningskrav

Om bokföringsenheten anlitar en inkassobyrå för indrivning av affärsekonomiska fordringar kan inkassobyrån skicka ett skriftligt betalningskrav till kunden för bokföringsenhetens räkning. Betalningskravet kan skickas till konsumenten först när det har gått minst 14 dagar efter att en betalningspåminnelse skickades (lagen om indrivning av fordringar, 5 §). Det finns även andra krav på betalningskravets informationsinnehåll. Där ska exempelvis grunderna för fordran och den ursprungliga fordringsägaren anges.

Bokföringsenheten ska beakta följande begränsningar som gäller indrivningsuppdrag: Till en uppdragstagare får inte för indrivning överlåtas sådana statliga fordringar eller sådana på grund av ett lagstridigt förfarande påförda offentligrättsliga betalningspåföljder som kan drivas in genom utsökning utan dom eller beslut på det sätt som bestäms i lagen om indrivning av skatter och avgifter i utsökningsväg (lagen om indrivning av fordringar, 9 §).

För inkassobyråns betalningskrav kan av konsumenter uppbäras högst de avgifter som fastställs i
lagen om indrivning av fordringar (513/1999).

6.1.5 Dröjsmålsränta

På statens försäljningsfakturor används som dröjsmålsränta referensräntan enligt 12 § i räntelagen ökad med tilläggsräntan enligt 4 § i räntelagen, om detta inte särskilt föreskrivs genom speciallag.

För offentligrättsliga prestationer debiterar Palkeet i stället för dröjsmålsränta en dröjsmålsavgift på 10 euro, om dröjsmålsräntan understiger 10 euro. Dröjsmålsavgiften debiteras per faktura (per ursprunglig försenad faktura). Dröjsmålsräntor och dröjsmålsavgifter uppbärs månatligen. I beräkningen av dröjsmålsräntan i Kiekus utsökningsgränssnitt beaktas inte dröjsmålsavgifter på 10 euro.

Information om dröjsmålsavgiften ska finnas på fakturan, nedan texten och översättningar.

Jollei maksua suoriteta viimeistään eräpäivänä, voidaan Valtion maksuperusteasetuksen (A 211/1992 3§) mukaisesti periä viivästyskoron sijasta vähintään 10 euron suuruinen viivästysmaksu erillisellä laskulla.

Om betalningen inte görs senast på förfallodagen kan myndigheten i stället för dröjsmålsränta ta ut en dröjsmålsavgift på minst 10 euro, i enlighet med förordningen om grunderna för avgifter till staten (211/1992 3 §).

If payment is not made on the due date, at the latest, a penalty charge of no less than 10 euros may be charged on a separate invoice instead of penalty interest in accordance with the Decree on Criteria for Charges Payable to the State (A 211/1992, section 3).

Enligt Statskontorets anvisning Godkännande av verifikat i servicecentret behöver rapporterna om dröjsmålsränteförslag från Palkeets kundämbetsverk inte längre godkännas av bokföringsenheten. Palkeet skickar ett förslag på dröjsmålsränta till bokföringsenheten, om detta har avtalats mellan bokföringsenheten och Palkeet. Palkeet kör dröjsmålsräntefaktureringen utifrån uppgifterna i den ovan nämnda rapporten. Verifikatet över faktureringen kan godkännas av Palkeet. Om dröjsmålsränta inte faktureras av en kund ska det finnas en spärrkod för detta i reskontran (A = ingen dröjsmålsränta). Bokföringsenheten informerar Palkeet i samband med faktureringen om för vilka fakturor man inte kräver dröjsmålsränta.

I och med SAP S/4HANA-ändringen i Kieku slutar man uppbära dröjsmålsavgiften på 10 euro (per ursprunglig, försenad faktura) i Kieku. I och med ändringen återgår man i faktureringen av dröjsmålsränta i Kieku till minimibeloppet 5 euro per kund. Mer information om detaljerna i faktureringen av dröjsmålsränta i Kieku fås från Palkeet.

I och med SAP S/4HANA-ändringen går man i faktureringen av dröjsmålsränta i Kieku över till förhandsgodkännande av dröjsmålsräntor, där dröjsmålsräntor på fordringar redan har godkänts i samband med godkännandet av faktureringen av fordringen och förslag på dröjsmålsräntor inte längre lämnas till bokföringsenheterna för kontroll.

Fakturor mellan bokföringsenheterna är normala fakturor och ska betalas i tid. Tills vidare uppbärs inga dröjsmålsräntor mellan bokföringsenheterna, men situationen följs upp och vid behov ser man över denna praxis på nytt.

6.2 Juridisk indrivning

Juridisk indrivning är indrivning som sker på rättslig väg. Vid juridisk indrivning måste fordringsägaren ansöka om en exekutionstitel, det vill säga ett domstolsutslag för att fastställa sin fordran. Efter att fordringen har fastställts kan fordringsägaren ansöka om indrivning av fordringen genom utsökning. Offentligrättsliga prestationer är direkt verkställbara och kan därmed gå direkt till utsökning.

Gäldenären ansvarar i regel för kostnaderna för den juridiska indrivningen, om det finns en grund för fordran och gäldenären inte är insolvent. Om gäldenären konstateras vara medellös efter att indrivningen har avslutats är det fordringsägaren, det vill säga bokföringsenheten, som ska betala kostnaderna. Det är alltså i sista hand fordringsägaren som bär kostnadsrisken vid juridisk indrivning.

Bokföringsenheten är alltid fordringsägare, medan Palkeet fungerar som teknisk förmedlare av utsökningen. Bokföringsenheten ska omedelbart meddela Palkeet om indrivningen avbryts eller fortsätter.

6.2.1 Nedre gränser för överföring till juridisk indrivning

Fordringar på minst 10 euro i fråga om offentligrättsliga fordringar och minst 20 euro för övriga fordringar kan överföras till utsökning. Om inte annat föreskrivs i lagstiftning kan bokföringsenheten besluta om högre nedre gränser för överföring av fordringar till utsökning. Vid fastställandet av nedre gränser kan man även beakta förfarandet för verkställandet. Bokföringsenheten kan exempelvis fastslå att alla fordringar på under 300 euro som överförs till indrivning ska hanteras genom ett begränsat utrökningsförfarande medan fordringar som överskrider denna gräns går till normal utsökning. I fastställandet av beloppet ska man beakta kostnaderna för utsökningen och rimligheten i verkställandeförfarandet, det vill säga huruvida realisering av gäldenärens egendom krävs även vid indrivning av små fordringar. Om en fordran inte överförs till indrivning ska den avföras från kontona. Palkeet lägger på eget initiativ till sina kunders oindrivna fordringar i förslaget på fordringar som ska avföras från kontona.

6.2.2 Offentligrättslig fordran

En offentligrättslig fordran är en fordran som grundar sig på en lag eller förordning. Sådana fordringar kan skickas direkt till utsökning efter att betalningspåminnelsen förfallit. Ansökan om utsökning görs elektroniskt via justitieförvaltningens e-tjänst eller med hjälp av utsökningsgränssnitt. Palkeet upprättar utsökningsansökningar för offentligrättsliga fordringar för sina kunders räkning.

• I ansökan ska man ange fordringens kapital, hur dröjsmålsränta fastställs, startdatumet för beräkningen av räntan och eventuella övriga följder av förseningen. I ansökan ska man också ange den bestämmelse enligt vilken fordran är direkt utsökningsbar. Den sökande ska dessutom välja förfarandet för verkställandet.

• Normal utsökning:
  (En utsökningsgrund som anger ett belopp för en betalningsskyldighet verkställs genom att utmäta gäldenärens egendom i den omfattning som behövs för betalning av sökandens fordran. Den utmätta egendomen förvandlas till pengar och medlen betalas till fordringsägaren.)
• Begränsad utsökning:
  (Vid begränsad utsökning kan man utmäta periodisk inkomst eller skatteåterbäring samt annan egendom som inte behöver omvandlas till pengar.)

I och med SAP S/4HANA-ändringen går man i indrivningen av offentligrättsliga fordringar i Kieku över till så kallat förhandsgodkännande av indrivningen, där indrivningsåtgärder avseende offentligrättsliga fordringar godkänns redan i samband med godkännandet av faktureringen av fordringarna.

6.2.3 Övriga fordringar

Överföring av andra än offentligrättsliga fordringar till utsökning kräver en exekutionstitel, det vill säga en tingsrättsdom om att fordringarna kan gå till utsökning. Ärendet blir anhängigt när stämningsansökan lämnas till domstolen.

En begränsad stämningsansökan görs elektroniskt via justitieförvaltningens e-tjänst. Handläggningstiderna i domstolarna varierar från en till sex månader.

Behandlingen av summariska (obestridda) fordringsmål har koncentrerats till Ålands, Helsingfors, Östra Nylands, Kymmenedalens, Lapplands, Uleåborgs, Birkalands, Österbottens och Egentliga Finlands tingsrätter. Användning av e-tjänster i summariska mål blir obligatorisk för andra än privatpersoner som driver egna ärenden.

Stämningsansökan ska skickas till tingsrätten via justitieförvaltningens e-tjänst eller informationssystem (Santra). Stämningsansökningar som lämnats in på annat sätt utreds normalt inte.

6.2.4 Omfattande stämningsansökan

Om bokföringsenheten antar att det föreligger en tvist i frågan ska bokföringsenheten lämna en omfattande stämningsansökan. I den omfattande stämningsansökan ska bokföringsenheten framföra sitt specifika krav och de faktorer som kravet grundar sig på. Kravet ska framföras så att det framgår vilket slutresultat domstolen enligt kärandens uppfattning borde komma till och på vilka juridiska grunder den borde komma till detta resultat.

Fakta som har rättslig betydelse, det vill säga rättsfakta, ska anges så att domstolens medlemmar får en tydlig uppfattning om händelseförloppet och förekomsten av fakta med rättslig relevans. Käranden ska dessutom så exakt som möjligt uppge vilka bevis, exempelvis dokument eller vittnesmål, som kommer att läggas fram som stöd för kraven och vad man vill bevisa med dem. Till stämningsansökan ska också det avtal, den förbindelse eller annat skriftligt bevis som bokföringsenheten hänvisar till bifogas. I stämningsansökan ska man också framföra kravet på ersättning för rättegångskostnader samt förklaras vad domstolens befogenhet grundar sig på, om detta inte framgår av stämningsansökan eller dess bilagor.

I stämningsansökan ska man ange domstolens namn, parternas namn och hemorter, kontaktuppgifter till deras juridiska representanter eller ombud samt postadress och eventuell annan adress dit kallelser, uppmaningar och meddelanden i ärendet kan skickas. Telefonnummer och andra kontaktuppgifter till parterna samt vittnen eller andra som ska höras ska också meddelas till tingsrätten på lämpligt sätt. Om bokföringsenheten inte känner till den svarandes kontaktuppgifter, ska bokföringsenheten beskriva vad den har gjort för att ta reda på dem. Om någon uppgift senare förändras ska bokföringsenheten utan dröjsmål underrätta tingsrätten om detta.

Stämningsansökan ska undertecknas av personer som har namnteckningsrätt för bokföringsenheten (två tillsammans) eller, om bokföringsenheten inte själv har ställt stämningsansökan, av den som ställt ansökan. Undertecknarna ska också uppge sina yrken och hemorter.

6.2.5 Begränsad stämningsansökan

Om bokföringsenhetens ärende exempelvis gäller en fordran för ett visst belopp och målet enligt bokföringsenhetens uppfattning är ostridigt, görs en begränsad stämningsansökan.

En begränsad stämningsansökan görs elektroniskt via justitieförvaltningens e-tjänst eller informationssystem (Santra). I en begränsad stämningsansökan kan bokföringsenheten som grund för sina krav endast framföra de faktorer som kravet omedelbart grundar sig på. Uppgifterna ska ändå anges på ett sådant sätt att svaranden kan besvara dem och så att domstolen kan nå ett avgörande utifrån dem om svaranden inte lämnar något svar. I stämningsansökan ska man också precisera det avtal, den förbindelse eller annat skriftligt bevis som bokföringsenheten hänvisar till. I en begränsad stämningsansökan behöver man inte ange andra bevis än de som bifogats till stämningsansökan.

Palkeet upprättar för bokföringsenhetens räkning stämningsansökningar till tingsrätten för obestridda fordringar.

6.2.6 Rättegångskostnader

För summariska mål (obestridda fordringsmål) anges maximibeloppen för rättegångskostnaderna i Justitieministeriets förordning om rättegångskostnader som motparten skall dömas att ersätta i mål som avses i 21 kap. 8 c § rättegångsbalken, 3 §. Om ärendet bestrids hänvisar Palkeet det till bokföringsenheten för behandling.

Dessutom tar tingsrätten ut en rättegångsavgift för behandlingen av ärendet. Indrivnings- och rättegångskostnader adderas till kapitalet för den skuld som ska utmätas.

6.2.7 Utarbetande av utsökningsansökan

När bokföringsenheten eller Palkeet har fått en tingsrättsdom som fastställer fordran, bifogas den som bilaga till ansökan för verkställandet av utsökningen via justitieförvaltningens e-tjänst. Om stämningsansökan har gjorts via justitieförvaltningens e-tjänst behöver domen inte bifogas till utsökningsansökan. Med samma ansökan kan utsökning av flera förfallna fordringar av samma kund sökas. Offentligrättsliga fordringar kan kombineras i samma ansökan om

• fordringarna är av samma slag
• fordringarna förfaller vid samma tidpunkt
• kapitalet och extra kostnader hör alltid till samma ansökan.

I e-tjänsten kan man endast lämna in en utsökningsansökan för en dom i taget. Utsökning kan även ansökas elektroniskt som informationssystemsökande. Palkeet har skapat ett gränssnitt från Kiekus försäljningsreskontra till utsökningsmyndigheten för behandling av utsökningsansökningar för offentligrättsliga fordringar.

6.3 Passivregister

Om gäldenären inte har egendom eller inkomster som kan utmätas, avslutas utsökningsärendet vanligtvis med ett intyg över medellöshet. Fordringsägaren kan dock begära att fordran registreras i passivregistret efter ett eventuellt medellöshets- eller medellöshets- och oanträffbarhetshinder.

För ärenden i passivregistret görs inga aktiva indrivningsåtgärder och ärendet är inte anhängigt i utsökningen under registreringen. Om gäldenären inom registreringstiden får utmätningsbar egendom (t.ex. skatteåterbäring) utmäts den för att täcka sådana fordringar som finns i passivregistret. Passivregistreringen är i kraft i två år efter datumet för intyget över hinder.

Statskontoret rekommenderar att registrering i passivregistret begärs endast i fall där fordran överskrider kostnaderna för överföring till passivregistret med minst 10 euro (tilläggsavgiften för passivregistrering). Bokföringsenheten kan fastställa en högre gräns för passivregistrering av ett utsökningsärende.

I samband med begränsad utsökning kan fordringsägaren inte ansöka om passivregistrering av skulden.

6.4 Avslutande av indrivning

Indrivningen av en statlig fordran kan avslutas om det på ett tillförlitligt sätt har konstaterats att fordran inte kan drivas in på grund av konstaterad medellöshet hos gäldenären eller annat motsvarande skäl. Även efter detta ska bokföringsenheten följa upp gäldenärens ekonomiska situation och inleda indrivningsåtgärder om gäldenären får tillgång till medel. Uppföljningsåtgärderna ska dimensioneras bland annat efter fordringens storlek. Fordringar för vilka indrivningen har avslutats ska utan dröjsmål avskrivas från kontona.

6.5 Indrivning från utlandet

Om bokföringsenheten har en fordran att driva in och gäldenären enligt uppgifter som fåtts och granskats är bosatt utomlands, kan utsökning av fordran först göras anhängig hos utsökningsverket i Finland. Utsökningsmyndigheten i Finland utreder då om svaranden eventuellt har inkomster eller egendom i Finland, som den finländska utsökningsmyndigheten kan utmäta.

Om gäldenären inte har inkomster eller egendom som kan utmätas i Finland meddelar utsökningsverket att det föreligger hinder för utsökning. Palkeet vidarebefordrar meddelandet om hinder till bokföringsenheten för vidare åtgärder. Bokföringsenheten avgör om indrivning ska inledas utomlands eller om skulden ska avskrivas. Om indrivning inleds är bokföringsenheten skyldig att kontakta den lokala utsökningsmyndigheten.

Verkställande utomlands förutsätter i regel att fordringsägaren separat ansöker om att domen ska förklaras verkställbar i det land där man ansöker om att domen ska verkställas. Även förfarandet för verkställande varierar beroende på lagstiftningen i landet i fråga.

I situationer mellan EU-länder kan fordringsägaren med stöd av Bryssel I-förordningen ansöka om verkställande av ett verkställbart dokument hos utsökningsmyndigheterna i det land där gäldenären är bosatt. På förfarandet för verkställandet tillämpas lagen i det land där verkställande söks. Dessutom ska ansökan om verkställande och andra dokument översättas till det aktuella landets officiella språk.

Vid indrivning från utlandet föreligger en väsentlig risk för utgifter, eftersom den sökande kan bli tvungen att ansvara för alla kostnader för verkställandet och officiell översättning av indrivningsdokumenten. Utredning av lagstiftningen i landet för verkställandet kan också kräva extra resurser.