Bokföring av lokalkostnader och -intäkter

Bokföringsenheter, statliga fonder utanför budgeten och Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning

Enligt lagen om statsbudgeten (423/1988) och 24 c § (1216/2003) kan Statskontoret meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen. Från och med den 1 januari 2025, enligt 24 c § (TP 96/2024) meddelar Statskontoret de nödvändiga föreskrifterna till ämbetsverk, inrättningar och statliga fonder utanför budgeten om detaljerna i fråga om förvaltningen av redovisningen.

Statens lokalstrategi styr utvecklingen och en ändamålsenlig harmonisering av användningen av statens arbetsmiljöer och lokaler.Målet är att lokalerna ska stödja en framgångsrik verksamhet. Ämbetsverkens och inrättningarnas skyldigheter gällande upprätthållande och överlåtelse av lokalinformation definieras i statsrådets förordning om förvärv, arrendering, besittning och skötsel av statlig fastighetsförmögenhet (242/2015).

Statskontoret har givit en anvisning för bokföring av lokalkostnader och -intäkter. Anvisningens mål är att förenhetliga bokföringspraxisen för att få sådan enhetlig och jämförbar information.

Anvisningen har uppdaterats enligt kontoplanen för affärsbokföring som träder i kraft 1.1.2025. Den viktigaste ändringen är att man från och med bokslutet för år 2025, i samband med statsbokslutet, presenterar sammanställda kalkyler över statsfinanserna som, förutom bokföringsenheter, även omfattar statliga fonder utanför budgeten och statens affärsverk. Därför använder bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten i fortsättningen interna konton inte bara i sina ömsesidiga transaktioner utan också i transaktioner med statliga affärsverk.

Anvisningen har utökats med nya interna konton som skapats i kontoplanen för affärsbokföring och som ska användas vid bokföring av lokalutgifter (40078100 Uppvärmning, interna, 40078200 Elektricitet, interna, 40078300 Vatten, interna, 40078400 Nedkylning, interna, 42008000 Markarrenden, interna, 42028001 Hyror för övriga byggnader, interna, 42028100 Hyror för övriga byggnader, kapitalhyra, interna, 42028200 Hyror för övriga byggnader, drifts- och underhållshyra, interna, 43918000 Bevaknings- och säkerhetstjänster, interna, 43958000 Gemensamma arbetsmiljötjänster, interna). Om bokföringsenheten anser det nödvändigt att separera kortfristiga hyror för lokaler i sin affärsbokföring, kan man använda det nya kontot i interna registreringar 42028300 Hyror för övriga byggnader, kortfristiga hyror, interna.

Dessutom har det nya kontot 42060000 Bolagsvederlag lagts till i kapitlet ”Bokföring av kostnader och intäkter för lokaler som ägs av bokföringsenheten”.

Förklaringar till kontona i affärsbokföringen har tagits bort från tabellerna för att förbättra anvisningens läsbarhet och minska uppdateringsbehovet. Förklaringar till kontona finns i kontoplanen för affärsbokföring, som finns på Statskontorets webbplats för föreskrifter och instruktioner.

Hänvisningarna till statens lokalstrategi i anvisningen har uppdaterats i enlighet med innehållet i den nya lokalstrategin.

Dessutom har sådana affärsbokföringskonton som redan presenterats i tabellen i kapitlet ”Lokalkostnader som bokförs på verksamhetsställets kostnadsställe” tagits bort från tabellen i kapitlet ”Bokföring av kostnader och intäkter för lokaler som ägs av bokföringsenheten” (dvs. affärsbokföringskonton, i samband med att man bokför på något verksamhetsställes kostnadsställe).

Ikraftträdande

Anvisningen träder i kraft den 1 januari 2025. Samtidigt upphävs anvisningen för bokföring av lokalkostnader och -inkomster som trädde i kraft den 1 januari 2022 (VK/126222/00.00.00.01/2021).

Mer information

Mer information om rutinerna för bokföring av fastighetskostnader och -intäkter ges av Statskontoret, tfn 0295 50 2000, e-post ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.

Mer information om frågor som rör lokalstrategin och om informationstjänsten HTH ges av Senatfastigheter, hth (at) senaatti.fi.

Biträdande direktör Tanja Wistbacka

Ekonomiförvaltningsspecialist Sini Pesonen

För kännedom

Statens revisionsverk, Senatfastigheter

Allmänt

Uppföljning av lokalkostnaderna i informationstjänsten HTH

De lokaler som krävs för den finska statens verksamhet är en av statens mest betydande utgiftsposter. Senatfastigheter ansvarar för förvaltningen av statens fastigheter. Till ansvaret hör bland annat uppföljning av lokalkostnaderna, påverkande av dem i mån av möjlighet samt stödjande av ämbetsverken och inrättningarna i uppgifter som anknyter till lokaler. För detta samlar Senatfastigheter in aktuell information om statens fastighetsbestånd. Informationen samlas in om bland annat lokalernas avtal, användningsändamål, lokaltyper och kostnader.

Informationstjänsten
Hallinnon tilahallinta (nedan informationstjänsten HTH) är en tjänst som tillhandahålls av Senatfastigheter för lokalförvaltning till stöd för beslutsfattande, styrning och planering som berör lokaler. Bokföringsenheterna upprätthåller lokaluppgifter i informationstjänsten HTH, där lokalkostnader beräknas och lokaltyper, läget gällande hyresavtal och andra nyckeltal som berör lokaler rapporteras. Ansvaret för upprätthållande av information är fördelat mellan Senatfastigheter och bokföringsenheterna.

Senatfastigheter upprätthåller avtalsinformation och planriktningsinformation om byggnader och lägenheter i statens ägo. Bokföringsenheten ansvarar för att upprätthålla information om lokalernas användare och bokföra lokalkostnaderna och -inkomsterna i enlighet med bokföringsenhetens rapporteringsbehov på bokföringsenhetens kostnadsställen för verksamhetsställen. Verksamhetsställets kostnadsställe är en verksamhetsenhet som definierats av en bokföringsenhet, och som kan vara exempelvis ett område eller en byggnad. Verksamhetsställena har modellerats till verksamhetsenheten i statens gemensamma modell för uppföljningsobjekt. Lokalkostnader och -inkomster, som bokförts på verksamhetsställenas kostnadsställen, överförs automatiskt från Kieku till bokföringsenhetens HTH-informationstjänst, där de fördelas mellan bokföringsenhetens verksamhetsenheter. En verksamhetsenhet är en enhet som beskriver bokföringsenhetens så kallade organisationsstruktur, och som använder lokaler. Verksamhetsenheterna och personuppgifterna överförs från Kieku till informationstjänsten HTH för att möjliggöra uppföljning av användarinformationen för bokföringsenhetens lokaler.

Mer information om informationstjänsten HTH samt statens fastigheter och lokaler finns på nedan nämnda webbplatser:

https://www.senaatti.fi/sv/forvaltningens-lokalforvaltning/

https://www.senaatti.fi/sv/om-oss/

https://www.granskaförvaltningen.fi/staten/lokaluppgifter/

Definition av lokalkostnader

Lokalkostnader är sådana kostnader som inte skulle finnas om lokalerna inte fanns. Med lokaler avses i denna anvisning även lokaler för verksamhet. Genom uppföljning av lokalkostnaderna får man information om vad de lokaler som används i statens verksamhet kostar. Lokalerna medför även andra kostnader än hyror. Till lokalkostnaderna hör bland annat kostnader för el och vatten, skötsel av områden utomhus samt bevakning och städning. Förvaltningen av lokalerna medför även lönekostnader.

Lokalkostnader som bokförs på verksamhetsställets kostnadsställe

Lokalkostnader bokförs alltid på verksamhetsställets kostnadsställe. Verksamhetsställets kostnadsställe knyts till verksamhetsenheternas gemensamma parallellhierarki (Staten fastigheter).

Parallellhierarkin Staten fastigheter är en gemensam parallellhierarki för verksamhetsenheterna, som innehåller bokföringsenheternas kostnadsställen för verksamhetsställena. Parallellhierarkin används i överföringen av uppgifter till informationstjänsten HTG och kan också användas i Kiekus BI-rapportering.

I följande tabell listas de konton i affärsbokföringen där de kostnader som bokförs i regel är lokalkostnader och som bokförs på något verksamhetsställes kostnadsställe. De affärsbokföringskonton som används för bokföring av lokalkostnader delas in i externa och interna konton. Inköp från en annan bokföringsenhet (ämbetsverk, inrättning), en statlig fond utanför budgeten, eller ett statens affärsverk bokförs på interna konton. På de interna kontona används alltid även en partnerkod, som anger från vilken bokföringsenhet, fond eller statens affärsverk köpet har gjorts. På externa konton bokförs de poster där motparten är någon annan än en bokföringsenhet (ämbetsverk, inrättning), fond eller statens affärsverk. Uppföljningsnivån för interna konton är delvis mindre noggrann än för externa konton.

Dessa uppgifter används för uppföljning av statens lokalstrategi och bokföringsenheternas kostnadsberäkning. De konton för affärsbokföringen som listas i tabellen används för det gemensamma behovet av uppföljning av lokalkostnader i budgetekonomin. Bokföringsenheten kan om den så önskar följa upp sina lokalkostnader i större utsträckning.
Bokföringsenheten kan vid behov hänföra även andra lokalutgifter till verksamhetsställets kostnadsställe än de som bokförts på de konton i affärsbokföringen som nämns i tabellen nedan.

Utgifter för bokföringsenhetens kärnverksamhet bokförs inte på verksamhetsställets kostnadsställe. Exempelvis värme- och elförbrukning för underhållet av trafikleder bokförs inte på ett kostnadsstället för ett verksamhetsställe, eftersom det inte är fråga om kostnader för lokaler.

Närmare förklaringar till kontona hittar du i kontoplanen för affärsbokföring, som finns på Statskontorets webbplats.

Kortvarig hyrning av egentliga möteslokaler överförs till informationstjänsten HTH, i synnerhet för exempelvis lösningar med många lokaler, där ämbetsverket inte längre har ett eget mötescenter, utan användning av mötesutrymmen betalas per timme. Annan sporadisk hyrning av lokaler, exempelvis för rekreationsverksamhet eller seminarier/kurser, kan allokeras till en egentlig verksamhetsenhet inom organisationen och till den funktion som orsakat hyrningen.

Om bokföringsenheten anser det nödvändigt att separera kortfristiga hyror för lokaler i sin affärsbokföring, kan den ta följande affärsbokföringskonto i bruk: 42020300 Hyror för övriga byggnader, kortfristiga hyror (i interna registreringar 42028300 Hyror för övriga byggnader, kortfristiga hyror, interna).

Lönekostnader som anknyter till lokaler

Förvaltningen av lokalerna kräver personalresurser, som medför lönekostnader. Om dessa är betydande (mätt i årsverken) kan de hanteras som lokalkostnader.

Exempelvis kan verksamhetsenheten för personer som endast arbetar med lokalförvaltning på samma sätt som verksamhetsställens kostnadsställen knytas till Kiekus parallellhierarki för verksamhetsenheten (Staten fastigheter). Alla kostnader som bokförts på verksamhetsenheten överförs då till informationstjänsten HTH.

Intäkter som bokförs på verksamhetsställets kostnadsställe

Lokaler kan även ge intäkter. Åtminstone de inkomster mellan bokföringsenheterna som anknyter till lokaler, såsom exempelvis hyror, bokförs på verksamhetsställenas kostnadsställen.

Det är viktigt att de inkomster från andra bokföringsenheter (ämbetsverk, inrättningar) som anknyter till lokaler bokförs på verksamhetsställets kostnadsställe, så att kostnader inte förekommer flera gånger i lokalkostnaderna på statlig nivå. När inkomsterna bokförs på verksamhetsställets kostnadsställe upphäver inkomsterna och utgifterna varandra för de lokaler där en annan bokföringsenhet eller fond är underhyresgäst.

Bokföring av kostnader och intäkter för lokaler som ägs av bokföringsenheten

Vissa bokföringsenheter, som listas i statsrådet förordning 242/2015 3 §, får förvalta statens fastighetsförmögenhet. I bokföringen av dessa ämbetsverks (ämbetsverk som besitter fastighetsförmögenhet) utgifter används, förutom de konton som beskrivs i kapitlet ”Lokalkostnader som bokförs på verksamhetsställets kostnadsställe”, även följande affärsbokföringskonton.

*Avskrivningar överförs från Kieku till informationstjänsten HTH endast om ett verksamhetsställes kostnadsställe (anläggningstillgångsenhet) används för anläggningstillgångarna. Denna anvisning trädde i kraft för första gången den 1 januari 2017, vilket innebär att den till denna del endast gäller ny fastighetsförmögenhet.

Lokaler som ägs av en bokföringsenhet kan också ge intäkter. Åtminstone inkomster mellan bokföringsenheterna som anknyter till lokaler ska bokföras på verksamhetsställenas kostnadsställen. Se Intäkter som bokförs på verksamhetsställets kostnadsställe.

Bokföring av lokalkostnader på verksamhetsställens kostnadsställen

Lokalkostnader bokförs alltid på verksamhetsställets kostnadsställe. Kostnader bokförs i regel på verksamhetsställets kostnadsställe för den byggnad som orsakat lokalkostnaden. I bokföringen av kostnader på verksamhetsställens kostnadsställen ska man dock beakta den ekonomiska produktionen av informationen och dess väsentlighet.

I informationstjänsten HTH beskrivs en geografisk hierarki över bokföringsenhetens verksamhetsställen (se bilden nedan).

I vissa fall kan lokalkostnader bokföras på en mindre exakt nivå än byggnadsnivå (område/storområde), varvid kostnaderna allokeras till byggnadsnivå i HTH-systemet med hjälp av den hierarki för verksamhetsställen som byggts upp där. Kostnader som bokförts på ”Område 2” allokeras då i informationstjänsten HTH beräkningsmässigt till byggnaderna och statens verksamhetsenheter i området i fråga. I informationstjänsten HTH fördelas exempelvis kostnader för städning som allokerats till nivån ”Område 2” mellan lokalerna i byggnaderna i område 2 enligt viktningar och ytor som baserar sig på lokalklass. Detta förfarande leder till ett beräkningsmässigt rättvisare slutresultat än om städkostnaderna skulle fördelas mellan byggnaderna och lokalerna endast i förhållande till ytan. En laboratorielokal kostar exempelvis mer att städa än en korridor i samma storlek.

Exempel 1: Hyran för marken bokförs på områdesnivå, om det finns flera byggnader på det markområde som hyrs (verksamhetsställets kostnadsställe 3010125003 Område 2).

Om det bara finns en byggnad på området, så att kostnaden allokeras direkt till en byggnad, bokförs hyran på byggnadens objektnummer (verksamhetsställets kostnadsställe 3010126004 Byggnad A).

Exempel 2: Kostnader för avfallshantering/städning/bevakning/fastighetsel kan i många fall bokföras på områdes- eller storområdesnivå. Så här kan man göra när avtalet gäller ett område/storområde och kostnadernas beräknade fördelning mellan olika byggnader ger en tillräcklig och korrekt bild av kostnaderna för en enskild byggnad.

Bokföringsenheten beslutar vilken nivå i verksamhetsställeshierarkin kostnaderna ska allokeras till. När man bedömer om kostnader kan allokeras till en högre nivå i hierarkin måste man se till att specialfall inte orsakar snedvridningar mellan de fastigheter som kostnaderna allokeras till. Exempelvis kostnader för städning av specialutrymmen (t.ex. laboratorier), som till storleken avviker märkbart från kostnaderna för städning av normala lokaler, ska bokföras på rätt byggnad.

Om avtalet gäller en enskild byggnad, bokförs kostnaderna direkt på denna byggnads objektnummer (exempelvis verksamhetsställets kostnadsställe 3010127005 Byggnad B).

Överföring av lokalinformation från Kieku till informationstjänsten HTH

I överföringen av utfallsuppgifterna från Kieku till informationstjänsten HTH överförs endast saldona från de affärsbokföringskonton som börjar med 3 och 4 från bokföringsenhetens verksamhetsställens kostnadsställen, som är kopplade till den gemensamma parallellhierarkin Staten fastigheter.

Uppföljningsobjekt, för vilka utfallen för kombinationerna överförs till informationstjänsten HTH:

1. Bokföringsenhet

Exempel: Statskontoret 3010

2. Affärsbokföringens konto (endast affärsbokföringskonton som börjar på 3 och 4)

Exempel: 42020001 Hyror för övriga byggnader

3. Kostnadsställe för verksamhetsställe

Exempel: 3050534206 Aspnäsgatan 4A H

4. Bokförd summa i euro

Exempel: 35 000 euro

Dataöverföringen sker automatiskt en gång i månaden utan manuella operationer eller kontroller. Av detta skäl är det viktigt att bokföringen görs på ett konsekvent och enhetligt sätt.

Övriga överföringar från Kieku till informationstjänsten HTH

Förutom lokalutfallen överförs alla bokföringsenhetens verksamhetsenheter och de personuppgifter som behövs för lokalförvaltningen från Kieku till informationstjänsten HTH:

1. Alla verksamhetsenheter inom de bokföringsenheter som finns i Kieku

2. Parallellhierarki för verksamhetsenheten Staten fastigheter

3. Personuppgifter

I personuppgifterna ingår bland annat en verksamhetsenhet, med hjälp av vilken lokaluppgifterna i informationstjänsten HTH kompletteras exempelvis för beräkning av lokaleffektivitet per person. Av motiverade skäl, exempelvis dataskyddsskäl, kan man avstå från att överföra personuppgifter till informationstjänsten HTH.

Med hjälp av uppgifterna har bokföringsenheten möjlighet att upprätthålla användaruppgifter för sina egna lokaler i informationstjänsten HTH. När användaruppgifterna är uppdaterade allokeras de förverkligade lokalkostnaderna till rätt verksamhetsenhet enligt lokalanvändningen.

Informationen överförs varje vardagsnatt.