Bokföringsenheterna och statliga fonder utanför budgeten samt Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning
Enligt 12 b § (1053/2016) 1 mom. i lagen om statsbudgeten (423/1988) ansvarar bokföringsenheterna för sin betalningsrörelse, bokföring och sitt bokslut samt upprättar ämbetsverkens eller inrättningarnas verksamhetsberättelser enligt 21 §. Statskontoret bestämmer dock om betalningsrörelse- och bokföringsuppgifter och om annan uppföljning enligt 16 § i anknytning till dessa samt om uppgifter för upprättande av bokslut, som ska skötas centraliserat och för vilka det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ska ansvara.
Enligt 12 b § 2 mom. i lagen om statsbudgeten bestämmer Statskontoret om de uppgifter som gäller ämbetsverkens eller inrättningarnas löneräkning som sköts centraliserat och för vilka det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ansvarar. Dessutom kan Statskontoret bestämma att det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ska ansvara för sådana granskningsåtgärder i fråga om godkännande av de ersättningar på grund av resa som enligt ett tjänste- eller arbetskollektivavtal ska betalas till personer i anställning hos staten eller någon annan person, vilka inte omfattar den prövningsrätt som hör till arbetsgivaren.
Ikraftträdande
Denna föreskrift träder i kraft omedelbart och ersätter föreskrift VK/1111/00.00.00.01/2018 av den 20 september 2018.
Föreskriftens punkter 1.2 Kontera utgiftsverifikat och 3.4.3 Upprätta memorialverfikat är föremål för en övergångsperiod. Bokföringsenheten eller fonden ska senast den 1 januari 2020 övergå till att iaktta ansvarsfördelningen som nämns i dessa punkter. Bokföringsenheten eller fonden kan på eget initiativ före övergångsperiodens slut övergå till att iaktta ansvarsfördelningen som nämns i punkterna i fråga.
Fram till den 31 december 2019 kan bokföringsenheter/fonder som en sista åtgärd skicka konteringsuppgifter till det servicecenter (nedan Palkeet) som avses i statsrådets förordning om Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (229/2009) via Rondo/Handi-systemet, istället för att använda de automatiska funktionerna eller skicka dem som konteringsanvisningar. Från och med den 1 januari 2020 ska bokföringsenheter/fonder skicka uppgifter till Palkeet för kontering med de automatiska funktionerna eller som konteringsanvisningar, om inte Statskontoret har beviljat bokföringsenheten/fonden undantagstillstånd att genomföra konteringen vid bokföringsenheten/fonden.
Fram till den 31 december 2019 kan bokföringsenheter/fonder upprätta memorialverifikat direkt i Rondo/Handi-systemet. Från och med den 1 januari 2020 ansvarar Palkeet för memorialverifikat som laddas direkt i systemet.
Ytterligare information
Mer information om frågor som rör denna föreskrift kan fås från Statskontoret, tfn 0295 50 2000, eller per e-post, ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.
Divisionschef Lasse Skog
Biträdande direktör Tanja Wistbacka
För kännedom Statens revisionsverk, Finansministeriet, budgetavdelningen
Bilagor
Ansvarsfördelningstabell för ekonomiförvaltningsuppgifter (Bilaga 1)
Följebrev till föreskrifterna om ansvarsfördelningen inom ekonomiförvaltningen (Bilaga 2)
Inledning och tillämpningsområde
Enligt 12 b § (1053/2016) 1 mom. i lagen om statsbudgeten (423/1988) ansvarar bokföringsenheterna för sin betalningsrörelse, bokföring och sitt bokslut samt upprättar ämbetsverkens eller inrättningarnas verksamhetsberättelser enligt 21 §. Statskontoret bestämmer dock om betalningsrörelse- och bokföringsuppgifter och om annan uppföljning enligt 16 § i anknytning till dessa samt om uppgifter för upprättande av bokslut, som ska skötas centraliserat och för vilka det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ska ansvara.
Enligt 12 b § 2 mom. i lagen om statsbudgeten bestämmer Statskontoret om de uppgifter som gäller ämbetsverkens eller inrättningarnas löneräkning som sköts centraliserat och för vilka det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ansvarar. Dessutom kan Statskontoret bestämma att det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ska ansvara för sådana granskningsåtgärder i fråga om godkännande av de ersättningar på grund av resa som enligt ett tjänste- eller arbetskollektivavtal ska betalas till personer i anställning hos staten eller någon annan person, vilka inte omfattar den prövningsrätt som hör till arbetsgivaren.
Enligt 12 b § 3 mom. i lagen om statsbudgeten kan avvikelser från den ansvarsfördelning som bestämts av Statskontoret av något särskilt skäl i anknytning till verksamheten vid bokföringsenheten och med tillstånd av Statskontoret göras för högst fem år i sänder på ansökan av bokföringsenheten, om det krävs för att sköta uppgiften på ett ändamålsenligt sätt. Bokföringsenheten ansvarar för de uppgifter som specificerats i tillståndet. Innan beslut fattas ska Statskontoret höra det ämbetsverk eller den inrättning som ansvarar för skötseln av de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna och vid behov även det ministerium som styr bokföringsenheten samt finansministeriet.
Statskontoret har utfärdat denna föreskrift om ansvarsfördelningen för skötsel av bokföring och annan uppföljning enligt 16 § i anknytning till denna, betalningsrörelse och upprättande av bokslut samt om godkännande av ersättningar på grund av resa enligt 12 b § 2 mom. i lagen om statsbudgeten.
Dessutom får bokföringsenheten eller fonden avtala om att andra ekonomiförvaltningsuppgifter och ekonomiförvaltningsuppgifter som i denna föreskrift har ålagts bokföringsenheterna tillhandahålls vid Palkeet, om inte annat föreskrivs eller bestäms i lagen eller med stöd av den.
Med skötsel av bokföring i 12 b § 1 mom. i lagen om statsbudgeten avses bokföringsenhetens huvudbokföring, det vill säga upprättande av dag- och huvudbok. Förutom huvudbokföringen omfattar Statskontorets behörighet att utfärda föreskrifter även ansvarsfördelningen av delbokföringar som alla eller åtminstone de flesta ämbetsverk och inrättningar behöver i sin verksamhet. Dessa delbokföringar är i dag till exempel hanteringssystemet för memorialverifikat (i dag Rondo), orderhanteringssystemet (i dag Tilha) och hanteringssystemet för reseräkningar (i dag M2). Statskontoret kan inte föreskriva om uppgifts- och ansvarsfördelningar mellan ämbetsverken och inrättningarna samt servicecentret när det gäller delbokföringen för verksamheten vid andra än ovan nämnda instanser, det vill säga bland annat enskilda eller vissa ämbetsverk och inrättningar och statliga fonder utanför statsbudgeten.
Föreskriften gäller inte uppgifter utanför Statskontorets behörighet att utfärda föreskrifter, vilka är bland annat:
- uppgifter som gäller tillämpningen av den av riksdagen fastställda budgeten, såsom
- fattande av utgiftsbeslut och åtgärder som ansluter sig till detta (för åtgärderna se 38.1 § i förordningen om statsbudgeten)
- sakgranskning och godkännande av verifikat för budgetutgifter (38.2 § och 38.3 § i förordningen om statsbudgeten: ämbetsverket eller inrättningen ska kontrollera att den handling som utgiften baserar sig på är riktig både sakligt och numeriskt sett. Innan en utgift betalas ska den som med stöd av ekonomistadgan har förordnats till denna uppgift godkänna utgiften)
- beslutande om avskrivning av fordringar (enligt Statsrådets beslut om allmänna föreskrifter om tillämpningen av statsbudgeten (TM 9509) fattas beslutet om avskrivning av fordringar av bokföringsenheten eller fonden)
- verksamhets- och ekonomiplanering (lagen om statsbudgeten 12 §)
- kontroll av fullmakter (lagen om statsbudgeten 15 §)
- redovisning av resultat och ledning (lagen om statsbudgeten 16 §), med undantag av sådan annan uppföljning i anslutning till bokföring som avses i 12 b § 1 mom. i lagen om statsbudgeten
- upprättande av verksamhetsberättelse (lagen om statsbudgeten 21 §).
Statsrådet bestämmer till vilka delar bokslutet upprättas vid bokföringsenheterna och till vilka delar vid servicecentret. Med upprättande av bokslut enligt 12 b § i lagen om statsbudgeten avses annat innehåll enligt budgetlagstiftningen än verksamhetsberättelsen i bokföringsenhetens bokslut. Enligt 12 b § i lagen om statsbudgeten är det bokföringsenheterna som upprättar ämbetsverkets eller inrättningens verksamhetsberättelse enligt 21 §. Statskontoret kan inte bestämma om ansvar som gäller verksamhetsberättelsen.
- beslutfattande om fordringar som förfaller till indrivning eller utmätning
- godkännande av grunder för uppbörd av inkomster
Enligt 69.2 b § 4 punkten (1435/2014) i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) ska det i bokföringsenhetens ekonomistadga ingå närmare bestämmelser om godkännande av grunder för uppbörd av inkomster.
Om preciseringen av bokföringsenheterna och fondernas delbokföringar föreskrivs i Statskontorets föreskrift Användning av maskinläsbara datamedier vid bokföringen och uppgörandet av beskrivning av förfarandet (VK 482/03/2010).
Uppgifts- och ansvarsfördelning inom ekonomiförvaltning
Uppgifterna och ansvaren inom ekonomiförvaltningen delas mellan det servicecenter (nedan Palkeet) som avses i Statsrådets förordning om Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (229/2009) och en bokföringsenhet/fond på det sätt som beskrivs nedan. I bilaga 1 (ansvarsfördelningstabell för ekonomiförvaltning) beskrivs fördelningen av uppgifter och ansvar inom ekonomiförvaltningen i tabellform, ordnat enligt processens gång (numrering enligt ansvarsfördelningstabellen inom parentes efter punkten i fråga).
Servicecentret svarar för och förvaltar de automatiska kontroller som ska byggas i de datasystem det äger.
Hantering av utgifter (1)
Behandling av inköpsfakturor och andra utgiftsverifikat (1.1)
Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller behandling av inköpsfakturor och andra utgiftsverifikat:
- Underhålla leverantörsregister (1.1.1)
I leverantörsregistret upprätthålls varu- eller tjänsteleverantörens grunduppgifter för behandling av utgiftsverifikaten. Leverantörens uppgifter grundas och upprätthålls först i Kieku-systemet. Leverantören identifieras i andra system med samma leverantörsnummer som ursprungligen givits av Kieku-systemet.
- Ta emot utgiftsverifikat i Rondo/Handi (1.1.2)
- Komplettera och granska samt dirigera utgiftsverifikatens basuppgifter (1.1.3).
- Upprätthållande av avtalsuppgifter i Rondo (1.1.5.1)
- Underhålla konteringskoder i systemet (1.1.7)
- Automatiska inriktningskörningar samt manuella inriktningar i anslutning till dessa (fakturor med konteringskod, avtal och beställning) (1.1.8) Palkeet ansvarar för den tekniska granskningen. Detta betyder att man kontrollerar att fakturan är manuellt korrekt inriktad på en beställning eller ett avtal. Detta inkluderar utredningsarbete i anslutning till icke inriktade fakturor med beställning.
Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för följande uppgifter som gäller behandling av inköpsfakturor och andra utgiftsverifikat:
- Skicka uppgifter till Palkeet för funktionen för inriktning av avtal (1.1.4)
- Upprätthållande av avtalsuppgifter i Handi (1.1.5.2)
- Meddela konteringskod till en leverantör för fakturering samt till Palkeet (1.1.6)
- Godkännande och publicering av produktförteckningarna i Handi (1.1.9)
Kontera utgiftsverifikat manuellt i Rondo/Handi (1.2)
När det gäller kontering av utgiftsverifikat ansvarar bokföringsenheten eller fonden för inlämnandet av konteringsuppgifter eller -anvisningar till Palkeet (1.2.1). Konteringsuppgifterna kan skickas via de automatiska funktionerna eller som konteringsanvisningar [1].
Med automatisk funktion avses funktion för inriktning av avtal, funktion för konteringskod eller orderhanteringssystemets funktion för inriktning av beställning.
Funktionen för inriktning av avtal är avsedd för hanteringen av inköpsfakturor som bygger på ett skriftligt avtal i sådana fall där den återkommande faktureringens storlek är känd på förhand. Då man använder inriktning av avtal kan avtalets uppgifter och inköpsfaktura inriktas automatiskt, varvid inköpsfakturan inte behandlas av bokföringsenheten.
Funktionen för konteringskod är avsedd att användas för återkommande fakturor, vars konteringar förblir oförändrade men vars faktureringsbelopp varierar. Vid användning av konteringskod får inköpsfakturan automatiskt en kontering enligt konteringskoden.
Med orderhanteringssystemet avses ett system, via vilket man gör varu- och tjänstebeställningar. I systemet sker även beställningens kontering och godkännande samt mottagningskvittering. Fakturor med beställning riktas in på den mottagna beställningen utan separat godkännande.
Palkeet ansvarar för att konteringen är gjord enligt bokföringsenhetens eller fondens uppgifter eller anvisningar.
Statskontoret kan inte föreskriva om ansvarsfördelning i fråga om konteringar som genomförs i andra än statens gemensamma system (till exempel de idag använda Rondo och Tilha). Statskontoret kan inte föreskriva om ansvarsfördelning i fråga om konteringar som genomförs i delbokföringssystem som används av enskilda eller vissa ämbetsverks och inrättningars fonder samt fonder utanför budgeten.
Övervaka cirkuleringen av utgiftsverifikat i Rondo/Handi (1.3)
Palkeet ansvarar för övervakningen av cirkuleringen av utgiftsverifikat i Rondo/Handi.
Överföra utgiftsverifikat till inköpsreskontra och sköta inköpsreskontra (1.4)
Palkeet ansvarar för överföringen av utgiftsverifikat till inköpsreskontra och skötseln av inköpsreskontra. Detta inkluderar bland annat behandling av kreditnotor och betalningsuppmaningar, behandling av fel vid inläsning samt uppföljning och avstämning av inköpsreskontra.
Betalningar utanför inköpsreskontra (1.5)
Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för att bereda, kontera och godkänna betalningar utanför inköpsreskontra samt skicka dem till servicecentret (1.5.1).
Palkeet ansvarar för utbetalning av personalförvaltningens betalningsmaterial enligt det verifikat som godkänts i personaltjänsterna (1.5.2). Personalförvaltningens betalningsmaterial kan bestå av löner, arvoden eller andra ersättningar.
Debitering (1.6)
Palkeet ansvarar för debiteringen av utgifter när det gäller inhemska bankkonton (1.6.1). Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för debiteringen av utgifter när det gäller utländska bankkonton (1.6.2).
Behandling av utgiftskontoutdrag (1.7)
När det gäller behandling av utgiftskontoutdrag ansvarar bokföringsenheten eller fonden för att skicka konteringsuppgifterna till Palkeet (1.7.1). Palkeet ansvarar för konteringen och godkännandet av inhemska bankkontons kontoutdrag (1.7.2). Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för konteringen, godkännande och arkiveringen av utländska bankkontons kontoutdrag.
Förvaltning av bankkonton (1.8)
Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för följande uppgifter som gäller förvaltning av bankkonton:
- Förvaltning av kontoanvändarrättigheter när det gäller personalen vid ämbetsverk, inrättningar och fonder samt behandling av avtal som gäller betalterminaler och betalkort (1.8.1)
- Godkänna ändringar av konto- och serviceavtal samt kontoanvändarrättigheter (1.8.3)
- Förvaltning av konton med saldo och konton utomlands (1.8.4)
Palkeet ansvarar för förvaltningen av kontoanvändarrättigheter när det gäller servicecentrets personal (1.8.2).
Penningförsörjning för kontantkassor och kassasystem (1.9)
Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för penningsförsörjningen för kontantkassor och kassasystem (1.9).
Arkivera material som gäller utgiftshantering (1.10)
Palkeet ansvarar för arkiveringen av material som gäller utgiftshantering (1.10) när det gäller arkivering av utländska bankkontons kontoutdrag. Detta inkluderar säkerställande av en felfri arkivering.
Hantering av inkomster (2)
Underhåll och förvaltning av kundregister (2.1)
Bokföringsenheten svarar för leverans av kundernas identifieringsuppgifter (FO-nummer, EDI-signum, personbeteckning) (2.1.1).
Palkeet svarar för och förvaltar kundregistret i datasystemet Kieku (2.1.2).
I kundregistret upprätthålls kundernas namn- och adressuppgifter för säljfakturering samt uppföljning och indrivning av fordringar och fakturering av dröjsmålsräntor.
Underhåll av materialregister (2.2)
Enligt 69.2 b § 4 punkten (1435/2014) i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) ska det i bokföringsenhetens ekonomistadga ingå närmare bestämmelser om godkännande av grunder för uppbörd av inkomster.
Palkeet ansvarar för underhåll och förvaltning av materialregistret i Kieku-systemet.
I materialregistret ingår de produkter som ska faktureras, det vill säga material, deras pris- och konteringsuppgifter samt mervärdesskattesatser. Materialregistret utnyttjas vid fakturering.
Fakturering (2.3)
Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för att skapa faktureringsuppgiften eller göra en faktureringsbegäran (2.3.1). Skapandet av faktureringsuppgifter eller uppgörandet av en faktureringsbegäran inkluderar även kontering.
Palkeet ansvarar för körning av fakturor och fakturarapporter (2.3.2). Palkeet ansvarar för att anmäla gemenskapsförsäljning till skattemyndigheten (2.3.3).
Här avses med fakturering alla fordringar som registreras i försäljningsreskontra.
Sköta försäljningsreskontra (2.4)
Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller skötsel av försäljningsreskontra:
- Behandling av försäljningsfakturor i försäljningsreskontra och övervakning av kundfordringar (2.4.1). Detta inkluderar material som införts direkt i försäljningsreskontra.
- Körning av betalningsuppmaningar och dröjsmålsräntefakturor (2.4.3)
Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för att anmäla betalningsuppmaningar, dröjsmålsräntor och spärrkoder för indrivning till Palkeet (2.4.2).
Behandling av inkomstkontoutdrag (2.5)
När det gäller behandling av inkomstkontoutdrag ansvarar bokföringsenheten eller fonden för att skicka konteringsuppgifterna till Palkeet (2.5.1).
När det gäller behandling av inkomstkontoutdrag ansvarar Palkeet för att kontera, godkänna och arkivera inhemska bankkontons kontoutdrag (2.5.2). Bokföringsenheten ansvarar för att kontera, godkänna och arkivera utländska bankkontons kontoutdrag (2.5.3).
Avskrivning av fordringar (2.6)
Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller avskrivning av fordringar:
- Upprätta förslag till fordringar som ska avskrivas (2.6.1)
- Behandla avskrivna fordringar i försäljningsreskontra och registrera dem i bokföringen (2.6.2)
Enligt Statsrådets beslut om allmänna föreskrifter om tillämpningen av statsbudgeten (TM 9509) fattas beslutet om avskrivning av fordringar av bokföringsenheten eller fonden.
Arkivering av material som gäller behandling av inkomster (2.7)
Palkeet ansvarar för arkiveringen av material som gäller behandling av inkomster (2.7) när det gäller arkivering av andra än utländska bankkontons kontoutdrag. Detta inkluderar säkerställande av en felfri arkivering.
Bokföring (3)
Skicka uppgifter om uppföljningsobjekt och valideringsregler (3.1)
Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för inlämnandet av uppgifter om uppföljningsobjekt och valideringsregler till Palkeet (3.1).
Med valideringsregler avses för systemet skräddarsydda riktighetskontroller som definierats på bokföringsenhetsnivå och som gäller till exempel tillåtna kombinationer av uppföljningsobjekt.
Underhålla uppföljningsobjekt och valideringsregler (3.2)
Palkeet ansvarar för underhåll av uppföljningsobjekt och valideringsregler.
Inläsning och avstämning av inkommande bokföringsmaterial (3.3)
Palkeet ansvarar för inläsning och avstämning av bokföringsmaterial.
Huvudbokföringens övriga uppgifter (3.4)
Palkeet ansvarar för följande övriga uppgifter som gäller huvudbokföring:
- Granska bokföringens riktighet (3.4.1)
Granskning av bokföringens riktighet inkluderar uppgörande av kontroller enligt Statsrådets anvisning om granskning av kontouppgifter av den 11 maj 2016 samt avstämning av balanskonton och upprättande av balansspecifikationer.
- Upprätta memorialverifikat i Rondo och dirigera dem (3.4.3)
Vid bokföringsenheterna och fonderna kan man vid behov upprätta memorialverifikat i Excel eller på något annat avtalat sätt meddela Palkeet de uppgifter som är nödvändiga för upprättande av memorialverifikat. [2]
- Uppgifter vid periodbyte (3.4.4)
Uppgifter vid periodbyte inkluderar inledande och avslutande av bokföringsperioder, avstämning av gemensamma delbokföringar och huvudbokföringens delar, centralbokförings- och SRV-överföringar samt arkivering av officiella rapporter.
Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för övervakningen av användningen av anslag (3.4.2).
Bokföring av anläggningstillgångar (3.5)
Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för följande uppgifter som gäller bokföring av anläggningstillgångar:
- Grunda en anläggningstillgångsenhet och underhålla uppgifter (3.5.1)
- Anmäla överlåtelser, skrotningar, aktiveringar och överföringar av besittning till Palkeet (3.5.2)
Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller bokföring av anläggningstillgångar:
- Registrera överlåtelser, skrotningar, aktiveringar och överföringar av besittning (3.5.3)
- Uppgifter vid periodbyte (3.5.4) Bokföring av anläggningstillgångar vid periodbyte inkluderar avveckling av projekt, stängning av bokföringsperioden för anläggningstillgångar och avskrivningskörningar.
Bokföring av lösöre (3.6)
Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för sin bokföring av lösöre.
Bokföringsenhetens och fondens bokslut (3.7)
Bokföringsenheten ansvarar för upprättande av bilagorna 1 principerna för upprättande av bokslutet samt bokslutets jämförbarhet 12 statliga borgensförbindelser, statsgarantier och andra mångåriga ansvarsförbindelser, 16 maturitetsfördelning och duration när det gäller skulden och 17 övriga kompletterande uppgifter som är nödvändiga för lämnande av riktiga och tillräckliga uppgifter till bokföringen (3.7.2).
Fonder utanför statsbudgeten ansvarar för upprättandet av bilagorna 1 principerna för upprättande av bokslutet samt bokslutets jämförbarhet 10 statliga borgensförbindelser, statsgarantier och andra mångåriga ansvarsförbindelser, och 15 övriga kompletterande uppgifter som är nödvändiga för lämnande av riktiga och tillräckliga uppgifter till bokföringen (3.7.2).
Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller bokföringen:
- Avsluta finansåret (3.7.1)
- Upprätta bokslutskalkyler samt andra än de ovan definierade bilagorna för bokföringsenheter/fonder och annat bokföringsmaterial (3.7.3)
Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för att sammanställa bokslutet och arkivera dess pappersversion (3.7.3).
Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för upprättandet av de bilagor som upprättas utifrån andra uppgifter än huvudbokföringen eller statens gemensamma delgenomföringar.
Hantering av reseräkningar och omkostnadsfakturor (4)
Behandling av reseräkningar (4.1)
Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för följande uppgifter som gäller behandling av reseräkningar:
- Skicka reseanvisning till Palkeet (4.1.1)
- Upprätta (4.1.2) och godkänna reseplaner
En reseplan som godkänts i M2-systemet fungerar som ett reseförordnande som avses i statens resereglemente (statens tjänste- och arbetskollektivavtal om ersättning av resekostnader).
Enligt 38 § 2 mom. i förordningen om statsbudgeten ska ämbetsverket eller inrättningen innan en utgift betalas kontrollera att den handling som utgiften baserar sig på är riktig både sakligt och numeriskt sett. Bokföringsenheten genomför en kontroll enligt 38 § i förordningen om statsbudgeten (sakgranskning) när man godkänner reseplaner.
- Upprätta reseräkningar (utifrån reseplan), rikta förhandsinformation och inköpstransaktioner och bifoga nödvändiga bilagor (4.1.3)
Bokföringsenheten avgör om resekostnadsersättningar som betalas till tjänstemän eller anställda då man utfärdar reseförordnanden eller senast då man godkänner reseräkningen.
Palkeet ansvarar för granskning av reseräkningar (4.1.4). Detta betyder att Palkeet granskar att de dagpenningar och andra ersättningar som ska betalas eller reseutgifterna överensstämmer med statens resereglemente (statens tjänste- och arbetskollektivavtal om ersättning av resekostnader) samt en tillräckligt specificerad reseplan, ämbetsverkets resereglemente eller en eventuell gemensam reseanvisning för staten. Man granskar att reseräkningen
- innehåller all nödvändig information för reseräkningen, såsom resans tidpunkt, avgångsort och ändpunkt för resan samt att antalet erhållna avgiftsfria måltider motsvarar uppgifterna om reseprogrammet som har fogats till reseräkningen,
- följer statens resereglemente, till exempel att man anmält de motiveringar till ersättning som resereglementet förutsätter, samt
- följer ämbetsverkets reseanvisning.
Palkeet granskar att alla nödvändiga uppgifter har anmälts vid ansökan om kilometerersättning (exempelvis motiveringar, reserutt, passagerarnas namn). Palkeet ansvarar inte för att kontrollera att det anmälda antalet kilometrar är korrekt.
Bokföringsenheten ansvarar för att kontrollera reseräkningar som upprättas för resor gjorda av personer som tillhör den politiska ledningen och deras delegationer. Bokföringsenheten kan avtala om att reseräkningarna ska granskas vid Palkeet även då det gäller resor gjorda av dessa grupper av personer.
Behandling av omkostnadsfakturor (4.2)
Bokföringsenheten ansvarar för behandlingen av omkostnadsfakturor (4.2). Detta inkluderar att upprätta omkostnadsfakturor och rikta inköpstransaktioner samt bifoga nödvändiga bilagor till fakturan. Bokföringsenheten kan komma överens om att omkostnadsfakturorna granskas vid Palkeet som en tilläggstjänst.
Övervakning av reseräkningar och omkostnadsfakturor (4.3)
Palkeet ansvarar för övervakningen av reseräkningar och omkostnadsfakturor. Detta inkluderar övervakning av öppna inköpstransaktioner och utbetalda reseförskott, övervakning av återindrivet förskott på inkomstkontot och registrering av reseförskottet som återindrivet.
Bokföringsenheten ansvarar för att avgöra och anmäla till Palkeet om återindrivning av reseförskott som utbetalats i för stort belopp.
Debiteringen av reseräkningar och omkostnadsfakturor (4.4)
Palkeet ansvarar för debiteringen av reseräkningar och omkostnadsfakturor från inhemska bankkonton (4.4.1). Detta inkluderar även bokförings- och arkivöverföringar.
Bokföringsenheten eller fonden svarar för debiteringen av avgifter från utländska bankkonton (4.4.2).
Överföring av skattepliktiga ersättningar till löneräkningen (4.5)
Palkeet svarar för överföringen av skattepliktiga ersättningar till löneräkningen.
Leverans av information till inkomstregistret (4.6) [3]
Bokföringsenheten har ansvar för att säkerställa att de uppgifter som gäller reseersättningar till personer som inte hör till personalen är riktiga (4.6.1).
Palkeet svarar för leveransen av uppgifter om betalda skattefria resekostnader från servicesystemet till inkomstregistret enligt en fastställd tidtabell (4.6.2).
Hantering av användaridentifikationer i nättjänster för en betalningslösning när det gäller servicecentrets personal (4.7)
Palkeet godkänner ändringar av användaridentifikationer i leverantörens nättjänst för betalningslösningar (betalkort och resekonton) när det gäller servicecentrets personal. Palkeet godkänner ändringar av användaridentifikationer för leverantörens manuella materialinhämtning när det gäller servicecentrets personal.
Hantering av ersättningar för EU-rådets resekostnader (4.8)
I fråga om hanteringen av ersättningar för EU-rådets resekostnader ansvarar bokföringsenheten eller fonden för följande uppgifter:
- Upprätta och skicka ersättningskalkyl till servicecentret 4.8.1
- Utreda oklara händelser 4.8.3
- Arkivera verifikat över reseräkningar och bilagor 4.8.6
- Anmäla kontaktuppgifter och utbetalningsuppgifter till servicecentret 4.8.7
I fråga om hanteringen av ersättningar för EU-rådets resekostnader ansvarar Palkeet för följande uppgifter:
- 4.8.2 Granska ersättningskalkyl och resekostnader
- 4.8.4 Sakgranska, godkänna, betala och registrera en kalkyl av anslaget
- 4.8.5 Samråd och kontakt med EU-rådet
Verifikat som godkänns vid servicecentret (5)
Palkeet kan godkänna de i Statskontorets föreskrift Godkännande av verifikat i servicecentret (VK/926/00.01/2015) specificerade verifikaten (med undantag av de kontoutdrag från utländska bankkonton som beskrivs i denna föreskrift).
Behörigheter och farliga arbetskombinationer (6)[4]
I samband med att behörigheter till datasystemen beviljas för skötsel av ekonomiförvaltningens uppgifter, ska det säkerställas att behörigheterna på personnivå är korrekta.
Bokföringsenheten eller fonden är ansvarig för att begäran om att lägga till, ändra eller stryka användarrollen sänds till servicecentret. I chefsansvaret på bokföringsenheten ingår att säkerställa att behörigheterna motsvarar personens arbetsbeskrivning. (6.1)
Servicecentret svarar för att behörigheter som beviljas en och samma person inte utgör en farlig arbetskombination. Om det inte på något annat sätt går att begränsa att en sådan arbetskombination uppstår, ska ändamålsenliga kontroller och tillhörande tillsyn ordnas för att riskerna ska hanteras. (6.2)